Привет! Меня зовут София, я маркетолог проекта Fitil, в блоге которого публикую эту статью. Fitil — это сообщество для знакомств и общения. Мы стартап, а значит, задач очень много.

Кроме Fitil я веду ещё два проекта как маркетолог: занимаюсь позиционированием, запусками и продвижением. Помимо основных проектов провожу консультации по маркетингу. Плюс у меня есть несколько хобби, которые требуют большой вовлечённости: большой теннис, фитнес-тренировки, походы. Обозначила в двух словах свою деятельность, чтобы ввести вас в контекст бедствия моей многозадачности.

Совладать со всем этим мне помогает тайм-менеджмент, и сегодня я пришла к вам поделиться своими способами управления временем и делами в ведении проектов. Порассуждать о том, что помогает, что – нет, и, возможно, получить пару советов из вашего опыта.

Почему я решила написать статью про тайм-менеджмент, ведь их и так уже опубликовано в большом количестве? Потому что в моменты, когда меня сносит бурным потоком дел, стандартные рекомендации по управлению временем перестают работать – и тогда я начинаю всё заново или экспериментирую и нахожу новые способы поддерживать многозадачность.

В этой статье хочу описать свой опыт – возможно, кому-то он будет полезным. Верю, что управление временем — это навык, поэтому тайм-менеджмент всегда можно улучшать.

Окей, поехали. 

Начнём с основ моего подхода к управлению задачами

1. Есть фраза, которая отрезвляет моё отношение ко времени и успокаивает тревожность: успеть всё невозможно, успевать всё и не нужно. Порой кажется, будто дел так много, что мозг уже не выдерживает. Чтобы его разгрузить и не тратить ресурс на запоминание задач, можно просто выписать дела в заметки или в блокнот. К тому же, это помогает визуально оценить объем и важность задач. 

2. Весь зафиксированный список задач проходит фильтрацию.

Сначала я прохожусь по нему с вопросами:

• Для чего нужна эта задача?

• Что она должна решить?

• Кому это нужно?

• Какую пользу это принесёт бизнесу?

Таким образом отбираю в работу то, что действительно нужно сделать, а не то, что позволяет имитировать активную деятельность. 

3. Далее я приоритезирую список задач по таблице Эйзенхауэра (четыре ячейки, где дела распределяются по критериям срочно/не срочно и важно/не важно).

Также могу составить таймлайн/роудмэп в Notion, Miro или Weeek, чтобы видеть всю картину целиком, когда и чем я занимаюсь. 

4. И вот передо мной расприоритезированная груда дел, которую я декомпозирую двумя способами: на тематические блоки или проекты.

Например, в первой половине дня распределяю задачи исполнителям по всем проектам, далее занимаюсь только текстами по всем проектам, а потом веду рабочие переписки.

Или первые пару часов веду один проект, далее – второй проект, а потом третий. Пока остановилась на втором методе, потому что так легче погружаться в каждый проект. Конечно, приходится отвлекаться на сообщения из другого проекта, когда работаю над первым, и тут я либо отвечаю сразу, если нужно что-то согласовать или ответить на вопрос простым «да/нет», либо предупреждаю, что изучу вопрос и отвечу позже.

Переходим к действию

1. У меня бывают проблемы с оценкой сил и ресурса, я всегда беру больше задач, чем реально могу сделать. Поэтому стараюсь брать в работу на день ограниченное количество дел, а не всё, что хочется. Например, можно определить три важных дела, на которых можно сосредоточиться, а остальное – по мере возможностей и сил. Я ставлю их на первую половину дня, когда наиболее активна. Здесь важно исходить из понимания своей продуктивности.

2. Можно регулировать работу по таймеру, чтобы не отвлекаться на другие дела. Сейчас я уже приноровилась и просто фиксирую взглядом время начала и конца работы, если нужно. Для максимальной сосредоточенности могу включить беззвучный режим на смартфоне.

3. Далее для помощи в управлении временем использую автоматизацию и делегирование.

Под автоматизацией я имею в виду: 

• Помощь себе инструкциями. Например, зафиксировать этапы работы по взаимодействию с блогерами. Я это делаю редко, поэтому, чтобы ничего не забыть, иду по созданной инструкции. 

• Сокращение повторяющихся действий по задаче. Например, настройка чат-бота на обработку входящих запросов от клиентов вместо обработки вручную. Или сбор шаблонных ответов, которые можно адаптировать под новые ответы без необходимости писать всё с нуля.

Также иногда прохожусь по всей структуре работ на предмет, где можно что-то упростить, сократить путь получения результата. Например, в одном из проектов была очень длинная цепочка сбора базы данных клиентов: сначала покупатели заполняли бумажный бланк с анкетой лояльности на кассе, потом продавец передавал стопку бланков менеджеру, менеджер вручную вбивал данные в таблицу excel, и, наконец, я скачивала и переносила базу в сервис рассылки.

Сейчас, на этапе анализа проблемы, мы пришли к гипотезе, что ключ к упрощению цепочки лежит в самом начале: мы должны предложить покупателям вводить свои данные не на бумаге, а сразу в программе через планшет, например.

Тут хочется поинтересоваться, сталкивался ли кто-нибудь из вас с этой проблемой? Как вы её решили? У нас стоит эта задача, но мы ещё не разработали внедрение.

С делегированием всё просто, но не просто. Тут можно перефразировать известную молитву: «Господи, дай мне силы, чтобы сделать задачи, которые я могу сделать, мужество, чтобы делегировать то, что я сделать не могу, и разум, чтобы отличить первое от второго». 

Резюме третьего пункта — вот такая схема вопросов, ответы на которые помогут справиться с той или иной задачей:

• Можно ли отказаться от этой задачи? 

• Можно ли её автоматизировать?

• Можно ли делегировать? 

• Сделать это сейчас или потом? 

Помощники тайм-менеджмента

1. Конечно, помогаю себе заметками и напоминаниями. Из пункта один — не держать в голове то, что можно не держать.

2. Планирую даже отдых и перерывы между задачами для перезагрузки, что качественно влияет на трудоспособность.

Думаю, здесь у каждого найдутся свои методы восстановления внутреннего ресурса. Мне помогают прогулки, кофе, сон, разговоры с мужем, да и просто потупить в окно. А ещё смешные видосы на ютубе, но вместе с тем это знак того, что я очень устала и мне нужен быстрый дофамин.

Если говорить про выходные, их не всегда удаётся провести полностью без работы. Пока что решила не бороться с этим и просто поставить ограничение: до двух-трёх часов работы в выходные, не больше. 

3. Правильная коммуникация тоже способствует быстроте решения задач. Я уже делилась подборкой книг про коммуникативные навыки. Здесь ещё добавлю, что разговоры с командой, фиксирование целей и задач, прописывание должностных инструкций и озвучивание ожиданий друг от друга облегчает работу, делают её прозрачнее и эффективнее.

И, конечно, всегда стоит учитывать запас времени в случае форс-мажоров или затянувшихся согласований и правок.

Конечно, не всегда всё идёт гладко

Мой путь планирования дел бывает довольно тернист. Рассказываю про две основные причины и про то, как с этим работаю.

1. Постановка или приём задач порой были некорректны

По неопытности могла не донести в полной мере смыслы, не уточнить дополнительные детали, даты, не сориентировать по каким либо параметрам. Из-за этого приходилось переделывать свои работы и получать не совсем нужный результат от специалистов. Обширная тема, на которую тоже можно написать отдельную статью. Здесь поделюсь универсальной памяткой для корректной постановки задачи:

• Подробное описание проблемы/задачи/цели 

• Что должна решить задача

• Контекст

• Ограничения и взаимосвязь с существующими функциями

• Финальный результат

• Этапы дальнейшей работы с этой задачей

• Ограничение по срокам — deadline

Но тут есть нюанс в специфике — исходя из роли можно наращивать дополнительные критерии, которые лучше раскроют тз для конкретного члена команды.

2. Плохое оценивание (как задач, так и своего ресурса)

Мои риски часто связаны с тем, что я думаю, что какую-либо задачку можно решить быстро и легко, но на деле оказывалось совсем не так. Я смотрела на неё однобоко, не понимая, что у неё есть другие стороны и глубина. Часто это происходит, когда я делаю что-то в первый раз, сотрудничаю с новым человеком или когда в процессе участвует много людей и есть много подводных камней. И поэтому невозможно было грамотно определить точные сроки и рассчитать ресурсы. Осознала, что плохо владею оценкой рисков и их смягчением, поэтому сейчас в процессе изучения и практики.  

Что я уже изучила и считаю полезным и удобным?
Например, матрицу Кантора, которая чем-то похожа на таблицу Эйзенхауэра. К задачкам в ячейке «важно» и «высокий риск» отношусь с особой чуткостью и пониманием. Обычно это относится к новым задачам.

Далее задачи из «важно» и «высокий риск» можно оценить по матрице вероятности и последствий, чтобы понять, к каким рискам готовиться в первую очередь. 

Дальше по выбранным рискам можно прописать планы по смягчению. Например, для риска, что новый исполнитель не выполнит задачу правильно или в срок, план по смягчению будет в том, что можно приставить к нему наставника, который поможет влиться или будет с определённой периодичностью сверяться с ним по процессам. 

Работу с рисками я ещё изучаю, экспериментирую с этим и пробую разные методы. И не только с этим.

С чем я ещё экспериментирую?

1. К своим стандартным практикам переключения между задачами сейчас добавляю новинки. Например, тестирую различные дыхательные практики и медитации.

Пока что заходит простое и элементарное дыхание по квадрату: четыре секунды вдоха, четыре секунды задержки, четыре секунды выдоха и четыре секунды задержки. И так примерно пять минут. Открыла для себя подборку дыхательных практик, делюсь ссылкой.

Следующую практику сложно назвать медитацией, но она мне помогает. Я представляю своё место силы из детства — башкирские поля; погружаю себя туда и обитаю там какое-то время, пока не почувствую нужное расслабление.

2. Рабочее место.

Удаленная работа позволяет не ограничивать себя одним помещением, но я так и не нашла идеального места работы. Хотя смена обстановки точно помогает мне избежать рутины и однотипности, которые я так не люблю.

Я легко абстрагируюсь от происходящего вокруг и погружаюсь в работу, поэтому часто выбираюсь поработать в кафе. Конечно, рабочие созвоны с шумом на фоне проводить не очень комфортно, а вот сосредоточиться на определенной задаче, которая тяжело даётся из домашнего офиса – самое то. Как это помогает? Очень просто: я программирую себя, что специально иду решать висящую задачу, плюс вокруг нет привычных стен и домашних дел, на которые могу отвлекаться из-за тяжести задачи и сопутствующей ей прокрастинации.

Логично было бы выбираться в коворкинг, и я однажды сделала это, но пока не нашла для себя удобный. Хочу потестировать другие варианты.

3. Фреймворки планирования и ведения дел.

В практике были напоминания в телефоне, Evernote, Asana, Trello, Slack, Bitrix в самых разных проектах. Ведение задач в них ушло вместе с проектами.  

Из всего опробованного я оставила в пользовании Notion, Miro, Weeek, заметки в телефоне, чаты в телеграме, гугл доки.

В Fitil мы ставим задачи разработчику в Open Project.

Так как я работаю с малыми бизнесами, обычно там нет чёткой системы коммуникации, в основном всё решается через мессенджеры и гугл-документы. Но сейчас в своих командах по продвижению мы настраиваем ведение задач в двух системах: Notion и Weeek (ещё рассматриваем Kaiten). Но бывает, что важные обсуждения, которые следовало бы вести в сервисах, ведутся в мессенджерах; или я планирую сначала в заметках телефона или Miro, а потом переношу в сервисы при необходимости.

Я в своих проектах и стратег, и менеджер, и исполнитель. В этой многозадачности мне нужна некая система, в которой можно наблюдать за процессами, но её пока нет. Я поставила себе ещё одну задачу – создать её, чтобы команда вела дела в одном месте для удобства и быстрой обратной связи. Ситуация, когда много важного разбросано по разным чатам или зациклено на одном человеке, очень затягивает все процессы (и очень меня раздражает). Общие чаты быстро «флудятся», а отдельные чаты мешают быстрой коммуникации: нужно сначала спрашивать у одного, потом у другого, передать третьему, и так до бесконечности. Когда дела зациклены не на человеке, а зафиксированы в системе, всё работает быстрее. 

Планирую к концу года с этим справиться и рассказать о своей работе вам. 

4. Рефлексия. 

Итоги работы за месяц подвожу в гугл-таблицах, чтобы видеть показатели помесячно, для руководителей оформляю работу за месяц в презентации. Но кроме этого хочется фиксировать не только цифры и объём сделанного. Для меня тайм-менеджмент – это не только про то, как успеть сделать все задачи, но и про то, как при этом не свихнуться (как минимум) и жить полноценную жизнь (как максимум). Ещё полезно подмечать, что особенно крутого получилось сделать – обо всём этом размышляю в личных соцсетях.

__________

С вами была очередная статья про тайм-менеджмент! :) Надеюсь, она была вам полезна – и, конечно, буду рада, если вы поделитесь своим опытом успевания всего (ну или почти всего).