К нам часто обращаются специалисты из бухгалтерской или юридической службы за консультацией о том, как им уже избавиться от хранения всех документов на бумаге и вступить в мир без бумаги.

Таких вопросов становится всё больше, так как государство проделало колоссальную работу по подготовке соответствующей нормативной базы. То есть бухгалтеры и юристы могут позволить себе отказаться от бумаги без бизнес-рисков. Однако такой переход требует существенных усилий по организации необходимой инфраструктуры, изменению бизнес-процессов и внедрению соответствующих программных решений. Ключевой компонент в ИТ-инфраструктуре для такого перехода – электронный архив бухгалтерских документов (АБД). Он обеспечивает хранение и доступ ко всем бухгалтерским документам. Далее давайте разберёмся, какими функциями ему необходимо обладать, чтобы помочь бухгалтерам решить их задачу.

1 критерий – одна система для хранения всех видов учётных документов

В электронном архиве бухгалтеры базово должны хранить два типа документа:

1. Электронные скан-копии бумажных документов, которые они получили по почте или курьерской доставкой от контрагентов.

2. Оригинальные электронные структурированные учётные документы, которые мы получаем через операторов ЭДО. Порой бухгалтеры сталкиваются с проблемой – как найти в организации менеджера, ответственного за эту услугу и подтвердить у него факт исполнения обязательств в полном объёме.

Однако, что по факту хранится в архиве бухгалтерских документов:

• Скан-копии бумажных документов включают собственно сканы бумажных документов, набор метаданных и сопроводительную информацию, например, о месте хранения физического документа.

• Электронные структурированные документы (счета-фактуры, акты, УПД) содержат сложную модель данных. Например, документы могут содержать табличные данные (элементы позиций), сложные справочные данные, отдельные атрибуты, на формирование которых наложены определённые правила и ограничения и пр.

• Метаданные, сопровождающие хранимый в архиве документ (неважно, скан или сразу электронный документ), помогают искать документ, установить связи с отчётными формами. Это могут быть процессы аудита, камеральных проверок, предоставления документов по требованиям в налоговую инспекцию, процессы налогового мониторинга и пр.

• Номенклатура типов документов и их формат не являются стабильными. Они расширяются и изменяются. Поэтому конструкторы форм учётных карточек для всех документов должны поддерживать структуры данных для сложных формализованных документов, описанных выше.

• Сам по себе безбумажный структурированный учётный документ не содержит визуальной формы представления. Необходимо, чтобы электронный архив содержал средства генерации визуального представления безбумажных документов и механизмы их настройки.

2 критерий - гибко конфигурируемая подсистема потокового ввода

Наполнить электронный архив копиями бумажных документов можно несколькими способами: организовать централизованный потоковый ввод документов, локально сканировать документы на местах. Архив должен предоставить варианты, чтобы наполнить архив данными:

• Средства интеграции сканерного оборудования для реализации как ручного, так и потокового сканирования, управления и распознавания штрихкодами и пр.

• Средства настройки процессов (Workflow) наполнения архива различной логической организации.

• Средства управления физическим размещением бумажных копий документов.

• Средства распознавания форм бумажных учётных бухгалтерских документов для получения необходимых метаданных.

Подсистема распознавания форм документов является одной из самых трудоёмких задач, возникающих при внедрении архива. Сложность заключается в настройке шаблонов распознавания для всех типов документов, которые должны быть погружены в архив. Несмотря на унификацию форм бумажных бухгалтерских документов, на практике между компаниями курсируют разнообразные по форме одни и те же документы, которые формируются в различных ИТ-системах в разных организациях.

3 критерий - интеграция с операторами ЭДО и учётной системой

Структурированные документы могут передаваться в электронный архив из различных источников:

• непосредственно от оператора ЭДО (например, Контур.Диадок);

• из учётной системы (в случае если обмен с оператором ЭДО реализован через учётную систему).

Значит, электронный архив должен иметь шлюзы к операторам ЭДО и учётным системам, которые позволят настраивать сценарии взаимодействия без существенного низкоуровневого программирования.

4 критерий - механизмы работы с электронной подписью

Безбумажные документы, хранящиеся в архиве, заверяются электронной подписью (ЭП). Значит, необходимо поддержать функции для работы с ЭП:

• Механизмы верификации электронной подписи. Для электронного архива необходимы средства верификации ЭП на документах любого формата. При верификации подписи с машиночитаемой доверенностью (МЧД) необходимо иметь и механизмы проверки кода полномочий, который указан в МЧД для подписанта документа.

• Соблюдение требований ФЗ-63 к процедурам заверения и верификации подписи, которые необходимо учитывать при реализации архива. Например, требования о возможности просмотра содержимого документа в момент подписания и верификации подписи.

• Поддержка механизмов усовершенствованной ЭП в системе. Необходимо, чтобы механизмы нанесения и верификации ЭП поддерживали механизмы усовершенствования подписи в виде поддержки штампов времени и OCSP проверок.

• В структурированном документе электронная подпись наносится не на файл, а на отдельные элементы структуры, при этом подписывается не весь документ, а соответствующие элементы его структуры (например, данные о регистрации могут не подписываться или подписываться другим видом подписи). Система должна содержать средства управления структурой заверения документа и поддержку соответствующих механизмов верификации подписи.

• Должны поддерживаться механизмы импорта/экспорта документов с усовершенствованной ЭП, в частности, корректное получение ЭП из системы оператора ЭДО.

5 критерий - возможность объединить в одной логической базе документы из различных физических архивов

На практике мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда первичные учётные документы хранятся в различных физических локациях и подсистемах. Если в этом случае необходимо ещё выполнить проект интеграции к налоговому мониторингу, то необходимо реализовать доступ к внешним системам физического хранения документов через общий интерфейс (как программный, так и пользовательский), создав виртуальное хранилище. Соответственно, подсистема построения электронного архива должна содержать готовые компоненты интеграции с наиболее распространёнными системами, в которых осуществляется физическое хранение файлов электронных документов.

6 критерий – кастомизация и программные интерфейсы для доступа к данным архива

Мы уже выяснили, что возможны различные сценарии автоматизированной обработки тех или иных правил загрузки и хранения документов в архиве. Архив бухгалтерских документов - не монолитное решение. Оно вынуждено меняться и адаптироваться в результате законодательных изменений, развития бизнеса и необходимости поддержать работу с новыми типами документов. Архив должен поддерживать различные регламенты и внешние комплаенсы по управлению документов. Например, требуется перештамповать документы длительного хранения.

Чтобы у пользователей архива оставалась возможность меняться и развиваться, сама система должна предоставлять инструменты для программной и визуальной кастомизации, настройки форм документов и бизнес-процессов по их обработке. В частности, должны реализоваться программные интерфейсы для встраивания функций работы с документами, хранящимися в архиве, для различных прикладных систем и приложений, используемых в организации.

Если вы хотите узнать больше про то, как организовать электронный архив в организации, по каким критериям оценивать решение, то можем сказать, что мы написали электронную книгу по этой теме.