Привет! Это Света Барсукова, скрам-мастер в компании M2. Из этой статьи вы узнаете, как из простой идеи на внутреннем хакатоне вырос полноценный инструмент для обмена информацией и новостями на уровне всей компании.

Статья будет полезна тем, кто сталкивается с проблемами информирования в командах и ищет способы, как улучшить коммуникацию.

Как всё начиналось?

Для начала пару слов о том, чем мы занимаемся. Метр квадратный (М2) — это онлайн-платформа для решения вопросов с недвижимостью. Мы помогаем проводить сделки проще, быстрее и безопаснее. Продуктами компании пользуются риелторы, физические лица, застройщики, банки и другие партнёры. Подробнее о нас вы можете узнать на нашем сайте m2.ru

Расскажу немного про внутреннюю кухню. В M2 работают по скраму, длина спринтов одна-две недели. При этом архитектура наших продуктов, инструменты CI/CD и процессы, выстроенные на принципах Agile, помогают нам релизить каждую фичу отдельно, минимизируя риски и сокращая Time to Market. Это значит, каждая команда может релизить несколько раз за спринт, не дожидаясь его окончания.

При этом большое количество доработок мы делаем для наших внутренних пользователей — миддл-офиса. Ребята регулярно приходят на Sprint Review продуктов, чтобы узнать об изменениях и дать обратную связь.

Все было хорошо до тех пор, пока мы не стали замечать, что посещаемость и активность на Sprint Review стабильно снижается, а сама встреча проходит ‎‎«‎без огонька».

Погрузившись в проблему, выяснили, что:

• Sprint Review проходят уже слишком поздно. Да, сами спринты короткие, особенно недельные. Но изменения уже внедрены в продакшн, информировать о них, собирать обратную связь можно и нужно раньше. Из-за этого Sprint Review вообще начинают терять ценность в своей первоначальной задумке.

• Миддл-офис просто не успевает посещать все Sprint Review, особенно с учетом того, что они размазаны по времени для разных продуктов в течение недели.

• Если сотрудник пропустил Sprint Review, он, конечно, может получить дополнительную информацию об изменениях в чатах продуктов, в информационных рассылках от владельцев продуктов или своего руководителя. Однако в компании нет централизованного места, где бы собиралась и структурировалась вся информация по изменениям и релизам для миддл-офиса, а значит информация может быть обрывочной и теряться.

Появилась идея создать для внутренних пользователей сервис, который мог бы централизовать информацию о релизах и изменениях. А саму встречу Sprint Review чаще использовать, как площадку для внешних клиентов.

Куда пошли за решением?

У нас не было заложенного бюджета на внешнее решение, которое бы соответствовало нашим потребностям и легко интегрировалось с нашими существующими системами, поэтому появилась идея создать собственный минимально жизнеспособный инструмент.

Инициативу по решению проблемы взяли разработчики в рамках внутреннего хакатона. Этот формат не только обеспечивает минимум формальностей и позволяет уже через несколько часов собрать рабочий прототип, но и помогает отвлечься от рутинных задач, переключившись на что-то новое и интересное.

Для реализации идеи собралась команда из четырёх человек: один full stack и два frontend-разработчика, а также скрам-мастер, который участвовал в процессе генерации и приоритизации идей, собирал информацию о продуктах и командах для навигации внутри сервиса.

Для организационной части работы использовали доску в Miro. Там описывали идею, накидывали варианты решений, собирали первоначальный бэклог и выделяли MVP, складывали полезные ссылки и первые прототипы. Уже после хакатона переехали на привычную Jira. Для сервиса выбрали название Re:view.

Что у нас получилось через 6 часов?

MVP включало в себя возможность аутентификации в защищенном контуре, список активных спринтов всех команд и их целей, возможность записать видео к конкретным User Story, экспорт в MatterMost и простые реакции. Так мы свели время качественного информирования об изменениях до минимума.

Уже после хакатона мы докручивали сервис:

1. Добавили функцию экспорта описаний в специальный единый канал для миддл-офиса в Telegram. Это позволило еще больше сократить время на информирование и обеспечить доступ к актуальной информации в любое время и с любого устройства.

2. Упростили навигацию. Построили ее не на командах, а на продуктах, дали возможность выбрать конкретные из них, чтобы получать только нужную пользователю информацию.

   Как сервис развивался дальше?

   После внедрения сервиса для миддл-офиса и команд мы решили расширить его использование на всю компанию. Наша цель — чтобы каждый сотрудник, столкнувшись с вопросом или проблемой, в первую очередь вспоминал о сервисе, а не о конкретных коллегах, к которым можно обратиться за помощью.

   Это была настоящая задача со звездочкой, ведь изменение привычек, особенно в масштабах всей компании — задача не из лёгких. Мы столкнулись с сопротивлением и скептицизмом со стороны части сотрудников, которые сомневались в необходимости нового сервиса.

   Чтобы продвинуть сервис, мы использовали общие квартальные встречи на всех сотрудников в качестве площадки. Рассказывали о преимуществах и возможностях, показывали, как сервис упрощает доступ к информации. Начали выкладывать видео с общих мероприятий на сервис. Этот процесс позволил нам получить ценные отзывы и поддержать интерес к проекту.

   Кроме этого, чтобы привлечь больше пользователей, мы добавили интеграцию с Яндекс GPT. Теперь каждый может воспользоваться мощью искусственного интеллекта для поиска ответов на свои вопросы, а заодно познакомиться и с другими, более целевыми функциями.

   

   Будет лукавством сказать, что все прошло быстро и гладко. На самом деле в общей сложности нам понадобилось порядка 6 месяцев, чтобы сервис стал для сотрудников обыденностью.

   При этом наша работа не ограничилась внедрением и продвижением. Новые пользователи принесли с собой новые потребности и вызовы. А это значит, что сервис нуждался в новых улучшениях.

   Например, быстро выяснилось, что аббревиатуры и специализированные термины, которые легко понимают команда и близкие к ней стейкхолдеры, могут быть совершенно непонятны для тех, кто не вовлечен в детали продуктов. Чтобы решить эту проблему и сделать информацию более доступной, мы разработали динамический словарь. Этот инструмент автоматически распознает и расшифровывает аббревиатуры и термины, предоставляя ясные объяснения и контекст. Благодаря словарю, любой сотрудник, независимо от уровня его осведомленности о продукте, может быстро и легко понять обсуждаемые вопросы и изменения. При этом дополнить словарь тоже может каждый.

   

   Для роста числа пользователей мы начали делиться информацией не только о продуктах, но и целях и результатах компании, департаментов и других подразделений.

   По сути, сервис превратился в регулярно обновляемую ленту новостей, как в Twitter, где каждый при условии соблюдения ряда правил, может написать пост и информировать коллег о последних изменениях. Эта трансформация сделала сервис неотъемлемой частью корпоративной коммуникации, способствуя лучшему пониманию стратегических целей и достижений компании.

   • Добавили баннер с ссылкой на Confluence, где можно было найти детализированную информацию и документы по целям компании

   • Создали специальный раздел для записей общих встреч

   • Добавили работу с таймкодами для удобства просмотра объемных записей

   • Дали возможность выбирать для видео красивую обложку, чтобы сделать их визуально привлекательными и легко узнаваемыми

   • Дали возможность прикреплять к записям презентации в формате PDF

   • Начали автоматически собирать еженедельный дайджест и присылать письмом на почту для тех, кто не пользуется сервисом на регулярной основе, но при этом хочет быть в курсе

Побочные квесты и причем тут корпоративный портал

Параллельно с нашими активностями в HR назревал вопрос о том, что внесение изменений на корпоративный портал, который развивался сторонним подрядчиком, —  длительный и дорогостоящий процесс. Идеи успевали устаревать прежде, чем до них доходили руки.

Было принято решение по части таких вопросов обратиться к разработчикам сервиса Re:view. Тем более, что они частично пересекались по смыслу.

Проблема №1: Неактуальность состава рабочих чатов

Мы обнаружили, что поддерживать актуальный состав рабочих чатов и каналов в Telegram (в том числе нашего канала для миддл-офиса) становится всё сложнее. Чтобы справиться с этим, мы разработали функцию автоматической чистки Telegram-каналов. Это помогает поддерживать актуальный состав рабочих чатов, снижает риски утечек информации и минимизирует человеческие ошибки.

Проблема №2: Конфликты в расписаниях между департаментами

Ещё одна проблема, с которой мы столкнулись, — это конфликты в расписаниях между продуктами и департаментами. Несмотря на внедрение сервиса, мы сохранили встречи Sprint Review и занялись их апгрейдом. Но без общей картины всех мероприятий появлялись пересечения и неудобства. Для решения мы внедрили первую версию единого календаря. Он включает в себя все общие встречи, события и обучения компании, а также отображает время и место проведения Sprint Review для всех продуктов. Это позволяет лучше планировать мероприятия и избегать конфликтов в расписании.

Проблема №3: Отсутствие инструмента для благодарности

Само название сервиса Re:view предполагает обратную связь. Мы подумали, что было бы здорово, если бы обратную связь могли получать не только продукты, но и люди. В данный момент у сотрудников не было удобного инструмента, кроме личного общения, для выражения благодарности коллегам. Чтобы вдохновить коллег, мы добавили функцию, позволяющую оставлять на сервисе благодарности конкретным людям. Эти благодарности автоматически попадают в дайджест, который видят все сотрудники. Это оказалось очень простым и приятным способом улучшить настроение в команде.

Позже, на базе этого инструмента, была реализована инициатива «‎M2 Matters»‎, которая позволяла номинировать коллег в категориях, отражающих ценности компании, и голосовать всей компанией за победителей. Победители получали награды и подарки на новогоднем корпоративе, что добавило еще больше положительных эмоций.

Где мы сейчас ?

Решение локальной проблемы привело к созданию портала с множеством функций, которые будут продолжать улучшаться и развиваться.

Нам удалось достичь не только основной цели — сократить время на информирование миддл-офиса и улучшить качество этого информирования, используя единую площадку, но и побочной — быстрее и дешевле внедрять инициативы и изменения.

Что касается встреч Sprint Review — мы переосмыслили их. И на часть таких встреч стараемся чаще звать наших клиентов и внешних пользователей, например, риелторов. Но это уже совсем другая история.

Таков наш путь. Но нам интересно узнать, а был ли подобный опыт у вас? Какие решения внедряли и к чему это привело? Делитесь своими историями, а мы будем рады найти для себя новые идеи и вдохновение.