До появления современных методик компании управляли задачами разными способами: вели таблицы в Excel, перекидывали просьбы по почте, составляли общие списки. Но пришёл канбан — инструмент, который позволяет визуализировать рабочий процесс. Задачи отображаются на доске и перемещаются по колонкам по мере выполнения.
Этот инструмент решает сразу несколько задач: делает процесс проще и прозрачнее, объединяет в одной среде исполнителей, смежников и топов, сокращает издержки. Исследования показывают, что команды, внедрившие канбан-доски, ускоряют выполнение задач на 40% и повышают производительность на 20%.
Кроме отдела разработки, канбан применяется:
в продажах — для отслеживания лидов и сделок,
в закупках — для контроля поставок,
в проектном управлении — для мониторинга портфеля проектов,
в маркетинге — для организации контент-производства,
в других отделах — для поточной работы.
В этой статье я разберу практические сценарии использования канбан-досок в ключевых отделах компании и покажу, как адаптировать этот инструмент под разные задачи.
Содержание
Реализация канбана
Управление сделками и воронкой продаж
Управление заявками на закупку
Отслеживание портфеля проектов
Создание контента
Контроль задач разработки
Подводим итоги
Реализация канбана
Рассмотрим реализацию канбана в «Первой Форме» (система объединяет отдел продаж, маркетинг, разработку и другие команды), где этот инструмент есть по умолчанию, без интеграций по API. Процессы можно настроить с использованием разных досок, их внешний вид кастомизируется под потребности команды.
В шаблоне открытой карточки мы задаём неограниченное количество полей со своим дизайном, аналогично Jira или Notion. На канбан-досках отображается краткий вид карточек, который тоже можно кастомизировать. Шаблон гибкий — можно вывести любые параметры, в отличие от других решений, где системные поля неизменны. Количество полей при этом не ограничено только тегами и их размерами.
Одно поле или маркер может иметь несколько представлений. Например, тип оборудования в аудитории можно вывести в виде иконки проектора и микрофона, текстового описания или цветного бейджа с подписью. Примеры, которые я покажу далее — настройка канбана, а не хард-код.
Колонки канбана можно сформировать по статусам задачи или по любому справочнику. Например, базово канбан разработки будет идти по статусам, но для анализа можно переключить его вид на релизы. По вертикали доску можно сгруппировать по разработчикам — так руководитель может отследить, кто работает над задачей и для какой версии. Переключать вид могут обычные пользователи, без прав администратора.
Перейдём к описаниям сценариев, в которых можно применять эти функции канбан-досок.
Управление сделками и воронкой продаж
В отделе продаж канбан-доска отражает движение сделки по воронке, слева направо — от потенциальных лидов к закрытым продажам.
Какие задачи руководителя отдела продаж помогает решать канбан
Анализировать KPI по отчётным периодам. Для этого используют фильтр по дате — он показывает результативность команды за неделю или месяц. Канбан помогает понять, успевает ли команда выполнить KPI и на чём стоит сфокусироваться.
Также для отдела продаж настраивается автоматический подсчёт сумм сделок в шапках колонок. По ним руководитель может оценить:
общую сумму потенциальной выручки на каждом этапе воронки,
выполнение месячного плана;
этапы воронки, которым нужно внимание.
Такой подход превращает канбан-доску в инструмент финансового планирования.
Эффективнее проводить статус-встречи. Руководитель может отфильтровать канбан по менеджерам и увидеть их загрузку — сколько сделок в активной работе, распределение по этапам и так далее. Например, если у менеджера в каждом статусе несколько сделок, а до конца периода две недели, руководитель может поставить в приоритет самые доходные сделки.
Быстро ориентироваться в состоянии актуальных задач. Для этого на карточки можно вывести индикаторы:
аватар и имя клиента, сумму сделки, дату создания и последнего обновления, имя менеджера по продажам;
красный флаг «Превышен дедлайн» — для просроченных сделок;
бейдж «Эскалация» — для случаев, когда клиент не выходит на связь и нужен руководитель;
светофор маркеров с числом дней — для пометки сделок, которые долго не двигаются.
Сегментировать клиентов и управлять сезонностью. Для этого мы формируем колонки канбана по различным параметрам: отрасли клиента, его размеру, кварталу или сезону, на который приходится проект. Это позволяет переориентировать команду на наиболее перспективные сегменты.
Управление заявками на закупку
Отделу закупок канбан-доска помогает отслеживать перемещение товаров от заявки до приёмки.
Какие задачи менеджера по закупкам помогает решать канбан
Менеджер по закупкам контролирует движение поставки и соблюдение сроков, а канбан помогает оперативно устранять возникающие проблемы. Итак, какие задачи помогает решать канбан:
Управлять запросами. Новые заявки менеджер может консолидировать, выбирать и менять поставщиков, маркировать высоким приоритетом. Так заказчик, менеджер и другие участники видят актуальный статус и держат под контролем важные поставки, например, заказы дорогостоящей техники.
Контролировать финансы. Системы управления закупками могут автоматически подсчитывать стоимость и подсвечивать карточки с превышением лимита. Также доску группируют по отделам, это помогает отслеживать объём заказов, поставки и распределение бюджета.
Работать с регулярными поставками. Регулярные заказы можно автоматизировать: система будет создавать заявки, выбирать поставщиков и перемещать карточки. Чтобы синхронизировать закупки с управлением производственными ресурсами, в «Первой Форме» на карточки канбана можно вывести метки приоритета. Они будут указывать на важность доставки для производственного процесса.
В системе можно настроить ИИ-агента для общения с поставщиками и контроля доставки →
Управлять взаимоотношениями с поставщиками. Канбан подсвечивает проблемные заявки, что помогает выявлять недобросовестных поставщиков.
Отслеживать статусы. С этим тоже помогают маркеры на карточках:
краткий состав заявки;
заявитель (отдел, сотрудник или филиал);
плановые сроки;
категория товаров;
тип поставки (плановая, регулярная, срочная);
поставщик.
Отслеживание портфеля проектов
Карточки в канбане для управления портфелем представляют отдельный проект, который последовательно проходит все этапы жизненного цикла. Их набор зависит от компании и отрасли.
Как канбан помогает руководителю проектного офиса
Проводить летучки. Для этого доску фильтруют по менеджеру — это позволяет оценить, успевает ли сотрудник завершить свои проекты в срок и какой объём задач нужно выполнить.
Мониторить проекты и находить проблемные. Даже если в системе настроены все индикаторы и уведомления, руководителю нужно периодически просматривать карточки проектов. Для этого канбан группируют по объёму проектов, сумме, степени завершённости. Это позволяет сориентироваться в статусах и спланировать время руководителя.
Формировать общую картину для стейкхолдеров и топ-менеджеров. Канбан наглядно показывает ключевые особенности портфеля проектов. Здесь, как и в отделе продаж, можно вывести в колонки суммы по этапам.
Для этих задач важны визуальные индикаторы рисков:
Цветные индикаторы срока покажут, успевает ли команда до дедлайна.
Счётчик выполненных и оставшихся проектных задач.
Сравнение плана и факта по бюджету.
Маркер «Эскалация».
Визуализировать стратегическое выравнивание проектов и прогнозировать риски. Это можно сделать с помощью меток, которые покажут соответствие стратегическим целям компании и степень рисков. С их помощью руководитель проектного офиса и топ-менеджеры смогут оценить общий профиль риска всего портфеля.
В нашей системе из карточки проекта можно перейти в паспорт с ключевыми показателями, документами и диаграммой Ганта для планирования задач. Система автоматически создаст рабочие задачи, где исполнители отмечают трудозатраты и проводят встречи.
О процессе управления проектами я рассказывал в статье, где сравнивал «Первую Форму» с MS Project.
Создание контента
Во внутренней редакции или отделе маркетинга канбан-доска будет визуализировать подготовку контента от идеи до публикации.
Для нашего маркетинга мы настроили карточки так, чтобы по ним сразу были видны ключевые параметры:
Название материала.
Дедлайн до сдачи материала заказчику или на публикацию.
Продукт, к которому относится контент, или отдел, который его заказал.
Ответственный исполнитель.
По этим параметрам канбан можно отфильтровать и проанализировать процессы. Например, выявить перегрузку или узкие места — часто это проверка или согласование материалов.
Также мы группируем канбан по типу материала или исполнителю. Это позволяет руководителю отдела отследить задачи по всем направлениям и связи между ними — например, успевает ли дизайнер сделать видео или иллюстрации к статье, сможем ли мы вовремя выпустить материал.
Процессы нашего маркетинга полностью реализованы в «Первой Форме». Они готовят материалы в интегрированном редакторе, ведут в системе базу знаний по образцу Confluence, проводят встречи с экспертами и заказчиками в нашей ВКС.
Подробно о том, как всё это реализовано, читайте в статье нашего директора по маркетингу.
Контроль задач разработки
В отделе разработки канбан-доска отражает процесс создания программного обеспечения. Её типичная структура включает «Бэклог», «Приоритизировано», «В разработке», «Код-ревью», «Тестирование QA», «Готово к релизу», «Слитие в релиз» и «Завершено». Так в среднем выглядит канбан наших клиентов.
Мы в команде часто используем группировку доски по командам. Так мы можем видеть зависимости задач бэка, фронта и DevOps для полной реализации одной фичи. Это помогает сократить время доставки инкремента.
Ещё мы настроили карточки задач так, чтобы они содержали важную информацию в компактном виде:
тип задачи (баг, фича или юзерстори);
сборку;
имя и аватар заказчика задачи;
название клиента;
отдельный крупный аватар исполнителя;
приоритет;
дедлайн;
выполненные подзадачи и их общее количество;
маркеры для работы с блокерами.
Тег «Заблокировано» внедрил один из наших аналитиков. Если что-то мешает выполнить задачу, мы ставим метку, а в комментариях в карточке указываем причину: например, нужна дополнительная информация, не хватает чего-то на фронте или у исполнителя недостаточно ресурсов.
Подводим итоги
Канбан-доски эффективны для любых процессов с этапами выполнения работ — от продаж и разработки до закупок, управления проектами и производства контента. В этих сценариях канбан позволяет оперативно выявлять проблемы, перераспределять нагрузку и оптимизировать рабочие процессы.
По данным исследования Института управления проектами, канбан-доски позволяют компаниям сократить время выхода продуктов на рынок до 30%. Некоторые благодаря этому инструменту также уменьшают издержки при выполнении регулярных задач. Так, Spotify ускорил выход обновлений на 30%.
Поделитесь своими кейсами внедрения канбана для отделов. Как вы помогали сотрудникам освоить эту методологию?