Почти год спустя после предыдущего поста, задумался я о том, чем еще могу поделиться с коллегами. А тут как раз ребята из дружественной компании (они же соседи по офису) решили тестить системы контроля времени. Как вы понимаете, я не мог не присоединиться, у меня ж такой опыт, руки чешутся повторить прошлогодний успех с обзором DLP.

Вот к чему пришли мы с коллегами. С системами учета рабочего времени (СУРВ) на первый взгляд все просто, но сложности создают вендоры, которые наделяют продукты «уникальными» возможностями и функциональностью программ другого класса. Дело осложняется еще и тем, что предложений на рынке десятки (если не сотни). Потому первым делом мы определились, какие именно задачи и как должна решать система.

Мы пришли к тому, что система будет использоваться в замкнутом круге:

Поясню каждую составляющую цикла:

1. Поиск нарушений рабочего регламента

Суть софта для контроля рабочего времени заключается в том, что любая активность фиксируется, сохраняется, группируется и анализируется. О нарушениях сообщается отдельно. Фактически мы бы хотели, чтобы работа с СУРВ сводилась к работе с нарушениями – идеальный вариант, когда система сама в состоянии оценить эффективность отработанных часов. На этом этапе мы поняли, что это наиболее важный показатель для подобных решений. И у того разработчика будет больше шансов получить наши деньги, чей продукт окажется самым «умным».

2. Сбор доказательств нарушений рабочего регламента

Мы кратко ознакомились с описанием популярных на рынке решений. Оказалось, что многие из них имеют недоработку, которая делает их практически бесполезными.

Дело в том, что только лишь на основе отчетов какой-то системы никто человека наказывать не станет, тем более увольнять. Нужно чтобы за отчетами стояло четкое обоснование, доказательство, что нарушение действительно было. Что это не сбой и не ошибка программы, а реальные факты. Так вот, системы, в которых отсутствовала подобная возможность, мы рассматривать не стали. СУРВ нужна руководству не для статистики, а для принятия конкретных решений.

3. Административные меры

Это заключающий этап и, конечно, он не имеет прямого отношения к функциональности системы, но и невозможен без предыдуших элементов схемы. Потому естественный итог работы СУРВ –управленческие решения и административные меры воздействия. А не просто красивые графики и отчеты для того, «чтобы было».

Когда мы разобрались с задачами, перешли к рассмотрению ПО.

Перед претендентами ставились следующие вопросы:

• Какие возможности анализа эффективности дает система?
• Какие есть средства для сбора доказательств?
• Каково соотношение цены и возможностей?
• Отвечает ли система следующим критериям: стабильность, гибкость, масштабируемость и качество работы?
• Оказывает ли вендор техническую поддержку?

Остальные возможности приветствовались, но оценивались как второстепенные. Кстати, нашли пару решений, у которых такого второстепенного функционала – большая часть, а сама суть (контроль времени) раскрыта слабо. Там же идет пересечение с DLP (Data Loss Prevention) системами, что никак не относится к СУРВ. Еще одно удивительное открытие – далеко не все СУРВ работают по приведенной выше схеме.

Именно из-за того, что некоторые СУРВ позиционируют себя, как «почти DLP», можно запутаться и начать ориентироваться на ошибочные критерии:

• Какие каналы контролируются?
• Какие устройства можно контролировать?
• Какую почту/мессенджеры можно читать?
• Передачу каких данных можно блокировать?

Ошибочные они потому, что СУРВ решает принципиально иные задачи. К примеру, понятие каналы контроля в принципе неприменимо к СУРВ. Почитать чужой скайп, конечно, интересная возможность – но она не относится к задачам контроля рабочего времени.

Таким образом, мы разработали методику оценки KPI для систем учета рабочего времени:

1. Автоматизированный поиск нарушений рабочего регламента
Чем более автоматизирована система, тем меньше времени тратится на работу с нарушениями. Чем нагляднее, детальнее, качественнее она выдает отчеты, тем проще с ней работать. В идеале помимо визуализации в системе должен быть свой интеллект, оценивающий рабочий процесс и выносящий готовый вердикт. К примеру, идеальной работой можно назвать такую схему – система сама группирует любые программы и посещенные сайты по тематическим категориям, понимает, является ли эта категория продуктивной для конкретного сотрудника, отсекает случайные входы, отслеживает реальную активность и выдает готовый результат по нарушениям.

2. Сбор доказательств нарушений рабочего регламента
Система должна помочь реконструировать ситуацию, собрать доказательства, сделать выводы. Система помогает человеку сделать конкретное обоснованное заключение о том или ином нарушении. Администратор системы должен видеть не только “вердикт”, но и знать, что происходило до, после, во время, внутри и снаружи – то есть все обстоятельства. Получив исчерпывающую информацию о нарушении и сделав выводы, работа с ним заканчивается и цикл начинается снова.

Прочая функциональность
Все остальные полезные возможности, которые предлагают разработчики, мы также изучили. Все это интересно и является дополнительными плюсами системы. При условии, что дополнительная функциональность действительно полезна, а не сделана просто «чтобы было».

Теперь подробнее о каждом представителе СУРВ:

Стахановец

Что понравилось:

• Гибридность решения: функциональность СУРВ и DLP в одном решении. С серьезными DLP сравнивать смысла нет – оно не о том. Зато, так сказать, решение “два в одном”.
• Система простая в обслуживании, никаких линуксов. Для теста может быть установлена на обычный ПК доп. нагрузкой.
• Возможность контроля печати показалась мне довольно полезной.

Что не понравилось:

• Цена. Порядка 6000 руб. за юзера. Дороговато.
• Интерфейс разделен на 2 несвязанные части – контроль онлайн и контроль офлайн.
• Мало отчетов продуктивности и вообще функционал контроля времени тут вторичен (что странно, т.к. DLP возможности тоже не особо блещут). Хотя сама идея гибридности неплоха. Такое ощущение, что система сделана для скрытого наблюдения за сотрудниками, чтения переписки, а не как инструмент анализа продуктивности.
• Большая часть возможностей системы не имеет никакого отношения к контролю продуктивности – как и говорилось выше, продукт скорее из разряда “всего понемножку”, чем специализированное СУРВ решение. Это имеет смысл в двух случаях: 1. задача скрытого наблюдения за пользователями превалирует над задачей реального увеличения производительности труда. 2. компания впервые знакомится с таким понятием, как DLP и СУРВ, и просто не понимает, какими они должны быть.
• Примитивный веб-интерфейс. У того же Стаффкоп веб-консоль лучше, приятней и функциональней.
• Нет автоматической категоризации сайтов. То есть все сайты распределяются руками. Напомню, что их миллиарды
• Если есть домен потребуется раскошелиться на СУБД – а это немалая сумма.

Staffcop

Что понравилось:

• Приятный веб-интерфейс. Поначалу сложно освоить механизм выборки данных, зато потом по достоинству начинаешь ценить гибкость и продуманность консоли.
• Возможности DLP (есть даже некоторая аналитика). До настоящих DLP, конечно, далеко, но в целом та же возможность найти перемещение файла иногда очень выручает.
• Цена адекватная возможностям. Полностью бесплатное сопутствующее ПО: кроме лицензий на Стаффкоп больше не нужно покупать абсолютно ничего – это довольно сильно влияет на итоговую стоимость внедрения.
• Перекрестные выборки по любым данным. Словами объяснить сложно, это нужно видеть – система позволяет ооочень гибко производить выборки и даже сохранять шаблоны таких настроек.
• Масштабируемость – система работает на Linux и PosrgreSQL. Это значит, что кластеризация доступна как минимум на уровне архитектуры ОС и СУБД – было бы желание. Однако это плюс только для людей, глубоко разбирающихся в UNIX`ах – остальным даже установить систему будет непросто.
• Агенты для Linux – реально прикладного применения не имеют (т.к. все-таки это очень редкая система для постоянного использования рядовыми сотрудниками) – но приятно, что они есть, хоть и хуже по возможностям, чем аналогичные агенты для Windows.

Что не понравилось:

• Мало готовых отчетов, в основном пользователь делает их самостоятельно. А как я уже говорил, в инструменте выборок сначала нужно разбираться.
• Сервер на Linux – условный конечно минус, но такую систему не передашь в ведение HR – по любому поводу они будут дергать ИТ.
• Технология выборки слишком уж “гибкая”, я бы назвал эту технологию чрезмерно зрелой – она требует обучения, либо (скорей всего) руководитель просто будет просить делать шаблоны нужных ему отчетов у ИТ или ТП разработчика.
• Очень сильная зависимость от ТП разработчика в случае, если у вас в штате нет спеца по Unix`ам (которые, к слову, довольно дорогие и редкие). Проблема незаметна, пока все работает штатно, но случись что – кто в этих линуксах разберется, особенно в серверных?
• Непонятная модель лицензирования – абсолютно неясно, почему и зачем лицензия привязывается к ПК. Ведь это система для контроля сотрудников, а не ПК.

TimeInformer

Что понравилось:

• Огромные возможности по кастомизации. Создается впечатление, что любая опция, какую бы мы не придумывали, в решении есть, если как следует поискать.
• Крайне развитая система отчетности: отчеты реально толковые и на все случаи жизни. Причем, есть масса отчетов, объединяющих смежные в одном. Свои создавать тоже можно.
• Удобные инструменты установки агентов. Была бы возможность, то использовал бы эту админскую консоль вообще в повседневной работе. Но ничего кроме их агентов она ставить не хочет(((
• Проработанное взаимодействие компонентов автоматизированного анализа и ручного расследования, широкие возможности поиска и фильтрации.
• Оказалось, что это единственное решение, в котором посещенные сайты раскидываются по тематикам автоматически. Причем любые сайты. В отличие от других систем, где есть преднастроенные группы по 100 сайтов, а остальное нужно добавлять руками. Здесь же все происходит само собой.

Что не понравилось:

• Система реально требует обучения и сопровождения, по крайней мере, первое время – архитектура довольно сложная, возможностей много, интерфейс с кучей опций. Сходу разобраться самому проблемно. Описать сложно, но это, примерно, как разница между Photoshop и Paint.
• Агенты только для Windows.
• Нет веб-интерфейса – работа ТОЛЬКО через приложение.
• Выборка данных из большого архива может занимать ощутимое время (если используется бесплатный SQL).
• Продукт в процессе использования создает кучу БД, десятками их штампует. Это не очень удобно для восприятия, если используете один инстанс для 1С, СКУД, СУРВ и прочее и занимаетесь обслуживанием СУБД.

Disciplina

Понравилось:

• Очень быстрая установка: нужно зарегистрироваться в личном кабинете и скачать агента. Итого 2 минуты вообще без настройки чего-либо. В целом HR может провести пилот вообще без привлечения ИТ. Даже скорее не “пилот”, а просто начать пользоваться системой.
• Система очень проста в работе – отчеты могут быть представлены в виде “календаря” или списка дел, наподобие того же самого в Outlook.
• Непродуктивные ресурсы можно блокировать, хотя их и нужно постоянно донастраивать.

Что не понравилось:

• Продукт “излишне” простой. Про некоторые вещи говоришь “ничего лишнего”, здесь же ситуация такова, что простота использования реализуется за счет отсутствия нужной функциональности.
• Ранее писал, что работа с подобными системами должна идти в два этапа – “автоматика” и “рутина”. Автоматика – когда система самостоятельно анализирует эффективность и сообщает о нарушениях. Рутина – ручная обработка результатов, перепроверка отчета, детальный разбор ситуации. В Дисциплине таких инструментов нет вообще. После того, как я показал систему руководству, они сказали мне следующее: “Ну и как мне на основании вот этого оценивать эффективность? Штрафовать/увольнять людей?” Ведь факты нарушений должны иметь четкие доказательства, а не некий отчет, нарисованный неким ПО. Данная особенность исключила дальнейшее рассмотрение продукта.

Kikidler

Понравилось:

• Предельная простота использования и проработанный UX. Системой реально просто и приятно пользоваться. Освоение интуитивно, никакими знаниями или опытом для этого обладать не нужно.
• Очень быстрая установка: нужно зарегистрироваться в личном кабинете и скачать агента – наподобие того же самого в Дисциплине.
• Предельно простой и понятный интерфейс. Обучения не требует, запутаться невозможно, заблудиться негде. Нет непонятных функций, нет заумной функциональности.
• Уведомления об обновлениях гарантируют, что всегда работаешь с самой последней версией. Вообще ситуация довольно странная, ведь автообновления – стандарт для любых IT продуктов, однако у СУРВ такая “фишка” встречается крайне редко.

Что не понравилось:

• “Конская” цена. В 2 раза дороже аналогов (если покупать бессрочную лицензию). Аж 10 000 рублей.
• Система ориентирована прежде всего на онлайн-наблюдение в ручном режиме, а не на автоматизированную аналитику.
• Катастрофически мало отчетов – свои создать тоже нельзя, только на базе имеющихся.
• Абсолютно все данные передаются через интернет. Очень большой траффик идет через интернет (600 Гб в неделю для у нас вышло). У коллег встала работа двух регионов из-за такого траффика.
• Сервер в облаке. Локальная работа возможна, но сервер, опять же, на Unix подобной ОС. По сути, здесь те же проблемы, что и у Стаффкоп.
• Масса ненужных инструментов. Например, инструменты удаленного администрирования – который в СУРВ даром не нужен.
• Нет какой-либо интеграции с корпоративной средой. Пользователи создаются вручную, группы тоже.

Несколько общих выводов:

1. Сложилось стойкое впечатление, что чем система лучше выглядит – тем слабее ее функциональные возможности.
2. Системы в принципе сложно сравнивать, так как функционал очень разрозненный. Лучше «пляшите» от задач и не попадайтесь на маркетинговые уловки. По факту, идея у всех одна – реализация абсолютно разная.
3. Помните про “суть”: если система нужна для контроля продуктивности, в ней не нужна возможность читать переписку между Аленой из бухгалтерии и Василием со склада. Если же нужно именно это, тогда вы не адресу: это другая задача и нужно другое решение (та же DLP).
4. Всегда считайте итоговую стоимость: во сколько обойдется все, включая железо, сопровождение, лицензии на ОС и СУБД.
5. И самое главное – руководству нужно четко представлять, что оно будет делать с результатами. Это не вопрос софта, это вопрос политики в организации. Подсчет продуктивности сотрудников просто ради того, чтобы «было» – довольно бредовая идея.

А в целом, как обычно, за читателей выводы не делаем. Ждем в комментариях конструктивной критики и отзывов об используемых вами системах контроля времени.