Если у вас средний или крупный бизнес, а ваш бюджет измеряется миллионами рублей, вы без труда найдёте удобную систему управления проектами. На рынке их более ста. Но если у вас малый бизнес, а бюджет ограничен (скажем, 5000 рублей в месяц – это потолок), вам остаётся выбирать из того, что есть.
Привет, Хабр! Я – Юля, руководитель небольшой компании по производству упаковочных материалов, и я “съела” собаку на доступных решениях по управлению малыми командами.
В чём проблема
В компании 22 человека и 6 отделов: операционный, продажи, логистика, клиентский, маркетинг, производство.
Мы уже переросли excel и google-таблицы, и остро нуждались в простой недорогой системе (в идеале бесплатной), в которой можно организовать работу с клиентами, отслеживать воркфлоу команды и вести учёт склада. Была «идея фикс» организовать работу в одной программе. Не получилось.
Однако за год поисков удалось накопить базу знаний по системам, которые можно адаптировать под нужды небольших команд. В статье расскажу про 10 таск-менеджеров.
Критерии выбора системы
простой юзабилити для быстрого освоения программы
недорогой или бесплатный тариф
создание в едином хранилище нескольких проектов
наличие временных интервалов для задач (мы ведём график отгрузок)
хранилище файлов
интеграция с системами отчётности или наличие собственной
лог событий по изменениям
1. YouGile
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/3f0/4cd/003/3f04cd003ff90ea1d898039f62299ffd.jpg)
Плюсы системы
Бесплатный тариф до 10 человек. Мы пользуемся облачной версией и десктопом. Мобильное приложение тоже есть, пока не тестили.
Простой интерфейс. Достаточно пары часов, чтобы разобраться и начать работать. Сотрудники освоились без проблем. Кому-то помогли обучающие видео, кто-то справился сам.
Встроенный мессенджер. У нас все отделы координировали между собой в телеграме. Сейчас обсуждения ведём в системе. В программе создали групповые чаты для каждого отдела + есть чаты в задачах.
Сводки и отчёты. В системе есть отчёты. Сделали сводку – в отдельном столбце автоматически собираются все задачи с просроченным дедлайном. Можно ещё настроить, чтобы они прилетали в указанное время на почту.
Связь отделов. Мы связали три отдела: продажи, маркетинг и производство. Как только падает заказ, отдел продаж передаёт его дизайнеру (отдел маркетинга) на отрисовку макета, далее он попадает на производство. При этом менеджер видит, что происходит с заказом и когда он будет готов.
Минусы
Нет хранилища файлов. Нам важно, чтобы макеты и договоры были под рукой. Сейчас их прикрепляем к задачам. Это решает проблему, но лишь наполовину.
Нет встроенного редактора документов. Пользуемся привычными Google-доками и прикрепляем в задачи на них ссылки.
Стоимость
Бесплатно для 10 человек.
333 рубля в месяц за каждого пользователя (оплата начинается с 11 человека).
2. ClickUp
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/853/2e8/fcc/8532e8fcc0502aff3e717baa09d121c1.jpg)
Плюсы системы
Есть бесплатный тариф. Можно пригласить неограниченное количество пользователей.
Сортировка задач по тегам и статусам. Можно отметить разными тегами задачи каждого из отделов, разные статусы указывают на состояние – «в работе», «на согласовании» и т.д., и плюс к этому есть флажки приоритета.
Автоматическая смена исполнителя. Когда задачка переходит на согласование, у нее автоматически меняется исполнитель. Когда она согласована и уходит в производство – снова меняется исполнитель.
Есть mind-карты, заметки, напоминания и цифровые блокноты. Также есть календарь и таймлайн.
Минусы
Интерфейс на английском. Система удобная, но нет русскоязычной версии.
100 МБ в хранилище на бесплатном тарифе. Для хранения макетов и договоров этого не хватает.
Лимит на 100 действий по ряду функций, дальше – платить. Мы смотрели в первую очередь на бесплатную версию. В платном, конечно, такого ограничения нет.
Стоимость
Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом.
От 5$ в месяц за пользователя, если нужно хранилище файлов без ограничений, настройка прав доступа, отсутствие лимитов в 100 действий по ряду функций (настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и другие).
3. Pyrus
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/f10/69a/674/f1069a6747864df83c1c10c894e29e8c.jpg)
Плюсы системы
Система заточена под работу с документами. Для бухгалтера Pyrus – удобный инструмент, позволяющий автоматизировать процесс согласования договоров, выставления счетов и прочую рутину.
Бесплатный тариф без лимитов по пользователям и задачам. Там есть ряд ограничений на работу с документами, но если нужно просто ставить задачи, то подойдет. Бесплатно можно пользоваться мессенджером, календарем, хранилищем документов на 1 ГБ. Есть мобильное приложение.
Учитывается потраченное время. Можно посчитать, сколько времени ушло на задачу. В целом, для задач есть все что нужно: сортировка, метки, постановка на контроль, напоминания, повтор, возможность отложить на потом.
Простой интерфейс, если не углубляться в настройки документооборота. Поставить задачу, приложить к ней файл – легко.
Интеграция с почтой. Заявки с сайта падают на почту, оттуда – в систему.
Минусы
Неудобно вести базу клиентов. В Pyrus выстраивать процессы работы с заказчиками можно либо в справочнике, либо в формах (сделках). Справочник трудно править. Попробовали сделки. Кажется, все логично – делаем сделку, крепим к ней клиента и всю информацию о нем... но нет. Все наоборот: делаем клиента, а потом к нему прикрепляем задачи. Но это не совсем удобно. Клиенты у нас часто меняются, а задачки, наоборот, типовые.
Стоимость
Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом.
279 рублей в месяц за пользователя, если нужно резервное копирование, свыше 50 готовых форм для задач, больше места на диске (на бесплатном – 1 ГБ, на платном – 100 ГБ), доступ к отчётам.
4. Weeek
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/17e/57a/1c8/17e57a1c8719bd72ba4bbce511349ca9.jpg)
Плюсы системы
Есть бесплатный тариф. Но там лимит до 5 человек и 7 проектов.
Простой юзабилити и всплывающие подсказки. У каждой функции есть знак вопроса, нажимаешь на него и вылезает подсказка.
Команды и роли. Даже если команда маленькая, всё равно нужно отделять менеджеров от бухгалтеров и дизайнеров.
Таймер задач. Иногда задачи растягиваются по времени: клиент вносит правки, а сейчас есть сложности с доставкой материалов до производства. Таймер даёт возможность отслеживать проблемные заказы.
Утверждение файлов в задачах. В каждой задаче можно «Подписать», то есть утвердить приложенный файл. Приглашаем гостя в систему, просим утвердить макет, после чего правки уже не принимаем и передаём в печать.
Минусы
Дорого. Полноценный тариф начинается от 590 рублей в месяц за пользователя. Это 12 980 рублей ежемесячной оплаты.
Доски в виде календаря, где каждая колонка – день недели. В отзывах многие отмечают это как преимущество, но нашей команде не зашло.
Стоимость
Бесплатный тариф для команд из 5 человек. Можно вести до 7 проектов.
590 и 690 руб./мес. за человека – для команд побольше.
5. Monday
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/e17/32a/796/e1732a796b2cea1747c34fe097210811.jpg)
Плюсы системы
Есть шаблоны. Удобная система для ведения клиентов. Читала в отзывах, что многие её используют как CRM. Отделу продаж зашла. Они сразу создали проект на основе шаблона и сделали доску для работы с клиентами.
Автоматизация. Настраиваем повторяющиеся задачи, составляем сценарий – и они сами перемещаются по доске, меняются статусы и исполнители. Вариантов сценариев много, например: «Когда назначается исполнитель, задача перемещается в…» или «Когда в задаче меняются данные, она отправляется…». Позволяет снизить рутину.
Доски, доступные клиентам. Приглашаем заказчиков в проект, собираем обратную связь, согласовываем эскизы.
Собственные системы отчётности. Всё можно визуализировать: как закрываются сделки, какая выручка ожидается в этом месяце, насколько отклоняемся от плана.
Минусы
Дорогая система. Мы рассматривали тариф «Стандарт» – $10 за пользователя в месяц. Бесплатная версия только для 2 сотрудников. Теоретически мы можем использовать её только в отделе продаж.
Стоимость
Бесплатно для 2 пользователей
8$/месяц за пользователя – на тарифе есть хранилище в 5 ГБ, неограниченное количество шаблонов, дашборд для одной доски.
10$/месяц за пользователя, если вам нужен Календарь, диаграмма Ганта, автоматизация, интеграции с другими сервисами.
16$/месяц за пользователя – к прочим функциям добавляется контроль времени, формулы для выполнения расчётов.
6. Планфикс
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/c99/df7/9f6/c99df79f6cb4797f351015f47fba0e38.jpg)
Плюсы сервиса
Гибкая система в построении бизнес-процессов. В системе можно настроить индивидуальные рабочие пространства для каждого отдела. Автоматизировать работу отдела продаж. Сделать десяток собственных отчётов по ключевым KPI. Настроить интеграцию с сайтом и мессенджерами.
В любой функции (даже в фильтре ленты событий) несколько параметров и настроек.
Много сценариев. Добавить в проект нового клиента, заключить с ним договор, принять оплату, согласовать эскизы, наладить передачу заявок из отдела продаж в производство и далее в логистику.
Есть бесплатный тариф для 5 сотрудников. На платные тарифы цена начинается с шестого человека и составляет от 2,5€ в месяц за сотрудника.
Минусы
Сложность настройки системы. Техподдержка отвечает быстро и искренне старается помочь, но нужно очень много времени. Как минимум несколько месяцев, чтобы всё настроить и адаптироваться.
Неочевидность интерфейсов. Проводили эксперимент: делали доску, приглашали туда сотрудников, просили их посмотреть свои задачи (личную хронику), а потом вернуться обратно в общее рабочее пространство. С первого раза не справился никто.
Стоимость
Бесплатно для команд из 5 человек. Есть небольшие ограничения, но они не критичны.
Если ваша команда больше – есть тарифы за 2,5€, 4,4€ и 6,3€ в месяц за сотрудника. На платных тарифах вам будут доступны диаграмма Ганта, интеграции со сторонними сервисами, API, неограниченное количество шаблонов для повторяющихся задач.
7. Todoist
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/c42/1ef/a3d/c421efa3d2ecb767a0b212b42e0f6296.jpg)
Плюсы системы
Простой, интуитивно понятный сервис. Для малого бизнеса подойдет как таск-трекер. Мы протестили несколько шаблонов, например, на цикл продаж, настроили повторяющиеся задачи, расставили приоритеты и напоминания.
Элементы игры для самомотивации. Интересная фишка: карма, баллы за достижение целей.
Есть бесплатный тариф, правда, с ограничением в 5 проектов и 5 сотрудников.
Минусы
Слабоватая отчётность. Не хватает полноценной статистики и данных по задачам.
Нет календаря, но есть синхронизация с Google-календарем. Для меня это неудобно, потому что я уже давно привыкла перетаскивать задачи на нужное время, а здесь придётся заходить в каждую задачу и вручную править время. Это не критично, но доставляет определённые неудобства.
Стоимость
Бесплатно для 5 участников. На тарифе есть ещё пара лимитов: можно вести только 5 проектов, лог событий ограничен одной неделей, загрузка файлов до 5 МБ.
Есть тарифы за 5$ и 8$ в месяц за сотрудника.
8. Shtab
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/a30/99a/eb3/a3099aeb3dd7bdd998457c58fc2f6b15.jpg)
Плюсы системы
Простой интерфейс. Сразу видишь задачи, файлы, архив, изменения, шаблоны. Доску можно перевести в список задач, календарный вид или матрицу. Матрица Эйзенхауэра – любопытная функция, которая показывает все задачи в парадигме «важно – срочно», «не важно – не срочно».
Расчёт зарплаты сотрудникам.
Есть бесплатный тариф для 5 участников и 4 проектов.
Отчёты по загрузке команды. Статистика задач. К сожалению, пока только в виде excel-таблицы, диаграмм и дашбордов нет.
Есть Хранилище файлов, даже на бесплатном тарифе
Минусы
Система больше заточена под тех, кто работает с фрилансерами. Для нас неактуально отслеживать рабочее время, следить, чем заняты сотрудники и делать скриншоты экранов.
Слабая настройка прав пользователей, не хватает вариативности.
Нет внутренних чатов.
Стоимость
Бесплатно для 5 участников. Можно вести 4 проекта.
230 рублей в месяц за пользователя – для команд до 20 человек.
490 рублей в месяц за пользователя – для команд до 200 человек.
9. Мегаплан
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/520/7ce/114/5207ce11469c62270db1d3894c8da4e9.jpg)
Плюсы системы
Ведение клиентов для отдела продаж, интеграция с телефонией и 1С. Система заточена под ведение клиентской базы, отслеживания сделок.
Разные сценарии и схемы для сделок. Можно подстроить под любую воронку продаж, и автоматизировать при помощи автосценариев.
Шаблоны документов.
Минусы
Система хороша только для отдела продаж, переносить в неё все процессы для всех отделов не хочется. Мало возможностей, чтобы настроить под себя.
Неудобный интерфейс. Излишне перегружен функциями и возможностями, не все из которых хорошо работают.
Цена. На мой взгляд дорого – 549 рублей за пользователя в месяц на самом простом тарифе и от 999 рублей на бизнес-тарифах.
Стоимость
Бесплатно 14 дней.
Есть тарифы за 549, 999 и 1399 рублей в месяц за пользователя.
10. Битрикс-24
![](https://habrastorage.org/getpro/habr/upload_files/166/1ac/960/1661ac960c42611b725af098a2e34563.jpg)
Плюсы системы
Здесь есть всё. Настройка аудиторий для таргетированной рекламы, конструктор лендингов и email-рассылок, видеоконференции и сквозная аналитика.
Удобно вести клиентов и сделки. Есть интеграция с 1С, воронки продаж, телефония, аналитика и отчётность.
Документооборот. От встроенного редактора документов до автоматизации согласования договоров.
Облачное хранилище. 5 ГБ места на диске. Файлы можно хранить как в задачах, так и в отдельных группах.
Бесплатная версия. Безлимитное число пользователей, и по функционалу ограничения не слишком критичные. Работать можно.
Минусы
Перегруженная система. Менеджеры путались и долго въезжали, что и куда вносить, продолжали писать в google-документах и блокнотах, времени уходило много. После использования Битрикса точно могу сказать – лучше необходимый минимум, чем хаотичный максимум.
Больше подходит крупным компаниям. Для небольших команд лучше выбирать что-то более простое и очевидное.
Неудобная доска с задачами. Тяжело увидеть общую картину по проекту для всех отделов. Не хватает стикеров, которым можно задавать собственные значения. Непонятно, как настроить единый процесс передачи задач из отдела в отдел.
Сложная настройка прав доступа, и она есть только на платном тарифе.
Стоимость
Бесплатный тариф с ограниченным функционалом.
2490 руб./мес. за команду из 5 пользователей.
5990 руб./мес. за команду из 50 пользователей.
11990 руб./мес. за неограниченное количество пользователей и безлимитный функционал.
Комментарии (14)
ProstakovAlexey
29.06.2022 20:35+15 т.р. на 22 человека, это 227р. на человека в месяц. Тут даже гугледок настроить не получится красиво :( И как жить решили в итоге, что выбрали? По деньгам только первый вариант подходит ведь?
JuliaKravtsova Автор
30.06.2022 10:41По стоимости многие из программ подходят (кроме тех, где я указывала, что дорого). А так, да, остановились на первой.
Lagovi
30.06.2022 12:00+2По Битрикс24, у них, по сути, нет бесплатного тарифа, у них скрытый триал. Есть ограничение на количество сущностей (лидов, сделок, контактов, задач) которое можно выбрать и за год, потом или переходи на платку, или удаляй старые записи. Пару лет назад была настоящая бесплатная версия, больше нет.
AlexBream
30.06.2022 18:03+1Выбор PMS реально достаточно странный, некоторые из этих 10 систем до именно PMS никак не дотягивают, являясь банальными тудушниками (Todoist)
Битрикс24 это уже скорее следующий уровень систем (ERP), и да, без отдельно взятого в оборот спеца именно по Битрикс24 (обычной головы, даже умной, со стороны тут недостаточно) это метод регулярно бежать по граблям "надо, а нет" и "надо, но не так"
-
Совершенно зря упустили в процессе поиска и тестирования
GoodDay (если бы не Планфикс, я бы жил в нем),
BaseCamp Personal (да, только 20 человек и 3 проекта, но можно подумать, как вписаться в лимиты халявы или отдавать $100 на всех в месяц в Business без этих лимитов),
tada.team (не пробовал, только на ощущениях)
Вот за Планфикс было досадно, когда в недостатки ему пишется то, что его трудно использовать неправильно (Хроника - она не для "посмотреть свои задачи", а "посмотреть историю, которая меня касается"; это сильно разные сущности), но и даже так: возвращение в "общее рабочее пространство" в части, касающейся конкретного исполнителя, можно делать (один из вариантов) не выходя из планировщика - переходом из стандартного планировщика "Сводные данные" (где живет Хроника), в не менее стандартные "Задачи по статусам" или "Ежедневник" (в котором очень любят жить все - и управленцы, и исполнители)
Да, Планфикс не очень прост, если все пытаться сделать сразу (и это обратная сторона медали "его можно настроить под любые ваши процессы, а не ломать процессы, чтобы впихнуть в инструмент"), но... проше пани, "Слона надо есть по частям" - кто ж вам мешал сделать итеративный процесс, наращивая объем перенесенных процессов постепенно и усложняя настроенные под каждый уровень сложности workspaces работника (категории сотрудника) по необходимости. Да, это получится немного дольше, чем "бросить в воду - или выплывет или нет", но никто не обещал, что будет все и всем просто
night_admin
01.07.2022 08:07А как же Jira, Trello - топчики в этой сфере? Не представляю, как можно искать инструменты такого рода, не разу не наткнувшись на них.
Мы сейчас в команде работаем в Jira. Там есть ограничение на людей в бесплатной версии, но нам пока хватает. Есть русскоязычный интерфейс и приложение. Правда, они официально ушли из России, поэтому для создания проекта и регистрации нужен VPN. Работать можно без него.
Очень функциональная и полезная вещь, рекомендую.
Ndochp
01.07.2022 08:23жира, ютрак и прочие ишш-трекеры кажется почти ничего общего с управлением проектами не имеют (как кажется и большинство перечисленного)
Где выравнивание ресурсов, процент исчерпания буфера, расчетная дата завершения проекта по зависимостям задач и данных по проценту фактического исполнения?На скриншотах в основном или канбан доски или календари, а не карточки проектов.
JuliaKravtsova Автор
01.07.2022 11:07Jira – отличная система, но прежде всего это багтрекер, а потом уже система управления проектами. Она отлично подойдёт командам разработки, но не тем, кто у станка.
Trello пробовали, но отказались, потому что не хватило функциональности.
okurtyakov
01.07.2022 08:08А как же трелло и мастер таск? Мастер таск вообще топ) использую его с конца 2016 года и это лучшее что я видел) и приложение очень удобное)
AstraVlad
01.07.2022 17:57Вот не сдержусь и напишу про своё. Сейчас нужно организовать управление проектом строительства теплицы. Начал искать что есть на рынке из не слишком сложного (так как работать будут ну совсем не специалисты в IT и тот же MS Project они освоят примерно к подписанию акта приёмки если не позже) и понял, что всё оно заточено под те вещи, которыми занимаются собственно разработчики. Таски, тикеты, баги, люди как ресурсы все дела. А мне нужны кубометры залитого бетона, метры уложенного трубопровода и квадратные метры установленного остекления. С ежедневным контролем исполнения и демонстрацией директору "узких мест" для оперативной раздачи пендюлей. В идеале -- с прогнозированием времени просрочки задач исходя из отклонения фактического темпа работ от планового. И не могу ничего найти :(.
Вот тут если бы кто подсказал, был бы весьма рад. А то с горя уже начал собственную шарманку в Гугл Таблицах городить.
EVolans
ИТ в фирме я так понял нет. Сейчас было бы актуальней поднять nextcloude который закрыл бы эти все задачи и еще несколько.