Когда в проекте сотни задач, десятки участников и несколько месяцев работы, нужно успевать контролировать сроки, следить за нагрузкой команды и равномерно распределять ресурсы. Один из полезных инструментов в этом случае — диаграмма Ганта.
В статье наглядно показываем, как контролировать большие проекты с помощью диаграммы Ганта и ресурсного планирования на примере работы в Kaiten. Внутри — ключевые настройки, с которыми управление станет проще.
Каким командам подойдет диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта удобна для длительных проектов с большим количеством задач, зависимостей и участников. В отличие от общих схем или списков, диаграмма дает более четкое представление о том, какие работы тормозят остальные и как задержки повлияют на весь проект.
Гант больше подходит для таких сфер:
Строительство — каждый этап зависит от предыдущего, а задержки обходятся дорого. Диаграмма показывает, когда заказывать материалы и вводить новые ресурсы.
Производство — нужно синхронизировать закупку оборудования, обучение персонала, сертификацию, настройку процессов.
Маркетинг — масштабные маркетинговые кампании и их подготовка могут занимать как недели, так и месяцы и одновременно включать запуск трафиковых кампаний, подготовку контента, дизайн лендингов, съемки, информирование коллег и не только.
Крупные IT-интеграции — например, связка корпоративной системы 1С с системой складского учета. Нужно разработать API для обмена данными, протестировать синхронизацию на копии базы, обучить сотрудников передавать данные, провести переключение в нерабочее время.
Ивент-менеджмент — организация конференций, выставок, корпоративных мероприятий. Десятки параллельных задач: площадка, кейтеринг, техника, спикеры, регистрация — и все нужно подготовить к конкретной дате.
Гант меньше подходит для:
Небольших Agile-команд, где бэклог пересматривают каждую неделю — здесь лучше работают канбан-доски.
Творческих проектов без жестких дедлайнов, где важен процесс, а не соблюдение графика.
Команд из 2-3 человек с простыми задачами, которые легко держать в голове.
При этом Гант больше, чем набор линий — в полноценном виде этот график включает множество инструментов, которые упрощают управление проектом. Рассмотрим, какие это инструменты и как ими пользоваться, на примере системы Kaiten.
Таймлайн вместо жестких дедлайнов
Когда мы планируем масштабный проект, нужно учитывать, что некоторые задачи могут плавать во времени. Однако все равно важно хотя бы верхнеуровнево понимать, в каких числах можно сдать проект или завершить его значимую часть.
В этом помогает таймлайн — график, который показывает весь проект в виде горизонтальных линий. Каждая линия — период, в течение которого сотрудник будет выполнять задачу.
Важно: таймлайн — не срок выполнения, а именно планируемое окно времени.
Зачем нужно разделять срок и таймлайн: в интеллектуальной работе всегда бывают блокировки, есть зависимости от других задач и задержки. Из-за этого задача может сдвигаться, и таймлайн помогает это учитывать — появляется слот, в котором будет происходить работа.
Ставьте срок только для событий, которые нельзя перенести. Например, конференция проходит 21 числа — ставьте этот срок. Если хотите завершить задачу примерно к этой дате — используйте таймлайн. Он гибче и не привязывает команду к жесткой отсечке.
Зависимости между задачами: как выстроить последовательность
Когда задач много, важно показать, что одна задача зависит от другой. Нельзя начать тестирование, пока не завершена разработка. Нельзя запустить рекламу, пока не готов лендинг.
В Kaiten можно создавать связи между задачами прямо на таймлайне. Это позволяет сократить количество ручных операций. Например, если одну из связанных задач задерживают на 2 дня, то можно растянуть длительность, и все последующие задачи автоматически тоже передвинутся на 2 дня вперед. Не придется двигать каждую задачу вручную.
Еще связи работают через вехи. Веха — значимое событие, к которому привязаны задачи. Например «Завершение прототипирования» или «Запуск бета-версии».
Вы создаете веху из обычной задачи: добавляете задачу в проект и ставите галочку «Веха».
Веха на таймлайне отображается ромбиком, к которому тоже можно привязывать задачи.
Важное ограничение: сейчас Kaiten не рассчитывае�� критический путь автоматически. Критический путь — это последовательность задач, задержка которых приведет к задержке всего проекта.
Альтернатива критическому пути — создание родительской карточки. В этом случае нужно создать карточку проекта и привязать к ней все задачи в качестве дочерних.
После этого на диаграмме Ганта появится полоса проекта, которая показывает период от первой задачи до последней. При смещении задач вперед у линии проекта будет автоматически меняться длительность. Это не полноценный критический путь, но добавление такой линии дает понимание общих временных рамок проекта.
Как не утонуть в сотнях задач
Представим, что вы разрабатываете мобильное приложение. Такой проект может включать сотни задач: от проектирования архитектуры до тестирования багов. Если просто составить список работ, то ориентироваться в сроках будет сложно.
Если открыть таймлайн со всеми задачами сразу, то там будет полотно из линий, в котором с ходу тоже невозможно разобраться.
Решение — построить иерархию из нескольких уровней. Сделать это можно по тому же принципу, что и критический путь. То есть с помощью дочерних и родительских связей между задачами.
Иерархия работает так: у вас есть крупная задача-«родитель», а внутри нее — более мелкие задачи-«дети», которые раскрываются на диаграмме Ганта только по нажатию.
Как это помогает не путаться в диаграмме: при переходе к диаграмме Ганта вместо десятков или сотен линий вы будете видеть только те, которые показывают прогресс по ключевым задачам. Плюс все дочерние задачи будут распределены между родительскими. За счет этого диаграмма станет более структурированной.
При этом вложенность не ограничена — каждую подзадачу можно разбить на еще меньшие задачи, к которым тоже можно привязать подзадачи.
Как может выглядеть иерархия на примере IT-разработки:
Уровень 1 — крупные задачи, эпики. Например, разработка MVP мобильного приложения.
Уровень 2 — фичи. Например, механика накопления бонусов в личном кабинете.
Уровень 3 — User Story. Например, возможность быстро сбросить пароль.
Уровень 4 — технические задачи. Например, Написать тесты для формы регистрации.
О дроблении задач на диаграмме Ганта
В Kaiten дробить задачи можно двумя способами:
Первый способ:
Создаете задачу для эпика.
Указываете планируемое начало и завершение работ.
Прикрепляете дочерние карточки нижнего уровня.
Указываете стрелками зависимость от других крупных задач.
Итог: при переходе к диаграмме Ганта вы видите сжатый вариант текущих работ без глубокой детализации. При выполнении дочерних задач на линии эпика вы увидите прогресс завершения, что упростит отслеживание работ.
Ограничение этого варианта — если мы сместим дочернюю карточку вправо, то у родительской сроки не сдвинутся сроки. Поэтому нужно будет поправить их вручную.
Второй способ — делаем то же самое, но у карточки эпика не указываем планируемое начало и завершение работ. Что это дает — теперь у родительской карточки автоматически меняется длительность, если мы смещаем дочерние задачи.
Однако теперь на линии нет прогресса выполнения. Чтобы отслеживать его, можно смотреть на колонку «Прогресс» в левой части диаграммы:
Что делать, если задачи разбросаны по командам
Например, у вас маркетинговый проект, но вам нужно привлечь разработчиков, чтобы опубликовать лендинг и обновить формы на сайте. Если разработчики работают в отдельном пространстве или вообще в другой системе, то придется дублировать задачу в разных командах и переключаться между рабочими зонами. В таком случае проще упустить задачу из виду.
Виртуальные проекты в Kaiten решают эту проблему. В разделе с диаграммой Ганта можно создать проект «Запуск рекламной кампании» и добавить в него задачи из разных пространств:
Из маркетинга — креативы, настройка таргета, анализ конкурентов.
Из IT — доработка посадочной страницы, настройка аналитики.
Из дизайна — адаптация баннеров под разные форматы.
Технически это работает так:
1. В разделе с диаграммой Ганта вы нажимаете на «Проект», а затем на «Создать проект».
2. Даете название проекту, и указываете настройки рабочего времени и обязательных полей в карточках.
3. У вас появляется пустой проект. Теперь вы можете добавлять в него карточки из любых пространств и настраивать связи между ними по тому же принципу, что и на просто диаграмме Ганта.
Важно: все задачи проекта остаются в своих пространствах — там с ними работают команды. Но в виртуальном проекте вы видите полную картину на одном таймлайне.
Длительность и трудозатраты: в чем разница и почему это важно
Допустим, менеджер ставит задачу: «Разработать модуль оплаты». В поле Timeline указывает период с 1 по 5 сентября и трудозатраты 20 часов. Что это означает?
Длительность — это календарное время, в течение которого идет работа. С 1 по 5 сентября — это 5 дней или 40 рабочих часов при восьмичасовом дне.
Трудозатраты — это количество часов, которое нужно потратить на задачу. 40 часов — это 5 полных рабочих дней одного человека.
Почему длительность больше трудозатрат? Потому что разработчик не работает над одной задачей все 5 дней по 8 часов. У него есть другие задачи, встречи, планерки. Он выделяет на модуль оплаты 4 часа в день. За 5 дней наберется 20 часов работы.
В Kaiten это два разных поля, которые можно вывести в табличном представлении таймлайна. В настройках колонок выбираете «Рабочая длительность» и «Трудозатраты» — видите оба значения рядом. Часто трудозатраты намного меньше длительности, и это нормально.
Также данные о длительности и трудозатратах отображаются не только на диаграмме, но и внутри карточек:
3 сценария планирования под разные ситуации
Теперь поговорим про ресурсы команды. Для их управления в Kaiten есть модуль ресурсного планирования, который можно настроить по 3 сценариям.
Рассмотрим каждый сценарий.
Сценарий 1: Фиксированные трудозатраты
Он подходит для проектов с фиксированным бюджетом, где важно не превысить оплачиваемые часы. Допустим, вы работаете с клиентом по модели «оплата за часы» и договорились, что доработка функционала стоит 40 часов. Больше потратить нельзя — это убыток для компании.
Как это отразить в системе: чтобы закрепить оговоренные часы, в настройках нужно выбрать настройки «Фиксированные трудозатраты». Затем нужно указать часы работы сотрудников и назначить исполнителей на задачу.
Готово, теперь система будет автоматически распределять часы на рабочие дни в зависимости от длительности задачи и количества участников.
Как происходит распределение ресурсов: если изменить трудозатраты, то автоматически изменится длительность задачи. А если изменить длительность, то система распределит время в трудозатратах между рабочими днями так, чтобы сохранить общий объем часов.
Чтобы было понятнее, покажем на примерах:
Пример 1. Разработчик работает полный день по 8 часов. Чтобы закрыть задачу на доработку, он потратит 40 часов, или 5 дней работы.
Если растянуть таймлайн на 2 недели, то система пересчитает нагрузку: по 4 часа в день на протяжении 10 рабочих дней.
В таблице слева от диаграммы поле трудозатрат не изменится — там все еще будет 40 часов. А вот в поле «Длительность» и разделе ресурсного планирования данные обновятся: длительность составит 10 дней, а в ячейках с ресурсами у сотрудника будет 20 часов в неделю вместо 40. Сразу становится понятно, сколько часов можно освободить, если растянуть задачу.
Пример 2. Оставляете ту же длительность, но добавляете в задачу второго исполнителя. Kaiten снова пересчитывает распределение и делит 40 часов на двоих. Если каждый работает по 8 часов в день, то теперь задача закрывается за 3 дня, а у каждого сотрудника эта задача занимает по 20 часов.
Видеть такое распределение полезно, когда ставите карточку на сотрудника, но у него уже есть задачи на этот период. Сразу будет понятно, что нужно растянуть длительности задачи, подключить других сотрудников или выбрать свободного исполнителя.
Как учитывать персональные графики сотрудников: Если кто-то из сотрудников не может быть доступен все 40 часов в неделю, то это можно указать в настройках. В таком случае вновь произойдет автоматическое перераспределение часов.
Сценарий 2: Фиксированная длительность
Этот сценарий подходит для задач с жесткими внешними дедлайнами. Например, налоговая проверка назначена на 14 число. К этой дате нужно подготовить все документы. Перенести проверку нельзя.
Как это отразить в системе: Выбираете алгоритм «Фиксированная длительность». Ставите таймлайн с жесткой датой окончания и указываете трудозатраты 40 часов. Система размазывает их по доступным дням до дедлайна. На диаграмме это ничем не отличается от примера выше:
Как происходит распределение ресурсов: В этом сценарии при изменении трудозатрат рабочая длительность остается прежней.
Пример: сотруднику поставили задачу подготовить документы за 5 дней и указали трудозатраты 40 часов. Однако во время выполнения задачи оказалось, что документов больше, чем планировали, поэтому трудозатраты нужно увеличить до 50 часов. Мы меняем трудозатраты на диаграмме и получаем такую картину:
Длина полосы на таймлайне не изменилась — дата окончания осталась той же. Но Kaiten пересчитывал и показал, что при текущем плане сотруднику придется работать по 10 часов в день вместо 8. Ячейки в ресурсном планировании становятся красными — переработка.
Это сигнал: нужно либо добавить людей, либо смириться с переработками. Если добавляете второго человека — система перераспределит 50 часов на двоих, а сотрудники смогут вернуться к нормально рабочему графику.
Если при фиксированной длительности вы растянете полосу таймлайна, трудозатраты автоматически пересчитаются. Растянули на две недели — система посчитает, сколько часов будет работать исполнитель, и обновит поле трудозатрат. Например, если на неделю работы выделили 40 часов трудозатрат, а затем растянули линию задачи на 2 недели, то трудозатраты станут 80 часов.
Сценарий 3: Фиксированные длительность и трудозатраты
Этот вариант подходит руководителям, которые хотят спланировать каждый час вручную. Например, указать, что разработчик 2 сентября будет работать 3 часа над модулем авторизации, 4 часа над API и 1 час на код-ревью.
Как это отразить в системе: В настройках нужно выбрать сценарий «Фиксированные длительность и трудозатраты». После этого система перестанет вмешиваться в планирование, а вы сможете открыть раздел ресурсов, кликнуть на ячейку со временем и вручную скорректировать данные:
Как происходит распределение ресурсов: Система суммирует часы и показывает в верхней строке по человеку, сколько всего запланировано на каждый день. Если в один день набирается 9 часов вместо 8, ячейка подсвечивается — перегрузка. Но решение остается за вами: либо скорректировать, либо оставить как есть, если переработка допустима.
Важный нюанс: если вы вручную проставили часы, а потом растянули полосу таймлайна, часы сбросятся. Система потеряет информацию о распределении — придется выставлять время заново.
На этом со сценариями все. Какой из них выбрать — зависит от процессов в компании и договоренностей с командой.
Чтобы нагляднее показать различия между сценариями, составили таблицу. Она показывает, какие данные автоматически меняются при выборе определенной настройки:
Как учитывать реальную доступность людей
Планировать так, будто каждый член команды доступен по 8 часов в день 5 дней в неделю и работает без единого отвлечения — утопия. В реальности все иначе: дизайнер уходит в недельный отпуск, разработчик делит время между 2 проектами, а аналитик совмещает работу в компании с фрилансом и может выделять лишь 4 часа в день.
Kaiten учитывает эти ситуации через настройки календарей и специальные карточки.
Неполная занятость
Сотрудник работает на 2 проектах. Для проекта А он доступен только в понедельник, вторник, среду. Для проекта Б — в четверг и пятницу.
В Kaiten есть настройки календарей каждого сотрудника на уровне пространства. Чтобы перейти к настройкам, нажмите на значок календаря напротив имени сотрудника и настройте его график:
Важно: когда система рассчитывает загрузку, она использует календарь того пространства, где находится задача. То есть в каждом отдельном пространстве у одного и того же сотрудника могут быть разные настройки рабочего времени.
Еще можно перенести карточку из одного пространства в другое. Тогда Kaiten рассчитает загрузку по календарю того пространства, в которое вы перенесли задачу.
Также есть общие календари с праздниками и выходными. Настраиваете их один раз — они применяются ко всем задачам, где включен учет календаря. О том, как это сделать — рассказали тут.
Отпуска и отгулы
Если сотрудник сообщает, что в июле он будет недоступен неделю, это нужно отметить, как и любые другие ограничения по времени. Для этого можно создать доску с такими колонками:
Запланированный отпуск;
Отпуск;
Отгул;
Завершено.
Когда сотрудник пойдет в отпуск, он создаст карточку типа «Отпуск» и добавит ее в нужную колонку. Самое важное — поставить этой карточке таймлайн с датами отпуска.
Как только таймлайн установлен, карточка автоматически появится в ресурсном планировании.
Система учитывает, что в эти дни человек недоступен, и не позволяет превысить нагрузку. Если попытаетесь назначить задачу на период отпуска — Kaiten подсветит ячейки красным.
То же самое работает с отгулами, больничными, командировками. Это простое решени�� убирает проблему «забыл, что Алексей в отпуске, и назначил на него срочную задачу».
Как работать с подрядчиками, если у них нет доступа в систему
Если вы наняли внешнего специалиста на проект, то не всегда нужно давать ему полный доступ в Kaiten. Однако все равно важно планировать загрузку этого специалиста и видеть, сколько задач на него назначили.
Чтобы отразить это, в ресурсном планировании есть кнопка «Добавить виртуального пользователя».
Кликните на эту кнопку и создайте профиль с именем подрядчика — это аккаунт без авторизации. Назначьте на него задачи, устанавливаете доступность — например, 20 часов в неделю — и планируете работу.
В таблице ресурсного планирования виртуальный пользователь отображается наравне со штатными сотрудниками. Вы видите его загрузку, можете перераспределять задачи между ним и внутренней командой.
Единственное ограничение: виртуальному пользователю нельзя списывать фактическое время. Планировать — можно, автоматически отслеживать факт — нет, так как подрядчик не заходит в систему и поэтому не может трекать часы.
Проблема невидимой загрузки
Представим, что у нас есть разработчик Семен, который работает 5/2. Руководитель видит, что у Семена нет задач, и назначает на него карточку с трудозатратами 40 часов и длительностью 10 дней. Казалось бы, теперь сотрудник загружен минимум на 4 часа в день. Но открыв ресурсное планирование, руководитель видит, что в одну из недель Семен перегружен.
Причина в том, что у сотрудника есть задачи в других пространствах. В Kaiten есть возможность видеть задачи из разных пространств в одном ресурсном планировании — но только если везде используют таймлайн. Договоритесь на уровне компании: каждая задача должна иметь таймлайн, независимо от размера и важности.
Чтобы посмотреть, какие задачи в работе у сотрудника, кликните на ячейки с часами загрузки, и увидите все задачи, где участвует этот специалист.
Система показывает задачи из тех пространств, к которым у руководителя есть доступ. Если доступа нет, задачи будут скрыты — это вопрос прав и политики конфиденциальности в компании.
Без дисциплины от всех руководителей поддерживать такую прозрачность не получится: планировать таймлайн нужно всегда. В противном случае система не сможет показать полную картину, и вы продолжите перегружать людей, не зная об этом.
Базовые планы: как анализировать, что пошло не так
Допустим, вы создали проект, построили связи и распределили ресурсы. Теперь нужно понять, насколько ваша команда укладывается в план. Для этого есть инструмент «Базовый план».
Как работает инструмент: Вы кликаете на кнопку «Создат�� базовый план», после чего система фиксирует и сохраняет распределение задач на текущий момент. В любой момент вы можете вернуться к этому плану и сравнить его с актуальным статусом проекта.
Смореть базовый план полезно, когда не все идет, как задумывалось, и приходится двигать задачи на таймлайне Например, когда половина задач затянулась, а кто-то из сотрудников неожиданно ушел в отпуск.
Как посмотреть план: В верхней части таймлайна нужно кликнуть на иконку с тремя точками и выбрать план из списка. После этого вы увидите 2 полосы для каждой задачи: серая — это плановая длительность, цветная — фактическая.
Базовых планов можно создавать сколько угодно. Например, вы зафиксировали план в начале проекта, потом — после первой серьезной корректировки, а позже — после изменения приоритетов. И после каждого пересмотра задач можно сохранять новый план, а затем переключаться между его версиями на таймлайне.
Это прозрачный способ анализа — вы не додумываете, как было раньше, а видите реальные данные, зафиксированные системой.
Стоимость работ: как считать без встроенного бюджетирования
В Kaiten нет отдельного модуля бюджетирования с лимитами, согласованиями, привязкой к бухгалтерии. Но это не значит, что нельзя рассчитать стоимость задач и проектов.
Здесь помогут пользовательские поля. Чтобы добавить пользовательское поле, перейдите в любую карточку и кликните на «Создать новое поле»:
Создайте поле «Стоимость часа». В настройках пространства или проекта создаете числовое поле, называете его «Стоимость часа» и добавляете его.
После этого в карточке появится поле «Стоимость часа», куда можно ввести любое число и делать это в любой карточке.
Создайте расчетное поле «Плановая стоимость». Для этого нужно добавить еще одно пользовательское поле с типом «Формула», дать ей название и в поле для формулы ввести estimate_workload *prop("Стоимость часа")
Теперь в любой карточке можно указывать стоимость часа и смотреть общий бюджет задачи:
Поле бюджета можно отобразить на диаграмме Ганта и смотреть стоимость работ по каждой задаче:
Дополнительные возможности, если у вас есть модуль «Учет времени». С этим модулем система будет автоматически считать суммарное время, которое сотрудник потратил на задачу. Этот показатель, тоже можно умножить на стоимость часа, а затем сравнивать плановые траты с фактическими. Даже можно завести отдельное поле — перерасход.
Главное о планировании крупных проектов
Планирование — это не про идеальные графики, которые никогда не меняются. Это про видимость: вы понимаете, где команда, куда движется проект, какие риски впереди. Kaiten дает данные для правильных решений:
Таймлайн покажет период работы над задачами, не создавая искусственного давления жесткими дедлайнами.
Иерархия из проектов, вех и задач упростит навигацию в сотнях карточек.
Виртуальные проекты соберут задачи из разных команд в единую картину.
Ресурсное планирование покажет, кто перегружен, а кто простаивает.
Три сценария планирования подстроятся под фиксированный бюджет, жесткий дедлайн или ручное управление.
Календари и карточки отпусков учтут реальную доступность людей.
Базовые планы зафиксируют версии проекта для честного анализа.
Автоматизация сдвинет зависимые задачи, когда что-то завершается раньше или позже.
Начните с малого: выберите один небольшой проект, постройте иерархию, установите таймлайны, посмотрите на ресурсное планирование. Когда поймете логику, масштабируйте на крупные проекты.
Система работает, когда ей пользуется вся команда. Договоритесь о правилах: всегда ставим таймлайн, фиксируем отпуска, выбираем нужный сценарий планирования. Тогда Kaiten покажет реальную картину, а не красивую, но бесполезную схему.