Сезон отпусков в самом разгаре, но вместо долгожданного чила в гамаке ты получаешь в мессенджере: "Я знаю, что ты в отпуске, но можешь пожалуйста, посмотреть..."
В моей команде мы решили эту проблему: у нас есть четкие правила подготовки к отпуску. Они встроены в рабочие процессы и помогают избежать звонков и сообщений в период отдыха.
В этой статье поделюсь принципами, которые позволяют спокойно уйти в отпуск - без стресса для себя и команды.
Написал заявление на отпуск? Расскажи об этом!
Отдел кадров обязан уведомить тебя о приближающемся отпуске минимум за две недели. Этого времени достаточно, чтобы спланировать дела и передать задачи.
-
Сообщи руководителю.
Казалось бы, раз руководитель подписывает заявление, он автоматически в курсе твоего отпуска. Но на практике это не всегда так. В некоторых компаниях функциональный руководитель (тот, кто ставит задачи) и непосредственный руководитель (кто подписывает документы) - разные люди. Например, я как руководитель не согласовываю отпуски части своих подчиненных - их формально утверждает другой менеджер. Но именно я распределяю им задачи и контролирую сроки.
-
Предупреди команду.
Не ограничивайся только руководителем - важно, чтобы все ключевые коллеги знали о твоем отпуске. Коротко объяви на дейли/планерке или напиши в общем рабочем чате сообщение: "Я через 2 недели ухожу в отпуск. Просьба учесть при планировании (спринта/задач/нагрузки и тд)..".
За неделю до отпуска повтори упражнение: снова предупреди руководителя и предупреди еще раз команду.
Нет, это не лишнее! За неделю много меняется:
коллеги возвращаются из отпусков/больничных/командировок
появляются новые члены команды
перераспределяются приоритеты и задачи
Гигиена задач: не оставляй коллегам «мусорные» таски!
В задачах, где ты исполнитель или автор:
Закрой неактуальное. Архивируй то, что потеряло смысл, но оставь развернутый комментрий: "Закрываю, потому что.. " и обязательно тегни руководителя, возможно у него другое мнение.
Актуализируй открытые задачи. Обнови описание, статусы, дедлайны и двинь дальше, чтобы они не "зависали". Если не знаешь на кого назначать - назначь на руководителя (он разберется).
Оставь понятные и развернутые комментрии. Везде. В каждой таске. Что сделал? Что осталось? Где ссылка на документацию и другие артефакты? Когда задача должна быть в статусе "Готово"? Чтобы в твое отсутствие следующий, кто будет работать с задачей, смог понять, что хотел сказать предыдущий оратор.
Честно оцени свои силы (сам или с руководителем). Задачи в работе или ожидании, если не успеваешь доделать до отпуска - передавай сразу руководителю - он перераспределит.
Важно! Не бойся "заспамить" руководителя. У него будет достаточно времени посмотреть твои задачи, пока ты еще на месте.
Что делать, если ты руководитель и ты уходишь в отпуск через пару недель?
Всё то же самое, что и рядовой сотрудник: сообщить об отпуске руководителю, команде, провести гигиену задач и назначить заместителя. У меня их два. Почему?
Вдвоем не так страшно. Один может перегрузиться или заболеть. Они поддерживают друг друга и делят ответственность, а не стресс.
Хард vs Софт. Один сильнее по хардам, второй сильнее по софтам. На одном решение вопросов по техническим задачам, на втором - организационные вопросы.
Никого не блокирую. Если назначить одного человека - он утонет в операционке и забросит свои задачи. Двое делят нагрузку и остаются продуктивными.
Перед отпуском мы собираем встречу на троих, где я четко распределяю зоны ответственности, наделяю и ограничиваю полномочия. Все договоренности фиксируются. Итоги, кто за что отвечает, я сообщаю команде.
День Х: последний рабочий день перед отпуском.
Даже если ты уже десять раз говорил, что уходишь в отпуск, - для кого-то это всё равно станет сюрпризом (сюрпрайз-сюрпрайз). Поэтому в последний рабочий день напомни коллегам: "С понедельника (с завтрашнего дня) я в отпуске".
Но и этого мало. Напиши отложенное сообщение в рабочий чат на утро первого дня отпуска - пусть оно автоматически отправится, когда команда соберется на работу без тебя. В нем продублируй:
даты своего отсутствия;
к кому обращаться и по каким вопросам
Дополнительно рекомендую: поставь статус "В отпуске" во всех рабочих мессенджерах и соц сетях и добавь отпускной стикер на аватарку.
Надеюсь, мой опыт, которым я поделилась в этой статье, поможет подготовиться к отпуску так, чтобы вместо внезапных рабочих вопросов - было только море, шезлонг и полный чил-мод.
Всем хорошего отпуска!
Комментарии (21)
Komrus
02.07.2025 11:04Всё это хоть как-то работает, если входящие задачи ставятся сотруднику исключительно ВНУТРИ организации.
Если на сотрудника есть поток входящих вопросов от клиентов (тем паче - от любимых клиентов) - то все эти предосторожности особо не помогут. У заказчика возникла задача/проблема или просто мысль - он не постесняется, позвонит.
Бывают и такие, которые позвонят не с "извини, я знаю ты в отпуске", а с "какого :%;№ ты в отпуске, когда у МЕНЯ есть проблема?!"
Anastasiia_IT Автор
02.07.2025 11:04Привет, спасибо за комментрий. Я понимаю твою боль. У меня есть опыт работы со специфическим заказчиком из гос структур, где вопросы и задачи ставились ором и матом. Как мы полечили вопрос.
Заказчик в тебе/проекте/задаче/решении его проблемы в срок заинтересован, а значит с ним можно вести диалог. Да, не приятный и возможно токсичный. Но ставить условия (договориться реально). Подсветить заказчику выгоду работы с вами (проектом) через метритки важных для него показателей (выяснить какие показатели важные для конкретно него) и через эту ценность устанавливать границы.
Делегировать. Если весь поток проблем заказчика идет в одного тебя - начни думать и планировать, как задачи делить между кем-то еще. Заказчик, конечно же будет против, особенно привыкший, что тебе можно звонить по любому поводу и в любое время.
-
Обсудить с руковдителем специфику "клиента" и поросить о помощи в виде зама или того, с кем ты разделишь работу по задачам заказчика, когда ты отсутвуешь.
Когда меня допек заказчик на предыдущем проекте - я задала ему вопрос "Я правильно поняла, мне пора уходить с проекта?" (а я реально уже готова была уйти). Он пошел на попятную, потому что до этого я показала ему метрики и циифры пользы принесенной моей работой ему и логично, что он взвесил потерю меня и мы выстроили диалог и границы.
biktimirko
02.07.2025 11:04Если клиент выходит на прямую - то в любом случае, для этого должна быть корпоративная симка, которая передается на время отпуска. Если такой нет - то надо завести. Ну и в целом вести дела вне конторских систем связи - мовитон(жопа), так могут и по статье уволить, потому-что это запрещено в конторских правилах по инфобезу.
adrozhzhov
02.07.2025 11:04За две недели до отпуска просто меняется подпись в e-mail клиенте.
В неё добавляется увеличенным полужирыным шрифтом, красным цветом
В отпуске с 1 по 15
Если обычная подпись это текс с именем, фамилией и телефоном - будет всем контактам заметно.
Сразу же там же выставляется статус OOO с 18-00 последнего рабочего дня до 9-00 первого рабочего дня.
В рабочий мессенджер просто сами не заходите (предварительно выставив там статус).
У вас же разные учетки в мессенжерах для личного и рабочего?
Anastasiia_IT Автор
02.07.2025 11:04Привет, спасибо за комментрий. Идея про подпись в рабочей почте мне нравится, но я редко именно через почту общаюсь, в основном в мессенджере и например, корпоративный привязан к учетке-профилю из отдела кадров, поэтому его "заткнуть" - только срубить приложение. Если ты про ТГ - то да, два аккаунта спасают.
Neusser
02.07.2025 11:04У вас же разные учетки в мессенжерах для личного и рабочего?
Да что там учетки, мессенджеры разные!
Anastasiia_IT Автор
02.07.2025 11:04Помогает? Мне один раз через коллегу, с которой мы отдыхали (увидели на общем фото в соц сетях), передали послание с работы. Прям, как в анекдоте выше.
Markscheider
02.07.2025 11:04Завести календарь "Отпуска" в корпоративном инструменте (хоть аутлук, хоть гугл-календарь).
И каждый отпускник создает там событие длительностью с дня ухода до дня прихода. Всегда можно наглядно видеть список гуляющих + не надо скроллить переписку в поиске того самого сообщения с днем окончания отпуска.
Anastasiia_IT Автор
02.07.2025 11:04Привет, у меня есть график отпусков и в календаре в СБИС информация дублируется про даты отпуска, но почему - то туда мало кто заходит. Когда надо спросить - сразу идут в лс в мессенджеры, а не "пойду-ка я проверю, а не в отпуске ли адресат?".
Если мне нужно решить какой-то вопрос, я тоже иду напрямую, поэтому искренне благодарна, когда люди ставять аватарки "болею/дей оф/отпуск" и тд.
Markscheider
02.07.2025 11:04Ну в СБИС и правда мало кто ходит. А вот рабочий календарь всегда на виду: там, как минимум, рабочие встречки ставят.
Matshishkapeu
02.07.2025 11:04как сделать так, чтобы тебя не трогали по рабочим вопросам в отпуске
Не отвечать?
Floyd54
02.07.2025 11:04Чтобы не дергали в отпуске, у нас чёткое правило: никаких связей по личному номеру, только по корп номеру. Если у кого-то хватит ума позвонить на личный, сразу в черный список. Я вам этот Номер не давал, общаюсь с кем хочу по личному. Корп симка ставится на переадресацию "в настоящее время нахожусь в отпуске, по всем вопросам звоните....". За рубежом вообще не отвечаю на звонки, кроме семьи. Коллеги, если что-то прям совсем совсем срочное напишут в мессенджер. За последние 5 лет это правило отлично работает.
Anastasiia_IT Автор
02.07.2025 11:04Привет, здорово, когда есть правила и они встроены в процесс команды!
Floyd54
02.07.2025 11:04Это не правила организации, это выстраданное годами решение. Потому что без отпуска начинает крыша ехать. Если не дать человеку отдохнуть, то плохо будет
Anastasiia_IT Автор
02.07.2025 11:04Про то что без отпуска едет крыша и команда выгорает - подписываюсь под каждым словом. Жаль, что не все менеджеры понимают, что подготовку к отпуску нужно выстраивать в процесс, а не "выстрадывать".
vesowoma
У меня на одной из прошлых работ над рабочим местом висела самодельная доска размером А3 с текстом "До начала тарифного отпуска ФИО осталось [ ] дней/дня" и мелом каждое утро писал число. Да, часто приходилось менять )
А только прочитав заголовок, вспомнил анекдот
Скрытый текст
— Уходишь в отпуск
— Удаляешь все аккаунты
— Уезжаешь в другую страну в первый попавшийся отель
— Покупаешь другую симку
— Садишься на незнакомый автобус
— Уезжаешь на далекий пляж с бухлом и без гаджетов
— Темной ночью на пляже к тебе волной прибивает бутылку с письмом:
"ИГОРЬ ТУТ ПРАВКИ ОТ ЗАКАЗЧИКА ПОПРАВЬ КАК СМОЖЕШЬ ФЛЕШКА В БУТЫЛКЕ АНТОН"
Anastasiia_IT Автор
Привет, спасибо за комментрий. Ты первый дал обратную связь о статье. Расскажи пожалуйста анекдот
visuospatial
мисс, ваш ллм просто поражает. расскажите пожалуйста анекдот
Anastasiia_IT Автор
Здравсвуйте, поговорю с ллм, буду угрожать отключением интернета, если не исправится.
Я новый автор на Хабре, поэтому не могу удалить сообщение про анекдот, ведь он уже есть выше, где я его не увидела.