Оптимизация удалённой работы

Перейдя на марте прошлого года на удалёнку, Figma, как и множество других компаний, начала искать способы организации сотрудничества и переноса офлайн-процессов и рабочих потоков в онлайн. Так как мы всё активнее использовали Figma в качестве виртуального дома для различных процессов, от мозгового штурма и исследований до тим-билдинга, то разработали гипотезу о способах изменения окружения: если мы разработаем, организуем и реализуем шаблоны сотрудничества, созданные специально для удалённой работы, то эффективность совместной работы повысится и это касается не только дизайна. Этот прогнозируемый рост эффективности сотрудничества означал бы, что шаблоны упрощают удалённую работу, и потенциально могут снизить напряжение некоторых «болевых точек», на которые жаловались наши пользователи (да и мы сами!).

Отдел разработки быстро создал «подборщик шаблонов», позволяющий пользователям создавать новые файлы из пустых пресетов или шаблонов, предназначенных для различных образцов удалённой работы. Мы провели эксперимент на части нашей пользовательской базы, предлагая подборщик шаблонов пользователям из экспериментальной группы. Задача заключалась в том, чтобы посмотреть, как коллективы будут использовать эти шаблоны (и будут ли вообще), а также оценить их конечное воздействие на сотрудничество.


Использованный в эксперименте подборщик шаблонов

Наши открытия

Мы выяснили, что пользователи, получившие подборщик шаблонов, имели показатель сотрудничества на 5% больше. Он измеряется как процент пользователей, вносящих правки или комментарии в общий файл. Кроме того, мы заметили, что при помощи подборщика шаблонов пользователи обнаруживали новые функции — на 10% больше пользователей обнаружило пресеты кадров, а на 90% больше пользователей использовало в своём процессе творчества файлы Figma Community. Это относилось и к дизайнерам, и к их коллегам, не занимающимся дизайном — в число наиболее популярных файлов вошли и специализированные дизайнерские шаблоны (для организации удалённых дизайнерских спринтов), и более общие, например, шаблоны whiteboarding и тим-билдинга.

Даже несмотря на то, что эксперимент проводился с частью нашей пользовательской базы, он не остался незамеченным. Мы получили положительные отзывы в социальных сетях и просьбы о добавлении в подборщик шаблонов документов для других сценариев использования. Рабочие коллективы не просто использовали этот контент, но и благодарили за него. Основная задача Figma Community — объединять пользователей, чтобы они могли делиться, учиться и общаться. Это стало идеальным примером того, как мы можем находить способы сотрудничества в мире, где так важна стала удалёнка, полагаясь на работу друг друга.

Однако самым важным открытием стало то, что мы и так знали — сотрудничество распространяется далеко за границы дизайна. И чем больше люди попадают в струю сотрудничества в рамках дизайна продуктов и UX, тем больше вероятность повышения качества их совместной работы и в других ситуациях.

Карта сотрудничества

Отметив положительную реакцию сообщества, мы решили оценить изменения количественно и сопоставить шаблоны с компаниями и регионами, особенно учитывая тот факт, что больше 80% пользователей Figma находится за пределами США. Мир движется в сторону удалённой работы, а мы наблюдаем рост сотрудничества между странами и часовыми поясами. На изображении ниже показаны приглашения и обмены файлами между пользователями в разных странах. Каждая связь обозначает обмен, а каждая страна раскрашена в соответствии с объёмом международного сотрудничества — чем темнее страна, тем больше совместной работы.


Подробнее о том, что мы выяснили:

Между регионами

В 2020 году Европа была регионом с самым активным ростом международного сотрудничества: в феврале 2021 года количество обменов файлами удвоилось по сравнению с тем же месяцем прошлого года. На глобальном уровне количество файлов, над которыми работают совместно в разных часовых поясах в феврале 2021 года, по сравнению с тем же месяцем прошлого, выросло в 3,5 раза (а для всех файлов в целом рост составил 2,6 раза).

Между дизайнерами и их коллегами

В рамках команд мы наблюдаем тенденцию к тому, что всё больше недизайнеров присоединяется к дизайнерским рабочим пространствам своих коллективов и становятся частью процесса дизайна. В профессиональных коллективах и организациях соотношение дизайнеров и недизайнеров выросло с февраля 2020 года по февраль 2021 года, и на каждого дизайнера в коллективе стало приходиться на 25% больше недизайнеров. С ростом необходимости асинхронных коммуникаций дизайнеры делятся своими файлами в режиме «только просмотр» с коллегами, чтобы получать обратную связь в реальном времени. Эта тенденция отражается и в росте количества файлов, к которым дизайнеры открывают доступ для своих коллег-недизайнеров (+140%), и в увеличении отношения «редактирующий/просматривающий» (+12%), произошедших за последний год.

В рамках дизайнерского процесса

Также мы заметили, что большее количество коллективов начало сотрудничать в Figma на более ранних этапах жизненного цикла файлов. В течение 90 дней мы замеряли метрику «время до начала сотрудничества» измеряемую как количество дней, прошедшее между датой создания файла и первым случаем открытия файла другим сотрудником (не тем, кто создал файл). Среднее время до начала сотрудничества упало на 11% с периода перед началом пандемии COVID до второго квартала года (когда большинство компаний начало работать удалённо), и оставалось стабильным до конца 2020 года.

Перенос офлайн-процессов в онлайн

Изучая полученные данные (в дополнение к своему опыту удалённой работы в Figma), мы обратили внимание, что дизайнеры всё активнее делятся файлами со своими коллегами из смежных отраслей, и что это сотрудничество более гибко перетекло в структуры организаций и коллективов. Мы связались с представителями Atlassian и Dropbox, чтобы ознакомиться с их наблюдениями и сопоставить статистику сотрудничества до и после COVID.

Сотрудничество между людьми разных профессий в Atlassian

В начале марта 2020 года Atlassian активно начал использовать Figma сразу после того, как закрыл свои офисы из-за пандемии. Дизайнер Джейк Миллер сказал нам, что переход к работе над файлом в Figma сильно напомнил ему ощущения от работы в офисе с коллегами. «Наблюдение за тем, как движутся курсоры, вселяет в тебя ощущение сотрудничества, а не просто сдачи готовой работы по частям», — говорит Джейк. «Процесс дизайна становится социализированным». И такой уровень сотрудничества выходит за рамки команды дизайнеров, он междисциплинарен. Благодаря использованию файлов Figma в Confluence, «каждый становится частью процесса дизайна», — рассказывает Джейк. «Никто не остаётся исключённым из цикла».

Что важнее всего, возможность совместной работы в одном файле меньше похожа на удалёнку, и больше напоминает командный труд. «Мы даже не осознавали, что теряем в процессе дизайна. Благодаря этому удалёнка снова стала похожа на командную работу».


Граф сотрудничества команды Atlassian в Figma до и после появления COVID

«Асинхронность в первую очередь» в Dropbox

В качестве одной из частей перехода на модель, основой которой является виртуальная работа, Dropbox перенёс ту долю сотрудничества, которая реализовывалась на совещаниях, в формат работы на основе файлов, выбрав модель «асинхронности по умолчанию».

«Хотя сотрудники, естественно, стремились решать рабочие вопросы через видеозвонки, это приводило к усталости от Zoom, перегруженности коммуникациями, постоянным контактам и нехватке времени для фокусировки на стратегической и творческой работе», — рассказывает вице-президент Dropbox по дизайну Алистер Симпсон.


Граф сотрудничества команды Dropbox в Figma до и после появления COVID

Вместо того, чтобы полагаться на совещания, команда дизайнеров Dropbox перенесла основной объём работы на совместные файлы. Алистер говорит, что этот новый способ работы экономит самые важные ресурсы команды: время и энергию. «При асинхронной работе паузы между сообщениями и вербальной коммуникацией не только приемлемы, но и предпочтительны. Они создают пространство для совершенствования работы и повышают значимость проводимого вместе времени», — рассказывает Алистер.

Также команда стремится к как можно более открытому обмену, что приводит к демонстрации работы более широкой аудитории. «Вместо проведения масштабного совещания мы начали записывать результаты анализа дизайна и делиться ими через заметки, которые сотрудники могут просматривать в нужное им время», — говорит Алистер. «Такие практики позволяют нам уравнять возможности и стать более гибкими дизайнерами»

За последний год очень многие компании фундаментально изменили способ своей работы, а то и в корне поменяли свою бизнес-модель. Хотя удалённая работа в какой-то степени определённо была усовершенствованием, мы надеемся, что часть таких изменений — открытое взаимодействие, более широкая включённость сотрудников в процессы и обмен между разными командами — останутся и после неё.