В последнее время чуть ли ни каждый день появляется какой-то новый сервис для организации работы в команде. Если попробовать их самостоятельно изучить, то это, наверное, займёт годы.

Мы последние полгода занимались тем, что старались оптимизировать все наши внутренние процессы и максимально снизить издержки на менеджмент. Мне кажется, что мы добились достаточно хороших результатов в этом плане, самое время рассказать об этом сообществу.

В нашей команде работает несколько программистов, дизайнеров и лишь один менеджер, который отвечает за контроль процессов.

Большинство студий сталкивается с тем, что работа превращается в сумбур, как только команде приходится поддерживать 3-4 проекта одновременно. Начинаются срывы сроков, неисполнение обещаний и тому подобное. То, почему заказчики и боятся делать какие-то крупные проекты, связанные с ИТ. То, что провоцирует мнение, что в разработке нереально соблюсти сроки и свои обязательства.

Производство — минимум бюрократии, максимум внимания

Организация производства в студиях — довольно большая проблема, которые многие пытаются решить. У кого-то это выходит лучше, у кого-то хуже.

В чём проблема?

Проблема в нахождении идеального баланса между количеством бюрократии и контроля, а также свободы в коллективе. С одной стороны, мы можем заставить всех наших сотрудников списывать рабочие часы в какой-либо системе учета времени, требовать полной отчетности за каждую минут раб. времени и получить сотрудников, которые ориентированы не на результат, а на списание часов.

Именно поэтому мы изначально решили, что не будем измерять количество работы человека в часах, а будем оценивать результат.

Как мы пытались это делать?

Сначала мы попробовали использовать Trello, но его возможностей стало быстро не хватать. Да, Trello — удобный и простой к пониманию инструмент, но как только на одном проекте появляется 10 человек, включая как наших сотрудников, так и заинтересованных лиц со стороны заказчика — на доске начинается настоящий хаос.

После долгих поисков мы остановились на Teamwork’e. Причинами было следующее:
1) Мы можем легко установить дату окончания по какой либо группе задач, либо всему проекту в целом
2) Сотрудник в любой момент времени знает, что именно ему нужно делать и по какому проекту
3) Руководитель видит, какие задачи исполнены в срок, а какие провисают

Так же нам очень нравится возможность хранить в проекте Teamwork различную проектную документацию, так как он поддерживает хранение версий документа, комментарии и тому подобное.

Продажи — собираем всю информацию

Продажи — наверное, второй по важности процесс в студии, после производства.

Мы используем отечественную amoCRM, потому что она действительно простая и удобная. Ну а так же, потому что сами приложили руку к разработке мобильных приложений для коллег, поэтому знаем, как всё устроено внутри.

Любой клиент, который к нам приходит, не важно по какому каналу: по телефону, по скайпу или пишет на почту — попадает в CRM-систему и получает собственный профиль, где мы уже ведём всю работу с ним. Почему это удобно для всех? Потому что мы всегда знаем что и когда обещали сделать, когда нужно отправить смету, когда договор и так далее.

Поддержка

Поддержка пользователей — рутинный процесс, который при этом ни чуть не менее важный, чем описанные ранее.

В этом плане у нас всё просто, есть zendesk, который привязан к нашей почте, фейсбуку и твиттеру, а так же к аккаунту в amoCRM.

Тикет попадает сотрудникам службы поддержки, которые уже квалифицируют его, задают наводящие вопросы и отправляют в виде задачи в разработку.

Немножко про офис

Многие думают, что для эффективной работы просто необходим офис, но в нашем случае — мы смогли отказаться от него полностью. Это помогает нам достаточно сильно снизить постоянные расходы, а благодаря эффективной и почти полностью автоматизированной системе управления командой — мы не теряем в производительности.

Так же большим плюсом такой распределенной системы является то, что любой член нашей команды может в любой момент сказать: «Ребята, я тут что-то захотел ножки погреть», — взять свой ноутбук, собрать вещи и уехать работать в Тайланд. Сотрудники любят свободу, но при этом наши клиенты не страдают, потому что мы изначально строили эффективную систему, как для совместной, так и для удаленной работы.

Подводя итог

Хотелось бы сказать, что на данный момент, чтобы конкурировать на рынке разработки на заказ — необходимо думать об оптимизации всех внутренних и внешних процессов компании. Чем меньше денег мы тратим на побочные процессы, тем больше денег мы можем потратить на создание крутых продуктов, зарплату отличных разработчиков и дизайнеров. Ведь мы предоставляем именно высоко профессиональную услугу, ведь именно создание продуктов — наша цель, а не бюрократия, издержки на процессы, которые на самом деле не очень и нужны.