Значимой частью любой платформы для совместной работы является информация о занятости. При планировании совещаний и мероприятий с большим количеством участников эта информация позволяет в наглядном виде отобразить занятость ее участников и благодаря этому выбрать оптимальное время для их проведения. Данная информация автоматически отображается в веб-клиенте Zimbra OSE при планировании встреч, однако для того, чтобы сведения о занятости корректно выводились в настольных почтовых клиентах, таких как MS Outlook и Thunderbird, требуется их дополнительная настройка. В рамках данной статьи мы расскажем о том, как управлять своим статусом Free/Busy, а также о том, что нужно сделать для корректного отображения статуса Free/Busy в десктопных почтовых клиентах.

Для того, чтобы информация о занятости (Free/Busy) нормально отображалась, пользователь должен иметь к ней доступ. Доступ к сведениям о занятости можно настроить в веб-клиенте Zimbra OSE. Для этого перейдите во вкладку "Настройки" и в левой части экрана выберите раздел "Ежедневник". Здесь в разделе "Разрешения" можно настроить круг пользователей, которые будут видеть вашу информацию о занятости. На выбор доступно пять настроек:

• Показывать всем пользователям мои сведения о доступности - Видеть данные о доступности пользователя сможет любой человек

• Разрешить видеть информацию о моей занятости только пользователям из внутренних доменов - Видеть данные о доступности пользователя смогут пользователи всех доменах, размещенных в инфраструктуре Zimbra OSE

• Разрешить видеть информацию о моей занятости только пользователям из моего домена - Видеть данные о доступности пользователя смогут только пользователи одного с ним домена

• Не показывать мои сведения о доступности никому - Никто не сможет видеть данные о доступности

• Показывать информацию о моей доступности только следующим внутренним пользователям - Видеть данные о занятости пользователя смогут только указанные им учетные записи того же сервера Zimbra OSE.

Доступ к данным о занятости можно также предоставлять по ссылке, в том числе и внешним пользователям. Для этого перейдите во вкладку "Ежедневник" и нажмите на значок "Параметры" рядом со списком ежедневников. В контекстном меню выберите раздел "Отправить ссылку на сведения о доступности как" и выберите один из трех вариантов

• HTML - ссылка, которая открывается прямо в браузере и в которой отображается информация о публичных мероприятиях, в которых принимает участие пользователь. В данном календаре можно увидеть время, в которое он будет свободен.

• ICS - ссылка, при открытии которой скачивается календарь пользователя в формате iCal, готовый к импортированию в почтовый клиент Thunderbird

• Событие ICS - ссылка при открытии которой скачивается календарь пользователя в формате iCal, содержащий информацию о ближайшем событии и готовый к импортированию в почтовый клиент Thunderbird

Доступ к данным по таким ссылкам будет доступен абсолютно всем, при условии, что в настройках приватности выбран пункт "Показывать всем пользователям мои сведения о доступности". В ином случае получить доступ к сведениям о занятости по ссылке смогут только авторизованные пользователи. 

Обратите внимание, что в данных о статусе Free/Busy отмечаются только те встречи и совещания, в которых установлен статус "Занят". В том случае, если встреча имеет иной статус, она не будет отображаться в данных о статусе Free/Busy.

Настройка отображения статуса Free/Busy в Outlook

Для того, чтобы в Outlook отображались сведения о занятости коллег, необходимо перейти в раздел "Файл" - "Параметры" - "Календарь" - "Параметры доступности".

В открывшемся окне в строке "Искать размещение" укажите ссылку http://mail.example.ru/service/pubcal/freebusy.ifb?acct=%name%@%server%, где mail.example.ru - это имя вашего сервера Zimbra OSE. Макросы %name% и %server% будут автоматически заполняться именами и доменами пользователей в зависимости от того, кого именно вы будете приглашать на встречу.

Отметим, что для корректного отображения статуса Free/Busy в Outlook необходимо наличие доверенного сертификата. Те, кто используют на сервере Zimbra коммерческий сертификат не столкнутся с проблемами, однако те, кто использует самоподписанные SSL-сертификаты, может добавить их в число доверенных. Для этого на сервере Zimbra следует выполнить следующие команды:

sudo su
cd /opt/zimbra/ssl/zimbra/ca
openssl x509 -in ca.pem -outform DER -out ~/zimbra.cer

После этого полученный сертификат необходимо перенести на целевую машину и дважды кликнуть по нему мышкой. В открывшемся окне нужно выбрать «Установить сертификат» и импортировать его в Мастере импорта сертификатов.

Единственный нюанс при его установке, что при выборе хранилища для сертификата необходимо поместить его в хранилище «Доверенные корневые центры сертификации». Кроме того, можно установить данный сертификат через групповые политики. После того как сертификат сервера Zimbra OSE будет добавлен в список доверенных, статус Free/Busy начнет нормально отображаться.

Проверить работу этой функции можно создав мероприятие и добавив в него несколько участников. Перейдя во вкладку "Планирование" можно будет увидеть схематичное изображение их занятости.

Настройка отображения статуса Free/Busy в Thunderbird

В отличие от Outlook, в Thunderbird нет отдельной опции, посвященной настройке статуса Free/Busy. Тем не менее, данная функция тут есть и корректно работает при подключении календаря пользователя по протоколу CalDAV.

Для того, чтобы это сделать, перейдите на вкладку "Календарь" и нажмите на значок + в левой части окна, рядом с заголовком списка календарей. В открывшемся окне выберите "В сети" и нажмите "Следующее". 

Затем укажите имя пользователя и укажите место его расположения. Достаточно указать только имя сервера Zimbra OSE, после чего нажмите на кнопку "Найти календари". В появившемся окне введите пароль своей учетной записи. 

В появившемся окне выберите календари и списки задач, которые вы хотите подключить по протоколу CalDAV.

Когда календарь будет успешно подключен, можно проверить работу отображения статуса Free/Busy. Для этого создайте новое событие и добавьте в него несколько участников. Напротив каждого из участников должна отобразиться схематичная полоска с данными об их занятости.

По всем вопросам, связанными c Zextras Suite и Team Pro вы можете обратиться к Представителю компании «Zextras» Екатерине Триандафилиди по электронной почте ekaterina.triandafilidi@zextras.com.