Сезон отпусков в самом разгаре, но вместо долгожданного чила в гамаке ты получаешь в мессенджере: "Я знаю, что ты в отпуске, но можешь пожалуйста, посмотреть..."

В моей команде мы решили эту проблему: у нас есть четкие правила подготовки к отпуску. Они встроены в рабочие процессы и помогают избежать звонков и сообщений в период отдыха.

В этой статье поделюсь принципами, которые позволяют спокойно уйти в отпуск - без стресса для себя и команды.

Конституция РФ Статья 37 п.5 Каждый имеет право на отдых                                                                                                                        ТК РФ Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков                                                                                           ТК РФ Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Конституция РФ Статья 37 п.5 Каждый имеет право на отдых ТК РФ Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков ТК РФ Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Написал заявление на отпуск? Расскажи об этом!

Отдел кадров обязан уведомить тебя о приближающемся отпуске минимум за две недели. Этого времени достаточно, чтобы спланировать дела и передать задачи.

  1. Сообщи руководителю.

    Казалось бы, раз руководитель подписывает заявление, он автоматически в курсе твоего отпуска. Но на практике это не всегда так. В некоторых компаниях функциональный руководитель (тот, кто ставит задачи) и непосредственный руководитель (кто подписывает документы) - разные люди. Например, я как руководитель не согласовываю отпуски части своих подчиненных - их формально утверждает другой менеджер. Но именно я распределяю им задачи и контролирую сроки.

  2. Предупреди команду.

    Не ограничивайся только руководителем - важно, чтобы все ключевые коллеги знали о твоем отпуске. Коротко объяви на дейли/планерке или напиши в общем рабочем чате сообщение: "Я через 2 недели ухожу в отпуск. Просьба учесть при планировании (спринта/задач/нагрузки и тд)..".

За неделю до отпуска повтори упражнение: снова предупреди руководителя и предупреди еще раз команду.

Нет, это не лишнее! За неделю много меняется:

  • коллеги возвращаются из отпусков/больничных/командировок

  • появляются новые члены команды

  • перераспределяются приоритеты и задачи

Сгорел сарай, гори и хата. Я в отпуске!
Сгорел сарай, гори и хата. Я в отпуске!

Гигиена задач: не оставляй коллегам «мусорные» таски!

В задачах, где ты исполнитель или автор:

  1. Закрой неактуальное. Архивируй то, что потеряло смысл, но оставь развернутый комментрий: "Закрываю, потому что.. " и обязательно тегни руководителя, возможно у него другое мнение.

  2. Актуализируй открытые задачи. Обнови описание, статусы, дедлайны и двинь дальше, чтобы они не "зависали". Если не знаешь на кого назначать - назначь на руководителя (он разберется).

  3. Оставь понятные и развернутые комментрии. Везде. В каждой таске. Что сделал? Что осталось? Где ссылка на документацию и другие артефакты? Когда задача должна быть в статусе "Готово"? Чтобы в твое отсутствие следующий, кто будет работать с задачей, смог понять, что хотел сказать предыдущий оратор.

  4. Честно оцени свои силы (сам или с руководителем). Задачи в работе или ожидании, если не успеваешь доделать до отпуска - передавай сразу руководителю - он перераспределит.

Важно! Не бойся "заспамить" руководителя. У него будет достаточно времени посмотреть твои задачи, пока ты еще на месте.

Что делать, если ты руководитель и ты уходишь в отпуск через пару недель?

делегируй!
делегируй!

Всё то же самое, что и рядовой сотрудник: сообщить об отпуске руководителю, команде, провести гигиену задач и назначить заместителя. У меня их два. Почему?

  1. Вдвоем не так страшно. Один может перегрузиться или заболеть. Они поддерживают друг друга и делят ответственность, а не стресс.

  2. Хард vs Софт. Один сильнее по хардам, второй сильнее по софтам. На одном решение вопросов по техническим задачам, на втором - организационные вопросы.

  3. Никого не блокирую. Если назначить одного человека - он утонет в операционке и забросит свои задачи. Двое делят нагрузку и остаются продуктивными.

Перед отпуском мы собираем встречу на троих, где я четко распределяю зоны ответственности, наделяю и ограничиваю полномочия. Все договоренности фиксируются. Итоги, кто за что отвечает, я сообщаю команде.

День Х: последний рабочий день перед отпуском.

Даже если ты уже десять раз говорил, что уходишь в отпуск, - для кого-то это всё равно станет сюрпризом (сюрпрайз-сюрпрайз). Поэтому в последний рабочий день напомни коллегам: "С понедельника (с завтрашнего дня) я в отпуске".

Но и этого мало. Напиши отложенное сообщение в рабочий чат на утро первого дня отпуска - пусть оно автоматически отправится, когда команда соберется на работу без тебя. В нем продублируй:

  • даты своего отсутствия;

  • к кому обращаться и по каким вопросам

На скрине пример моего сообщения из рабочего чата.
На скрине пример моего сообщения из рабочего чата.

Дополниельно рекомендую: поставь статус "В отпуске" во всех рабочих мессенджерах и соц сетях и добавь отпускной стикер на аватарку.

Надеюсь, мой опыт, которым я поделилась в этой статье, поможет подготовиться к отпуску так, чтобы вместо внезапных рабочих вопросов - было только море, шезлонг и полный чил-мод.

Всем хорошего отпуска!

Комментарии (16)


  1. vesowoma
    02.07.2025 11:04

    У меня на одной из прошлых работ над рабочим местом висела самодельная доска размером А3 с текстом "До начала тарифного отпуска ФИО осталось [ ] дней/дня" и мелом каждое утро писал число. Да, часто приходилось менять )

    А только прочитав заголовок, вспомнил анекдот

    Скрытый текст

    — Уходишь в отпуск
    — Удаляешь все аккаунты
    — Уезжаешь в другую страну в первый попавшийся отель
    — Покупаешь другую симку
    — Садишься на незнакомый автобус
    — Уезжаешь на далекий пляж с бухлом и без гаджетов
    — Темной ночью на пляже к тебе волной прибивает бутылку с письмом:
    "ИГОРЬ ТУТ ПРАВКИ ОТ ЗАКАЗЧИКА ПОПРАВЬ КАК СМОЖЕШЬ ФЛЕШКА В БУТЫЛКЕ АНТОН"


    1. Anastasiia_IT Автор
      02.07.2025 11:04

      Привет, спасибо за комментрий. Ты первый дал обратную связь о статье. Расскажи пожалуйста анекдот


      1. visuospatial
        02.07.2025 11:04

        мисс, ваш ллм просто поражает. расскажите пожалуйста анекдот


        1. Anastasiia_IT Автор
          02.07.2025 11:04

          Здравсвуйте, поговорю с ллм, буду угрожать отключением интернета, если не исправится.

          Я новый автор на Хабре, поэтому не могу удалить сообщение про анекдот, ведь он уже есть выше, где я его не увидела.


  1. Komrus
    02.07.2025 11:04

    Всё это хоть как-то работает, если входящие задачи ставятся сотруднику исключительно ВНУТРИ организации.
    Если на сотрудника есть поток входящих вопросов от клиентов (тем паче - от любимых клиентов) - то все эти предосторожности особо не помогут. У заказчика возникла задача/проблема или просто мысль - он не постесняется, позвонит.
    Бывают и такие, которые позвонят не с "извини, я знаю ты в отпуске", а с "какого :%;№ ты в отпуске, когда у МЕНЯ есть проблема?!"


    1. Anastasiia_IT Автор
      02.07.2025 11:04

      Привет, спасибо за комментрий. Я понимаю твою боль. У меня есть опыт работы со специфическим заказчиком из гос структур, где вопросы и задачи ставились ором и матом. Как мы полечили вопрос.

      1. Заказчик в тебе/проекте/задаче/решении его проблемы в срок заинтересован, а значит с ним можно вести диалог. Да, не приятный и возможно токсичный. Но ставить условия (договориться реально). Подсветить заказчику выгоду работы с вами (проектом) через метритки важных для него показателей (выяснить какие показатели важные для конкретно него) и через эту ценность устанавливать границы.

      2. Делегировать. Если весь поток проблем заказчика идет в одного тебя - начни думать и планировать, как задачи делить между кем-то еще. Заказчик, конечно же будет против, особенно привыкший, что тебе можно звонить по любому поводу и в любое время.

      3. Обсудить с руковдителем специфику "клиента" и поросить о помощи в виде зама или того, с кем ты разделишь работу по задачам заказчика, когда ты отсутвуешь.

        Когда меня допек заказчик на предыдущем проекте - я задала ему вопрос "Я правильно поняла, мне пора уходить с проекта?" (а я реально уже готова была уйти). Он пошел на попятную, потому что до этого я показала ему метрики и циифры пользы принесенной моей работой ему и логично, что он взвесил потерю меня и мы выстроили диалог и границы.


    1. biktimirko
      02.07.2025 11:04

      Если клиент выходит на прямую - то в любом случае, для этого должна быть корпоративная симка, которая передается на время отпуска. Если такой нет - то надо завести. Ну и в целом вести дела вне конторских систем связи - мовитон(жопа), так могут и по статье уволить, потому-что это запрещено в конторских правилах по инфобезу.


  1. adrozhzhov
    02.07.2025 11:04

    За две недели до отпуска просто меняется подпись в e-mail клиенте.

    В неё добавляется увеличенным полужирыным шрифтом, красным цветом

    В отпуске с 1 по 15

    Если обычная подпись это текс с именем, фамилией и телефоном - будет всем контактам заметно.

    Сразу же там же выставляется статус OOO с 18-00 последнего рабочего дня до 9-00 первого рабочего дня.

    В рабочий мессенджер просто сами не заходите (предварительно выставив там статус).

    У вас же разные учетки в мессенжерах для личного и рабочего?


    1. Anastasiia_IT Автор
      02.07.2025 11:04

      Привет, спасибо за комментрий. Идея про подпись в рабочей почте мне нравится, но я редко именно через почту общаюсь, в основном в мессенджере и например, корпоративный привязан к учетке-профилю из отдела кадров, поэтому его "заткнуть" - только срубить приложение. Если ты про ТГ - то да, два аккаунта спасают.


    1. Neusser
      02.07.2025 11:04

      У вас же разные учетки в мессенжерах для личного и рабочего?

      Да что там учетки, мессенджеры разные!


      1. Anastasiia_IT Автор
        02.07.2025 11:04

        Помогает? Мне один раз через коллегу, с которой мы отдыхали (увидели на общем фото в соц сетях), передали послание с работы. Прям, как в анекдоте выше.


  1. Markscheider
    02.07.2025 11:04

    Завести календарь "Отпуска" в корпоративном инструменте (хоть аутлук, хоть гугл-календарь).

    И каждый отпускник создает там событие длительностью с дня ухода до дня прихода. Всегда можно наглядно видеть список гуляющих + не надо скроллить переписку в поиске того самого сообщения с днем окончания отпуска.


    1. Anastasiia_IT Автор
      02.07.2025 11:04

      Привет, у меня есть график отпусков и в календаре в СБИС информация дублируется про даты отпуска, но почему - то туда мало кто заходит. Когда надо спросить - сразу идут в лс в мессенджеры, а не "пойду-ка я проверю, а не в отпуске ли адресат?".

      Если мне нужно решить какой-то вопрос, я тоже иду напрямую, поэтому искренне благодарна, когда люди ставять аватарки "болею/дей оф/отпуск" и тд.


      1. Markscheider
        02.07.2025 11:04

        Ну в СБИС и правда мало кто ходит. А вот рабочий календарь всегда на виду: там, как минимум, рабочие встречки ставят.


  1. Matshishkapeu
    02.07.2025 11:04

    как сделать так, чтобы тебя не трогали по рабочим вопросам в отпуске

    Не отвечать?


  1. WALL_E
    02.07.2025 11:04

    Как? Допустим в реанимацию направиться.