По данным Росстата и РАН в теневом секторе экономики занято около 13–14 млн человек (это до 28% всех работающих!). Причем значительная часть «скрытой занятости» приходится на строительство, ремонт авто и информационные технологии.

Роструд подтверждает тренд: только за первое полугодие 2025 года выявлено 470 тыс. нелегально занятых (+30% к прошлому году). А в первые девять месяцев 2025 года было  легализовано около 720 тыс. работников, что больше на 100 тыс. от аналогичного периода прошлого года. 

«Оптимизация» через дробление и самозанятых выявляется ФНС на раз два. Роботы АСК ДФЛ научились видеть подмену трудовых отношений в реальном времени.

С вами Айгуль Шадрина, налоговый консультант и генеральный директор S4 Consulting. Мы подготовили этот материал, чтобы помочь вам разобраться в реальной экономике ФОТ и рассказать о действующих инструментах экономии и возможных рисках.

Белая, серая и черная зарплата

Платить зарплату в конверте незаконно. Работодателю за это грозит уголовная ответственность, а работник рискует потерять в деньгах или стать соучастником преступления.

Давайте зафиксируем понятия через призму взгляда предпринимателя.

Белая зарплата: Актив. Собственник защищен законом. Сотрудник получает то, что прописано в трудовом договоре. Налоги уплачиваются в полном объеме. 

Серая зарплата: Уязвимость. Сотруднику официально платится минимальный уровень оплаты труда, остальное — в конвертах. Любой конфликт – и ситуация в руках сотрудника, а не работодателя. 

Черная зарплата: Криминальный риск. Сотрудников нет, есть «призраки». С ними не заключается договор, платят наличкой. Их легко уволить без обязательств, но при возникновении несчастных случаев, проверок, собственник — фигурант уголовного дела.

Цена серой и черной зарплаты в 2026 году

Если вы думаете, что экономите 30,2% налогов, вы ошибаетесь. В реальности вы берете кредит у государства под огромный процент, платите комиссию обнальщикам. И все это с риском уголовной ответственности.

Какие риски могут быть при выдаче «серой» зарплаты в конвертах:

Финансовые потери

Обнал съедает экономию. Комиссии при обнале доходят до 18-20%. Они не идут в расходы, не уменьшают налог на прибыль.

Штрафы при обнаружении схемы Если ФНС вскрывает схему (а через АСК НДС-2 это видно автоматически), вам пересчитают все:

• Доначислят все неуплаченные налоги за 3 года.

• «Снимут» расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС за операции при обнале.

• Сверху штраф 40% от суммы долга (за умышленное нарушение) + пени. В сумме это часто превышает стоимость бизнеса.

Юридические риски

Уголовная ответственность (ст. 199 УК РФ). Порог «крупного размера» — это неуплата налогов на сумму более 45 млн рублей за 3 года. 

Управленческий риск

Это самый сложный элемент. Здесь возникают риски связанные с людьми.

«Стукачество». Обиженный сотрудник, которого уволили «одним днем» без выходного пособия, идет в прокуратуру или трудовую инспекцию. Доказать серую зарплату сегодня элементарно. Скриншоты переписки в Telegram, выписки регулярных поступлений на карту от директора, свидетельские показания коллег.

Кадровый голод. Профи не пойдут к вам, им нужна белая зарплата и уверенность в завтрашнем дне. К вам идут те, кто сам склонен к таким же схемам. И вот здесь есть риск, что у вас будут тоже воровать.

Проблемы при выплатах серой и черной зарплаты для сотрудников

Но это не все, у сотрудников тоже могут быть проблемы, связанные с тем, что его официальная зарплата ниже фактической.

• Не дают кредиты. Банк видит только официальный доход (МРОТ). Ипотеку или автокредит с такой зарплатой не дадут.

• Болеть нельзя или дорого. Больничный и декретные считаются от официальной части. Заболел серьезно — остался без денег.

• Могут уволить или оштрафовать. Работодатель может в любой момент «оштрафовать» на всю серую часть (за опоздание, за невыполнение плана). Закон защищает только оклад в договоре.

• Не начисляется пенсия и вычеты. Нет отчислений — нет пенсии. Нельзя получить налоговый вычет (260 000 руб.) за квартиру, так как НДФЛ не уплачен.

Сколько на самом деле стоит сотрудник с белой зарплатой для компании

Давайте посчитаем точно на примере менеджера с зарплатой 113 100 ₽ на руки (130 000 ₽ по договору).

Чтобы сотрудник получил свои 113 100 ₽, компания тратит ~179 000 ₽ в месяц.
Это не «в два раза больше», но ощутимо — примерно +59% к сумме «на руки».

Из чего складывается эта сумма

Смотрим на сотрудника в год, а не в один месяц.

За год по нашему менеджеру набегает:

• Зарплата по договору за 11 месяцев работы (1 месяц в отпуске):

• 130 000 ₽ × 11 = 1 430 000 ₽.

• Отпускные за 28 календарных дней: примерно 108 000 ₽.

• Страховые взносы с зарплаты, отпускных и премии (ставки для МСП): 472 328 ₽ в год.

• Премии и KPI (скромные 20% в год): 26 000 ₽.

• Обучение и сертификация: 36 000 ₽.

• Рабочее место (офис, техника, ПО, интернет): 60 000 ₽ в год.

• Первые дни больничных за счет работодателя: 25 644 ₽.

В сумме это дает 2 157 972 ₽ в год или примерно 179 831 ₽ в месяц.

Внимание: С 2025 года работает прогрессивная шкала НДФЛ, но для большинства сотрудников (доход до 2,4 млн руб. в год) ставка остается 13%. Для тех, кто зарабатывает больше 200 000 ₽ в месяц, ставка НДФЛ с суммы превышения будет 15%, а далее — до 22%.

Как робот ФНС видит серые зарплаты

Ранее договора ГПХ (гражданско-правового характера) позволяли экономить на взносах в ФСС. Но с 2023 года эта лазейка закрыта, теперь выплаты по ГПХ облагаются взносами так же, как и зарплата (включая больничные). Экономии — ноль, а риск переквалификации и штрафов остался.

Тогда схематозники решили: уволим всех сотрудников, пусть оформляют самозанятость или ИП. И заключим с ними договоры, как с подрядчиками.

ФНС научилась видеть такие схемы автоматически. Если вы используете эти методы, вы уже в «красной зоне».

Как работает проверка: робот видит — самозанятый получает доход только от одного ООО, в одни и те же даты, равными суммами. В ответ налоговая отправляет требование пояснить характер отношений.

Из интересного: на допрос вызывают не только директора, но и самозанятого. Ему задают простые вопросы: «У вас есть график?», «Кто ваш начальник?», «Вам давали отпуск?».Если исполнитель говорит «Да, я работаю с 9 до 18 и хожу в отпуск», отношения переквалифицируют в трудовые. Доначислят НДФЛ и взносы за весь период + штраф.

Какие законные инструменты компенсаций для сотрудников доступны собственнику 

Государство дает легальные инструменты снижения базы по взносам. Ваша задача — пользоваться ими грамотно, а не «рисовать» схемы. Экономить нужно не на окладе, а используя необлагаемые выплаты, которые реально нужны бизнесу.

Компенсация расходов 

Выплаты, которые возмещают сотруднику его затраты, не облагаются ни взносами, ни НДФЛ (при условии документального подтверждения и соблюдения норм).

• Использование личного автомобиля. Если менеджер ездит по клиентам на своей машине, вы можете платить ему компенсацию (в пределах норм Правительства) плюс возмещать ГСМ по путевым листам. Наличие подтверждающих документов — обязательное условие.

• Дистанционная работа. Компенсация за использование личного оборудования (ноутбук, интернет, электроэнергия). Обычно это до 35 рублей в день, не облагаемых взносами. 

• Командировочные (суточные). 700 ₽ в день по РФ и 2500 ₽ за границей — не облагаются ничем. Это законный способ выдать сотруднику деньги на питание без налогов при наличии командировок.

• Ипотечные проценты. Работодатель имеет право возмещать сотруднику проценты по ипотеке. Эти суммы не облагаются страховыми взносами (но облагаются НДФЛ). Это мощный инструмент удержания ключевых топов.

• Медицинские осмотры. Оплата обязательных медосмотров не облагается взносами, так как это прямая обязанность работодателя по охране труда.

Социальная забота

Вы можете поддерживать сотрудников в важных жизненных ситуациях без налоговой нагрузки.

Материальная помощь.

• До 4 000 ₽ в год на сотрудника — вообще без налогов. Отличный вариант для подарков к дню рождения или праздникам.

• До 50 000 ₽ при рождении ребенка (выплачивается единовременно в первый год). Взносами и НДФЛ не облагается.

• В связи со смертью члена семьи — не облагается полностью (нужно подтверждение родства и свидетельство о смерти).

ДМС (Добровольное медстрахование). Платежи по договорам ДМС (на срок от 1 года) не облагаются страховыми взносами. Это дешевле для компании, чем просто повысить зарплату на стоимость полиса.

Обучение. Оплата обучения сотрудников (основные и доп. программы) не облагается взносами, если у учебного центра есть лицензия.

Негосударственное пенсионное обеспечение. Взносы работодателя в НПФ не облагаются страховыми взносами без ограничений по сумме.

Государственные пособия

Некоторые выплаты государство берет на себя или освобождает от взносов, потому что это социальная гарантия.

Больничные (пособие по временной нетрудоспособности). Взносами не облагаются (но НДФЛ удерживается). Первые 3 дня платит работодатель, дальше — СФР. Выплата за весь период считается единым необлагаемым пособием.

Пособия по беременности и родам и по уходу за ребенком. Полностью освобождены от взносов. Но любые доплаты от работодателя «сверх» закона уже облагаются.

Что точно облагается

Наш опыт показывает, что попытки переименовать эти выплаты в «компенсации» всегда заканчиваются доначислениями. Робот ФНС видит суть, а не название.

Всегда облагаются взносами:

• Любые премии и KPI: 13-я зарплата, бонус за план продаж, премия за «интенсивность».

• Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении).

• Надбавки: за стаж, руководство, сложность.

• Выплаты по ГПХ: как мы уже говорили, с 2023 года они приравнены к трудовым в плане взносов.

За что блокируют счета. Чек-лист

ФНС не проверяет всех подряд. Сначала робот ищет аномалии. Если у вас совпадает два и более признака — ждите требование или блокировку.

Проверьте себя:

• Зарплата ниже рынка. Вы платите МРОТ, а в вакансиях на HeadHunter обещаете 100 000 ₽. Робот видит эту разницу.

• Массовая миграция. Сотрудники увольняются из штата и на следующий день становятся ИП/самозанятыми, продолжая работать с вами.

• Одинаковые чеки. Ваши «подрядчики» (самозанятые) присылают чеки на одинаковые суммы в одни и те же даты (дни зарплаты).

• Единственный источник. У ваших самозанятых доход на 100% формируется из выплат от вашей компании.

• Регулярные переводы. Директор или «доверенное лицо» регулярно переводит деньги на карты сотрудников со своего личного счета.

Документы — ваша броня

В налоговых спорах побеждает тот, у кого лучше «бумажки». Автоматические проверки ФНС видят цифры, но живой инспектор на камеральной проверке требует сканы.

Что должно быть в папке бухгалтерии :

• Положение о командировках и компенсациях. Где четко прописано: кому, за что и сколько компенсируем.

• «Санитарная» проверка договоров с самозанятыми. Вычитайте их с юристом. Договор должен соответствовать действительности. Если сотрудник привлекается на разовые работы, в договоре не могут фигурировать слова «график», «зарплата», «место работы», «подчинение», «материальная ответственность». В договоре должен быть только результат (услуга оказана, акт подписан), а не процесс.

• Первичка под каждую выплату. Возьмите заявления сотрудников с приложением подтверждающих документов (чеки, свидетельства о рождении, копии СТС на авто, билеты).

• Договоры с третьими лицами (страховая компания для ДМС, учебный центр) — обязательно проверяйте их лицензии и сроки (ДМС строго от 1 года!).

• Реестр выплат. Ведите простую таблицу в Excel: Дата | Сотрудник | Сумма | Основание (ст. НК РФ). Когда придет требование (а оно придет), вы ответите на него за 15 минут, а не будете судорожно поднимать архивы за 3 года.

• Правильные коды в 1С. В отчетности (РСВ, ЕФС-1) необлагаемые суммы должны проходить по корректным кодам доходов. Если код указан неверно, робот начислит взносы автоматически. Оспорить можно, но это время и нервы.

Белая зарплата — это дорого, но предсказуемо и безопасно. Это фундамент, на котором можно строить бизнес «в долгую», привлекать кредиты и инвесторов. Серая схема — это дешево сегодня, но может стоить бизнеса завтра.

Как обелить серую зарплату

Самая большая ошибка при «обелении» зарплат — думать, что сотрудники будут счастливы. Парадокс, но часто они сопротивляются больше собственника.

• у кого-то алименты (с белой зарплаты будут списывать больше).

• у кого-то субсидии на ЖКХ (потеряет статус малоимущего).

• кто-то боится приставов из-за кредитов.

Прежде чем принять решение о переходе, сделайте следующее:

Посчитайте юнит-экономику. Прежде чем объявлять о переходе, финдир должен посчитать налоговую модель, выдержит ли маржа нагрузку. Возможно, придется пересмотреть цены или KPI.

Разговор «один на один». Не делайте общих собраний. Вызывайте ключевых сотрудников и продавайте им идею:

• «Теперь ты сможешь взять ипотеку».

• «Ты получишь вычет 260 000 ₽ за квартиру».

• «Твои больничные и декретные будут реальными, а не копеечными».

Пересмотрите мотивацию. Часто переход в белую — повод внедрить прозрачные KPI. Вместо фиксированного «конверта» предложите: Оклад (белый) + Премия за результат (белая). Сотрудник должен видеть, что он может заработать больше, если будет работать лучше, а не просто «теперь с меня вычтут НДФЛ».

Подписывайтесь на наш блог на Хабр и на телеграм-канал, чтобы не пропустить свежие материалы и получать проверенные практические советы для развития вашего бизнеса. 

Из последних полезных материалов на Хабр: 

• Таблица учета времени, которая показывает, какие проекты съедают вашу маржу.

• Бухгалтер как фундамент бизнеса.

• Налоговая реформа 2026: разбор ключевых изменений.

• Детальный гайд про Страховые взносы 2026.

• Особенности регистрации товарного знака в 2026.

• Регистрация регионального бренда: от идеи до актива на балансе