Без клина плахи не расколешь, без косы сена не накосишь

АСУЗ, как инструмент Технологии Управления Задачами (ТУЗ), была описана в статье «Автоматизированная Система Управления Задачами (АСУЗ)». Без неё ТУЗ – не технология, а методология. Методология становится технологией, когда к ней присовокупляется инструмент. В нашем случае – АСУЗ.

Сейчас пришло время сказать, что в АСУЗ главный – целевой пользователь, для которого она разрабатывается – это ТОП – первое лицо организации или органа власти.

Сие означает, что сотрудники организации — это лишь вторичные её пользователи. АСУЗ в первую очередь нацелена на удовлетворение потребностей ТОПов.

Ведь АСУЗ не столько об оперативном управлении, сколько о построении и совершенствовании организации: её архитектуры (набора и иерархии систем и субсистем), организационной структуры, стратегии и потока задач.

Более 90% проблем, которые героически преодолеваются на оперативном уровне — это проблемы, вытекающие из недостатков архитектуры, оргструктуры, стратегии и потока задач организации. А это зона ответственности ТОПов.

Об этом утверждал ещё доктор Эдвардс Деминг:

• «Рабочим мешает система, а система принадлежит менеджменту»^[1]

• «Исходя из собственного опыта, я могу дать следующую оценку для большинства проблем и возможностей улучшений: 90% проблем принадлежит системе (ответственность менеджмента); 6% проблем – особые»^[2]

• «Никакой контроль и никакой уровень профессионального мастерства не смогут побороть фундаментальные дефекты системы»^[3]

А дефекты и диспропорции систем организации порождаются и накапливаются низкой скоростью их изменений и развития – не адекватной изменениям внешней – турбулентной всё усложняющейся среды.

Системы организации – это элементы её архитектуры – её несущий каркас – рама, на которую всё навешивается. И понятно, что раму очень трудно менять. Страшно. Вдруг всё обрушится. Перекосится. Потеряется управляемость организации. Да и не ясно, где и когда, что и почему надо менять. В какой степени. Не успел построить, а уже надо менять. Трудное и не благодарное это дело. Много элементов затрагивает. Лучше не трогать, пока работает.

Тем более, что у ТОПов нет специальных и надёжных инструментов для этого. Ведь чтобы бороться с дефектами систем организации, ТОПам нужен адекватный инструмент, позволяющий им управляемо вносить правки в архитектуру организации, а затем и в оргструктуру, и далее в стратегию и поток задач. Желательно быстро и в режиме реального времени. То есть автоматизировано и кибернетически.

Но ТОПы на сегодня самые не доавтоматизированные субъекты. У них нет хорошего и комплексного инструмента для управления развитием организации (онтогенезом). Как говорится: «а король-то голый»^[4].

Вот этот пробел и будет закрыт с помощью АСУЗ.

Итак, давайте разберём вопрос: почему АСУЗ — это инструмент ТОПов и как он им поможет в управлении онтогенезом организации при возрастающей сложности?

Автоматизированная Система Управления Задачами (АСУЗ) — это настольная и мобильная программа для ТОПов – первых лиц организаций и органов власти. Всё время открытая на их компьютерах и смартфонах. ТОПы - пользователи АСУЗ.

АСУЗ состоит из трёх модулей: модуля «Процессы»; модуля «Стратегия»; модуля «Задачи». Плюс мобильное приложение. При этом АСУЗ – это параллельная информационная система, система реального времени, распределённая система.

Выполняет функции: планирования, организации, учёта, контроля, регулирования, коммуникаций и получения прямых и обратных связей по задачам.

АСУЗ – это программа для кибернетического управления онтогенезом организации.

По аналогии с онтогенезом живого организма в биологии.

Онтогенез — это индивидуальное развитие организма (в нашем случае – организации), совокупность последовательных преобразований, управляемо претерпеваемых организмом (организацией) на протяжении всей жизни: от зарождения до смерти.

Онтогенез организма управляется геномом. Кибернетически. То есть автоматически, по алгоритмам. Ритмично и воспроизводимо. С прямыми и обратными положительными и отрицательными связями. С координацией и регулированием. Обеспечивая организму самообучаемость, приспособляемость структуры и поведения к изменениям внешней среды, достигая тем самым на каждый момент жизни гомеостаза^[5] – устойчивого динамического равновесия с окружением.

Следовательно, для достижения описанного подобия организму, организации нужен аналог генома. Это РЕЕСТРÓМ – слово производное от слова «реестр». Так как РЕЕСТРÓМ – это совокупность (набор) взаимосвязанных Реестров процедур (РП).

Низкотрудоёмкое конструирование РЕЕСТРÓМа, сборка его из Реестров процедур, конструирование уникальных реестров процедур из ТРП – Типового Реестра Процедур, их своевременные и быстрые изменения (управляемые мутации), поддержание в актуальном состоянии, автоматическое генерирование процессных задач (ПЗ): дискретных и эпизодических, которых в потоке задач 80-90% – это главный функционал АСУЗ. 90% её функционала.

По сути, АСУЗ позволяет ТОПам превратить организацию в организм, управляемый РЕЕСТРÓМом.

В организмах - ГЕНом, в организациях - РЕЕСТРÓМ. В геноме единица функции - ген. В РЕЕСТРÓМе - реестр процедур. Геном шифрует (кодирует) организм. РЕЕСТРÓМ - организацию. Геном — это модель организма, РЕЕСТРÓМ - модель организации. Геном управляет жизнью и онтогенезом организма, РЕЕСТРÓМ - организации. Слова «организм» и «организация» имеют один корень.

АСУЗ, конструирующая РЕЕСТРÓМ, аналогично геному позволяет ТОПам кибернетически управлять онтогенезом организации на протяжении её жизни. Обеспечивая её гомеостаз – устойчивое динамическое равновесие с окружением.

Гомеостаз организации – это обеспечение наивысшей производительности и воспроизводимости выполнения потока задач на каждом отрезке времени. Независимо от его плотности, интенсивности и содержания.

Поток задач — это совокупность задач всех видов, одновременно движущихся (протекающих) в организации в каждый момент времени и преобразующихся в процессе их выполнения в целевые результаты этих задач.

Поток задач выполняется производительно и воспроизводимо, организация находится в состоянии гомеостаза. То есть находится в устойчивом динамическом равновесии с окружением. Развивается и функционирует хорошо. В противном случае – плохо.

Отсюда, АСУЗ, кроме конструирования самого РЕЕСТРÓМа, также обеспечивает низкотрудоёмкое Управление Потоком Задач (УПЗ), выполняемых сотрудниками и сгенерированных РЕЕСТРÓМом. Сигнализирует о параметрах потока задач. О его производительности и воспроизводимости. Узких местах и заторах – перегрузах сотрудников. Что позволяет ТОПам в режиме реального времени видеть, что менять, в каком месте, как менять.

При этом УПЗ необходимо. Так как в основе всего, в том числе в структуре Реестра процедур, лежит главный объект менеджмента – задача.

Ведь каждый Реестр процедур (РП) в РЕЕСТРÓМе организации выполняет строго заданную шаблонную дискретную задачу (ШДЗ) такой разновидности, как функция. РП – это единица функции в РЕЕСТРÓМе организации.

В рамках выполнения этой функции РП в АСУЗ из шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ) автоматически генерирует и делегирует запоточенные эпизодические задачи (ЗЭЗ): процедуры и её операции, а также эпизодические действия (ЭД).

С помощью РЕЕСТРÓМа в АСУЗ для изменения свойств и функциональности организаций ТОПы моделируют сложные организации, осуществляют их сборку из таких элементарных кирпичиков (генов), как Реестр процедур. Делают они это по Технологии управления задачами (кратко - ТУЗ, Tasks Management Technology, TMT, Total Tasks Management, TTM^®).

Можно сказать, что сборка РЕЕСТРÓМа организации по заданной технологии управления задачам (ТУЗ) из реестров процедур и наращивание его функциональности путём добавления всё новых и новых РП, конструируемых из ТРП, – это онтогенез организации. То есть процесс самоорганизации, в ходе которого из множества простых одинаковых РП по сравнительно примитивному алгоритму выполняется самосборка сложной организации.

В процессе такой самоорганизации основное действие – это конструирование, управляемое изменение или ликвидация определённых реестров процедур в РЕЕСТРÓМе. Если при этом исходить, что РП – это ген РЕЕСТРÓМа организации^[6], то конструирование, правка или ликвидация заданных РП – это включение или выключение определённых генов, изменение их свойств и функционала.

В ходе этого меняются свойства РЕЕСТРÓМа. Он начинает по-другому вести себя, по-другому реагировать на запускающие события (ЗС). А, следовательно, и организация, управляемая этим РЕЕСТРÓМом, начинает вести себя по-новому, приобретает новые свойства – новый функционал.

Отсюда, если РЕЕСТРÓМ содержит все реестры процедур системы управления потоком задач, работающие по ТУЗ, то можно сказать, что РЕЕСТРÓМ на уровне РП содержит «набор локальных правил поведения», определяющих весь процесс самосборки организации – процесс самоорганизации. И этот набор, как часть РЕЕСТРÓМа, будет перемещаться в любое место, куда будет перемещаться сам РЕЕСТРÓМ.

Получается, что в РЕЕСТРÓМе инкапсулирована (упакована) программа самосборки – технология управления задачами (ТУЗ). При этом эта программа (ТУЗ) сама по себе проще, чем получающаяся в результате организация.

Из всего сказанного выше получается, что ТУЗ путём применения РП делает способной управляющую систему создавать в себе любое разнообразие. Этим разрешается проблема управления сложностью и разнообразием – сложной организацией.

Тем самым АСУЗ в совокупности с ТУЗ в самых турбулентных условиях хрупкого мира позволяет ТОПам управлять сложностью и разнообразием организации; своевременно и быстро проводить её через изменения, обеспечивать наивысшую производительность интеллектуального труда в ней и, как следствие, избегать недуга 21-го века - тотального выгорания из-за тревог, связанных со страхом потери управляемости организации.

Таким образом, ТОПы получают реальный инструмент для кибернетического управления онтогенезом организации любой сложности. Под любые меняющиеся условия.

Это хорошо для ТОПов, потому что:

1. сейчас у ТОПов нет такого инструмента, как АСУЗ, и они вынуждены зашиваться, боясь потерять управляемость из-за возрастающей сложности, тревожиться из-за этого и, как следствие, выгорать, терять качество жизни, здоровье;

2. наличие АСУЗ позволяет ТОПам отказаться от создания различных «бумажных» громоздких, неповоротливых систем и раздувания штата для их администрирования, попадать в зависимость от «уникальных» сотрудников;

3. с АСУЗ ТОПы могут экономить время и деньги на разработке универсальных реестров процедур; если кто-то их разработал, ТОПы могут их купить в репозитарии РП либо обменяться с другой организацией

Самый большой страх любого ТОПа – это потеря управляемости его организации.

Этот страх заставляет ТОПа всё время быть начеку. Днём и ночью. Без выходных и проходных. Для этого ему приходится всё контролировать, администрировать, всё держать в голове, чтобы всё объять, всё понять, ничего не забыть и не упустить, забивая мозг и, как следствие, тратя неимоверное количество энергии, работая на истощение. Ведь, мозг самый энергозатратный орган человека^[7].

«Мозг человека составляет 1/50 массы тела (прим. автора: в среднем 1300г. – это всего 2% от массы тела), а потребляет 1/10 всей энергии – в 5 раз больше, чем любой другой орган. Прибавим расходы на содержание спинного мозга и периферической системы и получим: около 15% энергии всего организма в состоянии покоя расходуется на поддержание активности нервной системы. По самым скромным оценкам, энергетические затраты только головного мозга в активном состоянии возрастают более чем в 2 раза. Учитывая общее повышение активности периферической нервной системы и спинного мозга, можно уверенно сказать, что около 25–30% всех расходов организма человека приходится на содержание нервной системы»^[8].

«Мозг человека потребляет 1/10 всей энергии ~ 106 Дж. Количество этой энергии могло бы нагреть более 9 л воды от 36° C до 100° C. Если бы эта энергия не тратилась на интеллектуальную деятельность и на теплоотдачу, её было бы достаточно, чтобы мозг, состоящий на 80 % из воды, «закипал» шесть раз в сутки»^[9].

 При длительности эксплуатации мозга с такой энергозатратностью, на фоне тревог и стрессов ТОПа, происходит выгорание. Падает качество его жизни, теряется не возобновляемый ресурс – здоровье. Что приводит к потере ДУХа. А это ещё больше усиливает стресс и тревоги, снижает работоспособность. Спираль закручивается.

Если отбросить казуистику и демагогию, то в чём главная функция ТОПа?

В изменении организации под постоянное изменение внешней среды. Непрерывная её адаптация, последовательное преобразование, скоординированная реакция на внешние события. То есть вечное осуществление её онтогенеза для поддержания гомеостаза.

Вопрос: а есть ли на сегодня у ТОПов какой-либо инструмент, облегчающий им это делать? Инструмент для кибернетического управления онтогенезом организации. Позволяющий ТОПам справляться с возрастающей сложностью и разнообразием организации. Охватывать всю организацию, чтобы её объять, понять, а, следовательно, и своевременно, быстро, управляемо и предсказуемо менять в ответ на события внешней среды. Управлять её архитектурой, структурой и поведением. И самое главное не выгореть при этом. Простой, кондовый, понятный и надёжный как автомат Калашникова инструмент. Есть?

Ответ: нет^[10].

Процесс управления онтогенезом организации, выполняемый самими ТОПами не автоматизируется. Он не кибернетический. Ручной. А, следовательно, очень громоздкий, трудозатратный и энергозатратный. Особенно в сегодняшних условиях турбулентного и хрупкого мира.

Сейчас ТОПы используют достаточно обыкновенный, разрозненный и допотопный зоопарк решений: электронный органайзер; какой-нибудь «таск-менеджер» типа MS Outlook, «Google Задачи», «Мегаплан»; записную книжку; Excel; электронную почту; мессенджеры и ещё кое-какие сподручные программно-аппаратные средства и средства связи.

Всё это из разряда «напоминалок» и «незабывалок». Для того, чтобы поручить, справиться, проконтролировать, выяснить, отмониторить, получить обратную связь, узнать, напомнить, не забыть и т.д. и т.п.

При этом главные инструменты ТОПов на сегодня: бумажный ежедневник, секретари (помощники), регулярные совещания, бумажные ЛНД - локальные нормативные документы (приказы, регламенты, положения, инструкции и т. д. и т. п.) и различные отчёты, а также программы, по сути, для формирования таких отчётов.

Решение простое – не держать лишнего «в голове». Не перенапрягать главный рабочий орган ТОПа – мозг. Всё доверить АСУЗ, инкапсулирующей РЕЕСТРÓМ^[11]. Который – это, по сути, «второй мозг». Освободить свой мозг, от того, что можно закодировать в РЕЕСТРÓМ. А это 90% всего, чем оперирует ТОП.

АСУЗ создана специально для кибернетического управления онтогенезом организации. То есть для облегчения труда ТОПов. В ней хранится и генерируется всё: состав, структура, архитектура организации, функционал сотрудников. 90% задач и действий автоматически генерируется, делегируется сотрудникам. В режиме реального времени можно посмотреть загрузку любого сотрудника. Оценить его производительность, полезность для организации. Изменить приоритеты и процедуры. Получить обратную связь. И т. д. и т. п.

Что такое, по сути, система ЛНД - Локальных Нормативных Документов (регламентов, положений, инструкций, приказов руководителей и т. д.) в совокупности с системой отчётности в организации?

Так, без демагогии. Без эмоций. В сухом остатке. В дистиллированном виде.

Это БУМАЖНАЯ модель организации.^[12] Модель, описанная на бумаге - в виде (в форме) ЛНД.

Громоздкая, неуклюжая, неповоротливая, забюрократизированная, затратная и всегда неактуальная модель организации. Модель, определяющая, какой должна быть организация (архитектуру, структуру) и как она должна работать (функционировать) в той или иной сфере. Например, в сферах: управления проектами, управления процессами, организационно-штатной структуры, отчётности, контроллинга и др.

Такую же роль играет система нормативно-правовых актов (НПА) в государстве. Как в очень большой организации.

То есть посредством ЛНД (НПА) создаётся модель организации. Их совокупность и представляет собой эту самую модель. С помощью этой модели, посредством её, ТОПы на сегодня управляют онтогенезом организации.

Сейчас, в сложном и всё усложняющемся мире, эта модель не адекватна потребностям управления онтогенезом организации. Сегодня из-за турбулентности внешней среды любая организация вынуждена меняться быстрее, чем может меняться такая модель. Поэтому, чем дальше, тем больше реальная архитектура, структура и действительная практика функционирования организации отрывается от «бумажной» модели.

Появляется разрыв между описанной «бумажной» моделью и реальностью (действительностью). Он постоянно увеличивается. Модель становится не пригодной. Требует замены, на более прогрессивную и адекватную. Более гибкую и быстро, не затратно, не трудоёмко изменяемую. То есть на РЕЕСТРÓМ, инкапсулированный в АСУЗ. Также, как геном в организме, инкапсулированный в ядро клетки.

До эры цифровых технологий, такая БУМАЖНАЯ модель организации была, наверное, единственно возможной. Но сейчас она сама стала тормозом в онтогенезе организаций, так как не успевает актуализироваться вслед за изменяющимися условиями и требованиями к организации.

Не своевременные изменения такой БУМАЖНОЙ модели организации, по факту мешают онтогенезу организации. Ведь именно через внесение изменений в эту модель, производятся и изменения в архитектуру, структуру и поведение организации. То есть осуществляется её онтогенез.

А сколько людей и затрат требуется на администрирование такой модели? На написание ЛНД (НПА), их изменение и поддержание в актуальном состоянии. На доведение до сотрудников, на их обучение, адаптацию под изменения.

Из-за этого многие предметные области как правило не охватываются такой бумажной моделью. И обычно, в основном виде деятельности организации. В том виде, который приносит ей доход. Так как он самый динамично и постоянно изменяющийся. В итоге здесь, всё отдаётся на откуп сотрудникам. В результате они становятся «уникальными» носителями знаний, технологий, опыта, состояния заказов, сделок и много другого. А организация становится зависимой от их «настроения». Хвост начинает вилять собакой.

АСУЗ всё это устраняет. РЕЕСТРÓМ, инкапсулированный в неё, выполняет следующие роли^[13]:

1. Роль генератора всего эпизодического. Ведь его РП – это формуляры, предназначенные для автоматического запуска запоточенных эпизодических задач (ЗЭЗ) и эпизодических действий (ЭД). А эпизодического в потоке задач – 80%;

2. Роль рабочего органа системы. С помощью реестров процедур РЕЕСТРÓМа выполняются и отслеживается (учитывается) ход выполнения запоточенных эпизодических задач (ЗЭЗ) и эпизодических действий (ЭД).

3. Роль аккумулятора исходной статистической информации. РЕЕСТРÓМ используется и для накопления исходных статистических данных о ходе выполнения всего эпизодического. И определения тем самым степени работоспособности самого РЕЕСТРÓМа.

4. Роль регламента. РЕЕСТРÓМ, по сути, определяет – регламентирует, что надо делать. В нём производится «транскрипция», «транспортировка» и «трансляция» задач и действий из процедур в адрес сотрудников. Эти задачи и действия направляют их усилия в нужную сторону и сроки. Тем самым фактически регламентируя их работу, определяя и направляя их поведение. Каждый РП РЕЕСТРÓМа де-факто – это инструкция для пользователей РП. Он поясняет и облегчает выполнение ими процедур, показывая: (1) какие действия и в какой последовательности – по какому алгоритму следует выполнять, в рамках каких операций процедуры; (2) какими правилами при этом нужно руководствоваться, чтобы правильно выполнить каждое действие; (3) какие понятия и в каком значении при этом должны применяться; (4) какие формуляры и хранилища информации (ХИ) должны использоваться.

5. Роль чек-листа. Это означает, что, когда мы движемся по этому «чек-листу», то мы «крыжим» исполненные действия в каждом Реестре процедур РЕЕСТРÓМа. И ничего при этом не забываем (не упускаем), делаем это в заданной последовательности. При этом гарантированно продвигаемся к целевому результату процедуры и достигаем его. Таким образом каждый РП РЕЕСТРÓМа в качестве «чек-листа» заставляет сотрудников делать работу по строго заданному алгоритму в полном соответствии с установленными правилами. Шаг за шагом. Пункт за пунктом. Ни один пункт не будет пропущен. Реестр процедур не позволит это сделать. Не даст никому профилонить и выполнить процедуру не качественно, пропуская действия или путая их очерёдность. Тем самым гарантированно обеспечивается нужное качество исполнения.

6. Роль навигатора. С помощью РЕЕСТРÓМа по абсолютно понятной схеме навигации можно быстро переходить от одной предметной области к другой. От одного формуляра или хранилища информации к другому. Не тратя силы и время на поиск их в папках на компьютере.

7. Роль хранилища знаний. РЕЕСТРÓМ обеспечивает создание, ведение и хранение актуальной базы знаний. Он и есть такая база. Он – это память организации – «второй мозг»^[14]. В нём накапливается и хранится информация обо всех выполняемых процедурах: об эпизодических задачах, выполняемых в процедуре, о действиях, исполняемых в рамках этих задач, об их сроках и трудоёмкости, о правилах их выполнения и исполнения, об используемых в процедуре формулярах, хранилищах информации (ХИ), о стадиях выполнения процедур, об ответственных выполнителях и т. д. Теперь, если у вас уволится тот или иной сотрудник, он не унесёт с собой эту информацию, не лишит вас её и знаний, нарабатываемых годами. Потому что теперь носителем знаний будет не только сотрудник, но и РЕЕСТРÓМ. Он будет помнить всё необходимое. С РЕЕСТРÓМом – эта информация всегда будет с вами. Благодаря чему вы всегда и в любой момент сможете подхватить работу, при выбытии сотрудника. Ничто не остановится, не пропадёт, ритмика не нарушится. С помощью РЕЕСТРÓМа вы легко сможете адаптировать любого нового сотрудника.

8. Роль отчётности. Благодаря Реестрам процедур РЕЕСТРÓМа теперь можно извлечь любые числа обо всех сторонах жизнедеятельности организации, в любых разрезах. Ведь в нём: (1) ведётся учёт и расчёт показателей трудоёмкости, отклонений по ним, (2) выполняется расчёт длительностей и сроков, отклонений по ним, (3) рассчитываются Доли/Средние, (4) формируются общие и промежуточные итоги, (5) можно фильтровать и сортировать данные, (6) можно формировать любые выборки, отчёты и сводные таблицы, в необходимых разрезах, (7) и т. д. С помощью всего этого имеется возможность легко проконтролировать всё, что необходимо, не рождая каких-то отдельных систем учёта, отчётности и контроллинга.

9. Роль генома организации. РЕЕСТРÓМ – это своего рода «накопитель» и носитель «наследственной генетической информации» организации. Каждый РП в РЕЕСТРОМЕ организации также, как и ген в геноме живого организма, задаёт определённые признаки. А все РП в совокупности и взаимосвязи предопределяют структурные и системные признаки и свойства всей организации в целом. РП как наименьший участок РЕЕСТРÓМа организации обуславливает синтез строго заданных запоточенных эпизодических задач (ЗЭЗ) и эпизодических действий (ЭД). Они реплицируются в РП из шаблонных эпизодических задач (ШЭЗ) и шаблонных эпизодических действий (ШЭД). И при этом также, как и в клетке живого организма, производится «транскрипция», «транспортировка» и «трансляция» задач и действий из РП в адрес сотрудников. Эти задачи и действия направляют их усилия в нужную сторону и сроки. Определяют трудоёмкость и ритмичность. Обуславливают поведение сотрудников. Тем самым фактически производится управление организацией. Передача управляющих сигналов в рабочую среду. Кроме того, в РП кодирование происходит аналогично кодированию в молекуле ДНК. В молекуле ДНК кодирование осуществляется в форме последовательности оснований. Эта последовательность представляет собой код, состоящий из трёх оснований, - триплетный код. В Реестре процедур вся «генетическая» информация обо всех процедурах, выполняемых в организации, также кодируется в виде триплетного кода: процедура→операция→ШЭД. Отсюда, РП можно определить как участок РЕЕСТРÓМа организации, кодирующий определённую процедуру с применением триплетного кода: процедура→операция→ШЭД. И при этом мы знаем, что функция выполняется Реестром процедур путём повторяющегося и итерационного выполнения процедур, в которые записан этот код. Соответственно, можно утверждать, что регулирование жизнедеятельности организации осуществляется посредством этого кода. Аналогично тому, как это происходит в живом организме каждую долю секунды до тех пор, пока продолжается ЖИЗНЬ. Теперь с РП в организациях можно всё делать также просто, как и в живых организмах. Куда уж проще, закодировал всю информацию обо всех процессах и процедурах в «геном» в виде ДНК, поместил его в ядро каждой клетки и, затем посредством механизмов «транскрипции», «транспортировки» и «трансляции» управляешь живым организмом, транслируешь генетическую информацию от ДНК в белковую молекулу, точно воспроизводишь (реплицируешь) необходимые свойства. В нашем случае закодировал всю информацию обо всех процедурах в виде триплетного кода: процедура→операция→ШЭД. Сформировал при этом ген – Реестр процедур. Поместил (инкапсулировал) его в РЕЕСТРÓМ в АСУЗ. Проделал то же самое с каждым РП. И вот тебе геном организации - РЕЕСТРÓМ. А затем посредством механизмов «транскрипции», «транспортировки» и «трансляции» управляешь организацией, транслируешь генетическую информацию – задачи и действия от РП в рабочую зону – сотрудникам. И тем самым точно воспроизводишь (реплицируешь) необходимые свойства, регулируешь жизнедеятельность организации. Никаких тебе регламентов, систем учёта, отчётности и контроллинга и много другого. Сколько громоздких систем не потребуется.

АСУЗ обеспечивает возможность не только сохранения, но и передачи «наследственной генетической информации» организации.

Гены в виде РП, полностью или по отдельности, весь РЕЕСТРÓМ в целом или его часть можно копировать и транслировать в другие организации. Можно даже передавать часть гена – отдельный фрагмент процедуры.

Так можно осуществлять обмен опытом, делиться наработками, чтобы избегать «изобретения велосипедов». Делается это в АСУЗ экспортом-импортом.

Можно создать репозитарии генов – Реестров процедур. Эти репозитарии можно сделать открытыми для всех желающих, использующих АСУЗ. Платными или бесплатными.

Так с АСУЗ ТОПы могут экономить время и деньги на разработке универсальных реестров процедур; если кто-то их разработал, ТОПы могут их купить в репозитарии РП либо обменяться с другой организацией.

Это, в свою очередь, позволит:

• «клонировать» всю или часть любой организации;

• вносить управляемые изменения («мутации»).

Захотел изменить свойства организации, внёс правки в нужные участки генов – Реестров процедур – в триплетный код, то есть подкорректировал «геном» и вот тебе пожалуйста – сразу же работаешь по-новому. Буквально с момента изменения.

Ведь «транскрипция», «транспортировка» и «трансляция» задач и действий от РП в рабочую зону – сотрудникам осуществляются в режиме реального времени, из кода. И если код поменялся, то это сразу же странслируется сотрудникам. Благодаря чему в ту же минуту точно воспроизведутся (реплицируются) необходимые новые свойства. Всё как в живой природе при мутациях.

Таким образом очень просто становится производить управляемые мутации, позволяющие эволюционировать и выживать организации в изменяющихся условиях.

Трудоёмкость и сложность управления изменениями резко снижаются. Теперь это не будет происходить так болезненно и стрессово, как это происходило до изобретения Реестра процедур и РЕЕСТРÓМа.

По сути, с РП, а также с АСУЗ и с системой УПЗ, т. е. с РЕЕСТРÓМом менеджмент превращается – в универсальную операционную систему, которую можно инсталлировать в любую организацию в качестве управляющей системы. Затем её можно сконфигурировать и масштабировать под любые потребности организации.

Всё описанное в АСУЗ работает следующим образом:

1. В АСУЗ конструируется РЕЕСТРÓМ. Под конкретную организацию. По Технологии Управления Задачами (ТУЗ).

2. После чего все сотрудники выполняют задачи, сгенерированные РЕЕСТРÓМом в АСУЗ.

3. ТОП и все сотрудники организации ежедневно запускают АСУЗ с этим РЕЕСТРÓМом.

4. Входящие запускающие события (ЗС) вносятся в АСУЗ и стартуют работу РЕЕСТРÓМа.

5. В АСУЗ РЕЕСТРÓМ по цепочке уже внутренних ЗС автоматически генерирует для сотрудников необходимые эпизодические задачи и эпизодические действия. Кибернетически доводит их до сотрудников. Которые те выполняют.

6. Если входящее ЗС – «Выявлена ситуация, якобы влекущая негативные (неблагоприятные) последствия для организации – потенциальная проблема», то в РЕЕСТРÓМе запускается работа реестров процедур системы Управления Потоком Задач (УПЗ). Из них эпизодические задачи выпадают ТОПу, которые он выполняет. По заданному алгоритму.

7. Это будут задачи по конструированию РЕЕСТРÓМа – по его правке, дополнению. По сути – это пункт 1. И так эпизодически и регулярно. Цикл за циклом.

8. Параллельно РЕЕСТРÓМ в АСУЗ агрегирует статистику по всем своим РП. По всему, что в них происходит.

Как в АСУЗ конструируется РЕЕСТРÓМ?

Всё делается, как в конструкторе «Lego»^[15]. Из тривиального кирпичика – Реестра процедур.

То есть любая организация, любой конфигурации собирается из наипростейшего элемента – Реестра процедур^[16]. Путём позиционирования и связывания (соединения)^[17] его с другими себе подобными.

В результате получается новое единство с новыми свойствами и предназначением – новая целостность (эмерджентность^[18]) – субсистема, система и в конечном итоге организация^[19], как полисистема^[20].

Сборка всего этого из Реестров процедур производится по определённой технологии – по Технологии управления задачами (ТУЗ).

По сути, ТУЗ определяет алгоритм такой сборки. Это детальная программа такой сборки.

Из реестров процедур сначала собираем субсистемы, из которых затем - системы, а из систем собираем организацию.

Согласно ТУЗ такая сборка по-крупному осуществляется по следующему алгоритму:

1. определяем процессную сущность (ПС) и формируем функцию, которую нужно чтобы выполнялась, в отношении её,

2. берём стандартный кирпичик – Типовой Реестр процедур (ТРП),

3. копируем его,

4. конструируем из него конкретный РП для выполнения этой функции,

5. в ходе конструирования РП:

   1. настраиваем раздел «Атрибуты ПС» и раздел «Процедура»:

   2. наполняем РП шаблонными эпизодическими задачами (ШЭЗ) и шаблонными эпизодическими действиями (ШЭД);

   3. определяем запускающее событие (ЗС);

   4. связываем созданный РП с другими РП

6. в результате получаем абсолютно уникальный узел – рабочий орган – Реестр процедур, способный выполнить определённую, единственную в своём роде функцию,

7. переходим к следующему РП,

8. повторяем пункты 1–7

9. и так РП за РП.

Приведённый алгоритм – это, по сути, логика преобразования ТРП в РП – алгоритм реплицирования РП из ТРП.

ТРП при этом – это, по существу, шаблон (паттерн, образец, трафарет, «рыба»).

Изначально программа поведения у всех ТРП одна и та же. В рамках этой программы могут выполняться стандартные универсальные действия (манипуляции, в программировании – прецеденты, варианты использования, use case):

• Заполнить атрибут сущности в Реестре Процедур - раздел «Атрибуты ПС»,

• Заполнить Шаблонное Эпизодическое Действие в Реестре Процедур - раздел «Процедура»,

• Поменять очерёдность столбцов в разделе «Атрибуты ПС» Реестра Процедур,

• Поменять очерёдность столбцов в разделе «Процедура» Реестра Процедур,

• Распечатать реестр процедур или его часть,

• Экспортировать (выгрузить) реестр процедур или его часть: в Excel-формат, xml-формат, и другие,

• Вставить один или несколько пустых столбцов в раздел «Атрибуты ПС» в РП,

• Вставить один или несколько пустых столбцов в раздел «Процедура» в РП,

• Удалить один или несколько столбцов в разделе «Атрибуты ПС» в РП,

• Удалить один или несколько столбцов в разделе «Процедура» в РП,

• Создать на основе РП сводную таблицу,

• Выполнить фильтрацию строк по выбранным столбцам и значениям в них,

• Привязать столбец из раздела «Атрибуты ПС» к справочнику,

• Привязать столбец из раздела «Атрибуты ПС» к другому РП,

• Создать в столбце из раздела «Атрибуты ПС» формулы, работающие внутри РП,

• Связать столбец из раздела «Атрибуты ПС» в РП формулами с другим РП (одними или несколькими),

• Переименовать столбец в разделе «Атрибуты ПС» в РП,

• Переименовать столбец в разделе «Процедура» в РП,

• Внести в РП новый конкретный процессный объект (КПО),

• Внести в РП правки в конкретный процессный объект (КПО),

• Изменить разделе «Процедура» в РП состояние ЭД (статус исполнения и фактическую трудоёмкость),

• Выдать доступ на просмотр к строкам Реестра процедур

• и другие.

Выполнение в том или ином объёме указанных действий, в ходе конструирования (реплицирования) РП из ТРП приводит к тому, что в РП формируется уникальный набор атрибутов ПС, ШЭЗ и ШЭД, которые меняют свойства РП.

РП начинает вести себя по-другому, по-другому реагировать на сигналы. Так, чтобы выполнить функцию.

Его настраивают на стандартное запускающее событие (ЗС). Так чтобы он мог заданным образом отреагировать на наступление своего стандартного ЗС.

Таким образом, путём выполнения перечисленных действий, можно узел в виде РП создать из ТРП под любую функцию.

В рамках сборки субсистемы, системы и организации в целом по описанному выше алгоритму мы создаём узел за узлом – РП за РП. Каждый под свою уникальную функцию. До тех пор, пока полученное в результате единство не начнёт обладать необходимыми и достаточными свойствами для выполнения шаблонной дискретной задачи (ШДЗ).

Сборка осуществляется путём соединения (связывания) РП между собой так, чтобы сначала сформировалась субсистема, выполняющая определённый бизнес-процесс, затем – система, выполняющая миссию, и в завершении – организация в целом, выполняющая несколько миссий. Пример такого связывания можно посмотреть в статье «Логическая структура системы управления потоком задач» в Разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)». При связывании настраиваются: обмен сведениями между РП, взаимные переходы, отчёты, формулы, гиперссылки и т. д.

При этом в полученном в результате сборки единстве синхронизация узлов – Реестров процедур производится (настраивается) через оценку статистической управляемости и воспроизводимости каждой функции, каждого бизнес-процесса (БП) и миссии в целом. В ходе такой настройки осуществляется балансировка и вносятся правки в нужные РП так, чтобы всё начало выполняться воспроизводимо и, соответственно, синхронно.

Из систем, собранных из РП, конструируется организация, как множество систем – как полисистема. При этом в каждой организации набор РП будет своим.

Кроме набора РП системы УПЗ. Он будет везде один и тот же. Ведь он универсален, независимо от типа организации и её сферы деятельности. Он (набор РП системы УПЗ), по сути, – это операционная система организации^[21], которая одинакова и универсальна для всех организаций.

Так следуя Технологии управления задачами (ТУЗ) можно собрать и настроить любую организацию. Организацию любого уровня сложности и разнообразия. Организацию, оперирующую любым количеством процессных сущностей (ПС).

Причём, благодаря универсальности, этот процесс будет управляемым. А не хаотичным и беспорядочным.

Получается, что ТУЗ – это процесс самоорганизации, ведущий к самопроизвольному «рождению сложности».

С её помощью можно масштабировать систему под любые потребности, вызванные обстоятельствами (событиями) внешней среды.

Когда мы хотим изменить свойства системы мы просто по заданному алгоритму вводим в конструкцию РЕЕСТРÓМа новый набор РП, корректируем существующие РП и удаляем утратившие актуальность.

Вводя новые РП, мы без особого напряга берём в оборот всё новые и новые процессные сущности, которые рождаются в ходе турбулентного изменения окружающей среды, возникающего из-за возрастания сложности мира^[22].

То есть как бы затягиваем эти процессные сущности во внутрь, как вихрь. Начинаем оперировать ими.

Увеличивая количество РП, мы постепенно наращиваем функциональность организации (ведь мы знаем, что один РП – это одна функция). Отсюда, чем больше РП, тем больше функций. Так мы эволюционно меняем архитектуру организации (в том числе её организационную структуру). Она становится сложнее и разнообразнее.

Благодаря чему сложность и разнообразие организации наращивается прямо пропорционально росту сложности её внешней среды.

Для выполнения описанного выше функционала надо разработать АСУЗ в следующей последовательности:

Сначала разработать компонент «Конструктор РП» модуля «Процессы» АСУЗ

РП – это главный кирпичик РЕЕСТРÓМа. Из него всё собирается.

РП, реплицируемый в АСУЗ из Типового Реестра процедур (ТРП) – это основа архитектуры будущей АСУЗ.

Поэтому надо сначала разработать «Конструктор РП».

Затем необходимо разработать компонент «Конструктор Организаций» модуля «Задачи» АСУЗ.

Ведь РЕЕСТРÓМ создаётся под организацию, для организации.

Этот конструктор позволит формировать архитектуру (набор систем) и организационно-штатную структуру (набор подразделений, должностей, функциональных ролей и сотрудников их выполняющих). Сотрудники будут выполнять задачи и действия, сгенерированные РЕЕСТРÓМом.

Далее разрабатывается такой компонент как «Конструктор РЕЕСТРÓМов» модуля «ПРОЦЕССЫ» АСУЗ.

В нём производится создание РЕЕСТРÓМа организации. Позиционирование, настройка и связывание попадающих в него реестров процедур. Если организаций несколько, то под каждую отдельно.

Низкотрудоёмкое конструирование и ведение «Реестров процедур», совокупно образующих во взаимосвязи друг с другом РЕЕСТРÓМ организации, является главным функционалом АСУЗ.

Также он нужен для экспорта-импорта РЕЕСТРÓМа или его части. Чтобы обмениваться уже разработанными процедурами.

Базовое предназначение РЕЕСТРÓМа – это генерирование в поток задач процессных задач (ПЗ). Дискретных и эпизодических. И в первую очередь эпизодических, так как их в потоке задач 80%. Сгенерированные задачи выгружаются в компонент «Выполнитель потока задач» модуля «Задачи» АСУЗ

Далее делается два компонента параллельно:

1. Компонент «Выполнитель потока задач» модуля «Задачи» АСУЗ

2. Компонент «Декомпозитор проблем» модуля «Стратегия» АСУЗ

В компонент «Выполнитель потока задач» модуля «Задачи» АСУЗ в автоматическом режиме, в режиме реального времени валятся (выгружаются) все сгенерированные задачи и действия. Закрепляются за выполнителями задач и исполнителями действий.

В нём отслеживается и контролируется выполнение всех задач – потока задач. По сути, осуществляется оперативное управление.

Компонент «Декомпозитор проблем» модуля «Стратегия» АСУЗ – это графическая рисовалка с «летающей логикой». Она нужна для построения различных декомпозиции (ДТР, ДБР, ДП) в виде диаграмм. Это необходимо для наглядной и визуальной, в том числе методом «мозгового штурма» декомпозиции различного вида проблем. С целью выявления причинно-следственных связей между ними.

После разработки компонента «Выполнитель потока задач» модуля «Задачи» АСУЗ необходимо разработать компонент «Анализатор ИСИ» модуля «Стратегия» АСУЗ.

Его главное предназначение выявление и вычленение контента из источников стратегической информации (ИСИ – книг, нормативно-правовых актов, статей, видеороликов и т. д.), который предопределяет требования объективной реальности (ТОР) к организации. То есть те требования, которым организация должна обязательно удовлетворять, чтобы делать то, для чего она создана. Эти требования необходимо учитывать при управлении онтогенезом организации. Для этого их нужно выявлять^[23].

После того, как будут разработаны Компонент «Декомпозитор проблем» модуля «Стратегия» АСУЗ и компонент «Анализатор ИСИ» модуля «Стратегия» АСУЗ разрабатывается «Генератор целевых задач» модуля «Стратегия» АСУЗ.

Его предназначение – генерирование целевых задач (ЦЗ), выгрузка их в поток задач – в компонент «Выполнитель потока задач» модуля «Задачи» АСУЗ

Затем разрабатываются последних три компонента параллельно:

• Компонент «Конструктор РОС по ПЦР» модуля «Процессы» АСУЗ

• Компонент «Бюджетёр задач» АСУЗ

• Компонент «Мобильное приложение» АСУЗ

Компонент «Конструктор РОС по ПЦР» модуля «ПРОЦЕССЫ» АСУЗ предназначен для настройки реестров оценки статистики (РОС) о показателях целевых результатов (ПЦР)^[24] выполнения дискретных задач, характеризующих работу всего РЕЕСТРÓМа. Для выдачи необходимых для отслеживания и контроля метрик, индикаторов.

Компонент «Бюджетёр задач» АСУЗ нужен для бюджетирования доходов и расходов, поступлений и платежей по задачам. Для их выполнения, в результате их выполнения. Это так называемое бюджетирование «от задач». Ведь деньги нужны для выполнения задач. Деньги приносят выполненные задачи.

Компонент «Мобильное приложение» АСУЗ нужен для оперативного мобильного удалённого доступа к выполнению всех возможных функций АСУЗ. Чтобы использовать время, имеющееся в дали от десктопа, для выполнения этих функций.

В результате АСУЗ будет выполнять роль ДНК, которая несёт в себе генетический код (и весь геном) организации – РЕЕСТРÓМ организации.

Полная версия статьи доступна в моей книге «Задачи чудесные, или Козырная «ТУЗ» Мотаева!»

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

 

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".

---

[1] Стр. 133 "Болезни и препятствия". Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. - 370 с. ISBN 978-5-9614-0567-5

[2] Стр. 278 "Общие и особые причины вариабельности и возможности улучшений. Стабильная система" Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. - 370 с. ISBN 978-5-9614-0567-5

[3] Стр. 279 "Общие и особые причины вариабельности и возможности улучшений. Стабильная система". Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. - 370 с. ISBN 978-5-9614-0567-5

[4] Читай статью «А король то (ТОП-менеджер) голый» в Разделе 9.

[5] Гомеостаз — это саморегуляция, способность открытой системы сохранять постоянство своего внутреннего состояния посредством скоординированных реакций, направленных на поддержание устойчивого динамического равновесия. Стремление системы воспроизводить себя, восстанавливать утраченное равновесие, преодолевать сопротивление внешней среды

[6] Читай об этой роли Реестра процедур в статье «Роль Реестра процедур в управлении потоком задач» в Разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».

[7] Читай об этом в статье «Ресурсоёмкость и энергозатратность интеллектуального труда» в Разделе 9.

[8] «Происхождение мозга». Савельев Сергей Вячеславович. – М.: Веди, 2017. - 368, ISBN 5-9462-4025-0

[9] ЕРЁМИН Алексей Львович. Статья "Оптимизация умственного труда и творчества: новые биоинформационные подходы и концепции"

[10] Подробности об этом смотри в статье «А король то (ТОП-менеджер) голый» в Разделе 9.

[11] РЕЕСТРÓМ описывается в статье «РЕЕСТРÓМ организации» в Разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».

[12] Читай детали об этом в статье "«Бумажная» модель организации" в Разделе 9.

[13] Читай о ролях Реестра процедур в статье «Роль Реестра процедур в управлении потоком задач» в Разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».

[14] Читай статью "РЕЕСТРÓМ – это наш «второй мозг»" в Разделе 9.

[15] Согласно Википедии Lego — это серии конструктора, представляющие собой наборы деталей для сборки и моделирования разнообразных предметов. Наборы Lego выпускает группа корпораций Lego Group, главный офис которой находится в Дании. Её название выглядит и звучит как лат. и итал. lego — «собираю».

[16] Читай об этом подробнее в статье «Сборка систем и организации из Реестров процедур (онтогенез организации)» в Разделе 7. «Технология управления задачами (ТУЗ)».

[17] В итальянском языке есть производное от Lego слово - legare [leˈɡare] – привязать, привязывать, связывать. Отсюда, слово «легировать» вводить в металл или металлические сплав другой элемент (напр., хром, вольфрам, ванадии, молибден) для получения сталей (легированные стали), обладающих улучшенными физико-химическими или механическими свойствами.

[18] Согласно Википедии эмерджентность или эмергентность (англиц. от emergent «возникающий, неожиданно появляющийся») в теории систем — появление у системы свойств, не присущих её элементам в отдельности; несводимость свойств системы к сумме свойств её компонентов.

[19] Всё как в живом организме. Из такого кирпичика, как ген собираются сначала органы и системы (кровеносная, нервная и др.), а затем весь организм в целом.

[20] О том, что организация – это полисистема, читай в статье «Организация – это…» в Разделе 1. «Введение в управление потоком задач».

[21] Это я обосновывал в статье «Организация – это…» в Разделе 1. «Введение в управление потоком задач».

[22] Читай об этом статью «Размножение сущностей, которыми приходится управлять» в Разделе 3. «Предпосылки появления потребности в повышении производительности интеллектуального труда»

[23] Развёрнуто о работе с Источниками Стратегической Информации (ИСИ) читай в статье «Необходимость управления информацией в информационном обществе» в Разделе 9.

[24] Пример такого Реестра оценки статистики смотри в статье «Реестр Оценки Статистики по ПЦР задачи повышения ПИТ» в Разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)»