Как из шутки получился бот, который взял на себя операционную деятельность проджект-менеджера. Рассказывает Егор Попов, PMO из YuSMP Group.

Егор Попов

PMO из YuSMP Group

Когда я стал вливаться в PMO, столкнулся с большим количеством дополнительной операционки, которая съедала много времени. Часть рабочего дня уходила на бесконечные проверки: актуальности плана на день, трудозатрат от разработчиков, состояния документов, дедлайнов на соблюдение и так далее.

Я стал искать способ автоматизировать свои операционные задачи и вспомнил про бота, которого создал шутки ради. Тогда среди менеджеров шутили «Может ли чат-бот заменить ПМа». Самой первой итерацией хотел завести бота, который раз в час просто пишет в группу «Коллеги, есть новости по задачам?». Но пока реализовывал шутку, научил бота делать нечто большее. 

Как работает бот 

В YuSMP Group у нас есть таблица в Google Sheets, где разбиты планы на разработчиков по дням с указанием приоритетов и заметок. Так как у нас распределенная команда — у одного разработчика могут быть задачи одновременно по нескольким проектам. Чтобы у каждого менеджера было понимание по общей загрузке — используем файлик.

Утром актуализируем план и отправляем его коллегам-разработчикам, чтобы они были в курсе. Бот собирает информацию, анализирует загрузку каждого разработчика и отправляет отчеты в чат для ПМов, указывая, у каких разработчиков (и отделов) план не заполнен.

Бот собирает информацию и анализирует загрузку каждого разработчика. Затем совершает два действия:

1. Пишет отчет в чатик для PMов о состоянии загрузки, напоминает.

2. Если всё заполнено — отправляет коллегам-разработчикам план.

Дальше, я как проджект-менеджер должен держать руку на пульсе. Важно следить за тем, чтобы соблюдались все обязательства перед клиентом. Чтобы не скатываться в микроменеджмент — слежу верхнеуровнево за достижением майлстоунов или дедлайнов.

Списочек таких дедлайнов — ведем так же в таблице.

Бот следит за дедлайнами проектов, проверяя информацию в таблице, и уведомляет PMов:

• о дедлайнах на сегодня;

• о просроченных дедлайнах.

На оба эти момента обращаю внимание при планировании.

Как бот помог бухгалтерии

У нас возникла проблема с закрытием актов по выполненным работам. PM не имеют доступа к актам (ЭДО), а бухгалтерия не в курсе контекста по проектам. Для решения этой проблемы бот проверяет раз в неделю дельту по платежам в паспортах и отправляет информацию в чатик.

После этого PM оценивают актуальность этих цифр и отмечают реакцией на сообщение. Если что-то не соответствует действительности, они приступают к разрешению проблемы, общаясь в том же чате со всеми заинтересованными сторонами.

В плане ещё интегрировать Jira API с этим ботом (что почти готово), чтобы считать трудозатраты разработчиков по следующим правилам:

1. За предыдущий день (если рабочий — должно быть от 7 до 9 часов).

2. За предыдущую неделю по понедельникам (каждый день должен быть заполнен, от 7 до 9 часов).

И возвращать следующую информацию:

1. Чем вчера занимался разработчик (на каких проектах сколько часов потратил).

2. Если время заполнено некорректно — тегнуть этого разработчика, напомнить о важности отмечать вовремя трудозатраты.

3. Если у всех всё окей — передать бухгалтерии информацию (а в будущем автоматически обновлять паспорта проектов).

Из особенностей

1. Я не написал ни строчки кода, только очень много промтов в чат GPT.

2. Не нужен хостинг, всё работает автономно в Google Sheets.

3. Это не стоило ни рубля (кроме генерации картинки в DALLe).

4. Все куски независимы друг от друга как микросервисы, но при необходимости можно брать данные с соседних таблиц, модифицировать как угоднорасширять.

5. Из минусов — время исполнения скрипта может достигать 6–8 минут, но это все равно круто оптимизирует работу прожекта.

Прожекты все еще нужны?

Чат-боты никогда не опаздывают на совещания и всегда готовы отчитаться о проделанной работе, и наверняка заслуживают повышения. Но все еще они не могут заменить PM-ов. 

Боты могут быть полезными инструментами для автоматизации рутинных задач и упрощения коммуникации. Но нельзя забывать, что за цифровым фасадом все же стоят люди, способные принимать стратегические решения, анализировать данные и решать проблемы. А чат-боты могут остаться теми же хорошими помощниками, которые помогут нам не забыть о важных сроках и задачах.