Одни уверены, что будущее за удаленкой, другие настаивают на важности живого общения и личного присутствия. Но, возможно, истина не в крайностях? Вместо того чтобы выбирать между домом и офисом, стоит задуматься: что действительно мешает нам работать эффективно? Почему многие до сих пор не приняли дистанционный формат? Разберемся, в чем корень проблемы и нужно ли вообще вводить онлайн-формат.

О сопротивлении и адаптации к онлайн-формату работы рассказали бизнес-трекер и директор по развитию Владимир Лунёв и организационный психолог в сфере HR София Романова.

Почему компании противятся работе вне офиса

До пандемии онлайн-формат работы был исключением даже для сотрудников, которым не нужно каждый день работать в офисе. После пандемии работа вне офиса стала вариантом нормы, но не для всех. Часть компаний оказалась не готова переводить сотрудников в онлайн-формат, что объясняют разными причинами. Но все эти причины не делают формат удаленки плохим и иногда указывают на другие проблемы в компании. Разберем основные аргументы бизнеса:

Руководство боится потерять контроль. Менеджеры часто не верят, что сотрудники будут работать без надзора. Но если нанятым людям нельзя доверять — проблема в подборе кадров. Недоверие убивает инициативу: вместо самостоятельности сотрудники ждут указаний. Бесконечные совещания — еще один симптом. Они создают видимость работы, но размывают ответственность. Офис создает ложное ощущение контроля, тогда как удаленка учит оценивать результат, а не присутствие на месте.

Не все сотрудники готовы к работе из дома. Онлайн-формат требует навыков, которые нужны и при работе офлайн, но становятся еще важнее при работе из дома:

• Самоорганизация — умение планировать время, работать без надзора, вовремя сообщать о проблемах.

• Четкая коммуникация — способность ясно излагать мысли без лишних напоминаний.

• Эмоциональная устойчивость — контроль стресса, баланс между работой и личной жизнью.

• Командная ориентация — фокус на общих целях, а не только на личных задачах.

• Гибкость — быстрая адаптация к изменениям.

Не всем нужно быть гиперкоммуникативными. Важно не количество сообщений в чате, а их полезность. Некоторые роли требуют умеренного общения — главное, чтобы сотрудник оставался доступным для коллег.

Сопротивление переменам. Люди часто сопротивляются новым форматам работы — будь то сотрудники или руководители. Причины:

• Страх неизвестности — тревога из-за потери контроля, снижения эффективности.

• Инерция мышления — нежелание выходить из зоны комфорта. Это как перейти с Android на iOS: даже базовые действия кажутся неудобными, пока не войдут в привычку.

Привычка — ключевой момент. За последнее время мы адаптировались к вещам, которые раньше казались немыслимыми: безналичные платежи, заказ еды и услуг через приложения, виртуальное общение вместо живых встреч. Все это когда-то вызывало сомнения, но теперь стало нормой. Так почему же рабочие процессы должны оставаться исключительно «офлайн»? Возможно, сопротивление новому — лишь вопрос времени, а не объективных недостатков формата. Разбираемся ↓

Стоит ли сопротивляться? Неоднозначный опыт зарубежных компаний и исследования

Когда сняли ограничения, часть компаний стала возвращать команды в офис. Это касается и крупных организаций, в числе которых Amazon, Tesla и IBM. Какие минусы видят в онлайн-формате:

• Падение эффективности — исследования Калифорнийского и Массачусетского университетов показали, что продуктивность сотрудников на удаленке в среднем снижается на 18%.

• Удар по креативности — крупные корпорации, включая JPMorgan Chase, отмечают, что дистанционный формат тормозит генерацию идей и замедляет инновационные процессы.

• Потеря вовлеченности — живое общение невозможно заменить звонками, особенно для новичков. Как подчеркивает JPMorgan Chase, личное присутствие критически важно для адаптации молодых специалистов, их обучения и погружения в корпоративные ценности.

• Разобщенность — исследование McKinsey & Company показывает, что виртуальная работа разрушает командный дух, из-за чего сотрудники перестают чувствовать себя частью единого целого.

• Потеря контроля над процессами — в цифровом пространстве руководители лишаются важных рычагов управления: невербальных сигналов, оперативных уточнений и спонтанного обмена идеями, которые возможны только при личных встречах.

• Стирание границ и выгорание — домашний офис превращает жизнь в бесконечный рабочий день. Отсутствие четкого перехода между «работой» и «отдыхом» становится прямой дорогой к эмоциональному истощению и ментальным проблемам.

Казалось бы, традиционный офисный формат работы выглядит предпочтительнее. Но данные не дают однозначного ответа, потому что другие исследования показывают противоположную картину.

Есть и компании, которые смогли успешно организовать онлайн-формат

Во время пандемии многие компании поняли, что их прибыль не просядет, если сотрудники перестанут ходить в офис, и увидели дополнительные преимущества для бизнеса. Несколько примеров:

→ Dropbox выбрала стратегию Virtual First и сделала удаленку основной формой работы, а офисы — площадками для редких встреч. Результат: экономия 30% на аренде и рост эффективности сотрудников на 20%.

→ Spotify в 2021 году анонсировала модель работы Work From Anywhere. По ней сотрудники могут трудиться откуда угодно. Это не только сократило текучку на 15%, но и сделало вакансии компании на 25% популярнее.

Вот как переход прокомментировала директор по кадрам Spotify Катрина Берг:

«Если вы решили, что доверяете своим людям, долго их искали и хотите хорошо с ними обращаться, а они готовы быть с вами — не важно, где они работают. Работа — это то, что вы делаете, а не место, куда вы приходите».

→ Система сервисов для работы с криптовалютой Coinbase после перехода на дистанционный режим открыла доступ к глобальному пулу специалистов. Это помогло пополнить команду сильными кадрами без географических ограничений.

Кроме опыта компаний, есть и исследования авторитетных журналов вроде Journal of Business Research и отчеты ВОЗ, которые подтверждают плюсы онлайн-формата. Какие преимущества выделяют:

Люди работают эффективнее — меньше совещаний, больше конкретных задач, нет перерывов на болтовню с коллегами. Исследование профессора Стэнфорда Николаса Блума показало, что если хотя бы раз в неделю сотрудник работает из дома, то меньше отвлекается на нерабочие дела. Только за счет этого его эффективность увеличивается на 4%. А если оценивать динамику в целом, то рост происходит на 13%.

Лучше настроение = выше результаты — сотрудники, работающие удаленно, чаще отмечают удовлетворенность своей работой. Это напрямую влияет на их продуктивность.

Больше времени на дела — отсутствие необходимости тратить часы на дорогу позволяет работникам посвящать больше времени непосредственно своим задачам.

Какой итог: все зависит от процессов и культуры в компании. Тут все как с маркетинговой стратегией. Если она дает результат в одной компании, то не факт, что от нее будет прок в другой, причем даже если обе компании работают в нише.

Между традиционным и онлайн-форматом работы нет более выигрышного или проигрышного варианта

Цифровое пространство — не ухудшенная или улучшенная версия «настоящего» офиса, а самостоятельная экосистема со своими законами. Ключевые особенности онлайн-среды — мгновенная коммуникация без географических границ и возможность гибкого, но при этом более асинхронного взаимодействия.

Особенности онлайн-формата кардинально меняют правила игры. «Слепой» перенос офисных методик в цифровую среду противоречит самой природе онлайн-формата. Успешная удаленная работа требует принципиально иного подхода к организации процессов, где главными активами становятся не физическое присутствие, а продуманные цифровые решения и адаптивные модели сотрудничества.

Проведем параллели, позволяющие иначе взглянуть на онлайн-среду.

Онлайн-среда как новая реальность бизнеса. Компании больше не ограничены стенами офисов. PR, маркетинг, рекрутинг — многие процессы теперь происходят в цифровом пространстве. Например, ИТ-компании почти не размещают вакансии в газетах — все перешло в интернет. Здесь сотрудники из разных городов и отделов взаимодействуют так, как никогда бы не смогли в офлайне.

Онлайн — не «виртуальность», а часть жизни. Термины «виртуальный» и «реальный» больше не работают. Онлайн-события — такие же реальные, как и офлайн. Гневный комментарий в соцсети вызывает эмоции и действия, а видеозвонок позволяет видеть и слышать человека, даже если нельзя пожать руку. 

Слово «удаленный» тоже устарело. Если компания работает в цифровом пространстве, сотрудник за ноутбуком, то он находится не «вне офиса», а внутри новой корпоративной среды.

Новые способы показать поведение. Люди проявляют себя иначе в онлайне: через статусы, реакции в чатах, уходы из бесед. Эти действия так же значимы, как живое общение.

Поэтому в цифровой среде нужны свои правила, например, обязательное включение камеры на совещаниях или запрет на неформальный стиль в переписке. Так формируется цифровая корпоративная культура — система норм, которая делает онлайн-работу эффективной.

Почему бизнесу выгоден онлайн-формат

Так как единого мнения по выбору формата работы нет, каждой компании стоит протестировать переход самим и оценить результаты —  вдруг опыт будет положительным и станет триггером для адаптации процессов под цифровую среду. А сделать опыт положительным могут следующие бонусы онлайн-формата:

Контроль результата, а не присутствия. В офисе сотрудников часто оценивают по рабочей активности, а не по ее результатам. Удаленный формат сразу показывает, кто действительно выполняет задачи, а кто — просто создает видимость занятости. Это выявляет слабые звенья и оптимизирует процессы.

Доступ к топ-специалистам. Офисная локация больше не ограничивает подбор кадров. Можно нанимать лучших — из других городов или стран. Главное — общий рабочий язык и четкие письменные коммуникации. Пример — компания Dropbox, которая инвестировала в улучшение коммуникаций.

Возможность увеличить прибыль. Персонализированный график снижает выгорание и повышает удовлетворенность местом работы. Еще онлайн-формат позволяет растить детей без выбора «карьера или семья», поэтому родители работают без потери дохода и профессионального роста. Благодаря комфортному режиму сотрудники принимают более взвешенные решения, а это напрямую влияет на прибыль компании.

Меньше увольнений. Так как сотрудники с большей вероятностью довольны местом работы, у них меньше причин увольняться, что помогает дольше удерживать команду и экономить на поиске кадров за счет снижения текучки.

Востребованность на рынке. Сейчас на рынок ощутимо влияют профессионалы, которые родились после 1990 года. Им важно получать удовольствие от работы, ведь на нее нужно тратить до 40% от всей жизни. А еще для молодого поколения цифровое взаимодействие — естественная среда. Поэтому при выборе места специалисты делают акцент на:

• Гибкости и личном благополучии. В отличие от старших коллег, многие молодые сотрудники стремятся к балансу профессиональной и частной жизнью, а также уделяют внимание психологическому комфорту. Современные технологии от видеосвязи до облачных платформ позволяют им эффективно трудиться удаленно, не жертвуя результативностью.

• Динамичности и технологичности компании. Молодые специалисты выбирают инновационные организации с современным взглядом на бизнес-процессы: гибридный формат, цифровизацию процессов и адаптацию к новым реалиям. Для них важно, чтобы компания не отставала от трендов и предлагала актуальные форматы коммуникации.

Еще удаленный формат влияет на развитие регионов. Удаленка поднимает уровень жизни в малых городах: местные специалисты получают столичные зарплаты, но тратят деньги локально — это стимулирует экономику.

Как организовать работу в онлайн

Если хотите оценить перевести команду в онлайн-формат и оценить ее эффективность, то в адаптации помогут несколько советов:

Четкие правила. Введите единые стандарты — камеры на видеозвонках, фиксированные часы доступности. Жесткие рамки помогают быстрее адаптироваться к новому формату. Правила должны быть строгими, то есть соблюдать их нужно всем сотрудникам без исключений.

Регулярная обратная связь. Внедрите систему оценки результатов. Конкретный фидбэк помогают сотрудникам понимать зоны роста и оставаться мотивированными.

Цифровая корпоративная культура. Перенесите все процессы в онлайн, от найма до увольнения. Добавьте неформальные активности — виртуальные квизы, мастер-классы, совместные просмотры фильмов.

Обучение руководителей. Менеджеры должны уметь ставить задачи удаленно, контролировать процесс без микроменеджмента. Грамотное делегирование снижает стресс и повышает продуктивность.

Удобные инструменты общения. Выберите простую и надежную систему для коммуникации. Все должны быстро находить нужную информацию и решать задачи без лишних согласований.

Во многом упростить переход в онлайн-формат помогают решения для бизнеса. Например, система для управления командой Kaiten, которая позволят отобразить все задачи команды в одном месте и визуализировать процессы. Это избавляет сотрудников от сложности работы из дома — частых созвонов, долгого поиска вводных по задаче, путаницу в процессах, сроках и ответственных.

Как Kaiten помогает в настройке удаленных процессов работы:

Детальная работа с карточками. В них менеджеры могут подробно описывать суть задачи, прикреплять файлы, ставить метки и обсуждать подробности вместе с сотрудником в чате. За счет этого не придется лишний раз созваниваться.

Работа с документами. В Kaiten можно создать собственные документы, редактировать их и распределять по папкам. Это позволяет создать базу знаний, которая поможет новичкам пройти онбординг и зафиксировать регламенты работы всей команды. Также с документами могут работать одновременно несколько человек.

Неограниченное количество рабочих пространств. Система позволяет создать отдельное пространство для каждой команды, благодаря чему решение подходит даже компаниям с сотнями сотрудников. Для каждого пространства можно настроить доступы, чтобы работники видели только нужную информацию.

Еще на одном пространстве можно сделать сразу несколько досок, в том числе можно загружать доски из других пространств, что подходит для верхнеуровневого управления

А что вы думаете о работе вне офиса?

Перешла ли ваша компания на онлайн-формат? И если да, то какие результаты вы получили? Не думаете вернуться в офис? Делитесь своим опытом в комментариях ?