Как мы уже рассказывали в предыдущих постах, прежде, чем создать PTYSH мы попробовали всё мы протестировали множество систем управления проектами и задачами, чтобы выбрать хорошие идеи для собственной разработки. Была проделана не просто колоссальная, а титаническая работа, результат которой обидно просто так забыть, тем более, что выбор системы управления проектами нередко ставит в тупик самых искушённых руководителей. Ещё сложнее выбрать систему для web-студии. Вы спросите: «Так это, вы что, создали кучу аккаунтов и протестировали все эти системы за меня?»
Прежде, чем погрузиться в лонгрид о системах, коротко определим, какие потребности мы учитывали. Что такое web-студия? Это компания, внутри которой происходит очень быстрая работа одновременно над несколькими проектами, каждый из которых может находиться на разном этапе. Таким образом, сотрудники вынуждены жёстко приоритизировать задачи и помнить о самых незначительных деталях, которых при создании и управлении сайтами не счесть.
Исходя из этого, мы будем искать:
Конечно, окружение таск-менеджера также не будет обделено вниманием, но акцент будет сделан на перечисленные параметры. И да, все скриншоты кликабельны — можете рассмотреть их поближе.
В этот раздел попали системы, которые привычно используются, например, как багтрекер или система управления инцидентами и тикетами, но заслуживают внимания и как таск-менеджеры. Оговорюсь сразу — большинство из них слишком сложны и громоздки для бизнес-процессов web-студии, но всё же представляют интерес.
Пожалуй, это самая необычная система из всех, что мне пришлось изучить. Магия IT-ретро начинается с самого процесса установки, когда приходится разворачивать сервер-менеджер на десктопе, вручную создавать чистую базу данных и затем уже заходить в web-интерфейс системы, попутно поглядывая за состоянием базы. Столь же необычен и интерфейс, пришедший к нам из середины 2000-х. Впрочем, это не лишает TrackStudio неплохих возможностей управления проектами. Если кто-то надумает разбираться, сильно рекомендую вооружиться документацией: там много полезного и для пользователей и для разработчиков. Лично меня успокоило название раздела «Как управлять миром с помощью TrackStudio». Собственно, этим я и занялся. Сразу скажу, что TrackStudio — история совсем не для web-студий, потому что таким, как мы, это просто не нужно. Такой функционал и мощные инструменты доработки больше подойдут крупным компаниям, зажимающим деньги на дорогие системы или же компаниям-девелоперам: на мой взгляд, TrackStudio можно заточить и под систему управления разработкой, и под багтрекер, и под систему управления тикетами и инцидентами. Несмотря на такое заявление, я всё же остановлюсь на управлении проектами подробнее.
Задачи собираются на рабочем столе системы и одновременно имеют представление в виде дерева. Главной сущностью является проект, в котором можно создавать другие проекты и задачи. С помощью TrackStudio можно создавать различные категории задач (баги, требования, информация и проч.), они будут отображаться в привязке к проекту. Категория задач требует настроить связи между категориями (где может создаваться задача) и позволяет настраивать триггеры (тогда при создании и редактировании задачи может исполняться созданный пользователем скрипт). По всем проектам можно построить отчёты в виде списка, детализации, отчёт о распределении, о затраченном времени, о структуре задач, тренд, табель и диаграмму Ганта. Некоторые отчёты выгружаются в XML и формате MS Project, это кому-то может быть нужным для подгрузки во внешние системы. Диаграмма Ганта не далеко ушла от интерфейса системы, выглядит довольно олдскульно и работает только как отчёт — перетаскивать и редактировать линейки не получится.
TrackStudio — сильное и интересное решение для тех, у кого есть навыки программирования и время на длинный старт. Убеждён, при долгой настройке и подготовке система может принимать любое обличие и надёжно решать различные задачи, тем более, что её можно настроить для любой СУБД. Однако для скромной (да и не скромной тоже) web-студии решение слишком сложное, к тому же в TrackStudio нет готового удобного механизма завершения задач, чек-листов, быстрых моделей управления задачами (назначения, делегирования, контроля и проч.).
В сети можно прочитать тысячи хвалебных отзывов, посвящённых Redmine. Причём хвалят его и как багтрекер, и как таск-менеджер, а значит, мы не имеем права пройти мимо. Признаюсь честно, мне не часто приходилось работать с командной строкой в Windows, но Redmine решилзабрать мою душу приучить меня к ней. Я обложился мануалами и за долгую ночь научился прямо из командной строки ставить Ruby, DevKit к нему, разворачивать СУБД MySQL и запускать Redmine как службу в Windows. Но речь идёт всё ещё о web-студиях, зачем им столько мороки, неужели нет какого-нибудь готового установочного пакета для людей, не обременённых знанием разработки или системного администрирования? Ответ я нашёл в комментариях к посту на Хабре.
Bitnami разворачивает Redmine в считанные минуты. Итак, если вы не любитель перечисленных выше операций, запускаем Redmine в браузере и используем его как систему управления задачами.
Redmine очень прост: минималистичный дизайн, простое меню и хороший набор понятных настроек. Перед тем, как приступить к работе в таск-менеджере, стоит зайти в настройки в разделе «Администрирование»: там можно создать кастомные наборы трекеров, категорий задач, задать наборы колонок, которые будут отображаться в списках задач. Такая подготовительная работа позволит управлять задачами изначально упорядоченно.
Задачи в проекте создаются просто: название, поле описания, степень готовности, трудозатраты, дедлайн, статус. Менять статус выполнения (в том числе закрывать) можно только посредством редактирования задачи. Чек-листы не предусмотрены. Все задачи отображаются в виде календаря и на диаграмме Ганта: при наведении курсора на отрезок задачи можно видеть её карточку, перетаскивание элементов мышью не предусмотрено. В отдельном окне можно видеть документы проекта, вести обсуждение на форуме, создавать и наполнять полезной информацией Wiki.
На мой взгляд, Redmine хорош именно благодаря многочисленным настройкам (ну и бесплатности, конечно). Хорош он и как багтрекер, и как таск-менеджер, особенно для компаний, в которых задачи не требуют детального дробления, но активно обсуждаются и важно сохранить накопленный опыт обсуждения.
Раз уж речь зашла о Redmine, то остановимся и на Jira — ещё одной системы, популярной у разработчиков. При запуске Jira предлагает пользователю выбрать необходимые модули: разработчикам — Scrum, Kanban, Basic software development; бизнесу — process management, project management, task management. Интерфейс системы на английском языке, в базовой поставке можно выбрать русский язык заведения задач. Однако есть и русскоязычная локализация, её можно добавить в плагины системы и использовать Jira на родном языке. Кстати, раз уж речь зашла о плагинах, Jira предлагает множество полезных add-ons, среди них есть, что выбрать.
Итак, при создании Jira мы выбрали Project management, а это значит, что основная сущность этого раздела — проект. Внутри проекта регистрируются задачи с помощью формы, в которой определены поля для даты дедлайна, ответственного, вложений, форматируемого описания, фолловеров, приоритета, меток и комментариев. При необходимости ненужные поля можно исключить, сохранив пользовательский набор полей заведения задачи. Внутри задачи создаются подзадачи в виде списка, в котором отображается статус выполнения. Все задачи и подзадачи отображаются в левой панели списком, рядом открывается описание выбранного элемента. Выполненные таски можно отображать в общем списке, выбрав соответствующую опцию. По итогам работы можно построить отчёты на основе готовых шаблонов. Итоги по активностям и структуре задач доступны в разделе Summary.
В целом Jira вполне удобна для работы с проектами, работу с фрилансерами можно вынести в отдельный раздел. Если компания больше ориентирована на разработку, то Jira будет отличным выбором: каждое подразделение будет работать в своём проекте и в то же время в единой функциональной системе.
Собственно, на Jira настала пора закончить с извращениями и рассмотреть системы, более подходящие для поставленных задач.
Эти системы в свою очередь делятся на две части: где управление проектами — модуль и где управление проектами и задачами — практически единственная цель существования программы. Поясню, почему иногда целесообразно покупать CRM/ERP/xRM с модулем таск-менеджмента. Если компания стартует как небольшая студия, но имеет в планах расширение портфеля услуг и омниканальное продвижение, то стоит сразу присматриваться к комплексным решениям, чтобы потом мучительно не интегрировать весь необходимый для работы софт. Поверьте, нет ничего плохого, если ваши продажники изначально начнут вести клиентов в CRM — вы от этого только выиграете, получив управляемую клиентскую базу. С другой стороны, если вы решили развиваться только в одном направлении (например, быть web-студией и стать самыми крутыми именно в этом), то стоит ограничиться инструментом, наиболее подходящим именно основным задачам. Итак…
amoCRM в левом тулбаре предлагает вкладку «Задачи», в которой непосредственно можно добавлять задачи и управлять ими. Также допускается назначение задачи из карточки сделки и карточки контакта. Изначально amoCRM предусматривает два типа задач: follow-up и встреча. Этого, конечно, недостаточно, поэтому буквально в пару кликов можно создать множество кастомных типов задач: например, звонки, разработка, дизайн и всё, чего требует ваша деятельность. Форма добавления задачи довольно скудная: выбор даты и точного времени, указание контакта или сделки, связанного с задачей (на самом деле, в поле можно внести любые данные), для кого задача (выбор из списка сотрудников в системе), тип задачи и комментарий (удивительно, но является обязательным полем, пока не заполните, задачу сохранить не удастся). Возможность создания вех и подзадач так и не удалось найти, а для любой web-студии это важный момент: кто работал с сайтами, текстами, рекламой прекрасно знают, что каждая задача может разделяться на внушительный список подзадач, каждая из которых имеет свои сроки, ответственных и т.д.
Задачи в amoCRM могут отображаться в виде списка, однодневного календаря с делениями времени, календаря на месяц, а также to-do line, на которой видны задачи на сегодня и задачи на завтра. Чтобы закрыть задачу из to-do line, следует мышью перетянуть её вниз и тогда появится ещё одна line с отрезками: удалить, послезавтра, сл.неделя, сл.месяц, завершить. Честно говоря, очень неочевидное интерфейсное решение — мне его помогло найти только понимание стандартных интерфейсов. Думаю, начинающий менеджер надолго бы завис. В списочном представлении задачи закрывать проще, для этого достаточно поставить хинт (галочку) у названия задачи и откроется меню: открыть задачи, закрыть задачи, удалить. При попытке закрыть задачу всплывёт окно с предложением указать результат. Закрытые таски не отображаются в панели задач, но их можно найти на рабочем столе amoCRM в «Последних событиях» и в соответствующей сделке. Из приятного — отображение количества поставленных, выполненных и просроченных задач на дашборде рабочего стола amoCRM. Этот дашборд, конечно, не вот нужная штука, но красиво. Поскольку речь идёт о CRM, возможно проставлять сумму сделки, отслеживать этапы взаимодействия с клиентами (воронка).
В общем, amoCRM не совсем вписывается в потребности управления задачами web-студии. Прежде всего потому, что это CRM, нацеленная в первую очередь на решение проблем отдела продаж. Сам по себе модуль управления задачами не имеет необходимого для студии функционала.
Задачи фактически лежат в основе Битрикс24. При их создании устанавливается название, инициатор, соисполнители, приоритет, планируются сроки начала и окончания работ по задаче. Внутри задачи можно создать чек-лист с подзадачами — это очень удобно для контроля этапов выполнения работы или списка дел сотрудника. Задачу можно отнести к проекту, который может быть создан по нужному пользователю критерию (отделу, работе, направлению, офису и проч.). Для задачи можно выбрать фолловеров или сотрудников, которым она делегируется. Однородные задачи можно сделать цикличными или создавать в дальнейшем с помощью сохранённых шаблонов. Все задачи подразделяются по статусам и могут отображаться как в табличной форме, так и на диаграмме Ганта. В случае Битрикс24 управлять задачами можно прямо на линейках диаграммы: по клику правой кнопкой мыши открывается меню управления задачей, левой — открывается карточка задачи. Кстати, в Битрикс24 возможно создавать рабочие группы для внешних пользователей.
В плане работы с задачами Битрикс24 точно не подведёт. Однако сама по себе система — целый корпоративный портал с модулем управления продажами и CRM. Для web-студии система явно перегружена. Впрочем, эти слова можно отнести абсолютно ко всем изученным нами CRM. В большинстве систем задачи и планировщики удовлетворяют практически всем требованиям, но нужно ли это компании? Дело тут даже не в стоимости софта, а в том, что у каждого сотрудника перед глазами будет множество ненужного функционала, который будет только запутывать и отвлекать — так просто неудобно работать. Однако, как я уже говорил, если вам нужно расширенное управление продажами и клиентами, контроль исполнения KPI и учёт, присмотритесь к комплексным системам.
Мегаплан изначально позиционировал себя как система управления проектами. Постепенно он в угоду рынку стал маскироваться под CRM, что, впрочем, не противоречит определению системы управления взаимоотношениями с клиентами. Однако именно модуль управления проектами и постановки задач в Мегаплане реализован довольно сильно, с учётом мельчайших деталей. Первое преимущество — это иерархия и вложенность задач: внутри проекта создаются задачи, подзадачи, вехи, дела, подпроекты. Такая иерархия позволяет организовать работу и фактически построить карту проекта, доступ к каждому элементу можно получить, кликнув на ссылку названия задачи, подзадачи и т.п.
Форма создания задачи предусматривает большой набор полей, из которых минимум относится к обязательным. Внутри задачи устанавливается ответственный, возможный бонус за исполнение, дедлайн, права доступа к полям. В дополнительных полях можно проставить продолжительность, дату старта и финиша задачи, установить плановые трудозатраты. Среди участников задачи опционально можно указать соисполнителей, аудиторов, заказчика. При необходимости можно настроить правила повторения задачи каждый день, неделю, месяц или год. Подзадачи создаются в схожих формах. Задачи и подзадачи можно завершать, редактировать, снимать, удалять, ставить на паузу, делегировать и даже проваливать (по сути, завершать без результата и работы по задаче). Проваленные и завершённые задачи отображаются в списке серым цветом, по желанию пользователя их можно скрыть. В Мегаплане задачи можно отображать как в виде списка, иерархии, так и на диаграмме Ганта. Однако диаграмма Ганта в Мегаплане довольно номинальна — на ней можно видеть поставленные задачи, но передвигать и редактировать их прямо на диаграмме невозможно.
В целом Мегаплан подходит практически для любой компании, нуждающейся в системе управления проектами (кроме, разве, разработческих и промышленных компаний, предъявляющих специфические требования к системе). Из минусов я отмечу несколько перегруженный интерфейс и диаграмму Ганта, которая, увы, уже три года остаётся неизменной. Лично мне опять же не хватило классического простейшего чек-листа с галочками и вычёркиванием выполненных задач.
Сюда вошли «профильные» таск-менеджеры, каждый из которых способен автоматизировать и значительно облегчить работу в команде, отчасти решив проблему потери ответственных и сорванных сроков. На определённом этапе развития моей компании я бы, пожалуй, выбрал каждую из перечисленных в этом разделе систем.
Следующей я рассмотрю систему управления проектами Pyrus. Сам Pyrus позиционирует себя как систему, отличающуюся от системы управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами. Нельзя не отметить возможности интеграции с множеством сервисов и наличие API, однако мы договорились, что нас интересует управление проектами, поэтому к нему и обратимся.
Форма создания задачи простая: большое текстовое поле ввода текста задачи, привязка задачи к проекту, ответственный, срок, метка контроля, возможность загрузить файл (Google Drive, Box, DropBox, OneDrive). Опционально прямо из карточки можно добавить задачу в Google Календарь, назначить несколько этапов согласования и определить папку для задачи. Если до создания задачи не было заведено ни одного проекта, проект можно создать прямо из карточки задачи в отдельном окне — удобно. Также можно создавать пользовательские шаблоны формы создания бизнес-процесса (например, маршрутизация и согласование документов), указать бюджет каждого этапа. Возможно создавать повторяющиеся задачи, это нужный функционал для рутинных задач, которых в web-студиях неизменно много. Все задачи распределяются по папкам: входящие, последние, на контроле. Входящие, в свою очередь, разложены по «долгим ящикам»: сегодня, запланированные, следующие, когда-нибудь. Не знаю, как вам, а мне такая классификация показалась загадочной и недостаточно чёткой.
Задачи можно переназначать, привязывать к другому проекту и завершать с различными результатами. Как и в нескольких других системах, мне не хватило чек-листа, полей для добавления кратких примечаний для каждого участника процесса и не понравилось, что задачи после завершения принудительно попадают во «Все задачи» и не отображаются в других папках. В целом, система не совсем подходит под поставленные задачи, хотя, уверен, за её возможности интеграции те, кому они нужны, ей всё простят.
iQ300 — доступная, понятная система управления проектами, отвечающая почти всем требованиям, которые может предъявлять к подобным системам небольшая компания. Облачная система с лаконичным интерфейсом и очевидными сущностями даёт возможность создавать проекты, задачи, чек-листы (наконец-то!), писать комментарии, прикреплять документы и логировать все действия пользователей. Основной сущностью является проект, внутри которого создаются задачи и подзадачи. При создании проекта формируется довольно полная карточка, с учётом целей, рисков, критериев успеха, результата. Из очевидно приятного — возможность создания рабочих групп (сообществ): например, можно создать группы «Фрилансеры», «Удалёнка», «Филиал в Чебоксарах» и отдельно по ним отслеживать активность, скорость работы с задачами и прогресс по деятельности в целом. Это тот функционал, который действительно важен для креативных агентств и студий.
Однако не всё так просто — первое приятное впечатление несколько стирается в процессе создания задач. Судите сами: изначально создаётся черновик задачи и подзадач, затем необходимо вручную менять статус задачи на «В работе». Кстати, это можно сделать через меню «Преобразовать в задачу»: здесь поневоле задумываешься, что произойдёт, если использовать такое преобразование для подзадачи? Спойлер: ничего не произойдёт, подзадача станет активной. При создании задачи поле ответственного за исполнение не является обязательным, однако в случае, если вы захотите активировать задачу, а исполнителя нет, у вас ничего не получится и никакие подсказки не всплывут — сами догадывайтесь по ходу работы. Однако после нескольких столкновений с ограничениями начинаешь понимать логику работы системы и она становится вполне дружелюбной: чек-листы легко закрываются, можно включать и отключать отображение различных типов задач, в том числе завершённых, управление осуществляется через простое меню, возможны групповые операции. Внутри проекта можно вести обсуждение, есть календарный план (по сути своей — базовая диаграмма Ганта с возможность просматривать задачу при наведении курсора на отрезок и перетаскивать линейки и оси времени), в отдельной вкладке находятся документы и мультимедиа по проекту, можно строить отчёты по задачам, исполнителям, ходу исполнения поручений, затраченному времени. Задачи в зависимости от статуса подсвечиваются разными цветами — всё очень наглядно.
Система крайне проста для освоения, но несмотря на это в ней предусмотрен мануал-уроки со скриншотами и неплохими рекомендациями по управлению задачами и проектами. Из недостатков выделю иногда нелогичное поведение интерфейса и невозможность отображения чек-листов в поле проекта, к ним доступ возможен только через задачу. Пользование iQ300 — дело привычки, у меня она сформировалась меньше, чем за час.
WorkFlow Soft — ещё одна система из тех, что мне попалась в ходе моего глобально исследования. В принципе, ничем не отличается от многих систем-напоминалок: нет чек-листов, меток категории задач и т.д., задачи создаются в минимальной стандартной форме.
Но система не может существовать без фишечек: в WorkFlow Soft это конструктор шаблонов и маршрутов выполнения задачи. Маршруты строятся в понятном и приятном глазу интерфейсе, привязываются к задаче и могут быть запущены на исполнение — фактически, это один из вариантов моделирования бизнес-процессов. Очевидно, что ставка сделана именно на логическую связанность задач и возможность построения цепочек работы: от согласования документа до разработки сайта и выпуска нового продукта.
Кому интересна простая настройка несложных бизнес-процессов без использования нотации BPMN — присмотритесь.
Asana — одна из самых популярных систем управления проектами и задачами. Это неслучайно: свою популярность она завоевала простым стартом, прозрачной логикой работы, удобным интерфейсом и хорошим мануалом. Из возможных недостатков — английская локализация, но думаю, что выучить пару десятков слов интерфейса сегодня ни для кого не проблема.
Внутри проекта (можно создавать несколько проектов с различными группами сотрудников) создаётся задача с описанием, комментарием и подзадачами в виде чек-листа. Допускается создание подзадач у подзадач любой глубины вложенности. При создании задачи назначаются исполнители и фолловеры, которые будут извещаться о ходе работы. Для завершения задачи достаточно поставить галочку — при этом закрытые попадут в раздел «All items» и отображаться в задаче не будут. Внутри Asana также можно создавать групповой календарь и командный чат для обсуждения задач. В случае, если среди множества задач нужно что-то найти, возможен поиск по отдельному полю или по вхождению слова. Asana позволяет создавать несколько рабочих разделов (workspace), которые можно использовать как для разных проектов, так и для разных команд (фрилансеров, удалённых работников, заказчиков и т.д.). Кроме того, одна задача может быть привязана к нескольким проектам. Отдельно мне понравилась возможность управления горячими клавишами — это значительно ускоряет работу. Из субъективных недостатков — невозможность просматривать все задачи и подзадачи одним деревом. А ещё там живут единороги.
Wrike — столь же популярная система, как и Asana, но с бОльшими возможностями. Во Wrike можно создавать группы пользователей в разделе «Администрирование» — опять же удобно для ведения нескольких проектов разной тематики и групп фрилансеров. Внутри группы уже создаются проекты, а внутри проектов — задачи. Кстати, кроме проектов, можно создавать приватные и расшаренные папки с задачами. Задачи включают подзадачи, организованные как чек-лист. Опять же, возможно несколько уровней вложенности. В отличие от Asana можно настроить отображение всего дерева задач и включить/отключить задачи со статусами «Решена» и «Закрыта». Для каждой задачи устанавливается ответственный и фолловеры, задаётся дата старта и зависимости; можно прикреплять файлы и создавать комментарии.
Задачи во Wrike можно просматривать в виде таблицы (очень удобная) и на диаграмме Ганта. Это, пожалуй, одна из лучших диаграмм, с которыми я встречался в ходе тестирования перечисленных программ: прямо на диаграмме можно перетаскивать отрезки задач, менять сроки исполнения задач и проекта в целом, устанавливать и разрывать связи между задачами. Плюс ко всему, диаграмма легко масштабируется при помощи специального бегунка. Также пользователь может настраивать отчёты и дашборды по отдельному проекту или по всем проектам команды.
Basecamp — если бы меня попросили охарактеризовать эту систему, я бы назвал её самой наглядной и неформальной. Всё благодаря рабочему столу с закреплёнными панелями чата, заметок, дел, опросов и проч. Basecamp немного выходит за рамки простого таск-менеджера, это ещё и корпоративный портал, внутри которого можно формально и неформально общаться с командой или командами, которые могут быть созданы отдельно. Задачи в Basecamp представляют собой простенький to-do list, состоящий из задачи и множества подзадач, в которых пользователь может задать сроки, исполнителей и фолловеров.
Прелесть этой системы в простоте и комплексности: в одном окне можно напомнить о событиях, пообщаться, напомнить об открытых и закрытых задачах, добавить документы и файлы, просмотреть отчёты и логи действий всей команды.
На мой взгляд, Basecamp — история для небольшой команды, которой важно следить за порядком в работе, но при этом сохранять непринуждённую атмосферу.
PTYSH — та самая система, которую мы создали, изучив множество систем управления проектами и задачами, о части из которых я вам рассказал в посте. В ней учтены те потребности, о которых я говорил в начале и убрано всё лишнее. PTYSH уже успела пережить несколько релизов и постоянно совершенствуется.
В PTYSH задача создаётся внутри проекта. Форма задачи учитывает особенности работы именно web-студий и кроме полей названия, дедлайна, исполнителя, стоимости проекта и фолловеров включает несколько сценариев задач: без сценария, чек-лист, копирайтинг, SEO-продвижение, создание сайта. Сценарии постоянно обновляются — так, уже добавлен сценарий «Контекстная реклама». В зависимости от выбранного сценария формируются дополнительные поля, специфические для типа работ по задаче. Подробно о полях каждого сценария мы уже писали в своём блоге на Мегамозге. Кстати, о чек-листе. В PTYSH мы постарались сделать его таким, о каком мечтали: пользователь просто вводит все нужные пункты через Enter в одном поле, а при создании задачи чек-лист генерируется автоматически. При выполнении подзадачи достаточно поставить галочку — и в вашем чек-листе появятся зачёркнутые пункты с указание точного времени и даты закрытия, а также с указанием закрывшего сотрудника, если над чек-листом работает несколько ответственных.Всё наглядно. Бонусом для клиентов служит встроенный в любую версию PTYSH (в том числе бесплатную) чек-лист для проведения комплексного SEO. Он подгружается в случае выбора сценария «SEO продвижение» и содержит 70 пунктов, разделённых на несколько блоков работ. О них мы тоже уже писали.
Сложно дать универсальный совет, какую систему выбрать: каждая компания имеет свои особенности, определяющие потребности. Надеюсь, что обзор поможет вам изначально отсеять какие-то решения и затратить меньше труда на тестирование систем. Выбирайте, внедряйте, используйте каждый день, соблюдайте сроки — удовольствие от работы гарантировано.
Поверьте, иногда нюансы очень важны
Ну а чтобы вам было ещё проще выбирать, вот табличка с ценами на перечисленные решения. На момент составления таблицы (а это было 13 января 2016 года), курс доллара был 1 $ = 75.97 р. Кстати, не забывайте о колебании курса, приобретая систему, стоимость которой привязана к валюте — это может привести как к приятным, так и к неприятным (к ним чаще) сюрпризам. Бывает, что компания фиксирует курс, но это казуистика.
Примечание: некоторые компании устанавливают скидки при покупке на год, до 10%. Поскольку условия получения скидки постоянно меняются, в таблице они не учтены.
Если вы нашли неточности в описании или ценах, пишите в личку и комментарии — поправим.
p.s. Для тех, у кого нет времени читать. Лучше всего с поставленными задачами справились следующие системы:
PTYSH
Basecamp
Wrike
Asana
Прежде, чем погрузиться в лонгрид о системах, коротко определим, какие потребности мы учитывали. Что такое web-студия? Это компания, внутри которой происходит очень быстрая работа одновременно над несколькими проектами, каждый из которых может находиться на разном этапе. Таким образом, сотрудники вынуждены жёстко приоритизировать задачи и помнить о самых незначительных деталях, которых при создании и управлении сайтами не счесть. Исходя из этого, мы будем искать:
- вложенные иерархии проект-задача-подзадача
- удобные формы создания задачи
- чек-листы с возможностью отображения закрытых подзадач
- быстрый доступ к полям задачи для изменения параметров
- быстрое развёртывание системы
- возможность назначения и изменения исполнителей и фолловеров
- возможность создания обособленных групп для фрилансеров
- возможность создания дополнительных кастомных полей и изменения названия сущностей.
Конечно, окружение таск-менеджера также не будет обделено вниманием, но акцент будет сделан на перечисленные параметры. И да, все скриншоты кликабельны — можете рассмотреть их поближе.
Для тех, кто любит погорячее
В этот раздел попали системы, которые привычно используются, например, как багтрекер или система управления инцидентами и тикетами, но заслуживают внимания и как таск-менеджеры. Оговорюсь сразу — большинство из них слишком сложны и громоздки для бизнес-процессов web-студии, но всё же представляют интерес.
TrackStudio
Пожалуй, это самая необычная система из всех, что мне пришлось изучить. Магия IT-ретро начинается с самого процесса установки, когда приходится разворачивать сервер-менеджер на десктопе, вручную создавать чистую базу данных и затем уже заходить в web-интерфейс системы, попутно поглядывая за состоянием базы. Столь же необычен и интерфейс, пришедший к нам из середины 2000-х. Впрочем, это не лишает TrackStudio неплохих возможностей управления проектами. Если кто-то надумает разбираться, сильно рекомендую вооружиться документацией: там много полезного и для пользователей и для разработчиков. Лично меня успокоило название раздела «Как управлять миром с помощью TrackStudio». Собственно, этим я и занялся. Сразу скажу, что TrackStudio — история совсем не для web-студий, потому что таким, как мы, это просто не нужно. Такой функционал и мощные инструменты доработки больше подойдут крупным компаниям, зажимающим деньги на дорогие системы или же компаниям-девелоперам: на мой взгляд, TrackStudio можно заточить и под систему управления разработкой, и под багтрекер, и под систему управления тикетами и инцидентами. Несмотря на такое заявление, я всё же остановлюсь на управлении проектами подробнее.
Задачи собираются на рабочем столе системы и одновременно имеют представление в виде дерева. Главной сущностью является проект, в котором можно создавать другие проекты и задачи. С помощью TrackStudio можно создавать различные категории задач (баги, требования, информация и проч.), они будут отображаться в привязке к проекту. Категория задач требует настроить связи между категориями (где может создаваться задача) и позволяет настраивать триггеры (тогда при создании и редактировании задачи может исполняться созданный пользователем скрипт). По всем проектам можно построить отчёты в виде списка, детализации, отчёт о распределении, о затраченном времени, о структуре задач, тренд, табель и диаграмму Ганта. Некоторые отчёты выгружаются в XML и формате MS Project, это кому-то может быть нужным для подгрузки во внешние системы. Диаграмма Ганта не далеко ушла от интерфейса системы, выглядит довольно олдскульно и работает только как отчёт — перетаскивать и редактировать линейки не получится.
TrackStudio — сильное и интересное решение для тех, у кого есть навыки программирования и время на длинный старт. Убеждён, при долгой настройке и подготовке система может принимать любое обличие и надёжно решать различные задачи, тем более, что её можно настроить для любой СУБД. Однако для скромной (да и не скромной тоже) web-студии решение слишком сложное, к тому же в TrackStudio нет готового удобного механизма завершения задач, чек-листов, быстрых моделей управления задачами (назначения, делегирования, контроля и проч.).
Redmine
В сети можно прочитать тысячи хвалебных отзывов, посвящённых Redmine. Причём хвалят его и как багтрекер, и как таск-менеджер, а значит, мы не имеем права пройти мимо. Признаюсь честно, мне не часто приходилось работать с командной строкой в Windows, но Redmine решил
Там же я нашёл самое точное название того, чему посвятил часть ночи.
Bitnami разворачивает Redmine в считанные минуты. Итак, если вы не любитель перечисленных выше операций, запускаем Redmine в браузере и используем его как систему управления задачами.
Redmine очень прост: минималистичный дизайн, простое меню и хороший набор понятных настроек. Перед тем, как приступить к работе в таск-менеджере, стоит зайти в настройки в разделе «Администрирование»: там можно создать кастомные наборы трекеров, категорий задач, задать наборы колонок, которые будут отображаться в списках задач. Такая подготовительная работа позволит управлять задачами изначально упорядоченно.
Задачи в проекте создаются просто: название, поле описания, степень готовности, трудозатраты, дедлайн, статус. Менять статус выполнения (в том числе закрывать) можно только посредством редактирования задачи. Чек-листы не предусмотрены. Все задачи отображаются в виде календаря и на диаграмме Ганта: при наведении курсора на отрезок задачи можно видеть её карточку, перетаскивание элементов мышью не предусмотрено. В отдельном окне можно видеть документы проекта, вести обсуждение на форуме, создавать и наполнять полезной информацией Wiki.
На мой взгляд, Redmine хорош именно благодаря многочисленным настройкам (ну и бесплатности, конечно). Хорош он и как багтрекер, и как таск-менеджер, особенно для компаний, в которых задачи не требуют детального дробления, но активно обсуждаются и важно сохранить накопленный опыт обсуждения.
Jira
Раз уж речь зашла о Redmine, то остановимся и на Jira — ещё одной системы, популярной у разработчиков. При запуске Jira предлагает пользователю выбрать необходимые модули: разработчикам — Scrum, Kanban, Basic software development; бизнесу — process management, project management, task management. Интерфейс системы на английском языке, в базовой поставке можно выбрать русский язык заведения задач. Однако есть и русскоязычная локализация, её можно добавить в плагины системы и использовать Jira на родном языке. Кстати, раз уж речь зашла о плагинах, Jira предлагает множество полезных add-ons, среди них есть, что выбрать.
Итак, при создании Jira мы выбрали Project management, а это значит, что основная сущность этого раздела — проект. Внутри проекта регистрируются задачи с помощью формы, в которой определены поля для даты дедлайна, ответственного, вложений, форматируемого описания, фолловеров, приоритета, меток и комментариев. При необходимости ненужные поля можно исключить, сохранив пользовательский набор полей заведения задачи. Внутри задачи создаются подзадачи в виде списка, в котором отображается статус выполнения. Все задачи и подзадачи отображаются в левой панели списком, рядом открывается описание выбранного элемента. Выполненные таски можно отображать в общем списке, выбрав соответствующую опцию. По итогам работы можно построить отчёты на основе готовых шаблонов. Итоги по активностям и структуре задач доступны в разделе Summary.
В целом Jira вполне удобна для работы с проектами, работу с фрилансерами можно вынести в отдельный раздел. Если компания больше ориентирована на разработку, то Jira будет отличным выбором: каждое подразделение будет работать в своём проекте и в то же время в единой функциональной системе.
Собственно, на Jira настала пора закончить с извращениями и рассмотреть системы, более подходящие для поставленных задач.
Системы, где таск-менеджер — модуль
Эти системы в свою очередь делятся на две части: где управление проектами — модуль и где управление проектами и задачами — практически единственная цель существования программы. Поясню, почему иногда целесообразно покупать CRM/ERP/xRM с модулем таск-менеджмента. Если компания стартует как небольшая студия, но имеет в планах расширение портфеля услуг и омниканальное продвижение, то стоит сразу присматриваться к комплексным решениям, чтобы потом мучительно не интегрировать весь необходимый для работы софт. Поверьте, нет ничего плохого, если ваши продажники изначально начнут вести клиентов в CRM — вы от этого только выиграете, получив управляемую клиентскую базу. С другой стороны, если вы решили развиваться только в одном направлении (например, быть web-студией и стать самыми крутыми именно в этом), то стоит ограничиться инструментом, наиболее подходящим именно основным задачам. Итак…
amoCRM
amoCRM в левом тулбаре предлагает вкладку «Задачи», в которой непосредственно можно добавлять задачи и управлять ими. Также допускается назначение задачи из карточки сделки и карточки контакта. Изначально amoCRM предусматривает два типа задач: follow-up и встреча. Этого, конечно, недостаточно, поэтому буквально в пару кликов можно создать множество кастомных типов задач: например, звонки, разработка, дизайн и всё, чего требует ваша деятельность. Форма добавления задачи довольно скудная: выбор даты и точного времени, указание контакта или сделки, связанного с задачей (на самом деле, в поле можно внести любые данные), для кого задача (выбор из списка сотрудников в системе), тип задачи и комментарий (удивительно, но является обязательным полем, пока не заполните, задачу сохранить не удастся). Возможность создания вех и подзадач так и не удалось найти, а для любой web-студии это важный момент: кто работал с сайтами, текстами, рекламой прекрасно знают, что каждая задача может разделяться на внушительный список подзадач, каждая из которых имеет свои сроки, ответственных и т.д.
Задачи в amoCRM могут отображаться в виде списка, однодневного календаря с делениями времени, календаря на месяц, а также to-do line, на которой видны задачи на сегодня и задачи на завтра. Чтобы закрыть задачу из to-do line, следует мышью перетянуть её вниз и тогда появится ещё одна line с отрезками: удалить, послезавтра, сл.неделя, сл.месяц, завершить. Честно говоря, очень неочевидное интерфейсное решение — мне его помогло найти только понимание стандартных интерфейсов. Думаю, начинающий менеджер надолго бы завис. В списочном представлении задачи закрывать проще, для этого достаточно поставить хинт (галочку) у названия задачи и откроется меню: открыть задачи, закрыть задачи, удалить. При попытке закрыть задачу всплывёт окно с предложением указать результат. Закрытые таски не отображаются в панели задач, но их можно найти на рабочем столе amoCRM в «Последних событиях» и в соответствующей сделке. Из приятного — отображение количества поставленных, выполненных и просроченных задач на дашборде рабочего стола amoCRM. Этот дашборд, конечно, не вот нужная штука, но красиво. Поскольку речь идёт о CRM, возможно проставлять сумму сделки, отслеживать этапы взаимодействия с клиентами (воронка).
В общем, amoCRM не совсем вписывается в потребности управления задачами web-студии. Прежде всего потому, что это CRM, нацеленная в первую очередь на решение проблем отдела продаж. Сам по себе модуль управления задачами не имеет необходимого для студии функционала.
Битрикс24
Задачи фактически лежат в основе Битрикс24. При их создании устанавливается название, инициатор, соисполнители, приоритет, планируются сроки начала и окончания работ по задаче. Внутри задачи можно создать чек-лист с подзадачами — это очень удобно для контроля этапов выполнения работы или списка дел сотрудника. Задачу можно отнести к проекту, который может быть создан по нужному пользователю критерию (отделу, работе, направлению, офису и проч.). Для задачи можно выбрать фолловеров или сотрудников, которым она делегируется. Однородные задачи можно сделать цикличными или создавать в дальнейшем с помощью сохранённых шаблонов. Все задачи подразделяются по статусам и могут отображаться как в табличной форме, так и на диаграмме Ганта. В случае Битрикс24 управлять задачами можно прямо на линейках диаграммы: по клику правой кнопкой мыши открывается меню управления задачей, левой — открывается карточка задачи. Кстати, в Битрикс24 возможно создавать рабочие группы для внешних пользователей.
В плане работы с задачами Битрикс24 точно не подведёт. Однако сама по себе система — целый корпоративный портал с модулем управления продажами и CRM. Для web-студии система явно перегружена. Впрочем, эти слова можно отнести абсолютно ко всем изученным нами CRM. В большинстве систем задачи и планировщики удовлетворяют практически всем требованиям, но нужно ли это компании? Дело тут даже не в стоимости софта, а в том, что у каждого сотрудника перед глазами будет множество ненужного функционала, который будет только запутывать и отвлекать — так просто неудобно работать. Однако, как я уже говорил, если вам нужно расширенное управление продажами и клиентами, контроль исполнения KPI и учёт, присмотритесь к комплексным системам.
Мегаплан
Мегаплан изначально позиционировал себя как система управления проектами. Постепенно он в угоду рынку стал маскироваться под CRM, что, впрочем, не противоречит определению системы управления взаимоотношениями с клиентами. Однако именно модуль управления проектами и постановки задач в Мегаплане реализован довольно сильно, с учётом мельчайших деталей. Первое преимущество — это иерархия и вложенность задач: внутри проекта создаются задачи, подзадачи, вехи, дела, подпроекты. Такая иерархия позволяет организовать работу и фактически построить карту проекта, доступ к каждому элементу можно получить, кликнув на ссылку названия задачи, подзадачи и т.п.
Форма создания задачи предусматривает большой набор полей, из которых минимум относится к обязательным. Внутри задачи устанавливается ответственный, возможный бонус за исполнение, дедлайн, права доступа к полям. В дополнительных полях можно проставить продолжительность, дату старта и финиша задачи, установить плановые трудозатраты. Среди участников задачи опционально можно указать соисполнителей, аудиторов, заказчика. При необходимости можно настроить правила повторения задачи каждый день, неделю, месяц или год. Подзадачи создаются в схожих формах. Задачи и подзадачи можно завершать, редактировать, снимать, удалять, ставить на паузу, делегировать и даже проваливать (по сути, завершать без результата и работы по задаче). Проваленные и завершённые задачи отображаются в списке серым цветом, по желанию пользователя их можно скрыть. В Мегаплане задачи можно отображать как в виде списка, иерархии, так и на диаграмме Ганта. Однако диаграмма Ганта в Мегаплане довольно номинальна — на ней можно видеть поставленные задачи, но передвигать и редактировать их прямо на диаграмме невозможно.
В целом Мегаплан подходит практически для любой компании, нуждающейся в системе управления проектами (кроме, разве, разработческих и промышленных компаний, предъявляющих специфические требования к системе). Из минусов я отмечу несколько перегруженный интерфейс и диаграмму Ганта, которая, увы, уже три года остаётся неизменной. Лично мне опять же не хватило классического простейшего чек-листа с галочками и вычёркиванием выполненных задач.
На десерт — наиболее подходящие таск-менеджеры
Сюда вошли «профильные» таск-менеджеры, каждый из которых способен автоматизировать и значительно облегчить работу в команде, отчасти решив проблему потери ответственных и сорванных сроков. На определённом этапе развития моей компании я бы, пожалуй, выбрал каждую из перечисленных в этом разделе систем.
Pyrus
Следующей я рассмотрю систему управления проектами Pyrus. Сам Pyrus позиционирует себя как систему, отличающуюся от системы управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами. Нельзя не отметить возможности интеграции с множеством сервисов и наличие API, однако мы договорились, что нас интересует управление проектами, поэтому к нему и обратимся.
Форма создания задачи простая: большое текстовое поле ввода текста задачи, привязка задачи к проекту, ответственный, срок, метка контроля, возможность загрузить файл (Google Drive, Box, DropBox, OneDrive). Опционально прямо из карточки можно добавить задачу в Google Календарь, назначить несколько этапов согласования и определить папку для задачи. Если до создания задачи не было заведено ни одного проекта, проект можно создать прямо из карточки задачи в отдельном окне — удобно. Также можно создавать пользовательские шаблоны формы создания бизнес-процесса (например, маршрутизация и согласование документов), указать бюджет каждого этапа. Возможно создавать повторяющиеся задачи, это нужный функционал для рутинных задач, которых в web-студиях неизменно много. Все задачи распределяются по папкам: входящие, последние, на контроле. Входящие, в свою очередь, разложены по «долгим ящикам»: сегодня, запланированные, следующие, когда-нибудь. Не знаю, как вам, а мне такая классификация показалась загадочной и недостаточно чёткой.
Задачи можно переназначать, привязывать к другому проекту и завершать с различными результатами. Как и в нескольких других системах, мне не хватило чек-листа, полей для добавления кратких примечаний для каждого участника процесса и не понравилось, что задачи после завершения принудительно попадают во «Все задачи» и не отображаются в других папках. В целом, система не совсем подходит под поставленные задачи, хотя, уверен, за её возможности интеграции те, кому они нужны, ей всё простят.
iQ300
iQ300 — доступная, понятная система управления проектами, отвечающая почти всем требованиям, которые может предъявлять к подобным системам небольшая компания. Облачная система с лаконичным интерфейсом и очевидными сущностями даёт возможность создавать проекты, задачи, чек-листы (наконец-то!), писать комментарии, прикреплять документы и логировать все действия пользователей. Основной сущностью является проект, внутри которого создаются задачи и подзадачи. При создании проекта формируется довольно полная карточка, с учётом целей, рисков, критериев успеха, результата. Из очевидно приятного — возможность создания рабочих групп (сообществ): например, можно создать группы «Фрилансеры», «Удалёнка», «Филиал в Чебоксарах» и отдельно по ним отслеживать активность, скорость работы с задачами и прогресс по деятельности в целом. Это тот функционал, который действительно важен для креативных агентств и студий.
Однако не всё так просто — первое приятное впечатление несколько стирается в процессе создания задач. Судите сами: изначально создаётся черновик задачи и подзадач, затем необходимо вручную менять статус задачи на «В работе». Кстати, это можно сделать через меню «Преобразовать в задачу»: здесь поневоле задумываешься, что произойдёт, если использовать такое преобразование для подзадачи? Спойлер: ничего не произойдёт, подзадача станет активной. При создании задачи поле ответственного за исполнение не является обязательным, однако в случае, если вы захотите активировать задачу, а исполнителя нет, у вас ничего не получится и никакие подсказки не всплывут — сами догадывайтесь по ходу работы. Однако после нескольких столкновений с ограничениями начинаешь понимать логику работы системы и она становится вполне дружелюбной: чек-листы легко закрываются, можно включать и отключать отображение различных типов задач, в том числе завершённых, управление осуществляется через простое меню, возможны групповые операции. Внутри проекта можно вести обсуждение, есть календарный план (по сути своей — базовая диаграмма Ганта с возможность просматривать задачу при наведении курсора на отрезок и перетаскивать линейки и оси времени), в отдельной вкладке находятся документы и мультимедиа по проекту, можно строить отчёты по задачам, исполнителям, ходу исполнения поручений, затраченному времени. Задачи в зависимости от статуса подсвечиваются разными цветами — всё очень наглядно.
Система крайне проста для освоения, но несмотря на это в ней предусмотрен мануал-уроки со скриншотами и неплохими рекомендациями по управлению задачами и проектами. Из недостатков выделю иногда нелогичное поведение интерфейса и невозможность отображения чек-листов в поле проекта, к ним доступ возможен только через задачу. Пользование iQ300 — дело привычки, у меня она сформировалась меньше, чем за час.
WorkFlow Soft
WorkFlow Soft — ещё одна система из тех, что мне попалась в ходе моего глобально исследования. В принципе, ничем не отличается от многих систем-напоминалок: нет чек-листов, меток категории задач и т.д., задачи создаются в минимальной стандартной форме.
Но система не может существовать без фишечек: в WorkFlow Soft это конструктор шаблонов и маршрутов выполнения задачи. Маршруты строятся в понятном и приятном глазу интерфейсе, привязываются к задаче и могут быть запущены на исполнение — фактически, это один из вариантов моделирования бизнес-процессов. Очевидно, что ставка сделана именно на логическую связанность задач и возможность построения цепочек работы: от согласования документа до разработки сайта и выпуска нового продукта.
Кому интересна простая настройка несложных бизнес-процессов без использования нотации BPMN — присмотритесь.
Мои вишенки на торте
Asana
Asana — одна из самых популярных систем управления проектами и задачами. Это неслучайно: свою популярность она завоевала простым стартом, прозрачной логикой работы, удобным интерфейсом и хорошим мануалом. Из возможных недостатков — английская локализация, но думаю, что выучить пару десятков слов интерфейса сегодня ни для кого не проблема.
Внутри проекта (можно создавать несколько проектов с различными группами сотрудников) создаётся задача с описанием, комментарием и подзадачами в виде чек-листа. Допускается создание подзадач у подзадач любой глубины вложенности. При создании задачи назначаются исполнители и фолловеры, которые будут извещаться о ходе работы. Для завершения задачи достаточно поставить галочку — при этом закрытые попадут в раздел «All items» и отображаться в задаче не будут. Внутри Asana также можно создавать групповой календарь и командный чат для обсуждения задач. В случае, если среди множества задач нужно что-то найти, возможен поиск по отдельному полю или по вхождению слова. Asana позволяет создавать несколько рабочих разделов (workspace), которые можно использовать как для разных проектов, так и для разных команд (фрилансеров, удалённых работников, заказчиков и т.д.). Кроме того, одна задача может быть привязана к нескольким проектам. Отдельно мне понравилась возможность управления горячими клавишами — это значительно ускоряет работу. Из субъективных недостатков — невозможность просматривать все задачи и подзадачи одним деревом. А ещё там живут единороги.
Wrike
Wrike — столь же популярная система, как и Asana, но с бОльшими возможностями. Во Wrike можно создавать группы пользователей в разделе «Администрирование» — опять же удобно для ведения нескольких проектов разной тематики и групп фрилансеров. Внутри группы уже создаются проекты, а внутри проектов — задачи. Кстати, кроме проектов, можно создавать приватные и расшаренные папки с задачами. Задачи включают подзадачи, организованные как чек-лист. Опять же, возможно несколько уровней вложенности. В отличие от Asana можно настроить отображение всего дерева задач и включить/отключить задачи со статусами «Решена» и «Закрыта». Для каждой задачи устанавливается ответственный и фолловеры, задаётся дата старта и зависимости; можно прикреплять файлы и создавать комментарии.
Задачи во Wrike можно просматривать в виде таблицы (очень удобная) и на диаграмме Ганта. Это, пожалуй, одна из лучших диаграмм, с которыми я встречался в ходе тестирования перечисленных программ: прямо на диаграмме можно перетаскивать отрезки задач, менять сроки исполнения задач и проекта в целом, устанавливать и разрывать связи между задачами. Плюс ко всему, диаграмма легко масштабируется при помощи специального бегунка. Также пользователь может настраивать отчёты и дашборды по отдельному проекту или по всем проектам команды.
Basecamp
Basecamp — если бы меня попросили охарактеризовать эту систему, я бы назвал её самой наглядной и неформальной. Всё благодаря рабочему столу с закреплёнными панелями чата, заметок, дел, опросов и проч. Basecamp немного выходит за рамки простого таск-менеджера, это ещё и корпоративный портал, внутри которого можно формально и неформально общаться с командой или командами, которые могут быть созданы отдельно. Задачи в Basecamp представляют собой простенький to-do list, состоящий из задачи и множества подзадач, в которых пользователь может задать сроки, исполнителей и фолловеров.
Прелесть этой системы в простоте и комплексности: в одном окне можно напомнить о событиях, пообщаться, напомнить об открытых и закрытых задачах, добавить документы и файлы, просмотреть отчёты и логи действий всей команды.
На мой взгляд, Basecamp — история для небольшой команды, которой важно следить за порядком в работе, но при этом сохранять непринуждённую атмосферу.
PTYSH
PTYSH — та самая система, которую мы создали, изучив множество систем управления проектами и задачами, о части из которых я вам рассказал в посте. В ней учтены те потребности, о которых я говорил в начале и убрано всё лишнее. PTYSH уже успела пережить несколько релизов и постоянно совершенствуется.
В PTYSH задача создаётся внутри проекта. Форма задачи учитывает особенности работы именно web-студий и кроме полей названия, дедлайна, исполнителя, стоимости проекта и фолловеров включает несколько сценариев задач: без сценария, чек-лист, копирайтинг, SEO-продвижение, создание сайта. Сценарии постоянно обновляются — так, уже добавлен сценарий «Контекстная реклама». В зависимости от выбранного сценария формируются дополнительные поля, специфические для типа работ по задаче. Подробно о полях каждого сценария мы уже писали в своём блоге на Мегамозге. Кстати, о чек-листе. В PTYSH мы постарались сделать его таким, о каком мечтали: пользователь просто вводит все нужные пункты через Enter в одном поле, а при создании задачи чек-лист генерируется автоматически. При выполнении подзадачи достаточно поставить галочку — и в вашем чек-листе появятся зачёркнутые пункты с указание точного времени и даты закрытия, а также с указанием закрывшего сотрудника, если над чек-листом работает несколько ответственных.Всё наглядно. Бонусом для клиентов служит встроенный в любую версию PTYSH (в том числе бесплатную) чек-лист для проведения комплексного SEO. Он подгружается в случае выбора сценария «SEO продвижение» и содержит 70 пунктов, разделённых на несколько блоков работ. О них мы тоже уже писали.
Сложно дать универсальный совет, какую систему выбрать: каждая компания имеет свои особенности, определяющие потребности. Надеюсь, что обзор поможет вам изначально отсеять какие-то решения и затратить меньше труда на тестирование систем. Выбирайте, внедряйте, используйте каждый день, соблюдайте сроки — удовольствие от работы гарантировано.
Поверьте, иногда нюансы очень важны
Ну а чтобы вам было ещё проще выбирать, вот табличка с ценами на перечисленные решения. На момент составления таблицы (а это было 13 января 2016 года), курс доллара был 1 $ = 75.97 р. Кстати, не забывайте о колебании курса, приобретая систему, стоимость которой привязана к валюте — это может привести как к приятным, так и к неприятным (к ним чаще) сюрпризам. Бывает, что компания фиксирует курс, но это казуистика.
| Система | Стоимость, заявленная на сайте | Стоимость владения в течение 1 года на команду 10 человек | Примечание |
|---|---|---|---|
| Битрикс24 | 12 польз. — 0 р. Проект — 990 р./мес., 24 польз. Команда — 4 990 р./мес. |
12 польз. — 0 р. 24 польз. — 11 880 р. Команда — 59 880 р. |
Тариф «Команда» необходим, чтобы использовать экстранет для внешних пользователей системы (клиентов, фрилансеров) |
| amoCRM | Базовый — 499 р./мес./польз. Расширенный — 799 р./мес./польз. |
95 880 р. | Создание задач возможно, начиная с пакета «Расширенный», выбираем его. |
| Мегаплан | Совместная работа: облако — от 290 р./мес./польз. сервер на 10 польз. — 47 400 единовременно |
34 800 р. | В тариф входят задачи, общение, документы, без финансов. По моде, берём облако. |
| Pyrus | Бизнес: 9 р./польз./день |
32 850 р. | Старшие тарифы предполагают расширенные интеграционные возможности |
| PTYSH | до 3-х чел. — 0 р. остальные — 990р./мес. без ограничений за всё |
11 880 р. | Нет стоимости за пользователя |
| IQ 300 | Старт (2 проекта, 5 польз.) — 0 р. Стартап (10 проектов, 20 польз.) — 1 500 р./мес. |
18 000 р. | Тарифы имеют дополнительные ограничения |
| WorkFlow Soft | Облако и сервер: 15 польз. — 48 000 р./год 25 польз. — 60 000 р./год |
48 000 р. | В старших версиях серверная версия дороже облачной версии |
| Basecamp | 29 $/мес. без огр.польз. 79 $/мес. с ведением клиентов 3000 $/год — Enterprise |
26 438 р. | Ведение клиентов — набор функций для совместной работы с клиентами. Берём минимум. |
| Asana | до 15 польз. — 0 р. 8,33 $ в мес. и меньше |
0 р., 75 939р. бизнес | Прогрессивные скидки |
| Wrike | до 5 польз. — 0 р. 5 польз. — 49 $/мес.* 15 польз. — 99 $/мес. |
90 252 р. | *на тарифе недоступны подзадачи, дашборды и групповая обработка задач. По нашим условиям выбираем с подзадачами. |
| Track Studio | 5 польз. — 0 р. 10 польз. — 13 950р. |
13 950р. | Несколько тарифов, зависящих от серверных возможностей и доступа к репозиторbю с исходниками системы на GitHub |
| Jira Core** | Облако: 10 польз. — 10 $/мес. 15 польз. — 50 $/мес. 25 польз. — 100 $/мес. |
9 116р. | **версия для управления проектами. Сервер дорогой, только для 10 польз. — 10 $ |
| Redmine | бесплатно | бесплатно | Распространяется по лицензии GNU GPL v.2 |
Примечание: некоторые компании устанавливают скидки при покупке на год, до 10%. Поскольку условия получения скидки постоянно меняются, в таблице они не учтены.
Если вы нашли неточности в описании или ценах, пишите в личку и комментарии — поправим.
p.s. Для тех, у кого нет времени читать. Лучше всего с поставленными задачами справились следующие системы:
PTYSH
Basecamp
Wrike
Asana
Комментарии (33)
msado
18.01.2016 14:24Парни, вы не оборзели, вы прохалявили.
Включить в обзор Трекстудию аккуратно потерять Студиометрию — это надо уметь
насладитесь
oranged.net/studiometry
Subrisk
18.01.2016 15:05+1Ну, как мне кажется, если поискать, можно ещё множество систем найти, где есть управление задачами и проектами. В посте я увидел системы, о которых (ну почти всех) слышно. Я вот решил по вашему совету насладиться, не прохалявил и глянул, даже установил на PC и пощупал немного. Да, функционала хватает, есть интересные штучки, карточки проектов информативные, отчёты ок, чек-листы адекватные, аккаунтинг есть (кстати, лениво рыть — а валюту менять можно?). НО: нет русскоязычной локализации, аккаунтинг (грубо говоря, бухгалтерия) основан на инвойсинге, а не на нашем российском зверинце первички, а значит, уже бесполезен, если смотреть на него как на фичу. А в такой системе локализация важна — когда много функционала, он не весь очевиден.
Но по-настоящему я насладился базовой ценой 199,95$ за 1 пользователя (15 734р. по сегодняшнему курсу, столько хорошая CRM стоит), платной мобильной версией (39,95$ в год за девайс), платным апгрейдом (59,95$ за юзера) и платной премиум-техподдержкой. Такое реально не у всех увидишь.
Kleschevnikov
18.01.2016 18:01+1«Студиометрию»? К сожалению не слышали о такой.
Но если честно, то перешел и совсем не насладился.
worldmind
18.01.2016 15:01В редмайне есть плагины почти для всего, чеклисты и теги точно есть, пользовался когда-то
NetBoy
18.01.2016 16:00Добавлю еще и LibrePlan, это opensource для разворачивания на своей площадке. Мега продвинутая вещь с внешними интеграциями.
echo_echo
18.01.2016 17:44+1Добрый день, коллеги!
Я являюсь представителем системы IQ300.
Мы хотели бы выразить благодарность за положительный отзыв о нашем продукте!
creeper
18.01.2016 17:44+1Какие из систем полностью подошли под обозначенные в начале статьи требования?
petruk0127
19.01.2016 10:59Когда-то использовал Redbooth, жаль что вы не включили его в обзор, он довольно удобный и нравился мне больше чем Asana. С другой стороны, Write наверное будет лучше чем Redbooth.
l3xx
19.01.2016 11:00А почему обошли вниманием www.teamwork.com?
Kleschevnikov
19.01.2016 11:07Брали все что было на слуху внутри команды и то что рекламировалось на момент подготовки публикации. К сожалению тимворк в это время молчал о себе.
swatchel
19.01.2016 11:01+1Конечно полезный обзор, но на будущее, раз вы сами разрабатываете PTYSH, можно к вашему решению «прикрутить» модуль wiki — движок — для создания базы знаний? Просто бывает как накапливается определенное количество информации — с которой необходимо быстро ознакомить «вновь прибывших» и хотелось бы какого упорядочивания в целом ворохе уже давно решенных задач.
Guest007
20.01.2016 11:31+1Спасибо, замечательный обзор и комменты :-)
Добавлю ещё: taiga.io: и многогранна и доступна. Управление работой команды, scrum, kanban, задачи, привязка к внешним сервисам, в том числе и github/bitbucket/slack. Из того, что мне нужно было в своё время — нет встроенного учёта времени — предлагают быть свободными в выборе имеющихся сервисов (типа toggl).
Исходники на github, как сервис — доступна, русский — есть (для тех, кому сложно по-английски...)
DmitryMironov
20.01.2016 11:31Очень подсел на targetprocess.com. Рекомендую. Использую как для личных проектов (не только по разработке) так и для рабочих.
Negoro
21.01.2016 11:35Внесу свои 5 копеек: onlyoffice.org (офис в облаке +CRM, бесплатна насколько изветсно) и teamer.ru (простая и бесплатная, для начинающих команд самое оно).
Exabiche
21.01.2016 11:42+1Ничего круче jira не встречал. Даже коробочная версия, но вот кастомизация поражает и позволяет настроить ее практически под любые бизнес-процессы. А еще есть аддоны, причем многие из них тянут на полноценный продукт (как по качеству так и по цене). Можно использовать как в облаке, так и на своем железе. Единственный минус, особенно сейчас, ценовая политика драконовская.
LocKing
21.01.2016 12:55Странно, что упомянули мегаплан, но обошли стороной их отдельный проект «Зеттаплан»
oag
21.01.2016 17:30Я так понимаю, что таски менеджить все равно должен в итоге ПМ. А если это все равно делает ПМ, то почему не taskjuggler+emacs+orgmode или MS Project? Я вот в Redmine так и не смог понять как сводить план, возможно это возможно, но в любом случае точно сложнее чем в той же оргмоде.
fromrussia
22.01.2016 12:39Своей стороны могу представить Planiro — это наша система управления проектами
А по Redmine стоимость нужно указывать за то, чтобы ее развернуть (если нанимаете кто-то со стороны) и за хостинг который вы будете оплачивать чтобы она была на вашем сервере. Так что не совсем уж бесплатно
Kleschevnikov
25.01.2016 14:46В обзор попали системы которые активно себя рекламировали на момент написания обзора, а также наиболее известные.
Boomburum
Наша компания довольно плотно сидит на Асане, но совершенно недавно я открыл для себя Wrike и плавно в него перетекаю — это своего рода асана на стероидах )
deniskin
Асана в самом деле прекрасна. Практически во всём.