2020 ворвался бесцеремонно нагло, да еще и со своими правами в нашу тихую, размеренную повседневность. Казалось бы, весь мир ушел в онлайн, и это обстоятельство должно было облегчить жизнь миллионов людей, включая ивентщиков. Ага, как же...

В этой статье я расскажу вам, как наша команда PVS-Studio начала свой год в области деловых мероприятий, в частности конференций, какой опыт мы получили и от каких ошибок хотим уберечь наших читателей. Неважно, являетесь ли вы руководителем компании, организатором в сфере деловых встреч, разработчиком, лидом и т.д. Наш опыт будет полезен всем при условии, что вы так или иначе сталкиваетесь с конференциями.

Прежде чем мы перейдем к конкретным примерам, нужно сделать ряд небольших уточнений. Первое, наша компания не является организатором конференций. Мы участвуем либо в качестве спонсора, либо в качестве докладчиков. Иногда возможен вариант, когда на конференции от нашей команды присутствуют и докладчики, и стендисты.

Второе, отсюда следует, что, как event-менеджер, я рассматриваю онлайн мероприятия только со стороны рационального участия моей компании, а не положительных и отрицательных моментов такого формата для event-индустрии в целом.

Третье, не значит, что у всех компаний будут такие же результаты как у нас, поэтому не стоит воспринимать наш опыт как аксиому.

Приятного чтения.

Почитать про наш прошлый опыт участия в конференциях в 2019 году можно здесь и здесь.

Ну, привет, 2020…

Прошел осенний сезон 2019 для нашей команды, близился Новый год, и мы, вдохновленные полученными результатами, оптом выкупаем 6 конференций в качестве спонсора в весеннем и осеннем сезонах 2020 у одного из известных организаторов конференций в сфере IT в России и нашего давнего партнера JUG.ru + в начале 2020 мы стали выкупать спонсорство у других организаторов, включая зарубежных.

Итак, прошли новогодние праздники, и мы вовсю стали готовиться к весеннему сезону: выкупили некоторые номера в отелях на несколько конференций в Москве, Санкт-Петербурге и Минске; подготовили часть именной раздатки для конкретных конференций; купили билеты на поезда….и вот с 30-го марта 2020 мы всем офисом, да и страной, уходим на карантин. А У НАС КАК БЫ КОНФЕРЕНЦИЯ ЧЕРЕЗ НЕДЕЛЮ…ОФЛАЙН…В ПИТЕРЕ…

Что ж, жизнь к такому совершенно не готовила, но пришлось приспосабливаться. Весь апрель индустрия встреч переворачивалась с ног на голову, так как это был разгар сезона, и карантин тут ну вот не кстати. У всех организаторов готовы площадки, кейтеринг, раздатка, спикеры… Короче говоря, так же, как и у нас, только умножьте на 100000. К маю стали проясняться хоть какие-то детали, ведь изначально предполагалось перенести конференции, а не уводить их в онлайн (наивные :D).

В мае решается вопрос спонсорства в конференциях: стоит ли нашей команде вообще в это ввязываться, как к этому готовиться, а не потеряем ли мы вложения и т.д. Как обычно, вопросов много, а ответов 0, ну или 0,5. Апрель и май мы посвятили двум моментам: вернуть максимально много из потраченных денег на брони и прийти к какому-то компромиссу внутри команды по поводу онлайн участий. В общем и целом, весь настрой того периода можно описать так:

И вот тут разберем "по полочкам". Возврат потраченных средств на брони и билеты был немного болезненным, мы смогли вернуть более 60%. В подобной ситуации такой результат действительно был неплох, так как застой и потери в сфере туризма были самыми молниеносными и внушительными.

На этом этапе мы завалились на одном моменте – посредники. Для ведения бизнеса есть удобные сервисы, которые помогают оформлять командировки и прочее. Это действительно очень полезно и сильно упрощает жизнь как сотрудникам, так и бухгалтерии. Но! В сфере туризма у одного вашего посредника может быть еще куча своих посредников. Это значит, что когда вы бронируете отель через, как вам кажется, только вашего партнера, и он напрямую работает с отелем, то, по правде говоря, не все схемы такие простые. В действительности это выглядит так: вы бронируете отель через сервис, сервис по каким-то причинам не может забронировать напрямую в отеле, поэтому он связывается с другим сервисом, который может уже оформить бронь. То есть для оформления одного бронирования в цепочке может быть более 2 звеньев.

В нашей ситуации был отель в центре Москвы, вернуть который мы не смогли, и который был самым дорогим по затратам. Отменить бронь не удалось по причине отказа посредника из Америки, то есть наш отель в России был готов нам вернуть деньги, сервис по работе с командировками тоже, и только на этом элементе цепи, а именно на иностранном посреднике, у нас всё "встряло". Благо, мы потом придумали как использовать этот отель, но не все смогут найти решения в подобной ситуации и просто потеряют деньги.

Что касается участия в онлайн конференциях нас в качестве спонсора, то тут мнения внутри компании разделились. В сухом остатке анализ этой идеи выглядел так:

Из таблицы видно, что аргументы "за" и "против" были равны. Основополагающим аргументом было осознание того, что непонятно, когда конференции смогут вернуться в офлайн, через год, два… Терять столько времени и возможностей не хотелось, но и деньги терять не хотелось. Что делать?

Пятилетка за 4 года или подготовка к онлайн-конференциям за 2 недели

Думаю, по подзаголовку вы догадались, о чём пойдет речь и какой был исход наших обсуждений. Да, мы решили рискнуть и ввязались в онлайн :) Не могу сказать, что для нас подготовка была ужасно сложной – нет. Был один решающий фактор, который играл не в нашу пользу - время. При чем от нехватки времени в первую очередь страдали наши партнеры-организаторы JUG.ru, но стоит им отдать должное, что первый этап подготовки – предконференционный – они облегчили нам максимально. Однако две недели до конференции казались похожими на день сурка:

По итогу мы готовились параллельно к 3 конференциям у 2 организаторов. Конечно же, баги стали появляться во время конференций: то не работает платформа конференции; то где-то проскакивает копипаста в тексте; то информация организаторов о розыгрыше расходится с вашей; то переносят время начала конференции; то участники не понимают, как попасть к вам на виртуальный стенд и т.д. Но учитывая, что это было первое мероприятие в таком формате, и никто на 100% не понимал что может пойти не так, то все были в полной боевой готовности: мы - искать неточности на своих страничках спонсора, организаторы - быстро их исправлять. Всё это мелочи жизни, с кем не бывает, скажете вы, но это бизнес, он ошибок не терпит. Поэтому чтобы со своей стороны, как спонсора, вы были застрахованы и уверенны, что подготовились на все 100% к мероприятию, возьмите на заметку некоторые моменты:

• Планируйте! Грамотный тайминг не сведет с ума вас и ваших коллег, особенно, если вы сильно ограничены во времени;

• Ставьте дедлайн своим коллегам, которые участвуют в подготовке, раньше того, который прислали вам организаторы;

• Когда собираете информацию для виртуального стенда, не ленитесь и сделайте визуальную превьшку, чтобы потом по 500 раз не просить организаторов что-то исправить;

• Если вам не пишут организаторы, это не значит, что ничего делать не нужно :D С онлайн форматом мероприятий (да и вообще индустрией встреч) люди тоже сталкиваются впервые, поэтому если вы сами не позаботитесь о логотипах вашей компании, рассылках в социальных сетях и почте, об описании ваших активностей и прочем, то не стоит рассчитывать на какой-то мало-мальски положительный результат по итогу;

• На всякий случай перепроверяйте тайминги (расписание). Может выясниться, что что-то сдвинулось, но вас забыли или не успели предупредить.

• На удаленке намного хуже дела обстоят с техническим оборудованием, поэтому удостоверьтесь, что все участники вашей команды имеют веб-камеры, гарнитуру и прочее. Плюс не забывайте проводить тестовые созвоны, чтобы в день конференции не оказалось, что у вас ничего не работает.

• Проверяйте! Всегда и всё! Не стоит верить организаторам на слово, что всё готово. Они тоже люди и тоже ошибаются. Кстати, себя перепроверять тоже нужно.

Этот список можете дополнить сами, но эти пункты существенно помогут избежать вот такого состояния:

Выгореть до момента начала мероприятия было бы не очень продуктивно, согласитесь.

Заключение

Всё своё мнение про онлайн-конференции в сфере IT я могу выразить одной картинкой:

Сложно что-то добавить после такой красноречивой демонстрации :D Ну а если серьезно, то онлайн формат подходит далеко не всем компаниям. В этом легко убедиться, если сравнить количество спонсоров офлайн и онлайн форматов.

В первую очередь всё зависит от цели вашей компании. Например, если вы хантите, то стенд в онлайн формате всё равно будет работать на вас, если вы его, конечно же, проработали хорошо. Если, как мы, просто представляете или рассказываете про продукт, то такая цель едва ли будет достигнута, так как контент конференции перекроет хоть какой-то интерес со стороны участника. При условии, что правильно подобраны спикеры и ничего не падает во время трансляций.

Всегда сложно начинать новые проекты. Мы ввязались в онлайн, когда такой формат еще не прижился у нашей аудитории, поэтому бОльшую часть ошибок и рисков мы сейчас бы уже не совершили.

Со своей стороны, могу сказать, что я "за" новые проекты, предложения и пр., НО, если вы изначально видите риски, то делайте всё для их минимизирования. Используйте CJM (карта путешествия клиента) для наглядного представления команде своих опасений или, наоборот, для подтверждения целесообразности участия.

P.S. Мы очень ждем возвращения офлайн формата. И да, конечно же, мы продолжим работать с нашими партнерами, включая JUG.ru, Онтико, Two Blue Cubes Ltd и др. Хочу еще раз выразить основную мысль: мы не участвуем в онлайн конференциях только потому, что нам не подходит формат. И мы ужасно грустим, что не можем увидеть вас, дорогие читатели/участники, и вас, коллеги-организаторы на конференциях C++ Russia, DotNext, Joker, HL++, CoreHard и др. Мы продолжаем придумывать активности, фичи, календарики … :D и надеемся на скорую встречу!

На этом у меня всё :)

Если хотите поделиться этой статьей с англоязычной аудиторией, то прошу использовать ссылку на перевод: Ilona Ilicheva. Online Almighty.