Привет, Хабр! Я Саша Шутай, руководитель направления PHP в AGIMA. Хочу обсудить важные для тимлидов вопросы: как управлять бэклогом и правильно распределять время, нормально ли отвлекаться во время работы, как овертаймить, не выгорать и успевать жить. Статья в первую очередь будет полезна начинающим тимлидам. Ну а матерые руководители команд найдут в ней советы по оптимизации работы.

Я хотел описать содержание статьи какой-нибудь ёмкой цитатой. Но цитаты Джейсона Стэтхема уже не в моде, поэтому пришлось обратиться к искусственному интеллекту. И вот что он мне выдал, когда я загрузил текст статьи:

Свой путь в IT я начинал как разработчик, дорос до тимлида и параллельно учил управлять командой на GeekBrains. Сейчас на позиции руководителя я помогаю своим тимлидам настраивать процессы разработки и формировать команды. Отвечаю за ресурсы, внедрение новых технологий и стратегическое развитие веб-разработки в компании.

С какими проблемами чаще всего сталкиваются начинающие тимлиды

Итак, вы стали тимлидом и ваш круг обязанностей сильно вырос. Теперь нет одной понятной задачи на разработку, а есть бэклог из десятков запросов без ясных приоритетов: от проработки архитектуры до графиков отпусков вашей команды.

Вырос объем поступающей важной информации. Ее источники тоже множатся: это уже не только ваш руководитель, а проджекты, бизнес-заказчики, аналитики, DevOps, разработчики и т. д. Все запросы нужно учесть и обработать. В итоге вы постоянно отвлекаетесь от своих задач и ничего не успеваете. Ваша команда тоже не успевает сдавать задачи в срок. Вы не понимаете почему, ведь вы распределили нагрузку по всем правилам.

Так как вы ответственный человек, начинаете овертаймить и работать на выходных. Но всё равно ничего не успеваете. Зато у вас повышается уровень тревожности и появляются проблемы в личной жизни. В таком темпе организм рано или поздно истощается и вы выгораете. Команда теряет лидера, а ваш проект обречен на провал.

Многие тимлиды через это проходили, разочаровывались в профессии, всё бросали и возвращались в разработку.

Основная причина проблем в том, что по началу мы не так хороши в менеджменте, плохо умеем организовывать свое время и распределять задачи. Пока мы были разработчиками, нас этому никто не учил.

Без планирования, организации и систематизации задач вы просто беспорядочно тратите свое время.

Я поделюсь некоторыми техниками, которые помогут тимлиду оптимально работать с задачами, экономя свое время. Их много, но я выделил самые важные по моему мнению.

Начнем с того, как оптимально разбирать бэклог, в который входят не только рабочие, но и личные цели.

Матрица Эйзенхауэра

Перед нами всегда будет много задач и интересов: от заполнения еженедельного отчета до открытия стартапа. Нужно уметь определять, что сейчас наиболее важно и срочно. В этом поможет матрица Эйзенхауэра.

Это таблица, придуманная 34-м президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, сортирует задачи по важности и срочности. Она помогает в приоритизации и планировании рабочего и свободного времени.

Как заполнять

Нужно составить список всех своих дел и задач и пропустить их через фильтр двух вопросов:

1. Это важно? Да/Нет

2. Это срочно? Да/Нет

Затем, разделите лист на четыре квадрата, как на картинке ниже. Пройдитесь по всем задачам и в зависимости от ответов про важность и срочность заполните таблицу.

Как пользоваться

Есть три основных стратегии:

A → B → C → D
Разбираемся с экстренным, затем с запланированным, решаем срочную рутину и потом отдыхаем.

B → A → C → D
Сначала только плановые задачи, затем срочные.

A → C → B → D
В первую очередь срочность, и только потом важность.

Задач в таблице Эйзенхауэра, скорее всего, будет очень много, и это может напугать. Справиться с хаосом и определить четкие цели и планы поможет метод SMART. В первую очередь стоит отSMARTотвать все рутинные дела, чтобы хотя бы в этой части вы контролировали поток входящих задач. Но этот метод не всегда применим, например, если задачи зависят от человеческого фактора.

Управляйте своим временем — кто, если не вы?

Итак, задачи отсортированы по приоритетам. Теперь нужно разобраться, как эффективно расходовать время на их выполнение.

Допустим, вам сегодня обязательно нужно решить важные задачи, иначе они станут срочными и важными. Но день тимлида устроен так, что кто-то или что-то постоянно норовит отвлечь: ответить на срочный вопрос, оценить важный план и т. д. Вы откладываете свою основную задачу, решая несколько помельче. А в конце рабочего дня сидите у разбитого корыта с мыслью: «Опять ничего не успел».

Здесь помогут инструменты тайм-менеджмента. Их великое множество, но самый популярный и удобный на мой взгляд — «Метод помидора». Его придумал и назвал в честь кухонного таймера в виде помидора Франческо Чирилло. Суть метода —  в делении рабочего дня на временные интервалы, или помидорные сессии. В течение рабочих сессий никто и ничто не должно вас отвлекать.

Как работать с «Помидором»:

• Разделение времени на интервалы. Работа разбивается на короткие интервалы, или «помидоры», обычно по 25 минут.

• Фокус на задаче. В течение каждого помидора вы фокусируетесь только на одной задаче или проекте, игнорируя отвлекающие факторы.

• Регулярные перерывы. После завершения каждого помидора следует короткий перерыв, обычно около пяти минут. Это позволяет отдохнуть и восстановить концентрацию.

• Длинные перерывы. После завершения определенного числа помидоров (обычно после четырех), следует сделать длинный перерыв, около 15–30 минут. Это помогает предотвратить усталость и сохранить продуктивность на длительный срок.

Но когда же отвечать коллегам на срочные вопросы? В перерывах между помидорными сессиями. Я рекомендую пользоваться данным методом для решения задач, требующих концентрации.

Если «Метод помидора» вам не подходит, здесь найдете еще 14 классных практик тайм-менеджмента. Пробуйте!

Заботиться о себе — это не эгоизм, а необходимость

Сколько книг по тайм-менеджменту и эффективному управлению не читай, это не поможет, пока тимлид не начнёт ценить себя как человека.

Ниже я собрал четыре главных совета, которые помогут тимлиду работать эффективно, но без вреда себе.

1. Лучшая память —  это блокнот

Не держите идеи и задачи в голове. Вы рискуете забыть что-то важное. 

Создавая физический список задач вы визуализируете свои цели и организовываете свои мысли и действия. Фиксируйте всё в удобном для вас инструменте. Обычный бумажный блокнот бывает удобнее и эффективнее популярных таск-трекеров.

2. Охраняйте разум от незваных гостей

Контролируйте факторы, которые воруют ваше внимание.

Например, вы сидите над сложной задачей, прорабатываете архитектуру приложения и тут «тилинь-тилинь» — на телефон приходит уведомление о «суперакции». И вот концентрация потеряна, какая-то часть мозга уже думаете о скидках, а не об архитектуре. Поэтому стоит минимизировать влияние отвлекающих раздражителей. Я, например, удалил все «шумящие» приложения и снизил количество уведомлений в мессенджерах, оставив только критически важные. 

3. Работаем не 8 часов в день, а головой

Перед вами бэклог спринта, и вы набираете себе и своим разработчикам задач ровно на восемь часов в день. Что в итоге? Вы постоянно задерживаетесь на работе на несколько часов, не успеваете в срок, качество страдает. Почему? Потому что эффективная мозговая работа длится лишь шесть часов. Всё, что больше, — голова не способна эффективно переварить.

Не призываю менять длительность рабочего дня. Сократите только объем планируемых в день задач и распределите их на шесть часов, а не на восемь. У вас будет оставаться запас на творческий подход, коммуникацию и внезапные срочные задачи.

4. Маленький перерыв приносит больше, чем часы непрерывной работы

Бывает так, что вы бьетесь над сложной задачей, а решение никак не идет в голову? Значит нужно отвлечься и расслабить мозг. В нашем отделе нормально сделать перерыв и сходить в ПВЗ, супермаркет, попить кофе на лавочке у офиса. Пока вы занимаетесь чем-то отвлекающим, ваш мозг в фоновом режиме ищет решение для сложной задачи.

Овертайм и работа на выходных: как перерабатывать и не выгорать

Как бы мы ни старались избегать переработок, они всё равно случаются: провести важное ночное обновление, поднять упавший на выходных прод, внести срочные бизнес-правки.

Чтобы вынужденные овертаймы не сожгли вас, нужно заранее обсудить с руководством два вопроса: 

1. Готовность к овертаймам:

• Вы понимаете, что переработки случаются и готовы их принять, договорившись о компенсации.

• Вы готовы к овертаймам, но при наличии графика дежурств. Например, если в команде несколько тимлидов, они могут составить календарь овертаймов — кто в какие дни готов переработать при необходимости.

• Вы не согласитесь на переработки ни за что.

Любой ответ — нормальный. Важно донести свою позицию до руководства.

Пример: На многих проектах есть SLA, когда тимлид несет ответственность за работоспособность прода. Это вознаграждается хорошей ежемесячной премией. Но при этом, вы всегда с ноутбуком: в театре, в баре, на даче. И если звонит Zabbix, то нужно отложить все дела и срочно исправлять ошибки. Нужно честно ответить себе на вопрос: готовы ли вы к таким неудобствам, но за хорошее вознаграждение?

2. Компенсация овертаймов:

• Дополнительные выходные дни.

• Двойная ставка за овертайм-часы.

• Премии за овертайм-дежурства.

Не стоит себя сжигать просто так. Овертаймы для вас и вашей команды должны быть добровольными и регламентированными. Если переработки некомфортные — это самый быстрый путь к выгоранию.

Как восстанавливаться после переработок

Бывает, что овертаймы затягиваются на несколько дней. В такие периоды нужно помогать своему организму справляться с вынужденным стрессом. Вот что я советую:

• Чтение художественной литературы. Мне помогают книги фантастов, когда мысли улетают в другую вселенную и ты расслабляешься после длительного умственного напряжения на работе. Важно читать именно художественную литературу, а не про паттерны. Чтобы не думать о работе 24/7.

• Неформальные чаты и клубы по интересам. Там можно сбросить весь негатив, обсудить что-то нерабочее. Мои коллеги завели чат под названием «Оральня». Его суть в том, что в нем можно «проораться» после сложной задачи либо неприятной встречи. При этом остальные участники обязательно выражают поддержку. Берите на заметку :)

• Спорт, йога и любая физическая активность поможет восстановить силы.

• Здоровый сон. Даже если приходится перерабатывать, не пренебрегайте распорядком дня и гигиеной сна, ведь это главный природный источник энергии.

Важно помнить, что ваше здоровье и благополучие важнее любой работы. Если переработка или работа в выходные становятся постоянным явлением и негативно влияют на ваше физическое или эмоциональное состояние, значит рабочие процессы в компании сильно нарушены и пора что-то менять.

Итого

Давайте резюмируем:

• Приоритизируем бэклог с матрицей Эйзенхауэра.

• Концентрируемся над задачей с помощью «Помидора» или любой другой техникой тайм-менеджмента.

• Отключаем нотификации и не храним всё в голове.

• Определяем комфортные условия переработок.

• Восстанавливаем силы с помощью спорта, чтения, общения и сна.

Буду рад обсудить ваши способы управления стрессом и распределения нагрузки в комментариях. Делитесь лайфхаками, смешными и не очень ситуациями из работы и жизни тимлида. Я регулярно пишу на эту тему в своем тг-канале «Заметки тимлида» — подписывайтесь, если интересно.

Что еще почитать

• Идеальный лидер. Как сочетать в себе диктатора, формалиста, либерала, демократа и создать эффективную команду разработки

• Быть или не быть начальником. 3 вопроса, которые я не задал себе, прежде чем пойти на повышение

• Как мотивировать команду: основные правила и принципы