Ещё до ухода Microsoft менеджеры проектов часто переключались между двумя системами — Project использовали для планирования задач и, например, Jira для их исполнения. В этом случае они вручную или с помощью дополнительных плагинов синхронизировали данные, а также отдельно узнавали статусы у исполнителей в третьем решении или мессенджере.

При этом Project оставался самой популярной системой для ведения проектов в крупных компаниях. Мы с командой понимали, что рано или поздно Microsoft отключит российских пользователей, поэтому заранее стали готовиться к росту запросов на «полный аналог» и перепридумали своё проектное управление. 

Меня зовут Максим Тимонов, я дизайн-директор в «Первой Форме». В этой статье я покажу, какие возможности мы добавили, чтобы заменить MS Project и объединить всю проектную работу в одной системе. 

Главное о системе «Первая Форма»

«Первая Форма» — это low‑code BPM‑система, с помощью которой можно автоматизировать все бизнес-процессы компании: документооборот, управление проектами, управление продажами, В2В2С-решения, корпоративные коммуникации, создание типовых автоматизированных рабочих мест.

Например, бизнес-процесс CRM: вы регистрируете продажу, генерируете из неё проект с паспортом каждого этапа, создаёте по шаблонам документы и обмениваетесь ими с клиентом с помощью коннекторов со СБИС и Контур.Диадок, обсуждая всё это во встроенном мессенджере и по видеосвязи.

Проектное управление в «Первой Форме» развивается с 2007 года — все его функции появились как ответ на потребности клиентов. Раньше проект в платформе проектировался как бизнес-процесс, в его рамках создавались проектные и производственные задачи. 

С уходом Microsoft поток заявок на полную замену Project возрос, и я решил переработать концепцию ПУ под потребности клиентов, чтобы обеспечить им безболезненный, насколько это возможно, переход на российское решение. 

Новая концепция — это виртуальные задачи в полноценном редакторе, как в MS Project, которые можно запускать в производство и сверять план-факт.

Далее давайте рассмотрим 7 новых фич, которые максимально сближают «Первую Форму» с MS Project. 

Инлайн-планирование без модальных окон и обязательных полей

Максимально в проекте можно создать 10 тыс. задач, как и в MS Project. Это можно сделать многократным нажатием одной кнопки, заполнить названия, срок и связи также можно из проектного интерфейса.

Управлять задачами можно как из табличной части интерфейса, так и с диаграммы Ганта. Например, объединить задачи в группу можно перетаскиванием строк, а задать сроки — растягиванием соответствующей полосы на таймлайне. 

Гант по умолчанию открывается по масштабу проекта, масштабируется от часов до лет и выглядит как в Project, Wrike и ClickUp.

В проекте можно задать четыре вида связей:

• от конца задачи 1 к началу задачи 2 — зависимая задача 2 не начнётся, пока не завершится задача 1;

• от начала задачи 1 к началу задачи 2 — задача 2 не начнётся, пока не стартует задача 1;

• от начала задачи 1 к концу задачи 2 — зависимая задача 2 не завершится, пока не начнётся задача 1;

• от конца задачи 1 к концу задачи 2 — задачу 2 можно будет закрыть только после окончания задачи 1.

Также можно установить зависимость одной задачи от нескольких: например, производство нового продукта не запустится, пока не будут выбраны поставщики сырья и разработана маркетинговая кампания. Как и в Project, для задач можно устанавливать предшественников — все задачи, от которых зависит текущая. 

Связи между задачами влияют на автоматическое планирование: если начать перемещать по таймлайну одну задачу, все зависимые также будут двигаться. Также есть отдельное свойство «Старт проекта» — в нём можно установить дату начала, и первые задачи подвинутся к ней, как в иностранных системах. 

В проекте можно проставить вехи — задачи без длительности. На диаграмме Ганта они будет обозначены «ромбом». Как и в Project, для вех задаются связи с другими задачами и дополнительные условия, о которых речь пойдёт далее, в отдельном блоке.  

Базовые планы и версии проекта

В системе есть возможность сохранить четыре базовых плана, которые можно вывести на проектный интерфейс по одному или вместе. Тогда при изменении текущего плана система будет подсвечивать расхождения:

• красным, если показатели проекта при таком изменении становятся хуже;

• зелёным, если вариант из текущего плана эффективнее базового.

Базовые планы можно также править в табличной части и пересохранять. Если нужно отправить вариант на согласование, такой план можно заблокировать для редактирования. После получения акцепта на нём появится отличительный маркер.

Кроме того, вы можете создать в рамках одного проекта другую «Версию» (в Project эта сущность будет называться «Проектом»). Отличие между базовым планом и версией в следующем:

• базовый план сохраняет даты, сроки и продолжительность, не меняя состав задач;

• версия сохраняет отдельный набор задач и базовые планы для них.

Чтобы уложиться в согласованное расписание, в проектном управлении от «Первой Формы» есть критический путь. Задачи, которые ему соответствуют, подсвечиваются на Ганте красным цветом.

Большой набор ограничений и условий

Проектное управление на базе «Первой Формы» подходит для долгосрочных проектов с сотнями задач. Для гибкости вы можете настраивать дополнительные условия автопланирования. Можно зафиксировать:

• длительность в днях, и тогда трудозатраты на неё не повлияют;

• трудозатраты в часах, и тогда срок может быть любым;

• единицы в рублях, и тогда система подстроит срок и трудозатраты под бюджет и выбранные ресурсы.

Также можно задать запаздывание по дням между двумя связанными задачами, но тогда подвинуть зависимую задачу на более ранний срок не получится, и раннее начало и окончание, если вы планируете выполнить действие досрочно.

Кроме того, в системе есть восемь видов ограничений: 

• старт «как можно позже» и «как можно раньше» — гибкое расположение задачи в хронологии проекта. 

• фиксированное начало и окончание — строгие дедлайны задач.

• старт «не позже» и «не раньше» — гибкое начало с пределом по сроку.

• окончание «не позже» и «не раньше» — гибкий дедлайн.

Здесь также действует автоматизация массовой работы — если вы решите что-то подвинуть, все связанные задачи тоже переместятся. Ограничения тоже учитываются — система подсвечивает конфликты планирования и выдаёт предупреждение. 

Сейчас в системе можно настроить производственный календарь для всей компании. Он учитывается не только при распределении ресурсов и планировании сроков задач в проекте, как это происходит в Project, но и при исполнении и в автоматизациях производственных задач.

Заполнение ресурсов и показателей из проектного интерфейса

В «Первой Форме» есть две точки планирования ресурсов: в фактических задачах и в проектном управлении. Проектное управление — это множество планов, которые могут конфликтовать между собой на этапе проектирования. Эти конфликты можно заметить в фактических задачах в системе при утверждении проекта и заполнении плановых часов.

Вы можете указать множество ресурсов и процент их загрузки в рабочий день — например, по полдня каждый день. Также можно установить конкретного исполнителя-ответственного. 

При этом если вы решите забукировать, условно, 900 часов одного ресурса на три дня, система выдаст предупреждение об овербукинге и предложит или пересмотреть сроки, или добавить на задачу другие ресурсы. 

В проекте можно указать риски для каждой задачи: маленькие, средние и большие. В зависимости от них система подсвечивает задачу. 

Согласование и исполнение проекта

Перед запуском вы можете утвердить версию проекта и зафиксировать её состояние. Для каждой задачи прописываются плановый и фактический процент выполнения, между которыми рассчитывается разница на конкретную дату. Например, если вы забронировали 40 часов разработчика на пять рабочих дней, он списал уже 24, а задача выполнена на 0%, значит, что-то идёт не так и нужно вмешаться.

Текущие и плановые показатели завершения проекта тоже можно отобразить на диаграмме и в табличной части. В этом случае на ресурсных колонках появится бейдж с показателем отставания. Так вы сможете быстро отследить проблемы, без скроллинга задач и поиска по Ганту. И если в MS Project это нужно отдельно настраивать и заполнять вручную, в «Первой Форме» отставания доступны по умолчанию.

Если план и факт сильно расходятся, можно изменить всю вторую половину проекта и утвердить её заново. Тогда при изменении сроков система покажет все заданные предупреждения и автоматом перенесёт связанные задачи. После отправить версию руководителю можно одной кнопкой.

Заведение производственных задач в BPM-системе и фиксация фактических показателей

В отличие от MS Project, который предназначен только для планирования, «Первая Форма» — это система для автоматизации всех бизнес-процессов и потоков задач компании. Это значит, что вы можете перенести задачи из проекта в систему, и они распределятся по всем вовлечённым отделам на конкретные даты и ресурсы. 

При настройке процессов вы можете задать автоматическое заполнение полей, сроков, исполнителей и слотов в их календарях. Также можно автоматизировать приоритеты, бюджет, трудозатраты, тип задач и проекта. Карточка при этом будет связана с задачей в проектном интерфейсе — если обновить данные в одной, они автоматически подтянутся во вторую.

В карточках задач исполнители могут обсуждать детали, созваниваться с руководителем и вносить фактические трудозатраты. Они автоматически подтянутся в сам проект, где система пересчитает доступные ресурсы и отобразит актуальные статусы. Если сотрудники забывают фиксировать потраченное время, из проектного интерфейса можно разослать автоматическое напоминание. 

Гибкие настройки доступа

В «Первой Форме» можно настроить права доступа к любым разделам и их содержимому. Проекты не исключение — вы можете выдать право на просмотр и редактуру как всей сущности, так и версий и производственных задач.

При этом любые правки проекта можно отследить в истории изменений. В интерфейсе есть сохранённые версии, которые позволяют перейти на предыдущие шаги. Если нужно откатить всё до ранних вариантов плана, это также можно сделать из истории.

В самой BPM-системе производственные задачи также можно гибко настроить по доступам. Пользователям можно разрешить просматривать или редактировать все задачи отдела, конкретные карточки и определённые поля в них.

Будущие обновления: планирование с учётом разных календарей

В будущем появится возможность заводить разные производственные календари-графики одновременно для разных групп сотрудников:

• классический 5/2;

• график 2/2 с плавающей датой первого рабочего дня;

• разное начало рабочего дня.

Также появится представление ресурсов в разрезе исполнителей (ресурсов) по часам на день. 

Вместо итогов

Вся логика проектного управления в системе основана на кейсах клиентов, которые ранее работали в MS Project. Менеджеры могли только планировать проекты в отрыве от исполнителей. Эта логика быстрого проектирования сохранена в системе в тесной связи с BPM-процессами и глобальным планом. 

Проекты из Project можно импортировать в «Первую Форму». Для этого нужно:

• взять файл вашего проекта в формате .mpp;

• в проектном редакторе «Первой Формы» нажать «Импорт».

Если вам нужно отправить проект внешним пользователям, его можно экспортировать в PDF и Excel. 

1 октября пройдёт вебинар, на котором я покажу все эти функции в действии. Участие в нём бесплатное по предварительной регистрации. Вопросы о решении вы можете задать в этой форме или здесь в комментариях.