Вопрос автоматизации бизнес-процессов всегда был актуален для большого количества современных компаний, и в последние несколько лет тренд на автоматизацию набирает всё большие обороты.  

Информационные системы (ИС) позволяют повысить качество бизнес-процессов компании, в том числе связанных со стратегическим планированием, прогнозированием и оценкой эффективности бизнеса в целом.

На рынке существует множество ИС, которые позиционируют себя как продукты, способные решить подобные задачи. В аббревиатурах вообще можно запутаться (BI, ERP, CRM, CPM, EPM, BPM и т. д.). Все эти аббревиатуры, на самом деле, представляют очень разные типы информационных систем, и надо бы разобраться, какой из них подходит под вашу конкретную задачу. При этом внутри каждого типа существует большой выбор различных вендоров, и вопрос выбора становится ещё менее очевидным: не погружённому в специфику продуктов пользователю далеко не всегда понятно, сможет ли конкретная система полностью удовлетворить запрос именно его компании. 

Мы – направление FI (Financial Intelligence) компании GlowByte, специализируемся на внедрении информационных систем, знаем особенности, плюсы и минусы каждой. Этой статьёй мы начинаем цикл публикаций о том, как сделать автоматизацию бизнес-процессов эффективной, безболезненной и успешной. Всё, о чём мы будем писать, основано на личном опыте внедрения. Специалисты нашей команды имеют опыт внедрений в различных отраслях и спецификах, а также являются обладателями сертификатов DipIFR и CIMA, поэтому нам легко понять язык заказчика, прочувствовать все его “боли” и оценить, какой из существующих на рынке продуктов лучше всего подойдёт в каждом конкретном случае. 

Типы информационных систем

Начнём с азов – типов информационных систем, разберёмся в аббревиатурах, а также в том, какой тип системы в каком случае рассматривать.

Выше мы перечислили несколько аббревиатур, которые у многих на слуху, но далеко не всегда очевидно, что за ними на деле кроется, а порой вообще кажется, что всё это об одном и том же, просто разными буквами. 

В первую очередь рассмотрим следующие типы систем, потому что именно с ними наше FI-направление работает особенно часто:

• CPM (Corporate Performance Management) – управление корпоративной эффективностью, 

• EPM (Enterprise Performance Management) – управление производительностью предприятия,

• BPM (Business Performance Management) – управление эффективностью бизнеса. 

Если обратиться к старому-доброму “Гуглу” или новомодной нейросети ChatGPT, то можно обнаружить, что термины CPM, EPM, BPM часто рассматриваются как синонимы или схожие системы, которые отличаются незначительно. Все они, так или иначе, помогают решить задачи повышения эффективности управления корпоративными процессами. Поэтому далее будем использовать акроним CPM (он нам привычнее) для любой из этих типов систем и будем рассматривать их в совокупности.

Ранее на российском рынке активно внедрялись и использовались продукты мировых гигантов данной отрасли. Сейчас происходит переход на российские аналоги, которые, стоит отметить, являются достойной заменой ушедшему ПО.  

Какие задачи решают системы класса CPM? Не будем изобретать велосипед, обратимся к определению Oracle. По ее версии, основные задачи CPM-платформ:

• Разработка и реализация эффективных интегрированных планов. Цифровая экономика – это нечто большее, чем электронные таблицы и процессы планирования для каждого подразделения. По-настоящему эффективное планирование обеспечивает комплексное представление данных по всей организации для улучшенного понимания ситуации в целом. СPM позволяет координировать планирование по всей организации, оперативно составлять прогнозы для всех направлений бизнеса и реагировать на изменения быстрее и эффективнее.

• Управление рентабельностью и рост прибыли. Чтобы выжить во времена нестабильности, необходимо контролировать и увеличивать рентабельность. CPM помогает оценить расходы и доходы и определить оптимальные направления инвестиций в условиях нехватки бюджета.

• Управление изменениями на основе корпоративных данных. Переносите ли вы приложения в облако, управляете ли приложениями в гибридной среде или проводите организационную или финансовую трансформацию предприятия, платформа CPM обеспечивает точность, целостность и согласованность данных.

• Оптимизация финансового закрытия. Нормативные требования к бизнесу постоянно меняются, вынуждая компании адаптироваться как можно быстрее и предоставлять всем заинтересованным лицам более точные и оперативные данные. СPM помогает оптимизировать финансовое закрытие и обеспечить точные и ценные данные в отчётности.

• Оптимизация процесса сверки счетов. Сверка счетов является основной причиной (не связанной с данными) задержки при финансовом закрытии. СPM позволяет эффективно управлять сверкой счетов на глобальном уровне и обеспечивать более высокие результаты благодаря автоматизации и полному устранению проблем безопасности и рисков, обычно связанных с этим процессом.

• Оптимизация налоговой и финансовой отчётности. Изменения в налоговом законодательстве заставляют компании пересматривать свои налоговые процессы. CPM обеспечивает эффективную организацию налоговой отчетности за счёт сопоставления финансовых и налоговых данных, метаданных и процессов, таких как финансовое планирование, закрытие и нормативная отчётность.

• Соблюдение требований к отчётности. Независимо от того, сколько стандартов отчётности приходится соблюдать, данные в отчётах должны быть точными, полными и актуальными. CPM устраняет потребность в нескольких системах отчётности.

От себя добавим пару задач, которые важны абсолютно каждой компании и которые также может закрывать CPM-платформа: 

• Управление эффективностью. CPM позволяет отслеживать выполнение KPI и оценивать расхождения текущего положения с плановыми данными.

• Аллокация расходов. CPM позволяет построить все известные модели аллокаций расходов (каскадные, циклические, распределяемые), в том числе на основе методики Activity-based costing, и анализировать ваши затраты в интересующих разрезах, отслеживая их возникновение в себестоимости продукта.

Теперь рассмотрим, как CPM соотносится с такими типами систем, как CRM, ERP и BI.

Начнём с CRM.

Википедия даёт такое определение: 

CRM (Customer Relationship Management) – это прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.

То есть эта система концентрируется на клиентах и анализе всего, что с ними связано. В CRM входят программы для сбора данных о клиентах, управления сделками, контроля за менеджерами. Он упрощает рутину, ускоряет принятие правильных решений и исключает ошибки.

Беря во внимание определения систем CPM и CRM, мы можем сравнить их и прийти к выводу, что CRM больше фокусируется на фиксации операционных данных в более узком разрезе бизнес-процессов, делая основной упор на клиентах, тогда как CPM фокусируется на более комплексных данных и нацелена на стратегическую перспективу.

Теперь разберёмся в отличиях CPM от ERP. 

Позаимствуем определение ERP-системы у другого мирового лидера – SAP:

ERP (enterprise resource planning) – это планирование ресурсов предприятия. В наиболее общем виде ERP можно определить как совокупность всех базовых бизнес-процессов, необходимых для управления компанией: финансы, управление персоналом, производство, цепочка поставок, услуги, закупки и многое другое. На самом базовом уровне ERP помогает эффективно управлять всеми этими процессами в интегрированной системе. Её часто называют системой ведения записей в организации.

Несмотря на то, что системы направлены на достижение схожих целей, они совершенно разные. ERP-системы нацелены на оптимизацию бизнес-функций с целью максимизации прибыльности, в то время как системы CPM пытаются контролировать бизнес-функции, чтобы гарантировать их эффективную работу. И CPM, и ERP рассматривают комплексную информацию по компании, однако при этом ERP больше фокусируется на отображении информации по текущим бизнес-процессам, тогда как CPM больше нацелена на прогнозирование и планирование. 

Важно отметить, что решения класса CPM, в первую очередь, аналитические. Это не учётные системы ERP, содержащие информацию на более детальном уровне (например, проводка или отдельная финансовая операция, которых в день может быть десятки тысяч), уровень представления данных в CPM – управленческая статья и аналитики более агрегированного содержания.

Таким образом, эти две системы чрезвычайно совместимы друг с другом и могут работать вместе: при таком сценарии CPM может, например, использовать фактические данные, аккумулируемые в рамках ERP, для проведения анализа и построения прогноза и/или плана в CPM и трансформировать данные в управленческие аналитики и МСФО.

Разберёмся с последней аббревиатурой – BI. 

Самое понятное определение нашлось в данной статье: 

Business intelligence (BI) – это набор практик по сбору, структурированию, анализу и превращению сырых данных в картину бизнеса, позволяющую принимать решения. BI применяет методики и инструменты, преобразующие неструктурированные массивы данных, компилируя их в понятные отчёты или информационные дашборды. Основное предназначение BI – создавать картину бизнеса и обосновывать принятие решений при помощи данных.  

В организациях объёмы данных колоссальны, анализировать их пользователям, принимающим решения, в виде простого “полотна” невозможно, это не позволит быстро сделать правильные выводы и принять управленческие решения. 

Мы бы назвали BI-системы, говоря простыми словами, агрегатором и обработчиком большого объёма данных. Они объединяют информацию из нескольких каналов в единую аналитику и позволяют строить над этими данными понятные и удобные дашборды, проанализировав которые, можно быстро узнать о проблеме и принять верное управленческое решение.

В сравнении с СPM BI-системы больше делают акцент на визуализации предподготовленных данных, получаемых, например, из БД с минимально необходимыми расчётами. На практике в CPM-системах может функционировать модуль BI, который дополняет возможности CPM по презентации обработанных данных, но основной фокус делается на их преобразование на аналитическом уровне с более мягкими требованиями к визуализации результата.

Более детально сравним перечисленные системы в таблице:

В начале статьи мы уже сказали, что наше FI-направление GlowByte работает преимущественно с CPM-системами. Далее более подробно будем говорить только о них.

Ключевой особенностью CPM являются быстрые расчёты на большом объёме аналитических данных и гибкая адаптация под конкретные финансовые задачи. Однако желание решать на ней задачи класса CRM, ERP или даже BI зачастую приводит к несовпадению “ожидание-реальность”. Наиболее яркие ошибки:

• большие объёмы (транзакции),

• завышенные ожидания от визуализации,

• ожидание непрерывной синхронизации данных и справочников с источниками,

• одновременная работа очень большого количества пользователей (например, личные кабинеты сотрудников),

• прямая интеграция с большим количеством источников с попыткой без промежуточного хранилища привести их к единым стандартам.

Углубляемся в особенности CPM

Поговорим о том, как должны выстраиваться бизнес-процессы компании по работе с CPM, для этого рассмотрим цикл управления в СPM-системе:

В начале данного цикла происходит движение “сверху вниз”. Сначала определяются верхнеуровневые цели и KPI, а на этапе моделирования цели декомпозируются до уровня нижестоящих звеньев, и определяется механизм влияния факторов нижестоящих звеньев на формирование финальных целей.

На этапе планирования формируются сценарии, выравниваются операционный и финансовый балансы. 

На этапе мониторинга начинается восходящая ветвь цикла управления, собираются фактические данные. На этапе анализа проводится агрегация и трансформирование собранных фактических данных, GAP-анализ, и на основании полученных результатов формируется  управленческая и финансовая отчётности.

Ниже рассмотрим, как с системой взаимодействуют отдельные группы пользователей:

Одним из основных пользователей системы CPM является финансовый отдел и, в частности, финансовый директор. На схеме ниже показано, на какие ключевые вопросы, стоящие перед финансовым директором, может ответить грамотно выстроенная CPM-система. 

Так сложилось, что одним из основных пользователем CPM систем являются финансовые отделы компаний, но на схеме также видно, что в процессе планирования и бюджетирования другие направления также активно работают в CPM-системах. Когда происходит одновременная работа различных отделов внутри одной CPM-системы, это даёт синергию, так как данные сразу ведутся для всех пользователей в одном виде, всё планирование строится в едином подходе, что делает процесс более прозрачным и понятным, а также, что немаловажно, действия пользователей мгновенно влияют на отчёты друг друга: не нужно ждать, пока данные прогрузятся из одной системы, в которую вы внесли данные, в другую систему, через которую вы смотрите отчёты. 

Некоторые компании переходят с бюджетирования в Excel на CPM-системы. Это обосновано структурой построения моделей в CPM: если Excel позволяет проводить неструктурированные (произвольные) вычисления, что может привести к последующим сложностям в финансовом аудите и большому количеству ошибок в вычислениях, связанных с человеческим фактором, то CPM обеспечивает прозрачность данных за счёт единообразных формул, разграничения прав доступа и настройки форм ввода.

CPM-системы функционируют как on-premise (на собственных серверах заказчика), так и в облаке, причём трендом сейчас являются именно облачные решения. При таком варианте размещение приложения происходит в сети удаленных серверов, а не в расположении самой компании, что позволяет снизить эксплуатационные и капитальные затраты.

Исторически СPM-системы обеспечивали перенос данных из электронных таблиц в более надёжные решения, что давало возможность сотрудникам экономить время на операциях с данными и сверке и больше времени уделять анализу. Современные системы, несомненно, сохраняют эти преимущества, но теперь ещё и используют новейшие технологии – искусственный интеллект и машинное обучение. Благодаря им финансовые руководители могут принимать более эффективные решения за счёт выявления скрытых закономерностей и ценных сведений в данных за прошлые периоды. Автоматизация позволяет финансовым специалистам высвободить ценное время и посвятить его операциям и руководящим действиям для разработки новых возможностей и увеличения прибыли, повышая доверие к используемым данным.

В целом у компаний, которые приходят к пониманию необходимости изменений, есть общие черты: использование текущих инструментов ограничивает управляемость бизнес-процессами, и они не соответствуют предполагаемому масштабу бизнеса.

Бонус

Мы подготовили чек-лист признаков, указывающих на то, что бизнесу требуется CPM-система:

• Нет возможности масштабировать расчёты и считать в детализации, которая обеспечит точность планирования.

• Большое количество ошибок в расчётах в связи с человеческим фактором.

• Необходимость разграничивать права доступа и гибко ими управлять, определять области видимости данных между сотрудниками.

• Отсутствует или ограничена возможность работать в совместном доступе над одним и тем же блоком разным людям, при том что такая необходимость есть.

• Тратится много времени на перенос драйверов расчёта из систем-источников (например, ручные выгрузки с ручным копированием из выгрузок).

• Невозможно проследить расчёт от конечной цифры до исходных данных.

• Сложно поддерживать изменения модели – переход на новый год планирования/ появление новых аналитических разрезов или новых элементов в них приводит к необходимости долго и мучительно перестраивать всю модель.

• Невозможность контроля действий пользователей, отсутствие логирования.

• Не хватает ресурсов проводить планирование по различным сценариям или делать ежемесячно скользящий прогноз.

• Не выдерживаются сроки/ получаемый результат требует дополнительной интерпретации. 

• Отсутствие возможности получать обновлённые версии ПО/ возможность утраты лицензии или поддержки зарубежного вендора.

Дорогой читатель, мы знаем, что публика Хабра довольно разнообразна: есть большое число знатоков всего и вся вокруг ИТ-технологий, но также есть и те, которые хотят структурировать свои знания и даже глубже в чём-то разобраться. Возможно, есть и непосредственно представители бизнеса, которые хотели бы уже сейчас, пробежав по чек-листу, оценить необходимость перехода на современные CPM-решения. Мы готовы проконсультировать и помочь определиться. Пишите нам на fi@glowbyteconsulting.com. С радостью ответим на ваши вопросы.

В следующей публикации планируем рассказать о том, какие отечественные CPM-решения есть на российском рынке и чем они хороши.