Меня зовут Рустам Нурдавлятов, я являюсь руководителем одного из центров разработки в Nexign. Последний год моя команда создавала HRM-систему, которая будет отвечать всем требованиям бизнеса. Что позволило в краткие сроки разработать основные модули продукта и объединить внутренние потребности и запросы рынка? Ответ простой — продуктовый подход к разработке. 

В этой статье опишем кейс создания HRM-системы, расскажем о схеме совместной работы команд HR и разработки, а также на собственном примере разберем продуктовый подход к созданию HR-систем. 

Надеемся, что материал будет полезен как заказчикам со стороны бизнеса, так и тем, кто только приступает к разработке больших систем для нужд компании.

В чем проблема?

Nexign — это IT-компания, для которой важно повышать эффективность работы. Также нам просто необходимо использовать лучшие инструменты привлечения и удержания специалистов, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке труда.

До 2020 года у нас было четыре IT-системы для реализации разных HR-задач:

• Mirapolis — для опросов методом 360 градусов и целеполагания;

• SharePoint — как Service desk и хранилище документов;

• «Инфополе» — самописный интранет (справочник подразделений, карта офиса, новости);

• Skillber — самописная система (сообщества, профили, маркет брендированных товаров, расширенный соцпакет «Кафетерий»).

Такой набор систем путал коллег и вызывал множество вопросов, требовал больших усилий для их сопровождения и просто был неудобен. Мы поняли, что компании необходима единая система с удобным пользовательским интерфейсом, и пошли смотреть рыночные предложения.

Готовые решения нам не подошли. Причин было много:

• Устаревший UI: интерфейс не позволяет быстро ориентироваться на портале;

• Нет централизованного доступа: системы не обеспечивают единый доступ к необходимой информации и поддержку всех этапов жизненного пути сотрудника;

• Legacy-код: любые изменения внедрять сложно и долго;

• Высокая стоимость владения: каждая доработка решения на стороне поставщика требует дополнительных затрат.

В итоге мы решили разработать собственный корпоративный портал Neon — интегрированную платформу для формирования современной, открытой корпоративной экосистемы.

Портал объединил в себе множество функциональных блоков: Новости, Сообщества и Афиша, Профиль, Личный кабинет сотрудника, Карта офиса и FreeDesk.

Шло время, решение развивалось и наш корпоративный портал заинтересовал другие компании — так было принято решение о выводе продукта на рынок. И на текущий момент более 50 000 пользователей из различных компаний используют решение Nexign. Например, в компании «МегаФон» Neon заменил SAP Success Factors в части процессов, которые нужно было перестроить в срочном порядке. Также за разработку портала компания выиграла Премию HR-бренд от hh.ru в категории «Федерация».

Но нам хотелось большего…

В конце 2022 года было принято ещё одно решение: объединить HR и разработчиков в общую команду и создать полноценную HRM, используя имеющиеся наработки. Основные требования к системе: гибкая конфигурация, легкая адаптируемость и масштабируемость, быстрый процесс внедрения.

В январе 2023 мы стартовали работы и за основу взяли существующий корпоративный портал. Делать старались так, чтобы удовлетворить внутренние HR-потребности и запрос рынка — решение должно быть актуальным и для большинства других компаний.

На подготовительном этапе определились с базовыми характеристиками нашей HRM:

• low-code / no-code подход для создания готового конструктора форм и процессов —  чтобы клиент мог редактировать модули без участия программистов;

• микросервисная архитектура без legacy-кода — нужна, чтобы поэтапно разрабатывать и комбинировать различные наборы модулей;

• современный UI — делает систему понятной и приятной в использовании.

В стандартном продуктовом подходе в основу решения ложится Customer Journey Map. В нашем случае использовали Employee Journey Map с описанием всех этапов жизненного пути сотрудника — от первого контакта до офбординга.

Все эти этапы можно представить как HR-продукты: у каждого есть свой владелец и продуктовое видение, с помощью которого следует развивать разработку.

Подходы к разработке

Как разработка HR-функциональности во внутренних системах шла раньше? Приходил HR-клиент и выгружал целый набор требований. Dev-команда уходила в долгий процесс аналитики, разработки и внедрения. В итоге только через 6-9 месяцев новый функционал выезжал на пром.

Как разработка происходит сейчас? Команда поняла, что надо менять подход и пошла по продуктовому пути. Сначала определяем, что решаем, и выбираем через какие метрики оценивать результат, строим гипотезы о путях достижения, проводим фокус-группы, получаем MVP (Minimal Viable Product), переводим жизнеспособную версию продукта в эксплуатацию и развиваем решение дальше, поэтапно добавляя функциональность.

Продуктовый подход позволяет:

• уходить от больших систем к модулям и микросервисам;

• учитывать запрос рынка и внутренних пользователей;

• принимать решения на основе данных;

• взаимодействовать и синхронизироваться на каждом этапе;

• получать результат существенно быстрее.

Разберём пример

В теории любой подход может звучать хорошо, давайте разберёмся, как процесс был устроен на практике. 

Цель — разработать модуль «Опрос 360 градусов» для максимально удобного и прозрачного процесса получения обратной связи.

Задачи модуля:

• развитие навыков на основе обратной связи от коллег и руководителей;

• выявление недостающих компетенций и формирование эффективной кадровой политики;

• определение сильных сторон и потенциала для развития команды.

Шаг 1. Определяем, что решаем

На старте в процедуре оценки участвовало 87% сотрудников → стремимся сделать показатель близким к 100%.

Около 15 минут уходило на заполнение опросника → стремимся оптимизировать процесс и сократить время прохождения опроса на 30%.

Результат хранился в почте или в папках на ПК → интегрируем результаты опроса в другие системы, связанные с развитием.

Решение от внешнего подрядчика, требующее регистрации и передачи персональных данных сотрудников → создаем модуль в рамках единого корпоративного портала.

Шаг 2.  Формулируем гипотезу

Есть внутренний запрос на решение недостатков текущей системы:

• нужна своя внутренняя платформа, так как при использовании решений от подрядчиков сотруднику приходится переходить на другой ресурс и передавать свои данные, а это неудобно;

• сложный процесс: опрос занимает много времени у участников;

• любые доработки реализуются долго и дорого.

Есть внешний запрос рынка:

• дружелюбный UI-интерфейс;

• интеграция с профилем сотрудника, модулем «Обучение» и др;

• быстрая кастомизация.

На выходе получаем внушительный набор требований:

Шаг 3. Бизнес-анализ

На этом этапе соотносим требования внешнего и внутреннего клиентов. Определяем наиболее востребованные из них, расставляем приоритеты. Этот шаг курируют бизнес-аналитики, которые собирают полный список и подробные описания функциональностей.

Шаг 4. Груминг требований

На данном этапе встречаются все участники процесса: владелец функции (в нашем кейсе — HR), владелец продукта и разработка. 

Главная задача — разделить требования по трем направлениям:

• MVP — функции, без которых модуль не имеет смысла (1 очередь);

• Release — функции, без которых модуль существовать может, но они важны и нужны (2 очередь);

• Future — функции с характеристикой «Хотелось бы» или «Хорошо бы» (бэклог).

Каждый участник процесса делится своей оценкой по большому списку первоначальных требований. Иногда получается принять решение единогласно, сложные случаи требуют конструктивной дискуссии и чёткой аргументации.

Шаг 5. Системный анализ

Переводим бизнес-требования на технический язык. Для этого анализируем потребности заказчика, возможности платформы, собираем варианты разрешения системных проблем с учетом ограничений, рисков. На основе комплексных данных даем обоснованные рекомендации по оптимальному плану разработки.

Если говорить кратко, то для каждого этапа соотносим возможности платформы и бизнес-требования. Например, сможем ли мы поддержать работу платформы на 30 000 пользователей? И в соответствии с этим планируем доработки.

Шаг 6. Демонстрация макетов

Для промежуточной синхронизации готовим примеры визуализации запланированных модулей и обсуждаем их с заказчиком. Этот этап позволяет ещё раз свериться по ожиданиям и своевременно внести правки — до момента полной готовности продукта.

Возвращаясь к нашему примеру, покажем макет одного из модулей:

Шаг 7. Проектирование архитектуры модулей

Наша задача, кроме подготовки модуля — спроектировать схему данных, информационные потоки. Встроить этот «кусочек пазла» в существующую платформу и организовать «общение» одного модуля с другими — в нашем примере с «Обучением».

И здесь играет большую роль микросервисная архитектура, которая: 

• дает возможность разрабатывать и использовать технологии и инструменты наиболее подходящие для каждого сервиса;

• обеспечивает легкое внедрение нового функционала за счёт разработки отдельного микросервиса; 

• позволяет проводить независимую развертку сервисов и быстрое обновление.

Шаг 8. Разработка MVP

Приближаемся к самому интересному: разрабатываем и запускаем MVP продукта в соответствии с приоритетами. Если вы качественно провели все подготовительные этапы, то разработка пройдёт максимально гладко и эффективно. Конечно, не забываем про тестирование с привлечением экспертов-заказчиков. Осталось только презентовать выпущенные жизнеспособные модули.

Резюмируем итоги

После завершения работ мы протестировали новый модуль «Опрос 360 градусов» на сотрудниках Nexign. 

Так выглядят результаты…

• Среднее заполнение анкеты: было 15 минут, стало 10 минут.

• Количество сотрудников HR, обслуживающих систему сократилось с двух до одного.

• Количество негативных отзывов уменьшилось с 17% до 0%.

• Количество сотрудников, прошедших опрос, увеличилось с 87% до 99%.

Вспомним, что в начале проекта мы хотели учесть и потребности рынка. Одним из важных внешних запросов была возможность кастомизации. 

Какие функции реализовали для выполнения данного блока требований?

• Конструктор страниц и виджетов — для настройки внешнего вида и содержания профиля сотрудника, главной страницы, личного кабинета, новостей и новых страниц портала с помощью добавления виджетов и настройки их отображения.

• Конструктор форм — для создания форм и новых HR- и ИТ-заявок без использования кода и с привязкой к соответствующему бизнес-процессу обработки.

• Конструктор бизнес-процессов — для управления бизнес-процессами и согласованиями.

Если говорить о сроках, то на запуск одного модуля «Опрос 360 градусов» у нас ушло 3 месяца. Параллельно с этим занимались разработкой и развитием других модулей: «Портал», «Целеполагание», ИПР, «Обучение». 

Применяя продуктовый подход в работе команд, менее чем за год мы смогли создать основные модули HRM-системы: узнать больше о характеристиках и заказать демо можно на отдельной странице Neon HRM.

А если вы хотите узнать больше о разработке продуктов HRM и BAP, то загляните в специальный раздел карьерного сайта Nexign.

Возвращаясь к теме статьи

В использовании продуктового подхода мы заметили целый ряд преимуществ. Заказчики не только обладают необходимой экспертизой, но и применяют её на пользу продукту. Открытый обмен мнениями и обсуждение запросов позволяет понять, что происходит на рынке и создать лучшее решение как для своих коллег, так и для внешнего пользования. Вовлечение всех участников в процесс разработки помогает видеть задачу комплексно, быстро принимать решения и вносить изменения в режиме лайв. 

Такой подход может пригодиться, если нужно:

• поэтапно реализовывать продукт;

• учитывать потребности как внутреннего, так и внешнего заказчика;

• создавать продукт, который можно быстро конфигурировать без больших усилий или дополнительной доработки. 

Так что продуктовый подход — это не просто тренд, но ещё и эффективный процесс, который помогает решать бизнес-задачи так, чтобы для всех участников проекта «ожидания» совпали с «реальностью».