Введение

Автоматизация бизнеса уже давно перестала быть просто трендом, превратясь в необходимую меру для повышения конкурентоспособности (эту мысль я уже раскрывал шире здесь). Но когда дело доходит до ее внедрения, компании сталкиваются с рядом вопросов: «Как выбрать правильные инструменты?», «Как интегрировать их в существующую инфраструктуру?» и самое главное – «Кто будет заниматься внедрением?».

Есть всего 2 пути:

• делать самим (инхауз)

• сотрудничать с интегратором

Ключевые этапы автоматизации

Независимо от выбранного пути, необходимо пройти следующие этапы:

Этап 1. Целеполагание

Определяются потребности бизнеса, от которых следует отталкиваться на всех остальных этапах – какие проблемы или задачи требуют решения с помощью новой системы или комплекса систем.

Этап 2. Анализ бизнес-процессов

Проводится детальный анализ текущих процессов в компании, чтобы понять, какие задачи нуждаются в автоматизации и какие технологии будут наиболее эффективны.

Этап 3. Разработка стратегии автоматизации

На основании анализа создается стратегия, которая включает план внедрения, оценку рисков и необходимых ресурсов.

Этап 4. Выбор технологий и решений

Важно подобрать именно те технологии, которые лучше всего подходят для решения задач компании.

Этап 5. Интеграция технологий в бизнес

Настройка выбранных решений, разработка кастомизированных продуктов и их интеграция с существующими системами для обеспечения их бесперебойной работы.

Этап 6. Тестирование

Выполняется прежде чем система будет введена в эксплуатацию, чтобы минимизировать ошибки и убедиться в ее работоспособности.

Этап 7. Обучение сотрудников

Без правильного обучения сотрудников применение автоматизации будет неэффективным, поэтому проводятся тренинги и обучающие программы для максимально продуктивной работы пользователей с новыми системами.

Этап 8. Сопровождение и поддержка

После запуска системы требуется обеспечить ее поддержку, мониторинг и обновления по мере необходимости.

Если вы хотите автоматизировать процессы компании самостоятельно за счет внутренних ресурсов, сначала честно ответьте себе на 3 вопроса:

• вы готовы пройти все эти этапы без посторонней помощи?

• вам хватает всего, что нужно для этого?

• вы сможете посмотреть на текущие процессы компании “со стороны” для объективной оценки их эффективности?

Могут ли компании справиться самостоятельно?

Основная сложность автоматизации заключается в том, что компании зачастую не обладают необходимыми ресурсами или опытом для внедрения сложных систем. Если бизнесу не хватает нужных специалистов, знаний или уверенности в перспективах самостоятельного успеха, скорее всего, эффективнее будет обратиться за помощью к интеграторам.

Конечно, вы можете справиться и своими силами, но зачем? Это как самому ремонтировать дом – долго, болезненно и без гарантий, когда можно нанять интегратора – профессионального архитектора с бригадой профильных мастеров. При этом они не просто сделают все по стандартам, но и предложат решения, о которых вы не задумывались.

Могу выделить 5 основных проблем самостоятельного внедрения систем автоматизации:

• Отсутствие необходимых навыков

Большинство компаний не обладают внутренними ресурсами для разработки и интеграции сложных автоматизированных систем. Это требует специализированных знаний в области IT и управления проектами, а также понимания специфики автоматизации.

• Отсутствие “взгляда со стороны”

Часто компании не могут объективно оценить внутренние процессы бизнеса и автоматизируют неэффективные. В результате они становятся быстрее за счет автоматизации, но остаются такими же неэффективными.

• Сложность выбора технологий

Множество компаний не знают, как выбрать подходящие инструменты среди бесчисленных предложений. Иногда выбирается та технология, которую знают внутренние специалисты, а не та, которая объективно лучше для бизнеса.

• Сложность интеграции

Системы автоматизации редко работают изолированно. Важно, чтобы они гармонично интегрировались с уже существующими решениями, такими как CRM, ERP, системы управления складом и т. п.

• Высокие риски ошибок и неправильного внедрения

Внедрение автоматизации без опыта работы с IT-проектами, должного планирования и тестирования может привести к ошибкам, сбоям, задержкам и финансовым потерям.

Почему хороший интегратор – это больше, чем подрядчик?

Системные интеграторы внедряют сложные технологические решения, интегрируют различные программные продукты, связывают их между собой и адаптируют под нужды бизнеса, автоматизируя процессы и настраивая их под конкретные задачи. Главная цель интегратора – обеспечить не только техническую настройку, но и обучение персонала, сопровождение и поддержку после завершения проекта.

Большинство компаний рассматривают системных интеграторов как технических исполнителей или услугу, но те, кто думает: «Они просто внедрят систему», – теряют суть. Интегратор – это больше, чем IT-компания, поставляющая программные решения. Это партнер вашего бизнеса, который понимает его стратегию и работает с вами на долгосрочной основе. Он помогает адаптировать технологии под вашу бизнес-модель, поддерживать рост компании и находить новые пути для повышения ее эффективности. Когда вы решаете работать с интегратором, вы доверяете ему будущее своей компании.

Плюсы автоматизации с опытным интегратором

Благодаря автоматизации системные интеграторы помогают бизнесу получить конкурентные преимущества, которые я довольно подробно описал в предыдущей статье. Но и сама работа с интеграторами дает компаниям ряд выгод:

Долгосрочные отношения вместо одноразовых проектов

Системные интеграторы часто становятся долгосрочными партнерами, сопровождая компанию на протяжении всего ее пути к автоматизации и развитию. Это позволяет бизнесу расти без необходимости искать новых подрядчиков для каждой задачи.

Внутренним командам часто не хватает ресурсов для постоянного сопровождения внедренных решений, особенно если бизнес быстро растет или требует изменений. Системные интеграторы же обеспечивают не только внедрение, но и долгосрочную поддержку систем, их обновление и развитие.

Понимание бизнеса и отраслевой опыт

Системные интеграторы видят вашу компанию не только через призму технологий, но и через бизнес-процессы. Это значит, что внедрение новых решений всегда подстраивается под нужды бизнеса, его структуру и цели. Например, интеграторы могут помочь компании не просто внедрить автоматизацию, но и построить систему, которая адаптируется к будущим вызовам. Это делает их полноценными стратегическими партнерами.

Интеграторы часто работают с разными отраслями и компаниями, что позволяет им приносить в ваш бизнес новые идеи и решения. Внутренние команды, ограниченные рамками своей сферы, могут упустить важные аспекты, а интегратор предложит подход, основанный на опыте из различных индустрий.

Опережение конкурентов за счет более быстрого внедрения

Компании, которые сотрудничают с интеграторами, оперативнее внедряют новейшие технологии, что дает им конкурентное преимущество.

Интеграторы работают быстрее за счет использования отлаженных процессов и проверенных решений. Внутренние команды обычно тратят больше времени на проектирование, настройку и тестирование систем, тогда как интеграторы могут ускорить этот процесс за счет опыта.

Снижение рисков внедрения и экономия на начальном этапе: экспертиза против неопытности

При самостоятельном внедрении компании часто сталкиваются с «ценой обучения на собственных ошибках». В отличие от внутренней команды, системные интеграторы обладают значительным опытом внедрения автоматизации, что позволяет избежать дорогих ошибок на этапе планирования и выбора технологий.

Опыт системных интеграторов в планировании и управлении проектами помогает минимизировать возможные риски. Это снижает вероятность ошибок, сбоев и связанных с ними финансовых потерь.

Снижение IT-нагрузки на внутренние команды

Работа с интегратором позволяет высвободить ресурсы внутренних IT-команд для более стратегически важных задач. Исследования показывают, что нагрузка на внутренние IT-команды может снизиться едва ли не на треть, улучшив их производительность​.

Более того, интеграторы обладают специализированными знаниями по настройке и интеграции решений с уже существующими системами. Это позволяет сэкономить время на настройку и оптимизацию процессов, особенно при интеграции с ERP или CRM​.

Оценка эффективности существующих решений

Интегратор не просто внедряет новые системы, но и оценивает, насколько эффективно работают уже существующие инструменты. Часто компании используют программное обеспечение, не зная, что его можно настроить или интегрировать более эффективно. Интегратор помогает оптимизировать даже уже работающие решения.

Адаптация к новым технологиям и трендам

IT-индустрия стремительно развивается, и не всегда внутренние специалисты могут оперативно внедрять новые технологии. Интеграторы, работающие с разными платформами, инструментами и решениями, лучше осведомлены о последних трендах и могут помочь адаптировать их для вашего бизнеса.

Сокращение зависимости от конкретных специалистов

Когда вся IT-инфраструктура поддерживается внутренней командой, компания становится сильно зависимой от отдельных сотрудников. Интеграторы создают систему, которая минимизирует такие риски за счет стандартизации процессов и документации.

Как выбрать правильного IT-бизнес-партнера?

К сожалению, выбирая системного интегратора, можно легко ошибиться.

Вот рекомендации, как этого не сделать и остановиться на правильном IT-бизнес-партнере.

У вас два пути выбора:

• по стоимости – тогда не удивляйтесь, что получите "еще одну CRM", которая ничем не отличается от остальных

• по смыслу – интегратор должен не только понимать вашу технологическую задачу и стратегию бизнеса, но и помогать выстроить этот путь

На мой взгляд, выбор по стоимости допустим для небольших компаний и в нишевом рынке. Для крупных организаций с множеством процессов нужно применять более сложные и индивидуальные критерии отбора, которые отражают ваши требования к партнеру своего бизнеса.

Чтобы выбрать интегратора, который станет настоящим бизнес-партнером, а не просто исполнителем, обратите внимание на следующие моменты.

1. Портфолио

Оцените проекты, которые интегратор реализовал в прошлом. Это даст понимание его опыта и компетенций. Особое внимание обратите на то, работал ли интегратор с многосложными системами, ERP, CRM, BPM. Неопытная компания, скорее всего, не имела дела с крупными и комплексными проектами, что может привести к многочисленным ошибкам на этапе внедрения.

Совет:

Просите кейсы с примерами внедрений крупных систем и интеграций.

2. Понимание вашей отрасли

Убедитесь, что интегратор понимает специфику вашего бизнеса и может предложить решения, которые действительно подойдут вам. Если он работал с аналогичными компаниями, его решения будут более адаптированными и эффективными.

Совет:

Просите интегратора рассказать, как были автоматизированы схожие бизнес-процессы, а также обращайте внимание на понимание им ваших терминов.

3. Гибкость и готовность к изменениям

Технологии быстро меняются, и ваш партнёр должен быть готов предложить решения, которые легко адаптируются под новые вызовы. Хороший интегратор умеет трансформироваться под бизнес-условия и запросы клиента. Плохой интегратор не готов к изменениям и требует жесткого соблюдения плана, даже если он неактуален.

Совет:

Оцените, насколько интегратор готов изменять план по мере необходимости.

4. Прозрачность и ответственность

Важно, чтобы интегратор вел открытый диалог с клиентом на всех этапах проекта, был готов объяснить свои действия и предложить оптимальные пути решения возникающих проблем. Хороший интегратор предоставляет прозрачные отчеты и обновления на каждом этапе проекта. Плохой интегратор может скрывать задержки или проблемы до последнего.

Совет:

Убедитесь, что интегратор использует инструменты управления проектами с возможностью отслеживать прогресс в реальном времени.

5. Наличие отзывов и рекомендаций

Наличие положительных отзывов от реальных клиентов – верный признак хорошего интегратора. Плохой интегратор часто не имеет отзывов или предлагает «подозрительно идеальные» рекомендации. Также обратите внимание на репутацию в отрасли и признание от партнеров и вендоров. Плохой интегратор может быть малоизвестен или иметь сомнительную репутацию.

Совет:

Проверьте репутацию интегратора на профессиональных площадках и форумах, попросите референс-звонки с его клиентами, обратитесь за рекомендациями к вендору.

6. Честность в сроках и бюджете

Хороший интегратор будет честен относительно сроков и бюджета, предупреждая о возможных рисках и сложностях. Плохой интегратор обещает невозможное, занижая сроки и бюджет, но увеличивает их по ходу проекта.

Совет:

Сравните предложения разных компаний, чтобы избежать слишком низких и нереалистичных оценок.

7. Технологический стек

Узнайте, с какими технологиями и платформами работает интегратор, чтобы понять, насколько он соответствует вашим требованиям. Хороший интегратор всегда находится в курсе новейших технологий и решений. Плохой интегратор использует устаревшие инструменты, которые могут не соответствовать текущим потребностям бизнеса.

Совет:

Спросите о новых технологиях, с которыми интегратор недавно работал, и о том, как они могут быть применены в вашем бизнесе.

8. Ориентация на бизнес-результаты

Хороший интегратор не просто внедряет системы. Он помогает вам достичь конкретных бизнес-результатов: увеличить прибыль, сократить издержки, улучшить клиентский опыт. Плохой интегратор фокусируется на технических метриках без связи с бизнес-целями.

Совет:

Убедитесь, что интегратор понимает, какие бизнес-результаты вы хотите достичь и как система поможет этого добиться.

9. Поддержка и сопровождение

Интегратор должен быть готов предоставить поддержку даже после завершения проекта, помогая компании адаптироваться к изменениям и улучшать уже внедренные решения.

Совет:

Уточните, есть ли у интегратора регламентированный процесс поддержки клиентов после внедрения, время доступности поддержки и регламентированная скорость обработки обращений (SLA).

10. Проактивный подход

Хороший интегратор не ждет, когда вы укажете на проблему. Он проактивно предлагает решения до того, как возникнут сложности. Плохой интегратор реагирует только на конкретные запросы клиента, не инициируя улучшений самостоятельно.

Совет:

Обсудите, как интегратор работает с потенциальными рисками и инициативами по улучшению.

Заключение

Таким образом, системный интегратор как IT-бизнес-партнер – это не просто технические специалисты, а стратегический игрок, который помогает вашему бизнесу не только внедрять новые технологии, но и использовать их для достижения конкретных целей. В эпоху, когда технологии становятся главным конкурентным преимуществом, правильный интегратор превращает их в актив, который помогает компании быть гибкой, продуктивной и готовой к любым изменениям на рынке.

PS

Приготовил для вас небольшой тест, который поможет оценить общую готовность компании к самостоятельной автоматизации.