За год, толком не прибавилось информации – как на практики можно применять GenAI инструменты (ChatGPT, Claude, Deepseek и им подобные). В выигрыше разработчики, кажется, потому что для них больше всего выгоды в виде написания тонны кода (проблема с его ревью только). Но другие сферы – все еще идет попытка практически понять границы применимости или хотя бы возможности инструмента. Это косвенно подтверждается тем, что ChaGPT, несмотря на ошеломительный успех и сотни миллионов пользователей, имеет только 30% WAU (Weekly Active Users). То есть, только 30% пользователей заходят раз в неделю, постоянно.

Я же для себя поставил цель понять, как может GenAI инструмент использоваться на практике для менеджера. Человек, который постоянно коммуницирует, работает с командой, людьми. И в целом, нахожу ряд полезных сценариев. Один из сценариев – подготовка ко встречам 1:1.

Прежде чем погрузиться в детали, давайте ответим на фундаментальный вопрос: зачем нам нужны эти встречи?

Встреча 1:1 – это диалог между менеджером и сотрудником в безопасной обстановке. Такие встречи стали популярны в конце 90-х на Западе и постепенно пришли в постсоветское пространство, особенно стали актуальными во время пандемии COVID-19, когда взаимодействие in-person практически свелось к нулю.

Основные цели встреч 1:1:

• Построение доверительных отношений Как гласит совет: "Ваши проекты могут зависеть от технологий, но они реализуются людьми."Получение обратной связи о работе команды и проектах

• Оценка эмоционального состояния сотрудника и его уровня вовлеченности

• Выявление потенциальных проблем до того, как они станут критическими

• Поддержка карьерного роста сотрудника

• Донесение организационных изменений в персонализированном формате

И эти аспекты мы рассмотрим в статье. Если вам интересно узнать подробнее про принципы проведения встреч 1:1, рекомендую почитать вот эту статью. Или же, опыт менеджера из Spotify, где он структурировал подход к проведению таких встреч.

Важно понимать: в последние годы soft skills выходят на первый план для менеджеров, опережая по значимости hard skills (планирование, работа с рисками). Встречи 1:1 – отличный инструмент для развития таких навыков.

Дисклеймер

В этой статье я попытался структурировать и предложить вариант, как выстроить систему для вашей работы с командой. Вам необязательно следовать всей системе, но я призываю вас попробовать это сделать.

Мы не предлагаем конкретную систему, которую вы можете использовать. Но часть фич, о которых мы упоминаем используются в платных тарифах ChatGPT, Claude, Perplexity, Grok (например, проекты и долговременная память). Также, важно уточнить, что все примеры ответов которые опубликованы – уникальные. Использование вами промптов, в вашей ситуации, могут дать другие ответы.

Важно! Этические рекомендации

• Всегда проверяйте сгенерированные рекомендации на соответствие корпоративной культуре и этике

• Используйте GenAI как советчика, а не замену вашему суждению

• Не сохраняйте в GenAI конфиденциальную информацию о сотрудниках

• Будьте прозрачны с сотрудниками о том, что используете технологии для подготовки

Как подготовиться ко встрече?

Подготовка ко встрече 1:1 – ключевой фактор ее успеха. GenAI может значительно облегчить этот процесс.

Определение целей встречи

Первый и главный вопрос: зачем вам нужна эта конкретная встреча? Менеджер из Spotify, упомянутый в статье выше, отмечал, что качество его встреч 1:1 значительно улучшилось после прояснения их целей. Начните с такого промпта:

Помоги мне определить цели для предстоящей встречи 1:1 с моим сотрудником [имя]. Вот контекст:

- Мы работаем над проектом [название] уже [срок]
- Последняя встреча была [когда]
- На прошлой встрече мы обсуждали [темы]
- За это время произошли следующие изменения: [изменения]

Несмотря на краткость промпта, Claude предложил вполне логичные варианты продолжения диалога. Вариант от GigaChat'a тоже приемлемый, но менее эмоциональный и поддерживающий, стиль "строгого менеджера".

Альтернативно же, GenAI может задать вам вопросы (для ответа использовался режим Socratic, который подразумевает процесс коучинга и обучения автора промпта). И попытка дать ответы на эти вопросы – это уже процесс подготовки ко встрече.

Подготовка структуры встречи

GenAI может помочь адаптировать стандартную структуру встречи под конкретную ситуацию.

На основе следующего базового плана встречи 1:1, помоги мне адаптировать его для встречи с [имя сотрудника], учитывая, что:

- У нас есть [X] минут
- Нам обязательно нужно обсудить [важные темы]
- На прошлой встрече мы договорились о [договоренности]

Базовый план:
1. Приветствие и неформальное начало
2. Что сотрудник хочет обсудить
3. Проверка договоренностей с прошлой встречи
4. Обсуждение текущей работы
5. Обратная связь
6. Неформальное общение
7. Фиксация новых договоренностей

Опять же, при кажущейся простоте и если вы сталкиваетесь со сложностью или нехваткой времени для структуризации материала, то GenAI инструменты отличные помощники:

Подготовка к сложным разговорам

Часто встречи 1:1 используются для проведения сложных разговоров, например, для предоставления конструктивной обратной связи. GenAI может помочь сформулировать мысли так, чтобы сохранить продуктивные рабочие отношения.

Мне нужно дать конструктивную обратную связь сотруднику о [проблема]. Вот факты:

- [факт 1]
- [факт 2]
- [факт 3]

Как я могу структурировать эту обратную связь, чтобы:
1. Четко объяснить проблему, основываясь на конкретных фактах
2. Объяснить, почему это важно исправить
3. Вовлечь сотрудника в поиск решения
4. Сохранить позитивный настрой разговора

Важно то, как вы планируете провести встречу. Предложенный промпт ориентирован на то, что вы, как менеджер, хотите помочь вашему сотруднику, а не обвинить его, совместно проработать кейс, и запустить процесс развития вашей команды.

Подготовка вопросов для сотрудника

GenAI может помочь сформулировать открытые вопросы, которые позволят сотруднику раскрыться.

Сгенерируй 5-7 открытых вопросов для встречи 1:1 с сотрудником, которые помогут мне:
1. Узнать о его текущем эмоциональном состоянии
2. Выявить возможные сложности в работе
3. Понять его карьерные амбиции
4. Получить обратную связь о моем стиле управления

Открытые вопросы хороши тем, что дают сотруднику возможность высказать то, что он думает, а не то, что вы хотите услышать и манипулятивно влияете на это через вопрос.

Использование профиля сотрудника для персонализации встречи

Персонализация встречи 1:1 с учетом индивидуальных особенностей сотрудника может значительно повысить ее эффективность. Давайте рассмотрим, как описать профиль сотрудника для GenAI и какие промпты использовать.

Как создать профиль сотрудника для GenAI

Для максимальной пользы от GenAI, создайте детальный профиль сотрудника, включающий:

1. Профессиональная информация

• Должность и роль в команде

• Опыт работы (в компании и общий)

• Ключевые навыки и компетенции

• Текущие проекты и задачи

2. Личностные характеристики

• Стиль коммуникации (прямой/непрямой, формальный/неформальный)

• Предпочитаемый стиль получения обратной связи

• Явные мотиваторы и демотиваторы

• Особенности характера (интроверт/экстраверт, детальный/общий подход и т.д.)

3. История взаимодействия

• Ключевые темы прошлых встреч 1:1

• Предыдущие договоренности и их выполнение

• Значимые рабочие события (успехи, неудачи, конфликты)

• Долгосрочные цели, о которых вы знаете

Создание такого профайла не будет легкой задачей. Но мы не призываем делать это со всеми и для всех. Возможно, в вашей команде есть люди, с которыми вам сложно вести диалог или еще не получилось завоевать доверие. Поэтому, описание такого профиля, особенно с учетом личностных характеристик поможет вам найти с ним общий диалог.

GenAI в сегодняшнем исполнении может отлично адаптироваться эмоционально под собеседника. Вот пример ответа ChatGPT одного из участников. Они в семье использовали один аккаунт для двух человек, и система это способна идентифицировать.

Следующая серия промптов должна дать вам идеи о структуризации диалога с GenAI.

Пример создания профиля

Профиль Марии для подготовки к встрече 1:1:

Профессиональная информация:
- UX-дизайнер, в компании 1,5 года
- До этого 3 года работала в агентстве
- Сильные стороны: исследования пользователей, визуальный дизайн
- Развивающиеся области: проектирование сложных систем
- Текущий проект: редизайн админ-панели, есть задержки по срокам

Личностные характеристики:
- Общительная, легко находит контакт с командой
- Предпочитает прямую обратную связь, но чувствительна к публичной критике
- Высоко мотивирована признанием качества ее работы
- Демотивируется рутинными задачами и микроменеджментом
- Любит творческую свободу и возможность экспериментировать

История взаимодействия:
- На прошлой встрече обсуждали сложности с текущим проектом и возможные пути решения
- Мария упоминала интерес к UX-исследованиям и желание развиваться в этом направлении
- Договорились о том, что она пройдет онлайн-курс по UX-исследованиям (должна завершить на этой неделе)
- Недавно получила положительные отзывы от клиента за концепцию нового дизайна

Промпты для персонализированной подготовки

Общий промпт для персонализации

На основе профиля сотрудника, который я предоставил, помоги мне подготовиться к предстоящей встрече 1:1:

[ПРОФИЛЬ СОТРУДНИКА]

Пожалуйста, предложи:

1. Оптимальную структуру встречи с учетом особенностей этого сотрудника
2. 5-7 персонализированных вопросов, которые будут резонировать с его/ее интересами и стилем коммуникации
3. Рекомендации по моему поведению и стилю коммуникации для максимально продуктивной встречи
4. Потенциальные темы, которые могут быть особенно важны для обсуждения, исходя из профиля

Промпт для работы с конкретной ситуацией

Учитывая профиль Марии и следующую ситуацию, помоги мне подготовиться к встрече 1:1:

[ПРОФИЛЬ МАРИИ]

Ситуация: Мария недавно пропустила важный дедлайн по проекту редизайна админ-панели. Это нетипично для нее, обычно она очень ответственная. Команда разработки выразила беспокойство по поводу задержки.

Мне нужно:

1. Обсудить ситуацию с дедлайном, не демотивируя ее
2. Понять причины задержки
3. Предложить поддержку, если это необходимо
4. Разработать план действий по проекту

Учитывая ее личностные особенности, как лучше структурировать этот разговор?

Claude видит ситуацию вот так. В целом, структурно, я бы построил диалог схожим образом.

Промпт для долгосрочного развития

Основываясь на профиле Дмитрия, помоги мне подготовить часть встречи 1:1, посвященную его долгосрочному развитию:

[ПРОФИЛЬ ДМИТРИЯ]

Я хочу:
1. Обсудить его карьерные амбиции более детально
2. Предложить 2-3 конкретных направления развития, которые соответствуют его интересам и сильным сторонам
3. Подготовить вопросы, которые помогут ему глубже осознать свои карьерные цели
4. Спланировать возможные проекты или инициативы, которые могли бы способствовать его росту

Учитывая его аналитический склад ума и предпочтение структурированных дискуссий, как лучше построить эту часть разговора?

Еще примеры промптов

Давайте рассмотрим более детальные примеры промптов, которые менеджер может использовать для подготовки к различным типам встреч 1:1. Опять же, все примеры направлены на расширение вашего кругозора, чтобы вы понимали, как и что спрашивать. Крайне рекомендует опробовать их!

Для регулярной встречи с сотрудником

Я готовлюсь к еженедельной встрече 1:1 с Анной, разработчиком в моей команде. Она работает у нас уже 2 года. На прошлой неделе она завершила важный проект, но выглядела уставшей. Помоги мне подготовить план 30-минутной встречи, включая:
1. 2-3 вопроса для проверки ее эмоционального состояния
2. Способ обсудить потенциальное выгорание, не вызывая у нее чувства неловкости
3. Как правильно выразить благодарность за завершенный проект
4. 2-3 вопроса о ее планах и амбициях на следующие 6 месяцев

Для первой встречи с новым сотрудником

У меня первая встреча 1:1 с Михаилом, новым аналитиком, который присоединился к команде всего неделю назад. Помоги мне подготовиться к этой встрече:

1. Какие вопросы помогут мне лучше узнать его как профессионала и человека?
2. Как лучше объяснить формат и цели наших будущих встреч 1:1?
3. Какие темы стоит обсудить, чтобы помочь ему быстрее адаптироваться?
4. Как узнать о его ожиданиях от работы и нашего взаимодействия?

Для обсуждения карьерного роста

Сегодня у меня запланирована встреча 1:1 с Еленой, которая работает в команде уже год. Она недавно намекнула, что хотела бы обсудить возможности роста. Помоги мне подготовиться:

1. Какие вопросы помогут мне лучше понять ее карьерные амбиции?
2. Как структурировать разговор о возможных путях развития в нашей компании?
3. Какие развивающие задачи я мог бы предложить, учитывая, что у нас нет открытых позиций для повышения в ближайшие 6 месяцев?
4. Как обсудить ее сильные стороны и области для развития в контексте карьерного роста?

Для разговора о низкой производительности

Мне предстоит сложный разговор с Сергеем на встрече 1:1. В последние два месяца его производительность заметно снизилась. Есть конкретные факты:

- Пропустил два дедлайна
- Качество кода упало, коллеги отмечают много ошибок
- Стал менее активен на командных встречах

Я не знаю причин такого изменения. Помоги подготовиться к разговору:

1. Как начать этот сложный разговор?
2. Какие вопросы задать, чтобы выявить возможные причины?
3. Как сформулировать обратную связь, чтобы она была конструктивной?
4. Как вместе выработать план улучшения ситуации?

После встречи

После проведения встречи 1:1 GenAI может быть чрезвычайно полезен для рефлексии, анализа и планирования дальнейших действий.

Анализ проведенной встречи

Я только что провел встречу 1:1 с [имя сотрудника]. Вот мои заметки о ходе встречи:

[ЗАМЕТКИ О ВСТРЕЧЕ]

Помоги мне проанализировать эту встречу:
1. Какие ключевые моменты и инсайты можно выделить?
2. Какие потенциальные проблемы или возможности были упомянуты, но могли остаться недостаточно проработанными?
3. Что я мог бы улучшить в своем подходе к проведению этой встречи?
4. Какие темы стоит продолжить на следующей встрече?

Пример того, как отреагировал Claude на наш диалог с Владимиром – достаточно информативный. Ниже скрины ответов.

Формулирование последующих действий

В ходе встречи 1:1 с [имя сотрудника] мы достигли следующих договоренностей:

[СПИСОК ДОГОВОРЕННОСТЕЙ]

Помоги мне:

1. Структурировать эти договоренности в формате: кто, что, когда будет делать
2. Расставить приоритеты для этих задач
3. Определить, какие ресурсы или поддержка могут потребоваться для их выполнения
4. Создать шаблон письма для отправки сотруднику с четким изложением наших договоренностей

Подготовка к следующей встрече на основе текущей

Основываясь на моих заметках о сегодняшней встрече 1:1 с [имя сотрудника]:

[ЗАМЕТКИ О ВСТРЕЧЕ]

Помоги мне подготовить "мостик" к нашей следующей встрече через две недели:
1. Какие темы обязательно нужно продолжить?
2. На что мне следует обратить внимание до следующей встречи?
3. Какие дополнительные вопросы стоит подготовить, чтобы углубить наиболее важные темы?
4. Какие материалы или информацию полезно было бы собрать до следующей встречи?

Отслеживание прогресса и паттернов

Для долгосрочной работы с сотрудником полезно отслеживать повторяющиеся темы и прогресс. GenAI может помочь выявить паттерны из серии встреч. Опять же, нужно иметь ввиду, что делать заметки после каждой встречи – требует собственной системной работы. Дополнительно отметим, что промпты эти и выше предполагают, что у вас еще нет чата с историей встреч. То есть – все это рекомендация "как начать"

У меня есть заметки с последних 5 встреч 1:1 с [имя сотрудника]:

Встреча 1 (дата): [заметки]
Встреча 2 (дата): [заметки]
Встреча 3 (дата): [заметки]
Встреча 4 (дата): [заметки]
Встреча 5 (дата): [заметки]

Пожалуйста, проанализируй эти встречи и помоги мне выявить:
1. Повторяющиеся темы или проблемы
2. Прогресс по ключевым обсуждаемым вопросам
3. Изменения в настроении или мотивации сотрудника
4. Невыполненные обещания или договоренности (с обеих сторон)
5. Долгосрочные тенденции, которые могут требовать моего внимания

Рефлексия собственного стиля управления

GenAI может быть полезен для анализа вашего собственного стиля проведения встреч 1:1.

За последний месяц я провел 12 встреч 1:1 с разными членами команды. Вот мои наблюдения о том, как эти встречи обычно проходят:

[НАБЛЮДЕНИЯ]

Помоги мне проанализировать мой стиль проведения встреч 1:1:
1. Какие паттерны ты замечаешь в моем подходе?
2. Какие потенциальные слепые зоны у меня могут быть?
3. Что я мог бы улучшить в своем подходе к этим встречам?
4. Какие техники или приемы мне стоит попробовать для повышения эффективности этих встреч?

Заключение

Смотря на все эти пропмты, у вас могут возникнуть сомнения, что GenAI может быть вам в чем-то полезен. Как следствие, у вас будет возникать недоверие к результатам. Тем не менее, хочу напомнить вам пример картинки выше про способность GenAI анализировать тон ваших эмоций.

К тому же, необязательно доверять тому, что вы будете получать в ответ от GenAI. Важно то, что потенциально ответы могут запустить процесс вашей рефлексии, что уже даст положительный результат. Не прямой эффект, а косвенный.

Я задумывал эту статью, чтобы показать возможности продуктов сегодня и помочь вам преодолеть недоверие к инструментам. Вероятно, ответы, которые мы привели в нашем уроке, не будут подходить вашему стилю управления. И это нормально, как мы упомянули - GenAI способность подстроиться под ваш стиль и удовлетворять вашим запросам.

Это далеко не все практические кейсы, в которых GenAI может помочь менеджеру – о многих я рассказывал в уютном бложике постоянно. Сюда же, не так оперативно информация выносится :)

Мне не менее интересно узнать, а стали ли вы использовать как-либо GenAI для вашей работы?