Привет, я Дарья Двоеглазова, менеджер продукта в Quadcode. В своей предыдущей статье я рассказала об инструментах и методах, которые использовала для планирования и тайм-менеджмента последние 3,5 года. На десерт осталось самое вкусненькое — моя текущая система, которая позволяет мне планировать свои долгосрочные цели и связывает их с планами на завтра. 

На эту систему планирования я начала переходить несколько месяцев назад. Она отталкивается от среднесрочных и долгосрочных целей-желаний. Предупрежу, что система громоздкая сама по себе, переход к ней займет много времени. Например, в первый раз я потратила много времени на конкретизацию и декомпозицию целей. Сейчас мне достаточно от 15 минут до полутора часов (раз в 1-2 недели), чтобы поддерживать всю систему в порядке. Но это время потрачено не зря: теперь я точно понимаю, как сегодняшние дела помогут мне исполнить мечты. И это лучший мотиватор, чтобы вылезать утром из-под одеяла.

Я через 20 лет

Я начала с вопроса — какой хочу видеть себя и свою жизнь через 20 лет? Ответом на этот вопрос должны быть именно желания, а не то, каким человек видит свою жизнь через 20 лет, если будет жить ее так же, как сейчас, и не навязанные обществом стереотипы. Чтобы не «потерять» какую-то сферу жизни, можно использовать структуру: «Я-Я», «Я-Семья», «Я-Личная жизнь» и «Я-Работа». В качестве инструмента я использовала MindMeister. 

Эта структура подсветила для меня, что я совершенно не понимаю, чего хочу в некоторых сферах жизни. Теперь я чаще думаю о том, какими хочу их видеть.

Очень рекомендую перед описанием своих долгосрочных планов выписать 100 своих желаний. По моему опыту: первые 20-50 приходят на ум на одном дыхании (кажется, что больше ничего нет и можно закончить), следующие 20-30 — с большим трудом, а потом начинают всплывать желания, в которых себе раньше даже не признавались.

Плюсы:

• Обнаружила те сферы жизни, в которых я пока не знаю, чего хочу.

• Подсветила, что действительно важно для меня в этой жизни.

Минусы:

• Возможно, кому-то не подойдет такая структура. Мне, например, было не очень понятно, что вписать в «Я» и «Личная жизнь» и как разделить желания между ними. Возможно, со временем у меня появится какая-то своя структура.

• Можно легко перепутать желание и путь, который, по нашему мнению, приведет к этому желанию. Например, деньги и хорошую работу: если долго идти к какой-то прибыльной должности, можно начать считать ее целью, даже если изначальная цель — деньги. 

Цели-желания

Я делю цели на две группы: цели-желания и промежуточные цели. Цели-желания — это цели, достижение которых дает нам эмоциональный бонус. Например, я хочу научиться играть на пианино, просто потому что люблю музыку и хочу играть, у этой цели нет никакого «потом» и «зачем». Эти цели я выписала на предыдущем шаге. 

Промежуточные цели — это шаги для достижения других целей. Важно помнить, что они необязательны (например, необязательно получать ту самую должность, чтобы иметь много денег). Еще я заметил, что концентрация на промежуточных целях убивает мотивацию: я все время чувствую давление большого количества дел, которые «надо» сделать.

Из вижена своей прекрасной жизни, описанного выше, я сформулировала цели-желания и выписала их в виде простого списка. Сейчас этот список мне не нужен — я храню его в виде схемы, о которой расскажу дальше.

Отмечу, что часть целей-желаний у меня не получается сформулировать по SMART (например, «Хорошо себя чувствовать»), потому что их нельзя достичь и потом забыть о них. Думаю, важно иметь цели, которые все же можно достичь. Но те, которые нельзя достичь один раз и на всю жизнь, меня не расстраивают (у меня таких вообще большинство). В конце концов, можно каждое утро ставить таким целям галочку «на сегодня». Или достигать их (если есть проблема), чтобы поставить такую галочку завтра.

Плюс: ура, теперь я знаю, чего хочу, мотивация +100500. 

Минус: цели-желания легко перепутать с промежуточными целями. Тогда эффекта мотивации не будет, а достижение цели не принесет кайфа.

Визуализация

Какая из целей сейчас важнее? С какой начать? Список — не самая информативная система, потому что, во-первых, не трогает наше сердечко (мы же тут про желания), а во-вторых, не подсвечивает взаимосвязи. Идеально делать для каждой цели-желания картинку: изображения вызывают больше эмоций, чем слова. Также на картинке лучше видны цели-доноры (те, от которых зависит достижение других целей).

Но настолько заморачиваться я не стала, хотя для целей-желаний делала картинку на тренинге. Сначала я хотела сделать визуализацию в виде диаграммы Ганта, на которой будут видны не только цели-желания, но и промежуточные цели (чтобы было видно, какие промежуточные цели нужны для нескольких целей-желаний). Но бесплатных сервисов я не нашла, а к платному пока не готова: хочу сначала проверить, насколько такое планирование вообще приживется и как будет удобнее оформлять. Кроме того, непонятно, как сделать так, чтобы одна промежуточная цель относилась сразу к нескольким целям-желаниям. Поэтому я взяла Miro и стала рисовать. 

Я выбрала шаблон Strategic OKR Planning Board, потому что хотела разбить цели на разные уровни: сверху — цели-желания, под ними — крупные цели, которые я не могу разбить на набор конкретных действий (об этом расскажу далее), под ними — проекты, которые легко разбиваются на конкретные шаги. 

Чтобы такая схема была читаемой, я выносила в Miro только очень короткие описания целей и проектов, чтобы мне в целом было понятно, о чем речь. Более детальные описания я храню в Obsidian (о нем позже).

На картинке можно заметить, что разные цели отмечены разными цветами. Цвет определяет срочность. Я разбиваю цели на краткосрочные (до года), среднесрочные (от года до 5) и долгосрочные (больше 5). Еще есть бессрочные цели — например, «Быть здоровой». Разный тип — разный цвет. 

Еще на картинке есть стрелки, обозначающие зависимости. Так, на картинке Цель 6 нужна для достижения Цели-желания 1. Разные цвета стрелок соответствуют разным целям-желаниям (например, к Цели-желанию 1 ведут розовые стрелки). Черные стрелки связывают между собой цели-желания (между ними тоже есть взаимосвязи). Кажется, что стрелки создают хаос и только путают, но я смотрю не на сами стрелки, а на то, как они «втыкаются» в цель или проект. Если от цели идет много стрелок, значит, эту цель желательно достигнуть в первую очередь, она поможет при работе с другими целями. 

Я не включила в эту табличку простые задачи (те, на которые разбивается проект). Во-первых, это привело бы к огромной нечитаемой картинке. Во-вторых, Miro не кажется мне удобным инструментом для ежедневного трекинга задач. Задачи я по-прежнему веду в Trello (об этом ниже).

Плюсы:

• Видна картинка целиком и все взаимосвязи.

• Подсвечиваются самые важные цели.

• С помощью этой схемы можно приоритизировать задачи: присвоить приоритет каждой цели и навешивать коэффициент при переходе на более низкий уровень (в зависимости от того, насколько выполнение приближает к достижению целей-желаний). Суммировать, если цель или проект ведет к нескольким целям-желаниям. 

• Для меня такая картинка проясняет плюсы и минусы того, что у меня есть и зачем я занимаюсь ежедневными делами. Например, я стала очень хорошо понимать, чего хочу от текущей работы, какие плюсы и минусы у жизни в Петербурге, зачем я пишу эту статью.

Минусы: 

• На картинке не помещается подробное описание. 

• Ежедневные задачи оторваны от глобальных.

• Все делается вручную. Я не могу просто завести проект с задачами и увидеть его на таймлайне со всеми временными взаимосвязями. 

Декомпозиция целей

Я искала дополнение к Miro, в котором можно было бы подробно формулировать цель, генерировать идеи и т. д. Про Obsidian я уже знала, он был установлен на ПК, и он пришел в голову как быстрое решение. 

У меня нет какой-то особой структуры целей и проектов в Obsidian, просто список страниц. Я завела страницы для всех целей и проектов из Miro, но не все они сейчас заполнены (я говорила, что у меня нашлись «слепые зоны» в планах на будущее, часть из этих целей все еще не проработаны). 

У меня есть шаблон страницы в Obsidian, но некоторые пункты шаблона подходят только для целей. Шаблон состоит из таких частей: описание, ресурсы, SWOT + работа с рисками (только для целей), идеи, план, текущие цели / задачи. Расскажу о каждом пункте подробнее.

Описание

Я отошла от SMART и использую модель описания, более подходящую для целей.

• Позитивность (цель сформулирована утвердительно: «Я хочу», а не «Я не хочу»). 

• Измеримость (как я пойму, что пришла к успеху).

• Цель относится ко мне (я могу контролировать достижение цели, реализация зависит от меня).

• Важность (мне оно надо).

• Определенность по времени (когда должно быть сделано).

• Реалистичность.

• Согласованность (не противоречит другим моим целям, а главное — целям-желаниям).

Ресурсы

У этого раздела есть несколько целей. Самая прагматичная —  посчитать бюджет и затраты времени (это можно сделать для целей, которые я называю проектами). Во-вторых, список ресурсов помогает мне уменьшить страх неопределенности, напоминая, что у меня есть на что опереться. В-третьих, когда я составляю этот список, вспоминаю нетривиальные возможности: например, знакомство с экспертом в нужной сфере. В-четвертых, я выписываю ресурсы, которых сейчас у меня нет, но которые очень помогли бы. Поиск таких ресурсов может быть этапом на пути к цели. А еще ресурсы могут быть сейчас, но закончиться в будущем, то есть список ресурсов подсвечивает риски.

SWOT + работа с рисками

Использую только для целей, в которых есть высокая неопределенность. С этим инструментом я работаю недавно, пока основная выгода от него — уменьшение тревожности и очистка головы от всяких «а вдруг» (перед составлением плана действий) и подсвечивание тех мест, где нужно подложить соломку.

Я не буду рассказывать о том, что такое SWOT-анализ, но напишу о том, как работаю с рисками. В разделе Threats (угрозы) перечисляют негативные эффекты, на которые невозможно повлиять (можно только подстелить соломку), например дефолт. Подобных угроз теоретически всегда очень много, даже просто предсказать их все нереально. Но стелить соломку везде тоже неэффективно. Поэтому я выписываю только самые вероятные риски. Потом по шкале от 1 до 10 оцениваю их разрушительность (по отношению к цели) и вероятность наступления. Если произведение ущерба на вероятность < 25, можно считать, что риск несущественен. На практике я пока встретила только один риск с коэффициентом больше 25 (это — девальвация рубля, она сильно бьет по всем моим целям, требующим финансовых вложений). 

Существует 3 метода борьбы с рисками:

• избегать; 

• уклоняться (например, переложить риск на страховую компанию);

• составить запасной план.

Идеи, план, текущие цели/задачи

Чтобы цель казалась реальной и достижимой, мне нужен по крайней мере набросок плана, состоящего из простых и понятных шагов. Обычно в голове есть какие-то идеи на этот счет, и я начинаю с того, что выписываю их все подряд, даже если что-то выглядит малополезным (иначе эта идея будет засорять пространство в голове и все время отвлекать на себя внимание). Обычно этот пункт делаю с таймером: уже накопившиеся в голове идеи заканчиваются раньше, чем время, и я успеваю придумать что-то, что раньше действительно не приходило в голову. 

У меня есть 2 варианта составления плана: для целей с высокой степенью неопределенности и для проектов. Если я хорошо понимаю, какие конкретные шаги нужно сделать для достижения, то могу набросать план от начала до конца с небольшими запасами необходимых ресурсов под всякие неожиданности. В таких целях можно расписать промежуточные шаги, взаимосвязи между ними + какие шаги можно делать параллельно, оценить ресурсы, необходимые для каждого шага, и, сопоставив со своим расписанием, добавить сроки. 

План на примере получения водительских прав:

1. Выбрать автошколу. Ресурсы: пара часов. Сроки: на следующей неделе.

2. Собрать и подать документы в автошколу. Ресурсы: часа 4, около 20 000 рублей. Сроки: к концу месяца.

3. Найти сайт с теоретическими билетами. Ресурсы: час. Сроки: к 15 июня.

4. Пройти обучение в автошколе. Ресурсы: часов 40. Сроки: к концу октября.

5. Подготовиться к экзамену. Ресурсы: часов 10. Сроки: к середине октября.

6. Заплатить госпошлину. Ресурсы: час, 2000 рублей. Сроки: к экзамену в ГИБДД.

Это — реальный кейс. В процессе реализации возникали отклонения от плана, но в целом изначальная картинка очень близка к действительности.

В плане я не прописываю конкретные действия (например, для выбора автошколы я спрашивала совет у знакомых и гуглила отзывы), потому что описать конкретные действия от начала и до конца реально только в очень маленьких целях, в которых нет человеческого фактора. Но на каждом конкретном этапе реализации проекта конкретные шаги выписать можно, что я и делаю в разделе «Текущие цели/задачи». Иногда я не прописываю их в Obsidian, а сразу заношу в Trello. 

Основная задача плана для целей с высокой степенью неопределенности — сделать путь к этой цели более понятным и менее пугающим. Слишком неопределенные цели выглядят недостижимыми, поэтому люди часто прокрастинируют из-за них. План в таких целях основывается на том, что мы уже знаем о достижении цели, и смещен во времени к текущему моменту.

Итак, сначала я определяю, когда хочу достичь финальную цель. Например: сдать IELTS на 7.0 к концу 2022 года. Дальше разделяю время между текущим моментом и сроком достижения цели на промежутки: ближе к сроку — крупные (год, 6 месяцев), ближе к сегодняшнему дню — короткие (1 день, неделя, 2 недели, месяц). Для каждого из этих дедлайнов выписываем промежуточную цель, которую нужно достичь к этому моменту. Начинаем от основной цели и идем к текущему моменту. Возникает соблазн выбрать промежуточной целью что-то вроде «Сдать IELTS на 6.0», но подобное никак не снизит неопределенность. А вот «Назначить занятия с репетитором» или «Вместе с репетитором составить список тем, которые необходимо освоить, чтобы получить 7.0» выглядят более конкретными. На мой взгляд, желательно, чтобы ближайшие этапы максимально снижали неопределенность. Планы на ближайшие дедлайны (ну хотя бы на один) должны быть такими же конкретными, как в проектах. 

Плюсы:

• Позволяет перейти к конкретике, что делает желание реальным и достижимым: желания превращаются в планы.

• Подсвечивает моменты, в которых «сама не знаю, чего хочу».

• Подсказывает как возможные проблемы, так и возможные решения.

• Уменьшает вероятность неожиданных неприятностей в процессе достижения целей.

Минусы: 

• Это — самый затратный по времени шаг, который приходится регулярно повторять.

• В таком формате описывать цель-желание мне сложнее, чем просто задачу. Иногда я не понимаю, чего хочу:)

Ежедневный трекер задач

В качестве трекера я использую Trello. Сейчас моя доска в Trello выглядит примерно так (столбцов больше, но на одной странице они не умещаются): 

Каждую неделю я набираю задачи в Week, каждый день — в Today, выполненные переношу в Done (более подробно о еженедельном планировании я рассказала в предыдущей статье). Другие столбцы посвящены целям-желаниям и большим промежуточным целям, туда задачи попадают из Obsidian. К каждой задаче я указываю примерное время, которое на нее потрачу. Часто ошибаюсь в несколько раз, но в масштабах одного дня и даже недели этого хватает для примерной оценки реализуемости плана.

Недавно начала ставить цветовые лейблы задачам, запланированным на неделю, чтобы подсветить те, которые я откладываю. Задумалась о том, что эти задачи мне не хочется делать, они заставляют прокрастинировать.

Плюс: появляется план на каждый день — бери и делай.

Минус: за ежедневной рутиной можно потерять связь с целями и просто делать задачи ради задач.

План на неделю и месяц

Чтобы контролировать свою загруженность и лучше оценивать реальные сроки исполнения планов, я завела табличку в Google Docs, куда пишу, какие промежуточные цели хочу достигнуть за следующую неделю, какие реально достигла за прошлую. Это позволяет мне чекать, насколько ежедневные задачи приводят к целям, появляется своего рода прослойка между глобальными целями и тем, что я делаю сегодня.  

Чуть позже я стала писать планы на месяц, потому что, во-первых, это чуть ближе к глобальным целям, а во-вторых, я хорошо представляю свою жизнь именно на горизонте месяца (я люблю переезжать, менять хобби и вообще все вокруг).

Плюсы:

• Составление целей на неделю и месяц заставляет меня задуматься о взаимосвязи ежедневных дел и глобальных целей.

• Анализ успехов прошлой недели подсвечивает задачи-демотиваторы и проблемы с загрузкой (например, когда я пытаюсь делать слишком много всего одновременно).

• Составление планов на месяц позволяет увидеть те задачи, которые нужно начать уже сегодня, чтобы через месяц получить результат. Или, наоборот, те задачи, за которые пока браться бессмысленно. У меня так было с переездом в другую квартиру: я поняла, что если найду хороший вариант сейчас, то он или уйдет к моменту переезда, или у меня получится большая накладка по времени и переплата.

• Регулярное составление целей на один и тот же срок и анализ их достижения дает примерное понимание производительности, что позволяет точнее планировать загрузку в будущем.

Минус: нужно выделять время каждую неделю. От недели к неделе планирование у меня занимает от 15 минут (если я хорошо знаю, что нужно сделать на этой неделе и не планирую заниматься целями с высокой степенью неопределенности) до 2 часов (если я только что закончила кучу проектов и теперь открыта новому). Например, сейчас я планирую переезд: у меня куча очень конкретных действий, связанных с ним, поэтому сегодня я составила план на неделю быстро. За время переезда я также закончу эту статью и закрою все вопросы, связанные с получением водительских прав. И меня ждет долгое планирование, на котором нужно будет посмотреть на все мои долгосрочные цели и определиться, что мне нужно делать дальше.

Когда все идеи не по плану

Ну вот, планы построены, аккуратно записаны, но... почему все идет не по плану? Обычно у меня возникает одна из 3 проблем:

1. Я неправильно оценила свою загрузку или размер задачи. По сути, это — ошибка самого планирования. Она никак не влияет на цели, поэтому и черт с ней, я переношу часть задач на другой день / неделю / месяц / год (ну или радуюсь, что могу сделать больше, чем планировала) и живу с этим дальше. Какие-то конкретные задачи болтаются изо дня в день, из неделю в неделю и не двигаются с мертвой точки. Обычно это значит, что мне не хочется делать эту задачу. У меня есть несколько решений: выкинуть эту задачу совсем, если она не очень-то нужна; «съесть лягушку» утром в какой-нибудь бодрый день (например, в понедельник); перепоручить кому-то другому, если с этой задачей так можно; если предыдущее не сработало — обсудить с психологом. До психолога такие вопросы доходят очень редко, большую часть решаю методом «Съешь лягушку».

2. Иногда задачи в целом двигаются очень медленно, возникает ощущение, что в жизни вообще ничего не происходит. Для меня это значит, что есть какой-то демотивирующий фактор, нужно побросать все остальные дела, чтобы срочно что-то делать с ним. В этом случае стоит пересмотреть цели и проверить, как повседневные задачи ведут к их достижению. Еще можно поделать упражнения на контакт со своими эмоциями и желаниями (например, можно завести будильник 2 раза в день и каждый раз, когда он звенит, концентрироваться на своих эмоциях, желаниях и физическом состоянии и выписывать их). Ну или пообщаться с психологом.

Лично у меня стало гораздо меньше «сбоев» в планах именно после того, как я расписала цели-желания и пути их достижения. А еще появились новые клевые идеи, потому что я стала больше концентрироваться на том, что хочу получить в итоге, а не на том, как много всего мне нужно сделать.

Достигнутые цели

Чтобы не заканчивать статью на грустной ноте, расскажу, каких целей я достигла за 4 месяца нового планирования.

• Сделала ринопластику. Может быть, это не выглядит сверхдостижением, но я 5,5 лет искала врачей, клиники и регулярно откладывала проблему. Тем временем дышать становилось сложнее. Организация постоперационного периода тоже была непростой: я понимала, что нужно все подготовить на первую неделю после, что заботиться о себе в это время будет сложно (операция была в другом городе). Результатом очень довольна).

• Сдала на права. Тоже откладывала лет 7. Очень помогало понимание, что для меня важно (получить права), а что — второстепенно (идеально водить).

• Спланировала зиму (билеты уже купила, поэтому можно считать цель достигнутой). Очень не хотелось провести еще одну зиму в Петербурге — все время мерзну и на улице, и дома. Еще и не хочется вести активный образ жизни (опять же) из-за холода. Через полторы недели я еду в Сочи, где тепло и статистика по зубному кариесу лучше.

• Написала две статьи. Давно думала о том, как начать делиться опытом, про что писать и т. д. Сейчас лучше понимаю, на какие конкретно сферы жизни и как повлияют эти статьи.