Управление проектами с помощью канбан-метода — это не только стикеры с задачами, которые команда передвигает между этапами. Сегодня командам мало простой доски в офисе, чтобы визуализировать все бизнес-процессы. На смену приходят многофункциональные канбан-сервисы, которые точно отображают воркфлоу, а не только список задач. 

Как выбрать инструмент, где будут не только канбан-доски для планирования задач, но и другие важные функции для комплексного управления проектами — разбираем в этой статье. 

Что такое канбан-доска

Канбан-доска (англ. kanban board) — это целая система, которая визуализирует реальные процессы работы команды.

Самая простая канбан-доска состоит из трех колонок: «Очередь», «В работе» и «Готово».

Доска может включать в себя разные колонки в зависимости от workflow компании. Например, колонки согласования и проверки. В IT-разработке стандартные канбан-доски имеют колонки:

• бэклог,

• кодирование,

• ревью,

• тестирование,

• релиз.

Доска задач для сотрудников должна содержать реальные этапы работа, которые команда действительно выполняет в процессе выполнения поручения. 

Также она может содержать дорожки, где будут обозначены приоритеты, команды, проекты и другие важные критерии распределения задач.

Каждая карточка на доске хранит всю информацию о конкретной задаче: ответственный, участники, дедлайн, ссылки и файлы. В некоторых таск-трекерах есть даже чат обсуждения задач внутри карточки.

Зачем нужна канбан-доска

С помощью нее сотрудники отслеживают, на каком этапе находится задача, кто за нее ответственен, какой срок у поручения. 

Доска для проектов показывает руководителю общий прогресс работы команды, помогает распределять нагрузку между сотрудниками, анализировать трудозатраты и эффективно прогнозировать сроки проектов.

Но глобальная задача канбан-доски — превращать хаос в порядок. Представим, что работа команды — это кухня ресторана. Что будет, если клиент будет просто приходить на кухню и выкрикивать свой заказ? Начнется хаос. Где-то повара забудут добавить соль, где-то пережарят, а чей-то заказ и вовсе не будет готов, потому что сотрудники могут просто забыть про блюдо.

Избежать такого хаоса в процессах помогает доска с канбан-колонками и карточками задач. Подобная система работы помогает:

• не упустить из виду ни одну задачу — все они хранятся на доске, за каждой закреплен ответственный сотрудник, которую должен довести задачу до конца;

• успеть все сделать в срок — все дедлайны хранят карточки задач;

• расставить приоритеты — все новые задачи уходят в них очереди, команда продолжает заниматься текущими задачами. Если появляется «горящее» поручение —  сотрудники могут легко сфокусировать на нем, но не потерять из виду другие дела;

• отследить «узкие горлышки» процесса — руководитель увидит, на каком этапе, колонке, застревает задача и сможет направить туда внимание;

• прогнозировать следующие проекты — тимлид может собрать аналитику с онлайн-доски и использовать ее для построения плана выполнения будущих задач. 

Как выбрать канбан-доску

Выбор инструмента с канбан-доской зависит от потребностей команды. Если сотрудников пока немного, можно ограничиться простым таск-трекером с колонками. Для крупной команды, где работают десятки, сотни или тысячи людей нужен более продвинутый инструмент с автоматизацией и глубокой аналитикой работы.  

Рассмотрим несколько обязательных критериев, которые сделают работу на канбан-доске удобной для любой команды:

• визуальная простота и удобный интерфейс. Рабочее пространство обязано помогает визуализировать процессы, делать их прозрачными и понятными, а не усложнять процесс работы. Поэтому доска должна быть понятной для всех сотрудников и упрощать их работу;

• гибкость настроек колонок и дорожек. Команда может легко удалять, добавлять и перемещать колонки и дорожки, подстраивая доску под уникальные бизнес-процессы;

• совместная работа в реальном времени. Все изменения, вносимые одним участником доски сразу отображаются на экранах остальных. Так, команда сможет работать слаженно, как единый организм, без сбоев и непонимания процессов коллег; 

• WIP-лимиты. Это ограничение количества задач на определенном этапе. Помогает сотрудникам не перегружаться и фокусироваться на текущих задачах;

• файлы и чек-листы внутри карточек. Чтобы сотрудники не тратили время на поиск информации по каждой задаче, можно прикрепить все документы и файлы к карточке. Чек-листы помогут не потерять мелкие детали поручения. Например, сотрудник не забудет отправить статью на согласование редактору перед релизом, если карточка содержит чек-лист с этим пунктом;

• автоматизация. Даже в небольшой команде много рутинных задач, которые можно передать системе управления проектами. Например, при передвижении карточки на новый этап, система может сама прикрепить к нему необходимые документы, чек-листы и тегнуть исполнителя. Тимлиду не нужно вовлекаться в микроменеджмент. 

10 лучших канбан-досок с задачами для сотрудников

Kaiten

Kaiten — единая система управления проектами, основанная на канбан-методологии. Это единственный таск-трекере в подборке, который был создан специально под работу по канбан-методу. 

Особенности

Система включает в себя все необходимые для работы инструменты:

• гибкую настройку канбан-досок онлайн;

• простую в настройке, но многогранную автоматизацию, с помощью которой можно создать более 300 различных сценариев автоматической работы;

• отображение пространств в виде канбан-досок, таблицы, таймлайна, календаря; 

• размещение нескольких досок на одном пространстве, чтобы удобно отслеживать задачи по всем проектам и командам;

• возможность создавать верхнеуровневые доски для руководителей;

• гибкое распределение личных и групповых доступов;

• аналитику работы команды. Доступны более 10 отчетов: График сгорания задач, Накопительная диаграмма потока, Суммарный отчет, Контрольная диаграмма и др.;

• Диаграмма Ганта, в работе с которой можно гибко менять сроки и связи между задачами;

• дополнительный модуль работы для Scrum-команд, с помощью которого можно гибко настраивать спринты и собирать аналитику о проделанной работе за выбранный период:

• хранилище файлов в виде раздела «Документы»;

• автоматический перенос задач их ушедших зарубежных систем с помощью встроенного приложения. 

Недостатки система

Пользователи отмечают скучный серый интерфейс в сравнении с другими платформами. Нет возможности создавать видеочат, как в аналогичных системах. 

Цена 

В Kaiten есть 4 тарифа, которые отличаются числом пользователей, доступных для создания пространств, пользовательских полей и досок:

• Бесплатный тариф;

• Старт — 185 рублей за пользователя;

• Стандарт — 430 рублей за сотрудника, 2 дополнительных модуля;

• Бизнес — 580 рублей за пользователя, 6 модулей на выбор. 

Shtab

Shtab — отечественная платформа для работы с канбан-досками онлайн. Есть встроенный учет времени и планировщик задач для каждого сотрудника. Также можно включить работу с финансами команды при установке дополнительного модуля.

Особенности:

• широкие возможности автоматизации с простой настройкой;

• хранение проектов в папках, которые можно располагать по определенной иерархии;

• распределение доступов между членами команды;

• яркие обложки карточек и метки, чтобы исполнители могли быстро ориентироваться в задачах;

• подзадачи отображаются прямо на доске;

• база данных, где можно хранить документы и файлы компании;

• отображение задач в Матрицы Эйзенхауэра;

• автоматические скриншоты рабочих пространств для мониторинга работы сотрудников и состояния пространств;

• аналитика работы каждого пользователя отдельно. 

• встроенный Pomodoro-таймер.

Недостатки:

• новичкам сложно разобраться в системе из-за множества настроек и функция платформы;

• нет канбан-аналитики работы сотрудников;

• нет видеочата. 

Цена

При оплате за месяц действуют тарифы:

• бесплатный вечный тариф;

• 190 рублей за участника;

• 390 рублей за пользователя;

• 600 рублей за пользователя.

Все тарифы отличаются числом пользователей, доступностью автоматизации и объем хранилища данных. 

Teamly 

Платформа для синхронизации работы команды, визуализации процессов и хранения документов. Создана не только, чтобы управлять командой, но и эффективно обучать ее с помощью систематизированной базы знаний. 

Особенности

• простое создание карточек и гибкая настройка пространств;

• 10+ цветовых тем интерфейсов;

• встроенные в карточки формула расчета;

• отображение задач в виде задача;

• встроенный импорт данных в виде CSV-файлов;

• быстрая настройка связей между задачами в виде списка;

• функции для работы и планирования спринтов;

• автоматические уведомления исполнителям о действиях в карточках и сроках;

• ИИ-агент для работы с базы знаний и задачами;

• надежная коробочная версия с гибкими настройками облачной. 

Недостатки 

• доски невозможно разделить на дорожки;

• пользователи отмечают нестабильную работу сервиса;

• сложная интеграция с другими платформами;

• выгрузка данных только через CSV-файлы.

Цена

Стоимость платформы рассчитывается из числа редакторов пространств, а не пользователей.  

Например:

• годовая лицензия для 20 редукторов и 100 пользователей стоит  65 940 рублей на Базовой тарифе;

• 71 940 рублей за год при том же количество читателей и редакторов, но на Профессиональном тарифе;

• 311 940 рублей за 1000 сотрудников на том же тарифном плане.

При этом Базовый тариф недоступен при подключении более 200 пользователей. 

Также есть тарифный план Enterprise для крупных команд, который рассчитывается по запросу. 

Если на пространстве работает 5 редакторов и 0 пользователей, доступен Бесплатный тариф. 

Aspro.Agile

Сервис для упрощения и визуализации бизнес-процессов с помощью kanban boards. Больше похож на таск-трекер, нежели на глобальную систему управления процессами.

Особенности:

• встроенный тайм-трекер, который сотрудники могут запускать и завершать в период работы с задачами;

• Scrum-доски для работы по спринтам;

• прямой перенос данных из Jira:

• отдельные функции для управления бэклогом команд;

• база знаний для обмена опытом между коллегами и упрощенного онбординга сотрудников. Также можно открыть доступ клиентам к документации, чтобы разгружать техническую поддержку бизнеса;

• автоматизация простых операций — назначить исполнителя, отправить уведомления, добавить комментарий к карточке задачи и др.;

• внутренний мессенджер для коммуникации команды.

Минусы платформы:

• подходит только для маленьких команд с простыми бизнес-процессами;

• нет автоматической подробной отчетности о работе сотрудников;

• импорт задач доступен только из Jira.

Стоимость

Доступны 4 тарифа:

• Бесплатный: доступно 3 пространства и подключение 3 сотрудников;

• Стандартный: 1990 рублей в месяц, 10 пользователей, 5 пространств;

• Про: 5 090 рублей в месяц, 30 пользователей, бесконечное число пространств;

• Премиум: стоимость можно узнать только после разговора с менеджером и просчета. 

Тарифы также отличаются доступностью функций. Например, в бесплатном тарифе нет автоматизации, базы знаний, работы с API и вебхуков. 

TeamStorm

Сервис для работы с бизнес-целям, визуализации процессов, мониторинга работы сотрудников. Подходит для команд, которые работают по вехам и OKR-методологии. 

Особенности:

• простая реализация канбан-досок, в которой разберется любой сотрудник;

• встроенные Agile-отчеты;

• возможность ресурсного планирования прямо на платформе;

• построение рабочих процессов с помощью блок-схем;

• учет трудозатрат каждого сотрудника и команды;

• встроенный тип пространства для работы по OKR-методу.

• база знаний с широкими возможностями иерархии папок и документов;

• настройка ролей и групповых доступов;

• портфель проектов для руководителя;

• интерактивная диаграмма Ганта; 

• автоматизация с помощью скриптов.

Минусы:

• доски не делятся на дорожки — только на колонки по этапам работы;

• узкий набор интеграций;

• нужно оплачивать дополнительно доступ для гостевых пользователей;

• всего несколько ответов о работе команды.

Стоимость

Нет бесплатного доступа, но можно заказать демонстрацию системы. За одного сотрудника придется заплатить 500 рублей. Можно купить бессрочную лицензию, ее стоимость открывается по запросу. Чтобы подключить гостевого пользователя, нужно заплатить 42 рубля за человека. 

Битрикс24

Многофункциональная платформа для управления командами в разных сферах. Позволяет планировать и выполнять задачи не только внутри команды, но и общаться с клиентами бизнеса.

Особенности:

• есть чат внутри каждой карточки и встроенный мессенджер для сотрудников;

• доступен видеочат до 100 человек;

• отдельная колонка для просроченных задач;

• встроенная CRM-система для управления заявками и возможностью автоматизации работы с клиентами;

• сквозная аналитика для работы маркетинга;

• автоматизация задач по определенным триггерам;

• отдельная лента новостей компании;

• база данных для хранения документов;

• AI-ассистент для работы с задачами; 

• широкий набор интеграций: подключение телефонии, готовые интеграции и обмен данными с 1С. 

Минусы:

• многослойная система, неудобная для перехода между своими задачами и проектами;

• сложно настраивать систему работы и интеграции – нужен отдельный специалист для настройки за доплату. 

Стоимость

Тарифы системы:

• бесплатный — любое число пользователей, но с ограниченными функциями;

• 1990 рублей/месяц — на 5 пользователей и 24 Гигабайта хранения информации;

• 5 590 рублей за подключение 50 сотрудников и 100 ГБ данных;

• 11 190 рублей в месяц за 100 сотрудников и 1024 Гб.

Есть отдельный тариф Энтерпрайз для больших команд за 27 190 рублей в месяц. 

ЛидерТаск

Простой таск-трекер со встроенной CRM-системой. Отслеживание и постановка задач происходят на стандартных канбан-досках. Внутри есть ежедневник для каждого сотрудника с его текущими задачами.

Особенности:

• гибкое распределение ролей и настройка доступов;

• быстрая синхронизация работы команды на канбан-досках;

• помощь в развертывании на своем сервере;

• удобное мобильное приложение для планирования личных и командных задач;

• можно поставить задачу в голосовом сообщении в телеграм-боте;

• чек-листы в карточках;

• отдельный список поручений «Фокус» для приоритетных задач с соответствующей меткой;

• чат и файлы внутри карточки с описанием задачи;

• настройка повторяющихся задач;

• вложенность задач и проектов без лимита;

• восстановление удаленных задач из корзины;

• создание дерева задач для выстраивания иерархии.

Минусы:

• даже простые функции требуют оплаты;

• баги системы;

• мобильное приложение не обладает всеми функциями ПК-версии;

• сложная синхронизация с Linux-системой. 

Стоимость 

Есть бесплатный тариф для одного устройства с ограниченным набором функций. В нем можно создать только 100 карточек, 10 проектов и 3 доски. 

Для личного полного пользования нужно оплатить 3199 рублей за год. Чтобы использовать в команде — 4 999 рублей за человека в год. 

ПланФикс

Гибкая система для общения между коллегами и сотрудников с клиентами. Есть встроенная упрощенная CRM-система. 

Особенности:

• пространства в виде канбан-доски и таблицы;

• глубокая аналитика работы команды;

• переписка с клиентами прямо из ПланФикс. При этом клиенты видят сообщения менеджера в их мессенджере или на почте;

• кастомизация интерфейса под цвета компании;

• обширная база знаний, где пользователи могут найти все необходимое для работы с задачами и настройки пространств;

• распределение задач по Матрице Эйзенхауэра;

• уведомление руководителей о просрочке задач;

• предупреждения о приближающемся дедлайне;

• кастомизация системы приоритетов под каждую команду; 

• оперативная служба поддержки;

• возможность настроить систему под любой бизнес-процесс.

Минусы:

• устаревший интерфейс;

• сложная настройка пространств — нужен отдельный специалист;

• медленная синхронизация пространств;

• баги в системе.

Стоимость

Есть бесплатный тариф, которым могут пользоваться до 5 сотрудников. 

При оплате за год цена рассчитывается в зависимости от размера команды:

• от 1 до 99 сотрудников: 360 рублей за сотрудника в месяц;

• до 250 человек: 600 рублей за пользователя.

• до 5 000 сотрудников: 840 рублей в месяц с человека.

Чем дешевле тариф, тем меньше система предоставляет функции и места для хранения данных.

Projecto

Система, которая включает в себя управление задачами, документооборот. 

Особенности:

• отображение статусов внутри карточки;

• построение иерархии делегирования;

• автоматический список задач каждого сотрудника;

• кастомизированные отчеты;

• настройка приватных задач;

• несколько вариантов отображения пространств;

• хранения задач в черновиках до их публикации на доске;

• лента новостей бизнеса внутри таск-трекера и объявления;

• уведомления в углу экрана ПК, по почте и push-сообщения на телефоне;

• напоминания о днях рождений сотрудников;

• группировка задач;

• фильтрация карточек по статусу, срокам, исполнителям и другим параметрам;

• отчетность по числу активных пользователей;

• сохранения истории действий;

• подсказка для поиска похожих задач при создании новой.

Минусы:

• подходит только для малых и средних команд;

• слабая автоматизация процессов;

• нет подробных канбан-отчетов;

• нет полноценного бесплатного тарифа.

Цена

Стоимость зависит от числа пользователей:

• от 1 до 100 сотрудников: 400 рублей за пользователя при оплате за месяц;

• от 101 до 200: 380 рублей/месяц с человека;

• от 201 до 1000: 360 рублей/месяц с человека;

• больше 1000: стоимость обсуждается отдельно. 

Если оплатить лицензию за год, то стоимость будет составлять 320, 304 и 288 рублей в месяц за сотрудника. 

Вместо бесплатного тарифа есть демоверсия со всеми функциями, которая сбрасывается раз в сутки. 

Yandex Tracker

Простой сервис для управления задачами от IT-гиганта российского рынка. Подходит для небольших команд с простыми процессами и для планирования личных дел. 

Особенности: 

• можно создать до 2000 карточек на одной доске;

• стандартные функции карточек: назначение исполнителей, описание задачи, чат внутри карточки задачи;

• возможно группировки карточек по процессам, проектам и командам;

• встроенная Диаграмма Ганта проектов;

• мониторинг времени сотрудников, которое они потратили на задачу;

• функция фильтрации задач по приоритетам и статусам;

• несколько отчетов для отслеживания эффективности команды;

• шаблоны, которые могут создавать сами пользователи под свои задачи;

• уведомления о любых действиях в карточках;

• простая интеграция с сервисами Яндекса;

• настройка родительских и дочерних связей между задачами. 

Минусы:

• нельзя создавать несколько досок на одном пространстве;

• нет дорожек на досках;

• нет сложных автоматизаций и глубокой аналитики;

• чтобы зарегистрироваться, нужна почта Яндекса;

• хранения данных происходит в отдельном сервисе Yandex Cloud;

• ограничение по созданию задач.

Стоимость

Сервис доступен при подключении системы для бизнеса Яндекс 360. Ее тарифы, включающие в себя Яндекс Трекер:

• 569 рублей за сотрудникав месяц;

• 779 рублей за человека;

• 1539 за сотрудника.

Тарифы различаются объемом хранилища данных, ограничениями по времени видеозвонков и числом пользователей. Также на некоторых тарифа нет SSO-доступов.

Протестировать систему можно за 14 дней, оплатив 1 рублей за пользователя. 

Сравнительная таблица 

Вывод

Чтобы выбрать канбан-доску для работы команды, нужно учитывать потребности бизнеса, число сотрудников, необходимые функции для работы и бюджет на покупку лицензий. 

На отечественном рынке есть много качественных решения для управления проектами: от простого Яндекс Трекера до многофункциональных Kaiten и Битрикс24 — каждая команда найдет подходящий под своих бизнес-процессы инструмент.