Производительность — это бомба с часовым механизмом, ежедневно начинающим свой отсчет. Песочные часы переворачиваются, как только вы садитесь за стол. Наша мотивация и концентрация ограничены, а потому мы не можем долго работать без отдыха. Эта теория называется «истощение эго».

Упростить работу над крупными проектами и сохранить концентрацию и мотивацию на протяжении всего дня помогают не только освежающие перерывы, но и дробление задач.

Вот 9 способов разделить работу, позволяющие постоянно видеть цель и предпринимать шаги к ее достижению.

1. Не разрывай цепь

Как дела с прокрастинацией?

Уверен, Джерри Сайнфелд несколько раз за свою карьеру задавался этим вопросом. Продуктивность Сайнфелда должна быть невероятной: он не только создает хитовый ситком, но и постоянно пишет новые шутки для своих стенд-ап выступлений. И здесь точно не обошлось без техники «Не разрывай цепь».

В начале каждого года Сайнфелд покупает большой календарь и вешает его на стену. А потом отмечает жирным красным крестом каждый день, когда он создал новый материал. Если писать несколько дней подряд, на календаре появляется цепочка из красных Х. Цель на год проста: не разрывать цепь.

Данный метод основан на том, что возможность нарисовать большой красный крест приносит огромное удовольствие. Это означает, что ты победил и сделал все, что хотел. Пустой день в центре такой цепи выглядит как оскорбление. Он глазеет на вас, разрушая заботливо создаваемый узор.

Технику «Не разрывай цепь» можно использовать и для дробления работы. Скажем, у вас есть одно большое задание, на выполнение которого нужен целый день. Разбейте его на 4—5 более мелких задач. Справившись с одним маленьким делом, ставьте на календаре Х. Закончив другое, рисуйте Х другого цвета в той же ячейке. Если вы что-то не сделаете, отсутствие крестика не останется незамеченным.

2. Автомат с попкорном

Где бы вы ни работали — в офисе или дома, однообразное окружение из четырех стен становится утомительным. Вы начинаете чувствовать себя узником, и это, разумеется, влияет на продуктивность.

Решить эту проблему способен метод «Автомат с попкорном», особенно, если вы работаете на дому. Составьте список того, что вам нужно сделать за день. Все задачи должны быть конкретными и реализуемыми. Затем запишите, сколько времени потребуется на выполнение каждого пункта. Будьте реалистом! Теперь разделите задачи на 3 равных по времени сегмента.

Выберите 3 разных локации — кафе, библиотеку, офис, парк или любое другое тихое место, где вам удастся поработать. Отправляйтесь в первый из пунктов и выполняйте первый перечень задач. Закончив, переходите в следующее место и беритесь за второй список. Справившись с ним, снова «переезжайте».

Смена обстановки освежит ваш разум, особенно, если вы работаете на воздухе. Кроме того, переход от одной локации к другой позволит вам отделить один рабочий сегмент от другого. С помощью данного метода вы раздробите работу и сделаете за день существенно больше.

3. График распределения работ

Трудитесь над крупным проектом и не знаете, как с ним справиться? Тогда график распределения работ для вас. Он разделяет ваш проект на практические шаги, ведущие к его завершению, и дает команде представление о том, что нужно сделать.

График состоит из 4 компонентов:

1. Техническое задание.Это предложение или короткий абзац, ясно описывающий цель. Он позволяет понять, чего вы пытаетесь достигнуть и каким образом. Потеряв уверенность в правильности своих действий, вы всегда можете вернуться к ТЗ и свериться с ним.
2. Фазы. Это общие задачи, необходимые для завершения всей работы. Количество фаз зависит от объемов проекта, но в среднем их обычно бывает 2 или 3.
3. Промежуточные результаты. Здесь речь идет о более конкретных задачах, ведущих к исполнению каждой фазы. Вам нужно добраться до каждого из результатов, чтобы потом перейти к следующей фазе. Для каждой из таких частей должно существовать описание ее целей.
4. Задания. Это мельчайшие компоненты графика распределения работ. Они должны быть практическими и конкретными. Здесь важны детали. Задания должны давать вам полную картину того, что вам нужно сделать, чтобы реализовать основной проект.

Из этих пунктов создается поэтапный план действий. Он четко определяет, что представляет собой задание, кому следует над ним работать, и когда оно должно быть выполнено. Огромный проект способен ошеломить, вам может быть страшно за него браться.

Дробя работу, вы получаете четкое представление о предстоящих шагах. Теперь проект кажется менее пугающим, а ваша мотивация возрастает.

4. Доведение до результата

Возможно, вы слышали о «доведении до результата» раньше. «Доведение до результата» («Getting Things Done») — это бестселлер Дэвида Аллена, в котором рассказывается об искусстве продуктивности без стресса. В своей книге Аллен пишет о популярном методе повышения производительности «Доведение до результата». Эта сложная система держится на 5 опорах:

1. Фиксируйте. Записывайте все. Любые идеи, дела или повседневные задачи должны быть зафиксированы на бумаге или в Word-документе. Обязательно записывайте сразу, как только подумали о чем-то. У вас под рукой всегда должен быть блокнот или электронное устройство.
2. Проясняйте. Записав что-то, вам нужно конкретно знать, как вы собираетесь этого добиться. Зафиксируйте практические шаги, которые приведут вас к желаемому.
3. Систематизируйте. Разделите свои задачи на категории и расставьте приоритеты. Привяжите их к датам и определите важность каждого пункта. Составьте список дел и поместите наверх наиболее значимые задачи. Их нужно сделать в первую очередь.
4. Анализируйте. Взгляните на список дел и убедитесь, правильно ли расставлены приоритеты.
5. Приступайте. За работу! Выберите, чем вы займетесь, и двигайтесь к цели шаг за шагом.

Это и есть базовые принципы метода «Доведение до результата». Вы можете настроить его под себя, но не забывайте о главной идее. Разбивайте задачи на конкретные шаги и сначала выполняйте важные дела.

5. Должен, следует, хочу

Эта техника поможет вам определить уровень важности задач. Каждое утро вам нужно задавать себе 3 вопроса:

• Что я должен сделать сегодня, чтобы оказать максимальное влияние?
• Что мне следует сделать для создания лучшего будущего?
• Чем я хочу заняться, чтобы насладиться сегодняшним днем и сделать свою жизнь полнее?

Данный метод называется «Должен, следует, хочу». Вам нужно честно ответить на эти вопросы, прежде чем начинать свой день, и записать получившиеся ответы.

Выполнив это, вы разделите свои дела, опираясь на степень их важности. Задачи из категории «должен» совершенно неотложны. Их нельзя оставлять на завтра, ведь от них зависит ваше ближайшее будущее.

Дела под грифом «следует» окупятся по прошествии времени. Скорее всего, они не требуют немедленного внимания, но все же маячат в вашем сознании. Вы понимаете, что однажды вам придется к ним обратиться, а потому лучше расправиться с ними пораньше. Однако они не являются неотложными.

«Хочу» — это дела, которыми вы занимаетесь ради удовольствия. Они не обязательны, а может, и вовсе не нужны, но делают ваш мир ярче. Возможно, вы хотите посмотреть фильм или взяться за написание книги. Это действия, которые приносят вам радость.

Теперь ваши дела разбиты на группы в зависимости от их важности и неотложности. Это поможет вам определить, что нужно сделать, и распланировать свой день в соответствии с этим.

6. Биологический прайм-тайм

Когда вы работаете наиболее эффективно? Ранним утром после зарядки? В середине дня? Или вам удобнее всего трудиться поздней ночью, когда большинство людей спит?

Истощение эго свидетельствует о том, что наша концентрация и мотивация изменяются в течение дня. Есть определенные моменты, когда энергия, фокус, мотивация и производительность находятся на пике. Именно они и называются «биологическийпрайм-тайм».

О таких периодах важно знать, ведь они показывают, когда ваш мозг готов к работе. Чтобы выявить такие моменты, нужно отслеживать уровень своей энергии на протяжении трех недель. Постарайтесь не пить кофе и не дремать днем. Так вы найдете естественные периоды прайм-тайм, а не достигнутые за счет допингов.

Затем вы должны разбить свою работу в соответствии с этими интервалами и составить расписание, опираясь на биологический прайм-тайм. Так вы станете трудиться тогда, когда готовы к этому, и сможете сделать больше, чем сидя за столом целыми днями.

7. Метод действий

Некоторые из приведенных методов подразумевают, что вы должны поместить в свой список дел конкретные задачи и работать только над ними. Да, это может оказаться полезным. Но «Метод действий» идет дальше и заявляет: каждое событие — это задание.

Да, верно: все дела за день можно внести в список дел и разбить на практические шаги. Метод действий предлагает дробить все на 3 главных компонента:

1. Шаги действия. Конкретные задачи, которые приближают вас к завершению выполняемого дела.
2. Справочная информация. Любая информация, к которой вам захочется вернуться при работе над определенным проектом — заметки, инструкции, руководства, сайты. Справочная информация — это любые ресурсы, которые помогают вам справиться с задачей.
3. Второстепенные пункты. Невыполнимые сейчас задания, к которым вам придется однажды вернуться.

Если пользоваться методом действий, то все можно разбить на эти 3 составляющих. Распределив свои дела, вы получите лучшее представление о том, когда за них браться и как с ними справиться.

8. Список 1-3-5

Списки дел могут приносить огромную пользу, если они правильно структурированы. Мы уже рассмотрели несколько принципов их составления. Список 1-3-5 переносит перечень дел на иной уровень.

Список 1-3-5 — это перечень дел, в котором ежедневные задания ранжируются по важности. Каждый день вам следует выполнять одну крупную задачу, 3 средних и 5 мелких. То есть ежедневно вы расправляетесь с 9 делами, различающимися по степени важности.

Список 1-3-5 помогает вам расставлять приоритеты и оценивать каждую задачу. Ограничивая количество ваших дел, он оберегает вас от перегрузки. Но при этом вы много успеваете, и вам хватает времени, чтобы сосредоточиться на каждом задании.

9. Личный Канбан

Личный Канбан — это метод, объединяющий конкретные шаги списка дел с внешней привлекательностью принципа Джерри Сайнфелда «Не разрывай цепь». Все, что вам нужно, — доска, несколько самоклеющихся листков и задания.

Доску следует разделить на 3 колонки:

1. Недоработки/сделать. Сюда помещаются требующие выполнения задания, к которым вы еще не приступали.
2. В процессе. Это дела, над которыми вы сейчас трудитесь. Также вы можете использовать отдельный листок для каждого шага.
3. Выполнено. В эту колонку попадают все решенные задачи. Нет ничего лучше, чем любоваться тем, с чем вы уже справились.

Этот простой метод способствует повышению продуктивности. Перемещение заданий из одной колонки в другую дает чувство прогресса, которое невозможно получить, пользуясь списком дел. Рост мотивации обеспечивается и возможностью видеть собственные результаты.

К тому же так вы избавляетесь от чрезмерной нагрузки: избыток дел сразу бросается в глаза. Личный Канбан помогает вам наблюдать за собственной продуктивностью и одновременно сокращает количество задач.

Разделяйте и приступайте к работе

Если вы хотите повысить свою производительность и достичь собственных целей, используйте эти 9 наиболее эффективных техник, направленных на дробление работы. Теперь вам нужно только взяться за дело и стать более продуктивным сотрудником!

P.S. Рекомендуем ещё одну полезную статью по теме работы над собой — Наука о том, как развить духовную стойкость в работе и в жизни .

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании TESTutor.