Возможность совмещать работу в офисе и из дома вряд ли кого-то удивит: многие компании если не поддерживают, то не препятствуют такой практике. Но на ИТ-отделы в этом случае ложится дополнительная нагрузка: надо настроить цифровое рабочее место, обеспечить его гибкость, трансформируемость и безопасность. 

В МТС проанализировали обезличенную статистику перемещений абонентов между работой и домом. Сегодня примерно 30% специалистов в России продолжает работать удаленно, хотя некоторые компании — и в России, и за рубежом — возвращают сотрудников в офисы. 

В таких условиях бизнесу жизненно важно организовать трансформируемые цифровые рабочие места — таким образом, чтобы все могли работать в офисе и удаленно одинаково эффективно. Но сделать это сложнее, чем кажется на первый взгляд. 

Что нужно учесть и сделать по-новому — расскажем далее.

Что может пойти не так

В условиях удаленной работы (пусть порой и «мерцающей») на первый план выходят вопросы корпоративной мобильности. Ряд организаций раздает сотрудникам ноутбуки, смартфоны и другие устройства, чтобы они могли выполнять свои задачи с корпоративного железа. Однако аппаратное обеспечение имеет тенденцию устаревать и ломаться, поэтому такой подход — дорогостоящее предприятие. Позволить себе его может только крупный бизнес, но даже в этом случае рядовому сотруднику вряд ли стоит рассчитывать на топовый смартфон или планшет.

Есть альтернативный вариант обеспечения корпоративной мобильности — BYOD (bring-your-own-device). В этом случае специалисты работают на собственных устройствах — они им знакомы и удобны — что положительно влияет на качество и скорость выполнения задач. В американском аналитическом агентстве Forrester Consulting опросили сотрудников двухсот компаний — 82% из них отметили, что политика BYOD положительно влияет на их продуктивность. 

Более того, исследования показывают, что молодые специалисты вообще считают BYOD правом, а не привилегией. Согласно опросу агентства Vanson Bourne из Великобритании, 89% сотрудников готовы пожертвовать частью зарплаты за возможность выбрать собственное рабочее устройство.

Несмотря на потенциальную выгоду, концепция bring-your-own-device приносит новые проблемы — особенно в сфере информационной безопасности. Да, на собственных мобильных устройствах персонал работает эффективнее, но возрастают угрозы утечек данных. Так как личные устройства используют не только в рабочих целях, но и для интернет-серфинга, покупок, просмотра фильмов, личных переписок, они становятся лакомой целью для фишинга и хакерских атак. Согласно данным аналитического центра компании InfoWatch, 80% корпоративных утечек данных происходит именно с устройств сотрудников. 

Программный вопрос

Даже если вынести за скобки вопрос о том, какими устройствами пользуются сотрудники — своими или корпоративными — компании необходимо решить проблему включенности удаленного сотрудника в бизнес-процессы. А именно: какое программное обеспечение для коммуникаций, хранения данных и видеоконференций нужно установить, чтобы все сервисы были удобными, безопасными и совместимыми друг с другом.

Можно пойти по пути open source. На рынке представлены десятки открытых решений, позволяющих настроить корпоративную почту, мессенджеры, системы электронного документооборота. Однако очевидно, что качество открытых продуктов для обустройства цифрового рабочего места зависит от числа разработчиков, участвующих в развитии проекта. Настройка таких решений на масштабе тоже головная боль — приходится кастомизировать отдельные функции, искать ответы на неочевидные вопросы у сообщества на тематических форумах. 

Экспертов также беспокоит некоторая нестабильность в вопросе open source лицензий. Многие разработчики начинают закрывать код (частично или полностью). Например, компания Elastic внезапно изменила условия лицензирования для Elasticsearch and Kibana (Elasticsearch  — масштабируемая поисковая система, которую также можно отнести к нереляционным базам данных; Elasticsearch индексирует и анализирует собранные данные и производит поиск в них, а Kibana предоставляет визуализацию результатов анализа). По сути, она ввела коммерческую лицензию для компаний, желающих перепродавать продукты. Аналогичным образом поступили авторы Grafana и MongoDB. 

Необходимость следить за постоянно меняющимся лицензионным ландшафтом увеличивает издержки для поддержания сервисов. Так, если смена лицензии затронет процессы крупной компании, стоимость миграции на новое решение может быть высокой. Расходы на форк и продолжение разработки in-house тоже рискуют быть значительными.

Построить полнофункциональное цифровое рабочее место можно и на базе коробочных решений. На рынке много профильных приложений, которые решают вопросы коммуникации, мониторинга задач, хранения данных. Если взглянуть на ситуацию в вакууме, то подобную специализацию можно назвать преимуществом. Такой подход следует философии Unix: «Программа должна выполнять одну функцию, но делать это хорошо». В рамках крупной компании с десятками сотрудников, зоопарк приложений способен вызвать неудобства. Разрозненные инструменты необходимо связать в единое целое, но они могут конфликтовать друг с другом. Когда в коробочном решении возникает ошибка, на её исправление порой уходит несколько месяцев (все зависит от поставщика). 

Страдают не только системные администраторы, которым приходится «жонглировать» десятками приложений без исчерпывающего набора интеграций, но и сотрудники, которые этим программным обеспечением пользуются. Оно фрагментирует рабочее пространство и замедляет обмен информацией между департаментами.

Кроме того, развернуть на своих серверах и устройствах можно и комплексный продукт из коробки. Однако и в этом случае все вопросы обслуживания должен будет решать собственный ИТ-отдел. Существует другой вариант развертывания цифрового рабочего места — в облаке провайдера. Тогда провайдер возьмет на себя часть задач по настройке и администрированию инфраструктуры, а также покупке лицензий и контролю за ними. 

Какие задачи решит облачный провайдер

Обычно провайдер предлагает целую экосистему с интегрированными сервисами, которые можно подключать и отключать по желанию. Это — почта, мессенджеры, хранилища данных, сервисы для звонков и видеоконференций. Например, в нашем портфолио есть сервис «Офис CloudMTS» на базе ПО МойОфис (@ncloudtech).

МойОфис работает как экосистема решений, в которой можно совместно редактировать документы онлайн, делиться ссылками, хранить файлы, а при подключении почты и мессенджера обмениваться письмами, проводить совещания и общаться в любом формате.

Для проведения планерок, стратегических сессий и любых рабочих коммуникаций провайдеры предлагают корпоративные мессенджеры и платформы. В нашем случае это Squadus — безопасное решение, которое предлагает удобство и эффективность в цифровом  рабочем пространстве для совместной работы и корпоративного общения. Squadus обладает не только всеми функциями корпоративного мессенджера. С помощью этого решения пользователи могут полностью контролировать информационные потоки, взаимодействовать с корпоративным каталогом, удобно структурировать чаты, легко находить и совместно работать с документами в чатах, а также организовывать аудио- и видеоконференции. 

Небольшим командам и компаниям может подойти «Офис Лайт» (включает в себя сервис видеоконференций и корпоративный мессенджер) и «Диск» (подходит для совместной работы и хранения документов и файлов).

Мы в CloudMTS сами используем обмен файлами между коллегами, с подрядчиками и клиентами. Храним и редактируем текстовые документы, отправляем клиентам дистрибутивы: то есть файлы могут быть весом от десятка КБ до нескольких ГБ. Настраиваем права доступа, у администратора есть возможность посмотреть все действия на диске: кто, что и когда загрузил, какие файлы изменялись, что и кем скачивалось.

Настройка инструментария для цифрового рабочего места проходит в единой панели управления, такой подход упрощает работу системных администраторов. Бизнесу при этом не придется закупать лицензии (это задача провайдера) и тратить деньги на обновление серверного парка и софта.

Еще одно значимое решение в экосистеме МТС — облачная платформа для вебинаров, онлайн‑встреч, обучения сотрудников.

CloudMTS обладает распределенной инфраструктурой: 15 геораспределенных дата-центров и почти 300 000 километров собственных каналов связи. Поэтому сотрудники компаний-клиентов могут подключаться из любого региона страны — подключение будет стабильным.