Когда Google купил онлайн-редактор фотографий Picnik в 2010 году, глава отдела маркетинга Лиза Конкергуд [Lisa Conquergood] и остальная команда проекта перешли в Google вместе с ним. Они продолжали работу до закрытия проекта в 2012 году. После этого команда ушла из компании и основала новый сайт для редактирования фотографий PicMonkey.

Однако у Конкергуд был шанс прочувствовать продуктивность и схему работы одной из успешнейших компаний в мире. «Миссия Google – организовать всю информацию мира»,- утверждает она. «Они и внутри компании занимаются тем же самым».

И хотя стартап – штука более проворная, нежели корпорация, Конкергуд и все остальные решили ввести у себя четыре трюка для повышения продуктивности, которые они выучили, работая в Google.

1. Используйте технологии, чтобы удалённые работники были ближе к вам

У Google очень много работников, и Конкергуд говорит, что им нужны способы оставаться эффективными при увеличении масштаба. Компания создаёт свои собственные инструменты для работы, некоторые из которых потом выходят в свет – как, например, Google Hangout.

«Офисы Google разбросаны по миру»,- говорит Конкергуд. «Очень важно уметь легко собирать вместе множество людей. Телефонные конференции лишены возможности демонстрации слайдов. Google Hangouts были созданы специально для этого».

PicMonkey использует Hangouts для встреч с партнёрами. «Это позволяет нам держать более близкую связь, чем просто бездушный голос в телефоне. При видеозвонках у людей меньше возможности отвлечься, проверить свой телефон, поболтать с соседом. Чтение языка жестов и тела – важная часть общения, и видео позволяет это делать».

2. Уберите завалы

По словам Конкергуд, работники Google еженедельно должны заполнять нечто под названием Snippets. Они записывают, что успели сделать за прошедшую неделю, и что планируют сделать на следующей.

«Суть в прозрачности. Каждый имеет доступ к сниппетам всех остальных. Если мне надо поработать над совместным проектом, я могу заглянуть в сниппеты и посмотреть, не работает ли кто-либо ещё над ним».

В небольшом стартапе нужды в такой инфраструктуре не было. PicMonkey использует технику «Ежедневных отчётов», где работники делятся с остальными тремя своими главными целями на предстоящий день, и рассказывают, какие препятствия возникают на их пути.

«Это наша точка соприкосновения, что-то вроде нашей версии сниппетов,- говорит Конкергуд. – Прозрачность помогает нам эффективно работать вместе».

3. Овладейте работой с папкой «Входящие»

Количество получаемых писем во время работы в Google у Конкергуд было огромным. И хотя в компании не было тренировок по эффективному использованию Gmail, Конкергуд говорит, что экономить время ей помогли документация и советы других людей.

Один коллега рассказал о наличии кнопки mute, которая позволяет выйти из обмена емейлами между несколькими собеседниками, если тема беседы перестала касаться вас. Также полезным инструментом является «приоритеты во входящих», который поднимает важные емейлы на самый верх списка. И нелишним будет настроить «умные фильтры» для отделения емейлов, которые нужно проверять не чаще раза в неделю.

В PicMonkey эти инструменты также используются, но теперь приоритеты сместились с внутренней почты на внешнюю. «Я получаю меньше емейлов, но процент важных писем возрос. Внешние письма часто касаются бизнес-вопросов, и мне нужно просматривать их в первую очередь».

4. Определите цели перед собраниями

В Google все собрания имели смысл и цель. «Ещё до того, как туда отправиться, мы уже знали цель собрания, и до того, как уйти, нам было предельно ясно, какие перед нами стоят задачи и кто в ответе за их выполнение».

Этот подход ещё более важен в стартапе, где жизненно необходимо точно определить ответственного за следующие шаги.

«Преимущества небольшой организации – каждый способен делать разные дела, и все горят желанием выполнять поставленные задачи. Но это может привести к путанице по поводу того, кто именно отвечает за какую часть работы. Чтобы избежать как повторов, так и недоделок, при обсуждении задачи или проекта обязательно нужно чётко определить ответственного за задачу».