Сколько стоит провести бизнес‑форум с федеральным спикером и как спланировать самое необходимое?

Я — представитель небольшой компании, которая оказывает консалтинговые услуги. Однажды я был в Москве на крупном бизнес‑форуме и понял, что это шикарный способ для поиска клиентов. Я захотел организовать собственный ивент так, чтобы ко мне приехали предприниматели из всех компаний города и даже региона.

Вдобавок бизнес‑форум позволяет засветиться, получить свой кусочек славы в кругу коллег и почувствовать себя экспертом. Одна из целей — доказать себе и окружающим, что твоя компания чего‑то стоит!

Но как предвидеть возможные риски и планировать адекватные ответы на них? Многие форумы, на которых я бывал и хотел бы выступить, имели плохой слот, давали мало времени. Спикеры встречались скучные, зал — неподходящий.

Проблема еще и в том, что организаторы форумов берут огромные деньги. И скажем прямо, настоящих специалистов зачастую просто нет. Некоторые дельцы предлагают организовать девятичасовой бизнес‑форум под ключ за 350–790 тысяч рублей.

Однако включаешь калькулятор и на деле получается намного больше. Аренда и оформление зала, заказ ведущего, спикеров, фотографа и диджея, плюс флористика, кейтеринг, видеосъемка и сувенирная продукция. Платить за этот ивент‑комплект несколько миллионов рублей я не согласился.

Долго мы в компании мучились, но все‑таки нашли формулу идеальной организации бизнес‑форума на уровне не хуже федерального. За год изучения всех технологий я выделил восемь основных инструментов. Давайте разберем их досконально.

Выбор зала и оснащение

Во‑первых, помещение для бизнес‑форума должно располагаться в респектабельном месте, в черте города. Престижный зал может приумножить количество посетителей.

Выбор будет удачным, если хорошо позаботиться о нуждах приезжающих, начиная от гардероба и заканчивая банкетом. В непосредственной близости от зала должна быть парковка, в том числе для автобусов.

Надо установить афиши, стенды с планом рабочей площадки и расписанием деловой программы.

Основной зал должен быть просторным, вместимостью не менее 500–700 человек. Выбирайте тот, где много воздуха и света. Его аренда может варьироваться от 50 тысяч до одного миллиона рублей за 8–9 часов.

В крупных городах аренда зала для бизнес‑форума может стоить 100–150 тысяч рублей. Рейтинг нашего ТОПа возглавляет зал в международном деловом центре «Москва‑Сити» с дневной арендой за 850 тысяч рублей.

В стоимость аренды зала должно входить техническое оснащение:

• Большой экран, лазерная указка, проектор, камера, связь для видеоконференции. 

• Аудиосистема, колонки, радиомикрофоны для гостей и петлички спикерам.

• Флипчарт, намагниченные стилусы, маркеры, ЖК-панель, ноутбук.

Обеспечить работоспособность всей аппаратуры поручите опытным специалистам.

В зале должна быть комфортная температура, то есть исправное кондиционирование летом и отопление зимой. Собравшимся не должно быть жарко или холодно.

Напишите путеводитель, если надо облегчить перемещение по большому зданию. Не экономьте на бумажных табличках для размещения людей.

На пути в конференц‑зал отведите помещение для выставки со стендами. Еще один зал уютно оформите для фуршета и торжественного ужина. Для подачи блюд и поддержания порядка наймите персонал.

Держите наготове дополнительные стулья, кресла. Особенно, если ваши спикеры будут выступать одновременно в разных аудиториях.

Выделите место для зарядки планшетов и смартфонов, которыми будут пользоваться гости. Припасите зарядные устройства для разных гаджетов и power bank.

Обеспечьте участников форума водой, как минимум, по литру на человека. Обозначьте зону для курения. Отнеситесь к этому со вкусом, чтобы ваши гости не попали в неприятную обстановку.

Как найти ведущего на бизнес-форум

Модератором влиятельного собрания должен стать профессионал. Медийность личности и ее авторитет повышает градус уважения со стороны участников.

К тому же ведущий должен быть экспертом. Ему придется брать интервью у спикеров, контролировать тайминг, призывать к обмену опытом, подводить к деловым знакомствам и создавать атмосферу для нетворкинга.

Дайте ведущему время отшлифовать сценарий и погрузиться в темы форума. Ведущий должен прочувствовать целевую аудиторию. Попросите его использовать айсбрейкеры для расслабления участников, мозговые штурмы и провокации для эмоциональных дискуссий.

На свой бизнес‑форум я пригласил зажигательного ведущего. В его арсенале были шарм и живая речь. Слушать и доверять такому человеку захотели как руководители предприятий, так и блогеры YouTube‑каналов.

Отметим, ведущий — не шут или тамада. Помогать ему в смешные яркие моменты должен иной специалист.

Выбираем специального диджея

Включать фанфары под выход спикеров и на завершение их выступлений должен диджей. Он отвечает за творческие вставки в перерывах и за музыкальное сопровождение церемонии вручения подарков от партнеров.

Прежде чем, остановить свой выбор на каком‑нибудь специалисте, сравните отзывы о нем в компетентной среде. Если это профи, то может запросить от 90 до 170 тысяч рублей за рабочий день.

Но доверить световые и музыкальные эффекты дешевому дилетанту весьма опасно. Студент или токарь, подрабатывающий диджеем за 50 тысяч рублей, вряд ли справится с импровизациями и сложными задачами.

Оговорите с нанятым диджеем то, в какой момент и какую музыку включать? Звуковыми эффектами он будет усиливать экспромты и заранее акцентированные моменты во время выступлений спикеров.

Как создать эффективный сайт для бизнес-форума

Освещать происходящее на форуме я пригласил телевизионщиков и другие СМИ. А далее встал перед выбором: где заказать сайт с максимальной отдачей. Примитивная страница в интернете могла погубить дело.

Мои сотрудники пересмотрели десятки организаций, которые предлагали сделать сайт для форума. Мы остановили свой выбор на агентстве интернет‑маркетинга Ростсайт.

Известно, что многие потенциальные гости не подают заявок, когда сайт форума им кажется не совсем понятным. В связи с этим разработчики предложили простую и четкую схему сайта:

• Одним из способов информирования людей стала инфографика, которая хорошо воспринимается глазами и сразу запоминается.

• Инфографикой сайта легко поделиться в соцсетях, что делает дополнительную и бесплатную рекламу.

• Благодаря особенным картинкам, сайт нравится алгоритмам поисковиков и часто попадает в результаты выдачи.

Стоимость разработки сайта оказалась ниже, чем у других веб‑студий, а конверсия и число участников форума увеличились в разы. Каждый желающий мог легко пройти регистрацию, посмотреть программу и формат участия.

На нашем сайте действовал интерактив с вопросами. Заявителей спрашивали: хотят ли они стать гостем или партнером, спикером или номинантом? Кликнул на кнопку и узнал, сколько это стоит?

Цену билета мы назначили в зависимости от места в зале. Яркий таймер стимулировал участников купить билеты, не откладывая на завтра. На сайте запустили отсчет времени под заголовком «До подорожания билетов осталось» 25 дней и 12 часов.

На сайте участники отмечали, кому из них понадобится проживание в отеле? Анонс о его звездности добавил куража. Я указал хорошее расположение гостиницы, недалеко от центра города. Перечислил преимущества просторных залов, разнообразной кухни, интерьеров и сервиса.

Удачным стало и предложение приобрести онлайн‑трансляцию форума с качественной видеозаписью.

Зачем нужен фуршет на бизнес-форуме

Даже не сомневайтесь, фуршет — одна из реперных точек ивент‑мероприятия. Если вы хотите, чтобы к открытию все пришли без опозданий, то анонсируйте фуршет в начале программы.

Так уж устроен российский человек, что застолье для него священно. Но согласитесь, подача горячих закусок в 30-градусную жару сравнима с издевательством. Поэтому учитывайте сезон и погоду за окном.

Казалось бы фуршет проще в обслуживании, чем банкет. На самом деле, накрыть фуршет так же хлопотно, как гала‑ужин. У последнего фиксированное меню из блюд, а у фуршета ингредиентов и посуды больше.

Например, мини салаты, бейглы, круассаны с ветчиной, тапасы с лососем, канапе с цыпленком, шашлычки, десерты, лимонады, чай, фрукты и хлебное плато обошлись мне в 210 тысяч рублей на 100 человек.

Правильный расчет не оставляет гостей голодными. Я узнал оптимальный алгоритм:

• На одну персону планируют полторы порции из фуршетного меню.

• Еще по две чашки кофе или чая.

• Прохладительные напитки — по 200 граммов на приглашенного.

Опыт специалистов кейтеринга показывает, что участники бизнес‑форумов пьют кофе в три раза больше, чем чай.

Гастрономический сюрприз для удержания людей

Открытием для меня стал шикарный торт, как обязательный элемент организации бизнес‑форумов в России. Оказывается, кондитерский сюрприз на гала‑ужин нужен, чтобы в ожидании лакомого кусочка участники форума досидели до конца. В противном случае, все разбегутся намного раньше.

Едой, поверьте, вы удерживаете участников. Я договорился и мой торт оплатили партнеры форума. Его вывезли на столе, в центр зала, под торжественную музыку.

Затраты на финальный банкет примерно на треть превышают стоимость фуршета. В моем случае привоз мебели, посуды и еды, декор, обслуга и меню стоили 300 тысяч рублей на каждую сотню гостей.

Договариваться с рестораном лучше за пару месяцев. Оговорите люксовые фишки в меню, формат шведского стола либо комплексного застолья. В люксовом варианте обычно подают 10 видов салатов, суп, овощное блюдо, рыбное филе, мясо, два вида гарнира, нарезки и пять сладостей на десерт.

При большом собрании людей индивидуальные предпочтения немыслимы, но банкет должен отвечать вкусам всех — вегетарианцев и мясоедов.

Продумайте рассадку VIP‑гостей. Испортить их аппетит может соседство с заклятым конкурентом.

Заказ видеографа и фотографа имеет тайный замысел

Красивые фотографии и качественное видео о вашем форуме нужны не только для рекламного отчета. Если в будущем вы задумаете повторить и организовать новое мероприятие, то по вашим фото и видео люди поймут, куда пойдут.

Деньги мне было жалко, но я чувствовал, что расходы не напрасны. Найти мастера для съемки помогли партнеры по бизнесу. Первоклассный фотограф, как и видеограф не спамят о себе в соцсети. Их телефоны передают по знакомству.

За час работы такой «рекомендованный художник» может взять от четырех до девяти тысяч рублей.

Неожиданный признак профессионалов в том, что они обычно идут на скидку. А вот любители в этой сфере редко снижают свои расценки.

Сколько стоит федеральный спикер и кого выбрать лицом форума

Федеральный спикер бизнес‑форума — это тот авторитет, на которого придут все! Учтите, что спикер всероссийского масштаба станет лицом вашего проекта.

Выбирать необходимо среди людей ярких, способных делиться уникальными технологиями бизнеса. Хайп, провокации, новые способы продаж — любые инструменты спикера могут выстрелить, если он сам успешный предприниматель.

Для себя мы решили, что спикеров будет пять. Два из них — местные. Один обозначил тему ораторского искусства для удержания аудитории. Другой — о брендах. Еще два спикера выступили от моей компании, чтобы рассказать о консалтинге и про жизненный цикл фирмы.

Но хедлайнером бизнес‑форума непременно становится федеральный спикер. Мы перебрали почти всю плеяду экстра‑класса и остановились на имени — Владимир Кривов. Стоит он дорого, от 350 тысяч рублей, но когда узнал, что форум носит социальный (добрый) контекст, то согласился работать за полцены.

Остальные столичные спикеры оценили себя в разы дороже. Некоторые запросили миллион рублей и выше.

Отсюда вывод: не бойтесь торговаться с маститыми московскими специалистами. Среди них есть широко узнаваемые гуру с адекватным ценником.

Как мы не сомневались, но важную роль сыграло наличие у Кривова своего крупного бизнеса. То есть он практик, плюс записал обаятельное видеоприглашение на форум. Оказалось, что у него суммарно более 10 тысяч подписчиков в «ВКонтакте».

Проверив море информации, мы узнали, что Владимир Кривов признан «Маркетологом года» по версии журнала PERSONO и входит в когорту востребованных экспертов на TV. 

У Владимира есть профессиональный YouTube-канал, и сайт.

Часто участники форумов скептически относятся к любым спикерам. На этот раз Кривов был довольно интересен. Он приехал не только выступить в свой час, но отработал с утра до вечера, весь день отвечая на вопросы. Такая обратная связь оказалась плодовитой. 

Мы очень удивились, что Кривов дарил со сцены книги. Он автор бестселлера «Красная кнопка», который участники форума получили бесплатно.

Кстати, на бизнес-форумы люди никогда не ходят в одиночку. Всегда идут вдвоем, втроем, целой группой. Поэтому на каждый дополнительно купленный билет предлагайте скидку. Так число участников будет расти как на дрожжах.

В итоге я успешно организовал собственный бизнес-форум и застолбил важное место в своей отрасли. И многие участники завели связи с полезными клиентами.