Немного отойду от темы и в двух предложениях изложу, как пришло в голову контролировать задачи, время и просто быть продуктивнее.
Работа в IT несет в себе множество информации, каждый день накапливается большое количество задач и напоминаний. И их в голове совсем держать не нужно! Чтобы справиться с входящей информацией и ничего не забыть, я для себя открыл Wunderlist. Таск-менеджеров, аналогов очень много и перечислять не буду, так как задача стоит показать на своем примере современную систему GTD.
Безусловно многие уже привели свои дела в порядок и для них здесь нового ничего не будет. Статья рассчитана на новичка или того, кто еще не определил для себя систему правил для управления собственным временем. Именно «систему правил», если нет «системы правил» — тайм-менеджмент работать не будет.
Необходимо понимать в какой список определить «ту» или «иную» задачу, поставить ей срок или отложить. Вдохновили для написания статьи, следующие книги и отцы продуктивности:
Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок» и Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей».
Материал не рассматривается как «панацея» в своей категории. Написан для того, чтобы расширить кругозор и на примере создать собственную систему управления временем, а самое главное, ничего не забыть и сделать все вовремя. Такой девиз «Ничего не забыть — сделать все вовремя».
И так, мои списки задач в программе Wunderlist выглядят следующим образом:
В Wunderlist возможно создавать директории, поэтому у меня одна общая директория «Работа»
и в ней списки, позаимствованные из книги Стивена Кови. Так, же приведу матрицу управления временем в оригинале:
Название списков в Winderlist (немного измененные под свои нужды):
- 1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
- 2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном);
- 3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
- 4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).
Описание списков говорят за себя. Если проектов много, кому-то может не понравиться, что все проекты будут разбросаны в четырех списках. Для этого в Wunderlist возможно присваивать «теги» #Проект 1, #Проект2 — тем самым фильтровать по контексту и видеть задачи только одного проекта.
Двигателем эффективности является список:
2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном)
В этот список попадают в основном цели и задачи, требующие планирования, всевозможные большие проекты. Приведу пример задач из вышесказанного списка (настройка системы мониторинга zabbix, написать скрипт на bash, собрать сервер, настройка репликации SQL и.т.д). Это список движет личность к цели и интеллектуальному росту. Пример задачи из списка:
Список Срочные и важные, это так называемые «горящие дела», которые нужно выполнить в этот момент. Эти задачи попросту сделать необходимо — рутина. Примеры из этого списка: (создать учетную запись сотрудника, инвентаризация, подготовить ПК — рабочее место и т.д.).
Последние два списка: Срочные неважные и Несрочные и неважные. — это делегирование. Есть задачи, которые нужно делегировать, но видеть на каком они этапе. Когда задача будет выполнена я отмечаю ее. Пример таких задач: отвезти технику в ремонт, так как этим будет заниматься служба доставки или курьер, я в таких случаях, её поручаю и вношу в нужный список. Пример «Несрочные и неважные».
Говоря о списке Срочные неважные, в этот список попадают задачи срочные, но с отдаленным дедлайном. Пример: продлить подписку какого-либо веб-сервиса, приобретении лицензии и т.д. Вот по такому принципу распределяются рабочие задачи.
Следующие списки позаимствованные в основном из методики Дэвида Аллена. Существуют задачи, когда по ним еще нет ответа и в этом случае, меня спасает «Список ожидания» Пример задачи из такого списка: Жду запчасти «матрицу», для задачи «ремонт планшета», жду ответа от программиста о новом патче для ПО, задача «обновить форму накладной».
Следующие списки для задач, которые встречаются ежедневно и мне их не нужно держать в голове. Примеры списков:
Читать /Посмотреть (записывается все, что нужно прочитать, просмотреть. Теги: WINDOWS, LINUX, КНИГИ, КИНОТЕАТР, ЛАЙФХАКЕР и т.д.). Пример из списка:
Когда-нибудь/Возможно (записываю те задачи, которые не определены по выполнению и нет решения выполнять ли их вообще. Теги: ДОМ, РАБОТА. Если появляется свободное время на работе, я открываю этот список, если нахожусь на «работе» фильтрую по тегу «Работа»).
Домашние дела (записываю, что нужно сделать для дома, быта, покупки и т.д).
Спорт (записываю тренировки, силовые упражнения).
Привычки (записываю те привычки, которые я хочу развить, после того как привычка приживается, она переноситься в список циклические задачи). Пример из списка:
Циклические задачи (записываю те задачи, которые регулярно повторяются (оплаты, вызов курьера, обрезка БД, проверить создание бэкапов и т.д.).
Цели (идея состоит в планирование на 3 месяца). Пример — цели на ноябрь 2016. Внутри списка записываю в подзадачах цели. Три-пять главных (масштабных) целей на месяц. Цель отмечаю важной и ставить дедлайн последний день месяца, например, 31 марта. Тем самым, когда в первую очередь работа идет со списком «отмеченные», цели всегда у меня на глазах.
Плюс такого подхода: можно будет отслеживать выполнение целей по месяцам и держать их всегда перед глазами.
Ключевой момент, это определить важность задачи. Я руководствуюсь следующими принципами:
- Принцип двух минут. Выполнить, делегировать, определить в список, если нет списка, записать во входящие.
- Отмечать задачу звездочкой (важные). Когда цели требуется больше одного дня, ставлю повторять каждый день, либо только в этот день и выставляю статус отмеченной задачи. В первую очередь работа по целям ведется со списком Отмеченные. В этот список отмечаются важные и стратегические задачи.
- Ценность задач. Фокусироваться на главной.
- Разбивать задачи на подзадачи. Разделять большие задачи на подзадачи, прикреплять файлы, записывать заметки.
- Планирование задач. Обзор всех списков, главное каждой задаче назначить срок.
Вот этими принципами я руководствуюсь, чтобы определить в какой список занести задачу. Если их соблюдать, то не будет неуверенности, в важности или тематике задачи!
Работа в таск-менеджере ведется по списку «Сегодня» и «Отмеченные». В списке «Сегодня» рутина и обязательные дела, в «Отмеченных» важные дела, которые не выполняются за один день и требую ежедневного контроля, и работы над ними.
P.S. * Чтобы всплывающие напоминание не докучали на задачах, которые разрешаться в течение дня без обязательного напоминания, нужно в свойствах задачи удалить напоминание. Тем самым я контролирую только важные задачи, о которых нужно напомнить.
** Для списков необходимо присваивать теги, чтобы в дальнейшем можно было фильтровать по тематикам (работа, дом, купить, коммуналка, книги, и т.д.).
*** Если кому-то не понравиться держать в таск-менеджере циклические задачи, то их можно разнести в Google Calendar, а Wunderlist вести остальные задачи.
Надеюсь, данная статья пригодиться тем, кто только начинает изучать тайм-менеджмент и решит воспользоваться советами из статьи. Строго не судите, все-таки первый пост на Хабре.
Если у кого-то есть поправки или замечания, а также желание поделиться своей системой управлением времени, приглашаю в комментарии.
Комментарии (34)
trim777
12.12.2016 00:12+3Пробовали ли Вы Todoist? Лично мне он понравился больше.
rick1211
12.12.2016 01:55На мой взгляд в бесплатной версии Todoist ограниченный функционал, а для себя рассматриваю бесплатный таск-менеджер!
domix32
12.12.2016 02:38Ограничения вундерлиста тоже немного удручают
soulruins
12.12.2016 09:23Сам был фанатом Todoist и не понимал тех, кто пользуется чем-то другим. Пока не закончилась премиум-подписка, а с текущим курсом продлевать её не очень… выгодно. Так вот, был неприятно удивлён, что привыкнув ко всем плюшкам, банально теперь не могу работать с сервисом. Комментарии не оставить, напоминания отсутствуют… Что это вообще за GTD-сервис такой, который запрещает подобные опции?
В Wunderlist все вышеописанные опции доступны из коробки. Да, в сравнении с Todoist как будто откатился на пару лет назад, но блин, зато могу полноценно работать.
pastuh9090
12.12.2016 10:57Вполне хватает бесплатной версии todoist, действительно важные дела вполне можно занести в календарь, что бы он напомнил. За пару месяцев входит в привычку просматривать списки дел и нет необходимости надеяться на напоминания. Удручает только, что выполненные задачи в конце недели не просмотреть. Выношу главные в Google keep, а сами проекты веду в Trello.
Понравилась идея автора со списком "Отмеченных", возьму на заметку. А в целом главное следовать своим принципам, а сервис, всего лишь инструмент. Вполне обходился на первых порах обычным календарем, и ежедневником.sabio
13.12.2016 00:46+1Я вот тоже пользовался бесплатной версией Todoist и всем был доволен. Пока не упёрся в ограничение в 150 задач на проект. (в одном из «проектов» я вёл список идей и уже подаренных подарков для разных людей)
С тех пор так и «пылится».
А да, ещё они несколько раз ломали поддержку используемого мной синтаксиса URL-ов. Сначала в Android приложении, а потом и в веб-версии.
Мои просьбы сохранить поддержку старого синтаксиса или хотя бы автоматически сконвертировать все задачи в новый так и остались неуслышанными.
А чтобы задачи за неделю не пропадали из вида, их можно сделать под-задачами задачи «неделя 42». А по окончании недели и обзора выполненных (под-)задач отмечать выполненной саму неделю, чтобы все они ушли «под кат».pastuh9090
13.12.2016 11:14Хорошая идея с подзадачами, а как их создавать?
sabio
13.12.2016 12:35Обычным перетаскиванием. Потащить задачу чуть вправо, и она станет под-задачей.
При редактировании уровень вложенности меняется комбинациями Ctrl+Right / Ctrl+Left.
tedbully
12.12.2016 00:15Статья хорошая, спасибо автору. Сам пользуюсь Wunderlist'ом, но с гораздо меньшым количеством папок.
bravosierrasierra
12.12.2016 00:16Я перебрал все доступный оффлайн и онлайн решения и в итоге наиболее универсальным и полностью кроссплатформенным оказался несравненный бесплатный org-mode для emacs. Вот тут восхитительное описание, показывающее реальную практику тотального управления делами и собственной жизнью по концепции GTD: http://doc.norang.ca/org-mode.html
temonix
12.12.2016 06:12Да, orgmode отличная вещь. Есть проблема, как организовать сбор задач и функцию напоминания на android?
Я написал синхронизатор для todoist, но там платные напоминания.
Думаю теперь написать синхронизатор для gcal через их api, но gcal такой убогий...
bravosierrasierra
12.12.2016 18:46я сначала тоже загонялся на эту тему, пока не понял что мобильные устройства не предназначены для правки из-за кардинальных эрогономических проблем при работе с задачами, только для просмотра. А здесь меня полностью устроил MobileOrg, берущий данные из моего dropbox. Сейчас вроде бы развивается orgizly, но меня полностью устраивает mobileorg.
В отличие от других задачников, в emacs заметки легко шифровать обычным кроссплатформенным gpg и отсутствие такой возможности долгое время не давало мне начать вести дневник и заниматься рефлексированием: не получается быть честным по некоторым вопросам, зная, что данные полностью открыты всем-всем, кто имеет доступ к моему компьютеру. А возможность закрыть несколько дневниковых записей стала последней каплей, прорвавшей мою плотину.
А ещё emacs позволяет понаоткрывать одновременно кучу окон с задачами и править сразу несколько.
И ещё он шикарно вписался в мою потребность работать на компактном ноутбуке ночью в полной темноте без дискомфорта для глаз и на полной скорости.
pmcode
12.12.2016 07:08Тоже пользуюсь Wunderlist, ввиду того что это единственный бесплатный такс-менеджер. У всех прочих функционал зарезан настолько, что пользоваться ими по назначению нельзя. Wunderlist на самом деле, а возможно, вследствие своего mobile-first дизайна, невероятно примитивен. В нем очень не хватает списка тэгов, цветовых меток и деления списка на секции, как у Asana. Но меня больше всего разочаровывает абсолютно нефункциональный правый сайдбар — он настолько узкий, что пользоваться подзадачами и заметками адски неудобно, и то, что нет шортката, чтобы таскать задачи вверх-вниз по списку. Можно просто сказать, что подзадач в Wunderlist нет вообще.
Ко всему, конечно, можно придумать свою систему — вы придумали свою — я вот использую теги #WEEK, #MONTH и отмечаю звездочкой задачи над которыми буду работать на текущей неделе, но все планирование на срок больше месяца перенес в Trello. Wunderlist, к сожалению, годиться, только для самых простых задач и вообще никак не помогает отслеживать прогресс достижения поставленный целей. С ним хорошо ходить в супермаркет, но вести проекты — тот еще квест. Что вы, в общем, и доказали, расписав свою систему аж на 12-ти экранах.
soulruins
12.12.2016 09:35Пришел к выводу, что личные и рабочие задачи должны быть отдельно друг от друга. Для личных (семейных) задач так же пользуюсь сейчас Wunderlist, для рабочих поднят Kanboard. И как-то со временем стал считать, что канбан весьма и более удобен именно в контексте рабочих процессов, в сравнении с классическим GTD.
Kanboard вообще универсальная штука. Всё не соберусь силами, чтобы написать про него статью, причём именно в примере нестандартного применения (ни как систему для задач).
MagiC
12.12.2016 10:38Тоже пользуюсь Wunderlist'ом как основным таск-менеджером для себя и для семьи.
Не так хардкорно, как вы.
Почерпнул у вас пару интересных идей, спасибо!
poxu
12.12.2016 11:53+2Статья называется Как я выбирал систему GTD для IT на примере Wunderlist. В названии какое-то противоречие. Выбор предполагает какое-то сравнение наверное.
И собственно про Wunderlist в статье почти ничего нету. Пара скриншотов только.
Мне кажется, статья про то, как реализовать GTD с помощью Wunderlist и написана для тех, кто Wunderlist использует. Название сильно запутывает, совсем другое ожидаешь видеть. Название Как я реализовал систему GTD для IT c помощью Wunderlist было бы гораздо лучше.
rick1211
12.12.2016 12:11По поводу заголовка возьму на вооружение!
А по поводу Wunderlist-a, описывать его нет необходимости, ПО очень простое и масса обзоров уже написаны. Здесь больше хотелось показать, как работать с информацией и размещать задачи по необходимым спискам. Чтобы все было записано, голова разгружена. На моем примере — это реализовано так. А скриншоты сделаны для того, чтобы видно было подсветку тегов, планирование задачи на подзадачи, контекст и.т.дpoxu
12.12.2016 13:02А по поводу Wunderlist-a, описывать его нет необходимости
Я про него не слышал никогда.
ПО очень простое и масса обзоров уже написаны
Всё ПО всегда очень простое :). Вот я пользуюсь emacs org-mode, куда уж проще :). Софта для GTD много, очень интересно чем мотивирован выбор именно этого, а не другого приложения.
rick1211
12.12.2016 14:28Я исходил из того, что ПО должно быть действительно простое, бесплатное т.к не знаешь приживется ли GTD и планирование. Несомненно в Wunderlist есть минус и не один. Но то, что он бесплатный, можно работать в команде, поручать сотруднику дела, к примеру когда уходишь в отпуск, а так же просматривать историю выполненных задач и конечно же кроссплатформенность.
На мой взгляд сейчас удобно управлять с веб-браузера, без привязки к ОС. У меня Wunderlist в связке с Evernote, но эта следующая тема для обсуждения.
sky-walker
12.12.2016 12:16Если не ошибаюсь, по книге первоисточнику 'срочные, но неважные дела' — это не те, которые «нужно сделать быстро, но можно отложить» (это как? противоречие получается), а те, которые надо спихнуть на кого-нибудь другого.
rick1211
12.12.2016 12:19По книге немного сложнее и задачи и человек — не простой!
И их системы в оригинале — не всем подходят. Я старался максимально приблизить к повседневной жизни, рутине и обобщенных задачах, тематикам.
Teacher
12.12.2016 16:58Чтобы не удалять напоминания, достаточно в настройках выключить их автоматическое добавление:
wizi4d
12.12.2016 17:03Спасибо за идею использования матрицы Эйзенхауэра при распределении задач. Подумаю над идеей (стоит себе прикрутить или нет).
Сам пользуюсь maxdone, почему то его никто не упомянул. Инструмент бесплатный и достаточно функциональный.
Atalef
13.12.2016 20:13Обнаружила сегодня неприятный баг в Wunderlist: регулярные (ежедневные) задачи после нажатия на «Пометить как завершенную» удаляются из актуальных задач и переходят в завершенные, не появляясь в списке задач на следующий день. Раньше такой проблемы не было. Почему так происходит? И что делать?
rick1211
13.12.2016 20:16Посмотрите возможно у вас цикличность (повторение) не выставлены на задаче.
Каждый день, раз в месяц и.т.д. Если цикличность не выставлена, то задача завершается.Atalef
13.12.2016 20:44Выставлена цикличность, в том-то и дело.
rick1211
13.12.2016 22:13Когда у меня с wunderlist бывают неприятности, я «разлогиниваюсь» на всех устройствах и заново логинюсь! Могла синхронизация пострадать.
Atalef
14.12.2016 01:22Ни разлогинивание, ни переустановка программы не помогли. И это сильно раздражает. Мне очень понравилась поначалу эта программа. Но если этот баг не будет исправлен, придется ее удалить, так как с такими косяками она становится бесполезной.
RatreX
19.12.2016 17:26Спасибо за статью. В своё время тоже потратил довольно много времени для поиска планировщика для себя.
В итоге пришел практически к такой же концепции как и в статье выше.
Плюс к этому использую календарь Google куда можно пробрасывать задачи со сроками из вундерлиста, для более высокой точки обзора всей недели или месяца или дальше.
Todoist смотрел, вкусно выглядит, однако отбросил по причине платности.
Также интерес вызывает такой сервис как Priority Matrix, тут полноценно реализована идея матрицы Эйзенхауэра, разбивка на проекты, однако тоже по подписке\платно.
goricvet
> в этот список попадают задачи срочные, но с отдаленным дедлайном
эта фраза сломала мне мозг
GEnergetik
Видимо автор имел в виду, что задача стартует в будущем, а время, отведенное на выполнение задачи, невелико по сравнению с объемом предстоящей работы. Т.е. задача на критическом пути и нужно выполнять при появлении возможности ее выполнения.