Мой опыт работы в проектном офисе, подсказывает, что для повышения квалификации руководителей проектов наилучший результат дает комбинация методов. Добавление же в эту систему некоторых приемов дает кратную прибавку результата.

Крупная консалтинговая компания, в которой я тогда работал, задумалась, как можно повысить успешность проектов, понимая под этим повышение прибыльности и завершение проектов в срок.
Очевидно, успешность проекта в значительной степени зависит от работы руководителя проекта. Поэтому было решено повышать квалификацию и организовывать их работу через обязательные процедуры и методики. Что-то сработало хорошо, что-то в меньшей степени. Не буду описывать всю историю, остановлюсь только на ключевых моментах.

1. Монитор проектов

Во-первых, мы запустили процедуру мониторинга проектов.

Каждую неделю руководитель проекта заполнял онлайн «монитор здоровья» проекта. Для этого он оценивал проект по восьми параметрам:

• сроки — в какой степени благополучен график проекта?
• бюджет — прогноз по стоимости проекта соответствует плану?
• рамки проекта — не выходит ли из под контроля изменение объема работ?
• продукт — удовлетворен ли заказчик результатами текущей деятельности?
• ресурсы — достаточно ли укомплектована команда проекта?
• обязательства Заказчика — выполняет ли свою часть работы Заказчик?
• отношения с Заказчиком — нет ли конфликтов, конструктивны ли вазимотношения?
• взаимодействия с третьими лицами — все ли в порядке с субподрядчиками?

Оценка была в виде светофора: «Зеленый», «Желтый», «Красный». Плюс комментарии, обязательные для «красных» оценок, опциональные для остальных.

Это позволило контролировать общую картину по проектам и обращать внимание руководителей на то, что находится в неблагополучной зоне. По проектам, находящимся в красной зоне, а также по всем ключевым проектам регулярно проводили ревью у директора департамента.

2. Обучение руководителей проектов

Проектный офис разработал курсы и поставил на регулярную основу обучение РП. Прежде всего это было обучение по работе с графиком проекта, рисками, бюджетом. Проводили круглые столы по обмену опытом. Записывали видеоролики и онлайн курсы.

Принципиально нового в этом не было ничего, важна была регулярность и атмосфера новых возможностей, которая создавалась тренерами. Мы постарались сделать очень компактные и практичные курсы, которые передавали опыт от лучших руководителей менее опытным.

3. Аудит и сопровождение проектов

Что действительно было новым, так это участие наиболее опытных сотрудников проектного офиса в текущих проектах.

Участие выражалось в двух вещах.

Первое — аудит проектов. Мы исследовали состояние проектного управления, по документам, по интервью с руководителем проекта и давали рекомендации, что необходимо откорректировать.
Второе, более трудозатратное — это сопровождение проекта. Если кто-то из РП нуждался в помощи, сотрудник проектного офиса становился «играющим тренером» и помогал выправить ситуацию.

Например, мы вместе с действующим РП садились и вместе дорабатывали план проекта как с содержательной точки зрения, так и с точки зрения правил его составления. Или обсуждали приоритеты текущих задач. Или пытались придумать варианты разрешения вопросов по проектной команде.

Иногда было необходимо поговорить с заказчиком. Преподносили мы это как внутренний аудит, направленный на улучшение качества управления проектом. Сам факт появления нового человека, который внимательно выслушает, снимало напряжение и давало дополнительное время и возможность перезагрузки.

Главное отличие такого взаимодействия от обычного обучения, заключается в том, что РП учился использовать инструменты управления проектом боевой обстановке, уже набив некоторых шишек. Результативность такой работы намного выше. Руководители, с которыми мы таким образом работали, набирали квалификацию на порядок быстрее.

В комбинации методов повышение квалификации особую роль играет поддержка в ходе практической работы. Это может делать руководитель практики либо другой опытный РП. Методы коучинга и качественная обратная связь творят чудеса, дополняя формальное обучение и регламенты.