Всем привет! Меня зовут Андрей Софронов и я тимлид продукта “ЭДО и S2P”. Всем нам знакомо потрясающее и волнующее чувство на старте нового проекта. Когда берёшь его, таким чистеньким, красивым, понятным и не всегда, и думаешь: “Сейчас как сделаю его! Как надо, как в книжках учили”.

Для меня начало нового проекта - всегда очень волнительный момент. И сколько бы лет ни прошло вижу в этом интереснейшее приключение. При этом я часто ловлю себя на мысли, что неплохо бы иметь шпаргалку о самом важном в управлении проектами. Такого чек-листа, чтобы иногда взять в руки, остановиться и напомнить себе о главном. Ведь проект любого масштаба ежедневно тонет в вызовах, изменениях и задачах. А 70% проектов и вовсе не взлетают. Хочу поделиться с вами своим опытом - как можно посмотреть на проект и свою деятельность в целом, что следует учесть, что помнить и о чем позаботиться. Вот мой чек-лист из 7 пунктов, поехали!

1.   Люди
Самое главное в проекте и в жизни в целом - это люди. Без команды не будет ни самих проектов, ни идей, ни результата. Нужно уметь выбирать людей в проект и уметь прощаться. Нужно уметь работать с теми людьми, которые уже есть в проекте и которые только придут в вашу команду, быть готовым делиться знаниями, опытом и функциями. Работать с любыми людьми, принимать их такими, какие они есть. Не бывает людей, с которыми нельзя работать, нужно найти тот самый ключик. 

Необходимо быть внимательным ко всем: исполнителям и заказчикам, смежным службам и госорганам. Обязательно выслушивайте всех и учитывайте их ожидания. 

Исполнители обычно хотят делать понятные вещи с понятной целью и ценностью. Ваша задача создавать для этих людей смысл и ценность того, что они делают каждый день и по много часов.

Заказчики и руководители хотят сначала понять, чего они хотят и как им это поможет решить их боль. А потом хотят всегда чётко знать когда и что из того, что им нужно, будет у них работать. 

Смежные службы хотят понимать, какие изменения в работе вы принесёте им своим проектом и когда. А ещё иногда хотят, чтобы о них не забыли, потому что они очень важны для компании.

Госорганы хотят, чтобы интересы Государства и буква закона были учтены в полном объёме.

2.   Структура и системный подход

a)   Цели и результат

У любого проекта и дела должны быть цели. Запишите их, корректируйте, сверяйтесь время от времени. Необходимо обеспечить единое понимание результата проекта у всех участников. Корабль в море со временем утонет, если его никуда не направляют.

 b)  Kpi и метрики

Нужно с самого начала понимать, как измерить результат деятельности. Записать метрики, собирать их и контролировать исполнение.

Метрики бывают 2х видов:

·  Финансовые. Выручка, прибыль, авансы по заказам, ROI – окупаемость инвестиций, CAC – стоимость привлечения клиента и другие.

·  Нефинансовые. Количество пользователей на сайте, Среднее время внедряемых изменений, процент поставщиков организации, переведённых на ЭДО и другие.

Изменение метрик в нужном направлении означает, что ты совершаешь правильные действия и идёшь в нужном направлении. Если метрики плывут - сам понимаешь, что это значит.

c)       Роли

Проект требует формирования матрицы ответственности, то есть определения функциональных областей ответственности всех участников.

Матрица RACI (матрица ответственности) — это таблица с помощью которой распределяют ответственность, полномочия и роли участников проекта.

Составив и согласовав качественную ролевую матрицу в начале проекта, ты сможешь распределять задачи без противоречий со стороны участников и даже требовать их исполнения :)  

d)      Гипотезы

Проверка гипотез производится по методу HADI:

· Hypothesis. Сформулируй гипотезу и проверь ее по SMART (конкретная, измеримая, достижимая, релевантная, имеет ограничение по времени).

·       Action. Определи действия для проверки и выполни их.

·       Data. Собери данные по метрикам, которые проверяешь.

· Insight. Проанализируй полученные данные и факты. Сделай вывод о жизнеспособности гипотезы. Сформулируй новую гипотезу. 

e)      Наличие документации.

Важно всегда нужно уметь объяснить заинтересованным лицам проект не на пальцах, а документально: что делаем, зачем, когда и сколько это стоит.

В данном вопросе можно посмотреть PMBoK и ГОСТы 54869, 54870 по управлению проектами и портфелем проектов, где подробно и структурно описано, что должно входить в проект, портфель проектов и как это выглядит. Всю мощь и удобство наличия документации ощущаешь, когда она готова. 

f)        Регулярные встречи и контроль прогресса

Обязательный атрибут любого проекта. Нужно держать руку на пульсе, направлять действия коллег, синхронизироваться со смежными командами, собирать обратную связь, планировать дальнейшие шаги, контролировать исполнение задач и сроки, учитывать меняющиеся вводные, митигировать риски.

Данный пункт, один из важнейших, на самом деле, т.к. при системном подходе, постоянной работе с обратной связью коллег, можно вытянуть другие “прихрамывающие” области и проект в целом.

g)   Таблицы и Презентации

Без них никуда в современной проектной/продуктовой жизни. Было-стало, календарный план, список задач со статусом, сроками и ответственными – это все таблицы.

“Пиши/сокращай” - лаконично, структурно и понятно показывай в презентации имеющуюся информацию и данные. Возьми примеры и шаблоны у коллег, набирайся опыта. 

h)  Приоритеты: “Съешь лягушку”

Перечислю несколько основных методов приоритизации:

·       ICE (Impact — влияние, Confidence — уверенность, Ease — легкость реализации). MVP в мире приоритезации. Каждый из этих факторов оценивается по шкале от 1 до 10, а среднее арифметическое покажет важность реализации.

·       WSJF (Weighted Shortest Job First, «сначала — более важная и короткая работа»)

·       Метод MoSCoW. Определяет, что важно в рамках четырех категорий: Must-Have (критически необходимые), Should-Have (важные), Could-Have (полезные, но не критичные), и Won’t-Have (необязательные).

·       Cost of Delay – стоимость задержки релиза. Позволяет оценить бэклог в деньгах.

·       Оценка возможностей. Попросите клиента/заказчика ранжировать Ваш бэклог.

Короче говоря, просто “съешьте лягушку” по Брайану Трейси - сделай самое сложное дело не откладывая. 

i)        План и дорожная карта

Разбей крупную задачу на мелкие, а мелкие задачи на конкретные действия конкретных людей - вот четкий план успешного достижения поставленной цели. В некоторых проектах достаточна дорожная карта и не требуется скрупулёзно проработанный, детальный план (который зачастую и невозможен). На дорожной карте уже видны основные вехи и повороты проекта, видно стратегическое направление и ожидаемый результат. 

j)        Методы ведения проектов

Для вашей деятельности может существовать свой лучший метод - нужно изучить варианты и выбрать тот, который структурирует работу команды по заданному принципу.

Наиболее распространённые методы:

·       Водопад. Про последовательное выполнение задач в проекте.

·       Agile и Scrum. Agile про принципы: командная работа, личность важнее процессов, гибкость, результат важнее документации, цикличность. Scrum – про инструменты и методы. Деятельность ведётся по спринтам. Динамичное внесение изменений.

·       Гибрид – Объединение Водопада и Agile – подробное планирование в сочетании с цикличностью и адаптивностью.

·       Kanban – про визуализацию процесса изменений

·       PRINCE2 – один из основных методов ведения проектов, про 7 процессов управления проектом с чёткими принципами на каждом этапе.

·       Метод критического пути – про выбор оптимальной последовательности выполнения задач проекта

·       Метод критической цепи – про выбор оптимального использования имеющихся ресурсов 

k)       Процессы проекта

Интересный факт: в вашем проекте есть семь основных процессов управления проектом:

·  процессы инициации

·  процессы планирования

·  процессы исполнения (координация людей и ресурсов)

·  процессы анализа

·  процессы контроля

·  процессы управления (применение корректирующих воздействий)

·  процессы завершения 

Обрати внимание на свой проект и посмотри, все ли процессы учтены и запущены. 

l)        Декомпозиция

Декомпозицию применяют для продуктивного распределения времени и ресурсов. Обсудите с коллегами, как можно разложить вашу большую задачу на малые части, а малые части на небольшие тактические шаги. 

m) Риски и потери

На каждом этапе проекта необходимо анализировать существующие и новые риски, оценивать их влияние, продумывать и реализовывать способы митигации. Контролируй потери, понимая их источники, чтобы разрабатывать способы их искоренения и уменьшения.

n)  Границы проекта

Важно стараться направлять свои ресурсы внутри границ проекта. Когда границ нет, команда проекта постоянно будет получать новые задачи, отодвигая сроки получения нужного результата. 

o)      Видеть всю картину

В любой деятельности, проекте, продукте очень важно видеть все, что происходит и управлять этим. Можно осознанно не управлять, но нужно знать, что происходит.

Обязательно запишите все задачи, процессы, системы, ресурсы, людей, разберитесь, и структурируйте информацию. В вашем проекте не должно быть серых пятен или областей, в которые вы не посвящены.  

p)  Изменение мира и счастье

Помните, что Ваш проект меняет мир, словно эффект бабочки. Вы привносите что-то, чего раньше не было. Найдите свою радость и счастье в этих изменениях.

3.   Время

Ваш ключевой ресурс. Вы управляете временем и тем, насколько оно будет ценно для всех, кто вместе с вами делает этот проект. Ваш план проекта – это обещание дать людям что-то нужное в какой-то точный момент времени. Не уверены – не обещайте. Пообещали – делайте. Важно, чтобы твоя команда обещала вместе с тобой.

Ожидания всех участников должны быть связаны с временем команды, с временем на реализацию задач. Если ты не можешь в моменте дать обещание, когда сделаешь задачу А, назови дату, когда сможешь вернуться и ответить.

Ты можешь и будешь переносить сроки, но каждый перенос воспринимай, как нарушение обещания. Каждый раз ты должен быть точно уверен, что сделал и попробовал все, чтобы не перенести сроков. И, конечно, о каждом переносе должны знать все люди, затронутые проектом.

Иногда нужно уметь выждать подходящих обстоятельств. Это время используй для подготовки. 

4.   Деньги/Ресурсы

На изменения нужны ресурсы. За деньги покупают сервера и платят зарплату, в том числе твою и команды, необходимо помнить об этом. Вовремя и с запасом заложи в бюджет все, что требуется для достижения намеченного результата.

5.       Инструменты

Наличие инструментов, умение ими управлять и использовать - необходимый навык любого менеджера. Подумай и изучи, какие инструменты подойдут для твоей деятельности, как они будут работать не на бумаге.

Перечислю основные инструменты, на которые стоит обратить особое внимание:

·       MS Project и Диаграмма Ганта

·       Jira и Канбан-доска

·       Производственный календарь на год

·       User Story map

·       Программы тайм-трекинга (зачастую не требуется отдельных и используются встроенные в Jira, Redmine или 1С).

·       Отчёты из ваших информационных систем и созданные вами. 

6.   Отношение и Ценности

Подумай о том, с каким отношением тебе хочется нести людям то, что ты делаешь. С каким отношением хочется работать и взаимодействовать друг с другом. Задай себе эти важные вопросы. 

a)       Забота о ближнем.

Как ты относишься к людям? Хочешь ли ты помочь этому человеку? Подсказал ли ты верный путь к решению проблемы своему коллеге? Делай всё как для себя.

b)  Работа на результат.

Твоё действие продвинет тебя к цели? Качественную ли услугу ты оказываешь? Как лучше реализовать идею? Выходи за рамки и не ищи отговорок.

c)   Партнёрство 

Смогли договориться? Если нет, пробуй ещё. Ищи общие точки, которые помогут договориться. Важно общее дело. Не бойся извиниться и поблагодарить. 

d)  Честность

Признавай ошибки, будь открыт к обратной связи, создавай атмосферу развития. Обещания выполняй. Будь человеком, которому можно доверять.

e)  Гибкость

Ищи новые способы и варианты. Тестируй. Отказывайся от неактуального. Оптимизируй и автоматизируй.

f)        Неравнодушие

Видишь проблему – решай или сообщи тому, что сможет её решить (позже спроси, решили или нет). Окажи поддержку и объединяй людей для решения задачи.

g)   Ответственность

Ты несёшь личную ответственность за то, что делаешь, за общий результат работы команды. 

7.   Успех и Удача

Как известно, достижение результата складывается из 90% успеха и 10% удачи. Успех – результат кропотливого труда - ответственно подходи к своему делу. А удача придёт. Она любит смелых и тех, кто не боится делать новое. Все возможно и все получится!

P.S. Забыл важные пункты? Пишите в комментариях, буду рад обменяться опытом.