В продолжение моих предыдущих топиков:

1. Фиксируйте все
2. Делегируйте правильным людям
3. Найдите то, чем управлять
4. Сотрудники, роли и должности
5. Начинаем строить фундамент

Совет №6 — Библиотека процессов — это наше все

Основным и главным компонентом вашей компании, по моему мнению, должна стать Библиотека процессов, некоторые называют ее хендбук, некоторые Руководство сотрудника. При всем при этом суть не меняется, это документ в котором описывается кто, что и как делает при выполнение различных рутинных и не очень процессов.

Библиотеку процессов желательно держать в электронном виде на общем ресурсе, который поддерживает частые редактирования, комментарии, в целом управление контентом. Я для этих целей использую Wiki от Attlassian, который они называют Confluence. Структура Библиотеки выглядит следующим образом.

1. Вводная часть. — У каждого тут будут свои статьи, мой раздел выглядит следующим образом:
   
   • Основные правила и принципы работы
   • Терминология, условия форматирования
   • Роли в компании
   • Матрица ответственности
   • Мотивация сотрудников
   • Правила работы на офисных компьютерах(СА) — В скобках у меня пишется владелец процесса
   
   
2. Администрирование
3. Офисные процессы
4. Управление проектами
   
   • Запуск внешнего проекта
   • Планирование проекта
   • Ведем проект
   • Сдаемпроект
   
   
5. Стандарты работы
6. Поддержка клиентов
   
   • Отношения с клиентами
   • Документация
   • Запросы клиентов
   • Рутинные задачи
7. Качество
8. Продажи
9. Разработка

В целом, думаю логика понятна, выстраиваем дерево процессов, в котором идут ссылки на конкретные процессы. Так как здесь построение таблиц дело достаточно неблагодарное, все равно попробую в следующей статье привести пример конкретного процесса, если вас интересует какой то конкретный процесс, подскажите, я его и опишу. Также опишу как люди реагируют на Библиотеку процессов.

Вывод для руководителя

Постройте Библиотеку процессов в общедоступном интра/интернет ресурсе. Дерево Библиотеки процессов должно быть понятным и отражать все аспекты работы вашей компании. Собирайте комментарии и мнения от пользователей. Библиотека процессов должна быть живым и изменяющимся продуктом деятельности вашей компании.