Многие взрослые студенты начинают подтягивать свой английский в первую очередь для работы. Английский уже давно является языком международного бизнеса: где бы вы ни находились, с какими бы компаниями ни вели дела, чаще всего все переговоры и сделки по продаже ведутся на английском языке. Курсы бизнес-английского обычно знакомят вас с самой ходовой лексикой, например, названием должностей, структурой компаний и навыками бизнес-переписки. Но чаще всего вам придется вести переговоры, будь то переговоры по телефону или лично. С чего начать планирование переговоров и нужно ли их вообще планировать? Какая лексика потребуется в самом начале? Уместен ли small talk в бизнес-переговорах? Разбираемся с основами.

Как строятся переговоры?

Структура английских переговоров во многом напоминает русскую, тут никаких тонкостей нет. Для начала вам нужно как следует подготовиться и составить agenda – план, которому вы будете следовать во время встречи. Многие считают, что этап планирования можно пропускать, мол, я и так знаю, что мне обсуждать с клиентами. Но без четкого плана переговоры в какой-то момент могут зайти в тупик. Тщательное планирование поможет вам:

— не забыть все темы, которые вы хотите обсудить с партнером или потенциальным клиентом;
— зафиксировать все предложения и идеи, которые вы хотите предложить собеседникам;
— четко определить цели переговоров: что в итоге вы хотите получить от собеседников;
— проанализировать ситуацию на рынке, текущее положение дел у второй стороны переговоров, а также изучить культурные особенности ваших собеседников.

Пожалуй, здесь кроется главное различие переговоров с российской и зарубежной компаниями. Важно осознавать, что многие речевые обороты, жесты и манера речи в целом сильно разнятся от страны к стране. Не зная культурных различий между вами и вашими собеседниками, вы рискуете в лучшем случае не добиться желаемой цели. В худшем вы можете серьезно оскорбить клиента или потенциального партнера, и вторых переговоров у вас уже не будет.

Когда план готов, встреча организована, и вторая сторона уже прибыла на место проведения переговоров, можно начинать. Представьтесь и проговорите повестку дня – собеседники тоже должны понимать, чего им от вас ожидать. На стадии собственно переговоров не забывайте проверять, правильно ли вы понимаете собеседников. Лучше повториться, чем недопонять друг друга. Периодически сверяйтесь с планом и целями: все ли идет как надо? Если существуют разногласия, постарайтесь найти компромисс или пойти навстречу второй стороне.

В конце переговоров проговорите итоги и обязательно как можно скорее зафиксируйте их письменно, известив вашего партнера/клиента. Не забывайте о так называемом follow-up: в зависимости от сферы деятельности эти «последующие мероприятия» могут быть разными. Например, если вы что-то продаете, то можете позвонить клиенту и спросить, все ли его устраивает. Подобное общение поможет вам наладить контакты с англоязычными партнерами и клиентами, а также своевременно узнавать об их нуждах.

Нужно ли согласовывать план переговоров со второй стороной?

Все зависит от того, какого масштабы переговоры у вас планируются. Но в любом случае, если такая потребность возникнет, вам нужно будет составить грамотное письмо. Следующие фразы вам в этом помогут:

Если нужно подтвердить детали или изменения в плане:

Could you please confirm that you have received the revised agenda?
Does the agenda meet your needs/expectations? (или “We would like to know if the revised agenda meets your needs/expectations.”)
Do you agree with the other items?
Shall we move forward on this basis?

Если нужно добавить что-то к существующему плану:

I/We believe we will need to speak about… as well.
…has reminded us that we also might/must discuss… because…
It has occurred to us that we need to add… to the agenda.
Could we put… on the agenda after the point…?

Важный момент: модальных глаголов никогда не бывает много! В английском языке градус вежливости намного выше, чем в русском. Вместо «давайте обсудим» придется говорить «не могли бы мы, пожалуйста, также обсудить». Обязательно подтяните модальные глаголы (в частности, разницу между must и have to, а также глаголы may, might, would, could, shall — об этом мы рассказываем в разделе модальных глаголов на сайте) и активно используйте сослагательное наклонение вместо «давайте» и «мы решили, что будет так».

Избегайте ошибок: если исправленный план прислали вам с просьбой подтвердить получение, ни в коем случае не отвечайте “The agenda is well-received”. Эту ошибку часто допускают не носители английского языка, полагая, что well-received значит «получено». Нет, well-received обычно употребляется в контексте принятия публикой. Например, вышел новый спектакль, и на премьере публика хорошо его приняла: “The new play was well received by the audience”. В случае с письмом лучше отвечать “Thank you, the revised agenda is safely received”/”Thank you, I confirm the receipt of the agenda”.

Как начать переговоры на английском?

Предположим, что этап планирования вы успешно завершили на родном языке, свои предложения и соображения перевели на английский, чтобы было, чем радовать собеседников, и теперь вам предстоит начать переговоры. Вот несколько полезных фраз для того, чтобы поприветствовать вторую сторону и обозначить план переговоров:

We would like to welcome you…
Today we are going to talk about…
We are glad that you could come and hope you will enjoy your stay here. Let's get down to business.
Let's begin the discussion with...

Не забывайте о том, что обращение “Dear… “ вполне уместно как в бизнес-переписке, так и при приветствии, если, разумеется, у вас не десять человек за столом. Если вас двое-трое, можно начать со слов “Dear Mr. X and Mr. Y, we would like to welcome you…”. Помните, что в английском языке слово “dear” имеет несколько значений, и в контексте бизнеса это не «Дорогой Иван Иванович», а «Уважаемый Иван Иванович».

После приветствия и small talk, о котором мы поговорим ниже, важно оговорить план переговоров. Это можно сделать при помощи следующих вводных фраз:

I would like now to begin by suggesting the following agenda.
To start with, I think we should establish the overall procedure.
Is this okay with you?

Уместен ли small talk на бизнес-переговорах?

Еще как! Можно сказать, small talk – разговор ни о чем – помогает бизнесам держаться на плаву. Почти половина всего общения в сфере бизнеса и есть small talk. В конце концов, все мы люди, и нам приятно, когда к нам относятся приветливо и по-доброму. Проводя серьезные сделки, вы хотите быть уверены в надежности партнера. По сути, вы ему доверяете и помогаете, а он помогает вам. Вы выясняете потребности клиентов, спрашиваете, с какими проблемами они сталкиваются, предлагаете свои пути решения. Вы должны хорошо знать своих клиентов, но вы же не можете знакомиться с ними ближе в нерабочее время. Так стоит ли уделять small talk время на важных переговорах? Ответ все еще утвердительный: стоит.

На переговорах вы, конечно, будете придерживаться утвержденного плана, но вам определенно стоит включить в ваш план время для small talk. Это поможет вам и вашим собеседникам лучше узнать друг друга, легко переходить с одной темы на другую, и соблюдать баланс между напряженной формальной атмосферой и менее строгой обстановкой. Переговоры, на которых участники общаются не только как бизнес-партнеры, проходят гораздо эффективнее для обеих сторон. Поскольку в этой статье мы рассмотрели начальные этапы переговоров, вот список вопросов, которые могут повлечь за собой small talk:

По прибытии клиента в ваш офис:

Is it your first visit to…?
How was your journey?
It’s great to finally put a face to a name.
It’s nice to meet you at last.

В перерыве:

So, do you often travel for work?
Are you working on anything interesting at the moment?
What’s happening in your sector/industry right now?

Разумеется, можно также обсуждать погоду или какие-то близкие вам тематики, если вы уже хорошо знаете собеседника. Избегайте чересчур личных вопросов и вопросов, ответом на которые будет строго конфиденциальная информация.
В следующей статье мы узнаем, как корректно выдвигать предложения и идеи, вежливо соглашаться или не соглашаться, а также искать компромисс.

Для тех, кто хочет прокачать английский

Читателям блога дарим купон на 500 рублей для покупки абонемента, в который входит 8 видов тренировок и еженедельные рассылки про английскую грамматику и лексику — «Витаминки» и «Плюшки».

А для безлимитного и вечного доступа ко всем возможностям сайта есть тариф «Всё включено» (скидка не действует).