Jira и Kaiten — два мощных инструмента для управления задачами и командами, но с разной логикой и философией. Один предлагает широкие возможности кастомизации через централизованное администрирование, другой делает ставку на самостоятельность команд и наглядность процессов.

В этой статье я делюсь своим личным опытом: рассказываю, с какими трудностями сталкивалась в Jira, какие приятные и не очень неожиданности ждут внутри Kaiten, и почему, несмотря на ограничения, я вижу в Kaiten сильную альтернативу. Без маркетинга — только практика, честные выводы и сравнение с позиции человека, который работал в обеих системах.

До Kaiten я 7 лет работала в Jira

Меня зовут Екатерина Кондратьева, сейчас я работаю пресейл-инженером в Kaiten. Моя основная зона ответственности — это работа с клиентами: провожу демонстрации, разбираю их процессы, консультирую по возможностям системы и помогаю подобрать наиболее подходящие решения. 

Иногда участвую во внедрениях «под ключ», когда мы с командой подробно изучаем, как устроена работа в компании, и адаптируем Kaiten под конкретные бизнес-запросы.

Но на самом деле моя работа выходит далеко за рамки формального «пресейла». Я также участвую в сложных технических кейсах, разбираю вопросы, которые требуют понимания не только продукта, но и логики внутренних процессов клиента. То есть работаю на стыке: между разработкой, клиентами и бизнесом.

До перехода в Kaiten я 7 лет работала в крупной компании, где прошла путь от сотрудника технической поддержки первой линии до администратора Jira.

Именно в роли администратора я глубоко погрузилась в Jira как систему: настраивала процессы, писала автоматизации, решала пользовательские задачи, разрабатывала архитектуру проектов.

Это помогло мне разобраться, как устроена Jira, и понять, с какими ограничениями сталкиваешься, когда пытаешься настроить в ней что-то нестандартное.

Когда я пришла в Kaiten, то сразу смогла сравнивать: не по описаниям в маркетинговых материалах, а по реальному опыту: где удобнее, где гибче, где проще, а где, наоборот, пока не хватает глубины.

Что не так было с Jira еще до перехода на Kaiten

Работая с Jira, мы пытались «запихнуть» туда процессы и работу с задачами всех отделов: юристов, ИТ, руководителей, техподдержки. На первый взгляд, у нас это получилось, и в этом был плюс Jira: мощность, глубина проработки и почти безграничные возможности. Но на деле — монстр, требующий постоянного ручного управления и высококвалифицированного администрирования.

Каждый хотел что-то изменить в процессах: добавить фильтр, кнопку, поле. Но все упиралось в нехватку административного ресурса — у нас было всего 3 администратора на компанию из более 1000 сотрудников. 

Из-за этого задачи в бэклоге копились и даже мелкие изменения растягивались на недели. При этом сам пользователь не мог настроить ничего самостоятельно — все шло через администратора.

Вторая проблема — мы ожидали, что компания Atlassian, которой принадлежит Jira, покинет российский рынок. И это мешало нам масштабироваться, потому что на тот момент у нас было около 50 лицензий Jira Service Desk, чего категорически не хватало. А докупить новые после ухода Jira у нас бы не вышло.

Уже тогда мы думали, можно ли чем-то заменить Jira. На Kaiten не наткнулись, а среди тех решений, которые увидели, не нашли подходящей замены. Ну а затем я сменила место работы и попала в команду системы Kaiten, которую начала активно осваивать.

Первые впечатления от Kaiten: честно о сложностях

Когда я пришла в Kaiten, сразу почувствовала, чего мне не хватало все эти годы в Jira — прозрачности. Здесь пользователь сам себе хозяин: можешь создавать пространство, доски, автоматизации — и сразу видеть результат. Не нужно просить администратора.

Но честно: Kaiten — это не Jira. Из-за этого у меня быстро сформировалось двойственное впечатление. С одной стороны в системе есть простота и скорость, с другой — очевидные ограничения, особенно заметные после нескольких лет работы с Jira. Ниже собрала основные моменты, которые вызвали вопросы или неудобства на старте:

Нет развитой системы согласований. Если вы привыкли строить сложные цепочки согласования задач, то в Kaiten это реализовать непросто. В Jira для этого можно прописывать сценарии, триггеры, условия и зависимости, привязанные к роли, должности или структуре.

Например, мы настраивали автоматическую цепочку при трудоустройстве нового сотрудника. В зависимости от того, в какой отдел устраивается человек, система сама знала, кого подключить на каждом этапе: какого сотрудника, руководители, специалиста службы безопасности и так далее.

Настройка подобной автоматизации могла занять 3-4 дня, но зато потом наполнение карточки происходило за секунду, что сильно упрощало жизнь команде.

В Kaiten подобных инструментов пока нет. Можно пытаться обойти это через роли, автоматизации, настройки на уровне карточки, но это скорее временные решения и больше для команд до 10 человек. У нас нет полноценной логики, позволяющей, например, автоматически отправлять карточку на согласование руководителю сотрудника, или запускать маршрут в зависимости от подразделения.

Нельзя работать с профилем сотрудника как с источником данных. В Jira карточка пользователя содержит информацию о подразделении, должности, руководителе, привязке к оргструктуре. Эти данные используются в автоматизациях и фильтрации.

В Kaiten таких данных нет. У каждого пользователя — только имя, email и роль в пространстве. Причем даже формат имени тоже не стандартизирован: кто-то пишет «Артем Г.», кто-то — «artem_g», кто-то — полные ФИО. Никакой иерархии, никакой детализации. Это затрудняет не только администрирование, но и просто понимание, кто есть кто в системе.

Нет централизованного управления. В Jira администратор знает, что происходит во всей системе, какие проекты активны, где какие настройки, кто за что отвечает. В Kaiten такой вертикали нет по задумке: каждый пользователь работает в рамках своих прав и пространств.

С одной стороны, это делает систему гибкой, как и задумывалось. С другой — в больших организациях появляется риск фрагментации. Без согласованного подхода процессы могут дублироваться, теряться или быть реализованы по-разному в разных частях компании.

Сложности с визуальной структурой при большом количестве процессов. В Jira разные бизнес-процессы можно выстроить внутри одного проекта с помощью типов задач: каждому типу — свой маршрут, статус, набор условий и логика переходов. Всё это остаётся внутри единой доски.

В Kaiten подход другой: здесь каждый бизнес-процесс оформляется как отдельная доска. Это делает логику наглядной, но при большом количестве процессов — особенно если команда ведёт параллельно 5–7 направлений — досок становится слишком много. 

Даже при разделении по пространствам навигация усложняется: приходится переключаться между досками, помнить, где какая логика реализована, и какому процессу она принадлежит. 

Это не критично, но требует продуманной структуры — иначе визуально становится тяжело ориентироваться.

Но! Почему Kaiten — это все равно круто

Несмотря на ограничения, я быстро увидела и сильные стороны в Kaiten. Ниже — те вещи, которые действительно делают работу в системе удобной, быстрой и более прозрачной:

Скорость и гибкость изменений. В Jira любые изменения — даже незначительные — требуют участия администратора. Из-за большого объема заявок такие задачи откладываются на недели. В результате даже простые доработки становятся сложным бюрократическим процессом.

В Kaiten все иначе. Пользователь сам управляет пространством: может создать доску, настроить бизнес-процесс, задать автоматизации. Изменения происходят сразу. Это особенно удобно в рабочих командах, где важно быстро адаптироваться и не тратить время на внутренние согласования.

Если в Jira я была связующим звеном между простым пользователям и глубокой разработкой, то в Kaiten такое звено отсутствует по самой задумке продукта.

Интуитивная автоматизация. Когда я работала с Jira, часто не хватало встроенных автоматизаций, поэтому приходилось писать скрипты на Groovy. Это требовало времени, знания синтаксиса и многократного тестирования.

Пример Groovy-скрипта из базы знаний Jira:

import com.atlassian.jira.component.ComponentAccessor;

import com.atlassian.jira.issue.fields.CustomField;

def value = issue.getCustomFieldValue(ComponentAccessor.getCustomFieldManager().getCustomFieldObject(10000)); // Change ID to the correct one

/* If an Assets custom field has an object called "Microsoft" it will fail */

if (value != null && "Microsoft".equals(value[0].getName())) {
    return false;
}

return true;

С некоторыми готовыми автоматизациями тоже возникали проблемы — они были не очень интуитивно понятными и местами неудобными.

В Kaiten достаточно выбрать событие, задать условия и определить действия — все через простой визуальный интерфейс. Например, можно настроить, чтобы при перемещении карточки в колонку автоматически запускался нужный чек-лист или добавлялся комментарий.

Есть возможность создавать кнопки в карточке, которые активируют заранее настроенную автоматизацию: например, менять статус задачи, добавлять комментарий, назначать ответственного или активировать чек-лист.

Для команд это удобно — не нужно держать в голове сложные правила или запоминать, в какой колонке какая автоматизация сработает. Вместо этого можно просто нажать нужную кнопку и система сама подставит настроенную автоматизацию.

Повторяющиеся задачи и планирование. В Jira настройка повторных задач требует знания cron-синтаксиса или написания сценариев. В Kaiten достаточно указать дату, время и периодичность. Можно выбрать, в какие дни недели задача должна создаваться, назначить исполнителя и заранее определить содержимое карточки.

Такая функциональность особенно полезна для регулярных процессов. При этом доступна обычному пользователю, без привлечения технических специалистов.

Фасад карточек и визуал. Kaiten позволяет получать максимум информации прямо с фасада карточки. Видны прогресс по чек-листам, дедлайны, статус дочерних задач и участники. В Jira это тоже есть, но для подробной информации там нужно открывать каждую карточку вручную.

В Kaiten можно получить больше вводных. Например, для просмотра дочерних карточек достаточно нажать на их значок, чтобы не отображалась лишняя информация:

Также можно использовать баннеры, визуальные метки, ограничения по колонкам и дорожки — например, для приоритизации или распределения по исполнителям. Это упрощает работу на доске и делает процессы более прозрачными.

Блокировки задач. Если задача «застряла», в Jira часто создают отдельную колонку вроде «На паузе», при этом причина остается неизвестной. В Kaiten блокировку можно установить одним действием: выбрать карточку, указать причину и зафиксировать это в интерфейсе.

Такая прозрачность позволяет быстрее понимать, где возникают задержки. Кроме того, данные по блокировкам можно выгрузить в отчет, чтобы проанализировать причины сбоев и улучшить процессы.

Кейс по теме: Как АльфаСтрахование переехало из Jira в Kaiten и упростило Workflow за 2 месяца

Сквозные доски и доски для идей. В Kaiten можно использовать одну доску в нескольких пространствах или создать отдельную для задач, которые касаются сразу нескольких команд — например, для сбора идей или координации квартальных целей.

Это особенно удобно для сквозных процессов: доска доступна всем, при этом не мешает работе с основными задачами. Возможность организовать рабочее пространство под реальные сценарии взаимодействия между отделами — важное преимущество, особенно для продуктовых и межфункциональных команд.

Итог: кто же победил?

Если честно, никто. Jira — это мощный комбайн, требующий инженеров, лицензий и времени. Kaiten — это про прозрачность, скорость и доступность. Здесь ты хозяин своих процессов. Это две разные система — если кому-то подходит одно решение и не подходит другое, это нормально. 

Да, у Kaiten есть куда расти: нет профиля сотрудника, проработанной «защиты от дурака» и развитой системы согласований. Но за счет понятного интерфейса, быстрой настройки и прозрачности внутри команд, система точно закрывает большинство типовых задач.

Многие компании выбрали Kaiten как альтернативу Jira

Повторюсь: Kaiten на замену Jira подойдет не всем. Однако многие компании нашли в российской системе достойную альтернативу. Несколько примеров:

• Госкомпания Росагролизинг перевела 10 000 задач из Jira в Kaiten за один месяц.

• Х5 Group провела переезд из Jira в Kaiten в рамках проекта, где участвовали около 7 500 пользователей.

• В «Диван.ру» перепробовали разные таск-трекеры, включая Jira, но в итоге перешли в Kaiten, который покрыл все задачи команды.

У каждой из этих команд были свои причины для перехода — в том числе упрощение процессов, адаптация к новой инфраструктуре и отказ от зарубежных решений. И Kaiten не всегда заменяет Jira функционально один в один. 

Однако во многих ситуациях его более прозрачная и менее зависимая от администраторов логика оказывается именно тем, что нужно команде здесь и сейчас.

А для тех, кто рассматривает переход, в Kaiten предусмотрен автоматический импорт из Jira — он помогает сохранить структуру задач, проекты и участников, чтобы не начинать с нуля. Это упрощает миграцию и снижает риски при переходе.