Зачастую на проектах пренебрегают фиксацией договорённостей и зря, жизнь показывает, что, уделив время на оформление и согласование договорённостей на встрече, проект только выигрывает, так как проходит время и забывается о чём договорились, а бывает так, что не поняли друг друга. Согласованные итоги встречи являются артефактами проекта, которые могут быть предъявлены по запросу в качестве доказательства факта события.

Рассмотрим процесс организации и проведения встреч по проекту, фиксации договорённостей.

В приглашении на встречу Инициатору необходимо:

1.       Обозначить Тему встречи, которая должна быть лаконична и однозначно определять смысл.

2.       Указать Цель встречи, которая должна отразить какие решения нужно будет принять на встрече.

3.       Подготовить повестку встречи, в которой должны быть изложены вопросы для обсуждения на встрече.

4.       Составить список участников встречи, уполномоченных обсуждать и принимать решения по вопросам из повестки встречи.

5.       Приложить материалы к приглашению (при необходимости), например, если вам нужно обсудить требования из Технического задания, то нужно приложить текст Технического задания и Реестр замечаний к нему.

Пример Приглашения на встречу:

Тема: «Обсуждение замечаний к Техническому заданию. Проект СЭД».

Текст (с повесткой): «Уважаемые коллеги, приглашаем Вас на обсуждение замечаний к Техническому заданию (см. файл во вложении). Предлагаем обсудить перечень замечаний из Реестра замечаний (см. файл во вложении).»

Цель встречи: «согласовать наше предложение по каждому из замечаний».

Приглашение с указанием даты и места встречи направляется участникам по списку участников встречи.

Обычно встречу ведёт Инициатор и он же делает отметки по ходу встречи. При проведении встреч участники общаются, высказывают своё мнение и отношение к той или иной теме, отвечают на поставленные вопросы, определяют дальнейшие шаги. Встреча завершается, каждый участник ушёл со встречи со своим пониманием об итогах встречи. Чтобы выровнять это понимание нужно зафиксировать то, о чём договорились, для этого Инициатору нужно оформить результат встречи в виде протокола встречи.

Протокол встречи можно условно разделить на два (процесс протоколирования встреч должен быть зафиксирован в Уставе проекта):

1.       Вариант 1. Оформленный в текстовом редакторе с указанием участников встречи, повестки встречи, дате и времени встречи, месте проведения встречи, отметкой о важной информации, изложением решений и поручений, при фиксации поручений обязательно нужно указывать ответственного и срок исполнения поручения. В конце такого документа указывается список участников (лист согласования) встречи для отметки о согласовании протокола. Оформленный протокол направляется по электронной почте участникам для получения обратной связи. После процедуры согласования, если в Уставе проекта прописано, что такие протоколы считаются согласованными по электронной почте, то в листе согласования напротив ФИО согласующего указывается фраза «Согласовано и завизировано в электронном виде» с указанием даты получения согласования, затем итоговый протокол рассылается всем участникам встречи, если в Уставе проекта прописано, что согласование и визирование осуществляется на бумажном носителе, то необходимо с каждого участника встречи получить подпись в листе согласования. Следующую встречу необходимо проводить с контроля исполнения поручений, если они были даны на предыдущей встрече.

2.       Вариант 2. Оформленный результат встречи в электронном письме (мемо встречи), обычно это упрощённый вариант фиксации договорённостей, здесь важно зафиксировать что обсуждали, какие решения приняли и какие поручения выдали с фиксацией ответственного и срока исполнения. После процедуры согласования мемо встречи, итоговый вариант рассылается участникам. Следующую встречу необходимо проводить с контроля исполнения поручений, если они были даны на предыдущей встрече.

Пример протокола (Вариант 1).

===========================================================================

ПРОТОКОЛ   СОВМЕСТНОЙ   ВСТРЕЧИ

ЗАО «Банк Заказчик», ЗАО «Исполнитель»

Место:                        ЗАО «Банк Заказчик»

Дата и Время:            12 мая 2023 г.

                                    15:00 – 16:05

Присутствовали:

от ЗАО «Банк Заказчик» (далее - Заказчик)

Смиронова Ирина (Начальник Отдела технологий клиентской системы
Управления технологий клиентской системы Департамента банковских технологий
Информационно-технологической Дирекции)

Кожемяка Иван (Руководитель проектов Отдела технологий клиентской системы
Управления технологий клиентской системы Департамента банковских технологий
Информационно-технологической Дирекции)

Петрова Александра (Начальник отдела автоматизации документационных процессов УДОУ АП)

Лермонтов Сергей (Начальник отдела оперативный архив Архивного управления АП)

от ЗАО «Исполнитель» (далее - Исполнитель)

Печнов Алексей

(Руководитель направления департамента систем управления документами)

Комарова Мария

(Руководитель проекта департамента систем управления документами)

Предмет встречи:

Обсуждение замечаний к Техническому заданию. Проект СЭД.

Обсуждаемые вопросы:

1.       Замечания из Реестра замечаний к Техническому заданию.

Решения:

1.       По замечаниям 132, 142, 156, 178 принять предложение Исполнителя о снятии.

 2.       По замечаниям 12, 26, 28, 37, 90 Исполнителю детализировать описание бизнес-процесса с учётом изменения технологического процесса.

 3.       По остальным замечаниям принять формулировки Исполнителя.

 4.       Исполнителю направить скорректированный по результатам встречи Реестр замечаний.

Отв. Комарова Мария, срок исполнения: 15.05.2023.

 5.       Исполнителю скорректировать текст Технического задания по замечаниям 12, 26, 28, 37, 90 и направить на рассмотрение участникам встречи.

Отв. Комарова Мария, срок исполнения: 25.05.2023.

ПОДГОТОВЛЕНО:

 СОГЛАСОВАНО:

ОЗНАКОМЛЕН:

===========================================================================

Пример Протокола (Вариант 2).

===========================================================================

Уважаемые коллеги, направляем итоги встречи от 12.05.2023 «Обсуждение замечаний к Техническому заданию. Проект СЭД»:

1.       По замечаниям 132, 142, 156, 178 принять предложение Исполнителя о снятии.

 2.       По замечаниям 12, 26, 28, 37, 90 Исполнителю детализировать описание бизнес-процесса с учётом изменения технологического процесса.

 3.       По остальным замечаниям принять формулировки Исполнителя.

 4.       Исполнителю направить скорректированный по результатам встречи Реестр замечаний.

Отв. Комарова Мария, срок исполнения: 16.05.2023.

 5.       Исполнителю скорректировать текст Технического задания по замечаниям 12, 26, 28, 37, 90 и направить на рассмотрение участникам встречи.

Отв. Комарова Мария, срок исполнения: 25.05.2023.

Просим дать обратную связь не позднее 15.05.2023.

===========================================================================