Фоллоуимитация (от слов follow-up и «имитация») — болезнь, поражающая команды любого размера. Полгода назад я работал в крупном агентстве недвижимости. Входит в ТОП-5 по России, несколько тысяч сотрудников, которые общаются… в Telegram.

Там было два типа чатов. Те, что лично просматривал гендир. И чаты, в которых можно было работать. Чаты с гендиром на 80 % состояли из бодрых «фоллоуапов» — договоренностей по итогам встреч.

Выполнять их, конечно же, никто не собирался…

Почему проекты в этой компании никогда не закрывались в срок (все еще жду масштабного релиза, намеченного на июль 2024 года), можно не пояснять. Лучше напишу, что нужно, чтобы вместо имитации бурной деятельности были прозрачные процессы, а над задачами можно было нормально работать.

Начну с главного тезиса. Если не согласны с ним, дальше можете не читать.

Работать эффективно возможно только там, где получается эффективно общаться (исключение: профессия лесника).

Тезис № 2. Планирование неотделимо от общения. Качественное обсуждение задач на всех этапах — критический фактор.

Когда договоренности — в одном сервисе, роадмап — в другом, а апдейты к обсуждению — в третьем, проект превращается в шпионский детектив. Совершенно не ясно, кто чем занимается и чем все закончится.

Тезис № 3. Прозрачная и удобная среда для коммуникации выгодна всем. И сотрудникам, и руководителям. Именно из-за отсутствия нормального обсуждения задач происходит случаются факапы, и понятно, кому за них в итоге отвечать.

Критерии, по которым я выбирал полноценную систему управления проектами

В словосочетании «система управления проектами» есть важное слово «система». Поэтому я не буду разбирать корпоративные мессенджеры, которые отвечают только за общение. Также в списке не будет таск-трекеров ,которые что-то планируют в вакууме без учета коммуникации. В обзоре будут сервисы, разработчики которых уделили и планированию, и контролю, и коммуникации достаточное внимание.

Также софт должен отвечать следующим критериям:

1. Функционал. Все для эффективного планирования: удобный таск-трекер, отчеты, диаграмма Ганта. 

2. Простота и удобство. Система должна упрощать работу, а не усложнять. 

3. Возможности коммуникации. Удобно обсуждать работу и задачи. 

4. Ускорители коммуникации. Специальные фичи, которые выводят эффективность общения на новый уровень.

5. Внешний вид. Это важно: вам проводить там по 8 часов в день.

6. Происхождение. Только российское ПО, чтобы не потерять все данные в любой момент. Wrike, Asana, Trello и прочие западные системы управления проекатми и задачами обозревать не буду.

   Цены укажу, но комментировать не буду. Поехали!

Мой рейтинг систем управления задачами и коммуникацией

1. YouGile

Сайт

• ✅ Функционал. Есть все для управления проектами и коммуникацией в команде. Таск-трекер, задачи с бесконечным деревом подзадач, Гант, отчеты и встроенный мессенджер.

• ✅ Простота и удобство. В небольшую команду внедряется за час.

• ✅ Возможности коммуникации. Каждая задача — чат, в котором можно быстро обсуждать работу на всех этапах. Общение идет по теме, а детали не теряются. Функционал как в Telegram: реакции, эмодзи, голосование, обмен файлами, закреп сообщений. Есть также общие и личные чаты.

Дисклеймер: сразу скажу, я фанат чатов, потому что при правильной настройке уведомлений они дают намного больше гибкости и скорости, чем допотопные ветки комментариев, где никогда ничего не помещается. Чат давно уже самый естественный способ что-то обсуждать онлайн.

Руководители смогут управлять коммуникацией и формировать сводки (разновидность отчетов) не только по задачам, но и по сообщениям. Например, выводить сообщения всего отдела или конкретных сотрудников из всех чатов, кроме личных. А сотрудники — гибко настраивать уведомления и отвечать срочно только на срочное, а на остальное — в своем темпе.

В мобильной версии удобно получать пуши как раз по срочным задачам и быстро отписываться. Также можно подключить интеграцию c Telegram (например, если там подрядчики или клиенты).

• ✅ Ускорители коммуникации. Запись и отправка сринкаста прямо из чата. В мобильном приложении — голосовые сообщения с бесплатной автоматической расшифровкой. Текст проявляется в чате сразу — можно ничего не слушать, и по тексту работает поиск.

• ✅ Внешний вид. Дизайн приятный, доски настраиваются по вкусу. Есть темная тема.

• ✅ Происхождение. 7 лет на рынке. Входит в реестр российского ПО.

Финальная оценка: 6 из 6.

Цена. Бесплатно до 10 человек без ограничений по времени и функциям. С 11-го пользователя — 495 руб. в мес.

2. Битрикс24

Сайт

• ✅ Функционал. Мощный. Есть все для управления крупным бизнесом. CRM, задачи и проекты, документооборот, телефония, ведение продаж, аналитика и многое другое.

• ❌ Простота и удобство. С этим хуже. Система перегружена и сложна в освоении, на это уходит от месяца.

• ✅ Возможности коммуникации. Есть полноценный и удобный мессенджер: личные, групповые чаты. А еще каналы, как в Telegram, в которых можно публиковать новости отделов И это тоже по прозрачную коммуникацию. К сообщениям прикрепляются файлы, видео и задачи.

  Чат в Битрикс24 похож на любой другой современный чат, и проблем с использованием не возникнет.

  Мобильное приложение при входе сразу открывает вкладку со списком чатов. Это хорошо: двигать карточки на экране не особо удобно, а вот быстро ответить на сообщение — другое дело. В мобильной версии отправляются голосовые, но нет расшифровки.

• ✅ Ускорители коммуникации. Видеозвонки прямо из системы. Можно начать созвон с коллегами прямо в сервисе управления задачами. Без внешних сервисов и ссылок.

• ❌ Внешний вид. Устаревший. Мысленно возвращает к пакету Windows Live.

• ✅ Происхождение. 13 лет на рынке. Входит в реестр российского ПО.

Финальная оценка: 4 из 6.

Цена. До 5 человек — бесплатно с урезанными функциями, дальше — от 398 руб. мес. за пользователя.

3. Weeek

Сайт

• ✅ Функционал. Софт мультисервисный. В основе таск-менеджера — канбан-доски, месячный и недельный календари, списки задач. Есть также таймер, медитации, CRM, аналитика и базы знаний.

• ❌ Простота и удобство. Довольно много кнопок, меню и окон в одном месте. UX подводит: например, есть быстрый переход к медитациям или таймеру, но открыть список всех комментариев не получается.

• ✅ Возможности коммуникации. Галочка с натяжкой. Нет полноценного чата, общение реализовано в комментариях к задачам. Есть списки, форматирование, теги пользователей, блоки кода и эмодзи. Можно прикрепить файл или фотографию. На комментарии можно отвечать и ставить реакции.

  Но можно подключить сторонние сервисы: Telegram, Slack и VK. Есть приложение для смартфонов, к которому придется привыкать.

• ❌ Ускорители коммуникации. Нет.

• ✅ Внешний вид. Система красивая. Предлагает при запуске выбрать «любимый цвет для рабочего пространства» (хотя моего любимого синего, почему-то нет).

• ✅ Происхождение. На рынке с 2017 года. Есть в реестре российского ПО.

Финальная оценка: 4 из 6.

Цена. До пяти человек бесплатно, платно — от 199 руб. в мес.

4. Kaiten

Сайт

• ✅ Функционал. Гибко настраиваемая система с разными функциями, которые можно комбинировать друг с другом. Есть таблицы, диаграммы Ганта и другие способы отображения задач. На один экран можно вывести сразу несколько досок. Есть специальные модули по Scrum, Kanban и User Story mapping.

• ✅ Простота и удобство. Система достаточно простая.

• ❌ Возможности коммуникации. Чата в привычном понимании нет, но есть комментарии к карточкам. В редакторе комментариев много блоков: листинги кода, текст, списки, таблицы, цитаты, изображения, UML-диаграммы. Если надо обсудить что-то, придется переходить в отдельный мессенджер.

  Комментарии к задачам, как я уже сказал, не самый удобный способ общения. Можно прикреплять файлы, тегать пользователей, добавлять адреса электронной почты внешних исполнителей, чтобы уведомлять их. Сообщения других пользователей можно цитировать или ставить на них реакции.

• ❌ Ускорители коммуникации. Не нашел.

• ✅ Внешний вид. Дизайн минималистичный и красивый. Облегчает работу.

• ✅ Происхождение. Kaiten есть реестре отечественного ПО, на рынке 10 лет.

Финальная оценка: 4 из 6.

Цена. Бесплатно базовый модуль с ограниченным функционалом. Плюс два модуля — от 429 руб. в мес. за пользователя.

5. Shtab

Сайт

• ✅ Функционал. Система для совместной работы с разнообразием функций: от Pomodoro-таймера, до диаграммы Ганта и командного планировщика.

• ❌ Простота и удобство. Интерфейс сырой и не очень понятный.

• ❌ Возможности коммуникации. Прозрачность в радикальном виде — главная особенность этой системы. Например, при работе в команде всегда видно, кто в данный момент выполняет задачу и сколько времени на нее затратил. При этом нельзя сказать, что общаться удобно: вместо чата здесь поле с комментариями, похожее на форум.

  При этом есть "асинхронная лента новостей" по каналам, где можно публиковать анонсы и создавать опросы. К каждому посту прикручен список просмотров, чтобы было видно, кто посмотрел.

• ✅ Ускорители коммуникации. Чтобы отслеживать работу сотрудников, руководитель может включить скриншоты рабочего стола сотрудника с заданным интервалом. Для меня это не очень про здоровую команду и прозрачность, но пусть каждый решает сам.

• ✅ Внешний вид. Современный, легкий.

• ✅ Происхождение. Входит в российский реестр ПО, по заверению разработчика, может работать в госорганах. Запущен 4 года назад.

Финальная оценка: 3 из 6.

Цена. Бесплатно до 5 человек с ограничениями функций. От 133 руб. в мес. при оплате за три года. За год — от 152 руб. в мес. на человека.

Подводим итоги

Закончу короткой сравнительной таблицей.

В изначальном тесте систем управление проектами было десять, но потом я подумал: а зачем их оставлять, если там сплошные красные кресты, и я их выкинул. Напоследок скажу, что каждой команде подойдет что-то свое. Самый простой способ - пробовать.

Главное помните: нельзя управлять проектами, забывая о коммуникации!