Вопрос о том, как ставить задачи и оценивать трудозатраты техписателей, поднимается почти на каждом вебинаре, конференции и встрече, посвященной документированию. В чем сложность? Почему, в отличие от оценки времени, затраченного программистами, тестировщиками и другими сотрудниками отдела разработки, именно трудозатраты документаторов постоянно вызывают дискуссии?
Попробую объяснить и показать, как можно избежать проблем в этом вопросе, используя систему управления задачами (как это работает — покажу на примере используемой нами системы Actionspace). Технический писатель, Лена Толмачева.



Технические писатели — это те самые, скромно сидящие в своем углу офиса люди, которые целыми днями описывают выпускаемые в вашей организации продукты. Пусть говорят, что справки и руководства не читают, и что не стоит тратить на них силы и время. Но если дела у компании идут хорошо, рано или поздно объем продукции окажется настолько большим, что описать все изменения силами разработчиков и инженеров по тестированию станет невозможно. Придется взять на работу специалиста по документированию. А описывать нужно, потому что жизнь не стоит на месте: выпускаются новые версии продуктов, предыдущие требуют технической поддержки, меняется коллектив. Новым работникам приходится изучать как новые, так и выпущенные пару лет назад продукты, а наличие актуальной документации позволит новичкам быстро войти в курс дела и начать работать.

Я не знаю, как организовано управление проектами именно в вашей компании, но обычно принцип работы примерно такой: менеджер продукта ставит задачи руководителю отдела разработки, который, в свою очередь, контролирует команду закрепленных за продуктом программистов и инженеров по тестированию. Казалось бы: чем подсчет трудозатрат техписателей отличается от трудозатрат программистов и тестировщиков? А проблема состоит в том, что техписателей только в редких случаях удается закрепить за продуктом. Документация пишется на все продукты в порядке их выпуска, причем эти продукты могут управляться разными менеджерами, а создаваться документация может как в процессе разработки, так и на этапе тестирования, и даже через пару месяцев после его завершения.

Таким образом, мало того, что задачи к техписателю поступают все время из разных отделов и от разных менеджеров, так еще и сроки выпуска готовых документов плохо укладываются в классическую схему проекта разработки. Поэтому, про то, что надо написать документацию, менеджеры часто вспоминают в самый последний момент, а время на тестирование готовых документов могут и вообще не выделить.

Сложности в управлении документированием не зависят от того, сколько в вашей компании техписателей. Если их двое и более, то задачи поступают тому руководителю, в отделе которого числятся документаторы. Писателям становится легче, их руководителю – сложнее, вот и вся разница.

Как же можно избежать подобных проблем? Все очень просто. Нужно использовать для документаторов выделенную систему управления задачами. Эта система должна быть простой в освоении, при этом обладать таким набором функций, чтобы можно было создавать задачи, указывать исполнителей и сроки, формировать отчеты, задавать и фиксировать затраченное на работу время. Она не должна быть слишком дорогой, и желательно должна позволять работать в облаке.
Как это работает, я покажу на примере используемой нами системы Actionspace (здесь подробнее о системе).

Допустим, в вашей компании два техписателя, их руководитель и несколько менеджеров, которые заказывают документацию.
Когда по какому-либо проекту возникает потребность в документации, руководитель отдела техписателей входит в систему Actionspace через браузер со своего компьютера, ноутбука, планшета или телефона. Нажатием одной кнопки он создает задачу на разработку комплекта документов, указывает срок его готовности, прикладывает необходимые файлы и добавляет ссылку на карточку с требованием в TFS или другой подобной системе управления проектами, которая используется в вашей компании. В поле «Кому» руководитель выбирает фамилию техписателя, ответственного за выполнение задачи, в поле «Копия» указывает менеджера, который заказал документацию, а в поле «планируемая трудоемкость» вводится количество часов, выделенных на данную работу.

Постановка задачи на разработку документации

Если предполагается создание комплекта из нескольких документов, задачу по его разработке можно распределить на нескольких техписателей, каждый из которых будет разрабатывать отдельный документ. При распределении задачи можно указать планируемую трудоемкость отдельно по каждой подзадаче. Окончанием работы будет считаться момент, когда все документы комплекта будут созданы, а соответствующие им подзадачи в Actionspace — завершены.
Нажав кнопку «Старт», руководитель отправляет подготовленную задачу подчиненным.

Распределение задачи на нескольких исполнителей

Техписатель получает по электронной почте уведомление о получении новой задачи, заходит в Actionspace, изучает задачу, оценивает плановый срок ее исполнения и трудоемкость. Если для подготовки документов все готово, он берет задачу «в работу», а если нет, то сообщает менеджеру о проблеме с задачей или делегирует ее другому пользователю.

По окончании каждого рабочего дня техписатель указывает количество часов, которое он затратил на выполнение задачи, и все эти данные сохраняются в системе.

Получение задачи техписателем

Если у техписателя возникают вопросы, он может добавить комментарий в задачу, а его руководитель получит соответствующее уведомление по электронной почте.
В свою очередь, техписатель тоже может поставить задачу своему руководителю или менеджеру. Например, напомнить о выделении времени на тестирование документа, попросить о помощи в установке новой программы, обучении работе с продуктом и т.п.
Весь свой план работ техписатель и его руководитель могут не только посмотреть в календаре системы, но и запланировать их выполнение на определенную дату. За несколько дней до назначенной даты система автоматически пришлет напоминание о приближении планового срока.

Ознакомление с планом работ

Если техписателей в компании несколько, их руководитель может постоянно контролировать процесс работы с документами, добавлять свои комментарии и файлы. Менеджер продукта также сможет отслеживать этот процесс.

Контроль руководителя за выполнением работ по документации

После того, как работа по подготовке комплекта документов будет завершена, техписатель фиксирует затраченное время и завершает задачу. Менеджер получит по электронной почте уведомление о том, что работа закончена и сможет узнать фактические трудозатраты.

Уведомление руководителя о завершении работы над документами

Ну а теперь самое главное:

Когда придет время подсчета трудозатрат (например, для расчета премий), руководителю техписателей нужно будет зайти в систему Actionspace и подготовить отчет, где будут зафиксированы даты начала и окончания работ по всем проектам за указанный период, указаны планируемые и реальные сроки и трудозатраты всех техписателей его отдела. Используя фильтры, можно подготовить отчет о работе всех или конкретного сотрудника, по всем или конкретному проекту, за определенный период и по задачам в определенных состояниях.

Просмотр отчета о работе техписателей

Сформированный на экране отчет можно экспортировать в формат MS Excel, чтобы передать вышестоящему руководителю или использовать в дальнейшей работе.

Отчет по трудозатратам техписателей

Таким образом, использование простой системы позволит руководителю избежать ежемесячной рутинной работы по ручному подсчету трудозатрат техписателей по всем активным проектам разработки, а также позволит оценить скорость работы сотрудников и сравнить затраченное на проекты время.
Использование браузера для доступа к системе позволяет применять ее даже в тех компаниях, где сотрудники одного отдела работают в разных городах, а их руководитель управляет процессом из головного офиса.

Безусловно, предложенный мной вариант подсчета трудозатрат техписателей не идеален, но нам это решение помогло упорядочить работу над документацией, не забывать закладывать время на ее тестирование и более эффективно организовывать работу в совместных командах, состоящих из менеджеров продуктов и тех.писателей, которые находятся в разных городах.
Если говорить об особенностях внедрения, то мы сначала попробовали систему Actionspace в рамках бесплатного онлайн-триала (триал полнофункциональный), а потом перешли на платную версию. Мы используем веб-версию Actionspace, но у них есть еще и приложение для Office 365 и SharePoint Online — для тех, кто использует облачную инфраструктуру Microsoft.