Куда идет рынок управления проектами, какие есть тенденции и что важно помнить топ-менеджменту в компаниях? Мы, команда Kaiten, изучили 100+ исследований о проектном управлении за вас и собрали актуальные тренды контроля бизнес-процессов в одну статью. А еще — приложили исследование к каждой цифре и комментарии экспертов к основным гипотезам. Читайте тезисы, смотрите графики и внедряйте эффективные тренды управления проектами в свои организации.

Проблемы проектного управления в крупных и средних компаниях: нет целей и ценностей, долгие согласования и конфликты

Несмотря на то, что управление проектами шагнуло далеко вперед, согласно статистике Mission Graduate, 70% проектов терпят неудачу в первый год работы вне зависимости от объема и скорости производства продуктов. 

Те организации, инвестирующие в проектное управление, достигают своих целей в 2,5 раза чаще, чем компании, которые не уделяют внимание внутренним процессам. Для эффективных организаций управление проектами — отдельная статья расходов, на которой нельзя экономить.

Институт Skolkovo выявил, что без должного внимания к процессам и команде предприятия сталкиваются со следующими проблемами:

• нет понимания цели проекта. Если команда не понимает, что, как и зачем создает, то, чаще всего, проект оказывается провальным;

«Это одна из самых частых проблем, с которой я сталкиваюсь — размытые цели и отсутствие стратегического соответствия. Это говорит об отсутствии четкой связи между всеми уровнями планирования: стратегическим, тактическим и оперативным. Из-за этого проект может внезапно лишиться ценности на более поздних этапах, команда будет это понимать и ощущать демотивацию. Регулярные встречи-синхронизации помогают увидеть, что проект по-прежнему релевантен стратегическим задачам».

Арина Барлова, сертифицированный проектный менеджер

• согласования руководства затягиваются, а ключевые решения — быстро и неуправляемо меняются;

• команда сама не хочет использовать продукт — не видит в нем ценности;

• интересы стейкхолдеров конфликтуют друг с другом;

«Стейкхолдеры могут по-разному понимать свою зону ответственности, влияние на проект, могут давить, ставить противоречивые требования. Здесь помогает разделение на стейкхолдеров и спонсора (термин из методологии P3.express). Он защищает интересы бизнеса и проекта, в том числе помогает принимать решение об отмене проекта, если он реально перестал соответствовать стратегическим целям. У нас в культуре почему-то не принято бросать начатое, но на практике своевременный отказ от достижения изначальных целей помогает спланировать путь по достижению цели».

Арина Барлова, сертифицированный проектный менеджер

• сотрудники не понимают своих зон ответственности;

• участники не мотивированы выполнять свои задачи;

• у команды нет времени на ключевые стратегические задачи;

• условия работы и накладываемые ограничения — сроки, бюджет, человеческий ресурсы — делают проект невыполнимым.

Более точное распределение причин провалов проекта на радарной диаграмме:

Согласно knowledgehut.com, одна из главных задач и одновременно трудностей для руководителей — выстраивание коммуникации между подразделениями компании. Особенно когда часть сотрудников распределена по разным точкам компании или работает удаленно. Для синхронизации бизнес-процессов разных команд необходим таск-трекер. Но тут менеджеры сталкиваются со следующей проблемой — команда саботирует внедрение нового ПО и любой инициативы. Наш мозг ленив — ему легче работать «как всегда», даже если это «как всегда» неудобнее, нежели попытаться внедрить новое решение. 

5 трендов управления проектами в 2025 году, которые помогают решать проблемы, а не создавать новые 

Автоматизация и внедрение ИИ для управления процессами и командой

Автоматизация разгружает команду от рутинных процессов и задач, а внедрение ИИ освобождает интеллектуальные ресурсы компании от простых решений и помогает анализировать и приоритизировать проекты. 

В 2025 году рынок программного обеспечения для управления проектами оценивается в 7,24 млрд долларов, к 2030 аналитики ожидают, что рынок достигнет объема в 12,02 млрд долларов.

Компании все больше хотят видеть те решения, которые смогут охватить все департаменты и проекты бизнеса — эра узкоспециализированных ПО уходит в прошлое.  

Автоматизация рутинных задач помогает руководителям освободить время на решение стратегических задач. Например, сотрудники клиентов Kaiten получают уведомления на почту или в телеграм-бот о дедлайнах — руководителям не нужно напоминать коллегам о сроках. 

Также руководители отмечают, что ПО с автоматизацией позволяет:

• оценивать и снижать риски и затраты на проекты;

• получать доступ к управлению проектами в любое время в любом месте;

• эффективно управлять ресурсами компании.

ТОП-1 застройщик Самолет плюс полностью избавился от ежедневных созвонов о сверке статусов задач благодаря визуализации и автоматизации бизнес-процессов в Katen. Читайте подробнее в кейсе о работе девелопера.

По словам Майкла Янга, вице-президента научно-исследовательского холдинга GPM Global, искусственный интеллект (ИИ):

• непредвзято приоритизирует задачи и проекты компании, что всегда перенаправляет ресурсы компании в самые перспективные направления;

• анализирует компетенции команды и оптимизирует ресурсы сотрудников за счет их распределения по тем проектам, где они будут наиболее эффективны;

• на основе данных о рынке прогнозирует нехватку ресурсов компании, которую бизнес может предотвратить, начав вовремя обучать персонал.

Это делает ИИ важной частью работы проектных менеджеров. Так, по данным PMI:

• каждый 5 проджект-менеджер использует ИИ в работе над проектами;

• 82% топ-менеджеров уверены, что искусственный интеллект изменит рынок управления проектами в ближайшие 5 лет;

• 58% менеджеров уверены, что ИИ окажет влияние лично на их работу. 

«На ИИ можно делегировать только простейшие операции — со сложными задачами он не справится. Чем проще процесс, тем больше шанс, что нейросеть отработает как надо. ИИ хорошо как помощник сеньора или технической поддержки при ответе на простые вопросы. Важно понимать, что внедрение ИИ — это отдельный процесс. Если вы хотите получить на выходе качественный результат, то на обучение нейросети придется потратить много часов, а не 5 минут».

Давид Асатрян, Private Digital Architect

Гибридные методологии

Еще несколько лет назад компании стремились выбрать и полностью внедрить определенную методологию управления проектами — Agile или Waterfall. Сейчас многие организации стремятся к методологическому плюрализму — концепции, когда выбор подхода зависит от специфики проекта. Команды больше не пытаются «подогнать» проект под метод, а трансформируют и объединяют методологии в зависимости от нужд проекта. 

73% организаций планируют внедрять гибридные методологии в ближайшие 5 лет. Сейчас распределение между гибкими, жесткими и гибридными подходами следующее:

• 43,9% предприятий продолжают использовать более жесткие структурные подходы;

• 24,6% перешли на гибкие методы управления;

• 31,5% сочетают Agile-практики с предикативными прогнозами из более жестких моделей. 

При этом 34% предприятий планируют в течение 5 лет переходить к более гибким моделям, что изменит картину рынка в ближайшее время. 

«Нельзя придерживаться одной методологии. В одном процессе лучше отработает каскадная модель, в другом — Agile, в третьем — теория ограничений. Невозможно выбрать что-то одно, что будет работать во всех процессах.»

Давид Асатрян, Private Digital Architect

Облачные технологии и единые цифровые пространства

Компании стали больше использовать облачные технологии после эпидемии COVID-19. По данным платформы Flextera, с 2020 года организации увеличили бюджет на облачные решения на 32%. 

И в 2025 году предприятия выносят в облако 79% всех рабочих процессов. За этот год лишь 21% рабочей нагрузки компании вернули на «родные» ПК. 

Согласно данным Gatner, сам рынок облачных технологий вырос с 270 млрд долларов до 678 млрд. Об этом же говорят финансовые отчеты Microsoft — с 2019 год выручка компании выросла на 58%.

При этом главным двигателем доходов IT-гиганта остаются облачные технологии — выручка Microsoft Cloud растет на 20% каждый год уже несколько лет. 

Как бизнес в России может заменить Microsoft Project с помощью Kaiten? Рассказываем в статье, где подробно разбираем и сравниваем функции сервисов.

Несмотря на то, что эпидемия прошла, организации продолжают использовать облачные технологии в построении бизнес-процессов, потому что они обеспечивают:

• доступность задач и проектов в любом месте в любое время;

• гибкость в отличие от on-promise решений;

• быструю поставку обновлений мощностей;

• экономию ресурсов компании;

• мобильность сотрудников;

• снижение нагрузки на IT-инфраструктуру компаний;

• возможность привлекать таланты со всего земного шара, без привязки к локации сотрудников.

Сами облачные решения превратились из простых файлообменников в полноценных рабочие виртуальные пространства, которые объединяют в облаке работу всех департаментов предприятия. 

«Такое решение, как единое пространство работы, к которому всегда у всех есть доступ, помогает преодолевать коммуникационные барьеры в команде. Последние 5 лет я работаю преимущественно удаленно, с командами по всему миру в разных часовых поясах, поэтому синхронизировать усилия, поддерживать командный дух и обеспечивать единое информационное поле — это постоянная моя задача как менеджера. Важно, чтобы все были со всеми на одной волне, использовали один таск-трекер и мессенджер/канал связи».

Арина Барлова, сертифицированный проектный менеджер

Люди важнее методологии и инструментов, а soft-skills важнее hard

Технологии и твердые знания — это не единственный фактор успеха бизнеса. Сейчас многие компании предпочитают выбирать менеджеров с проявленными лидерскими качествами, а не высокими формальными регалиями. К этому же ведут принципы Agile-манифеста — люди важнее методологий и процессов. 

Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ» среди трендов также отмечает коммуникативные навыки менеджеров.  

Отчет Linkedln Learning за 2024 год показывает, что 65% компаний за прошлый год внедрили программы коучинга для менеджеров, что на четверть больше, чем в 2020 году. Подобные обучения помогают компаниям не только развивать сотрудников для эффективной работы, но и удерживать таланты. 

Искусственный интеллект тоже проникает в обучение сотрудников. По прогнозам американской исследовательской компании Gartner, к 2027 году 25% компаний будут применять AI-коучинг для сотрудников, а живые тренинги останутся только для менеджеров высшего звена. 

Такое внимание к обучению софт-скиллов персонала говорит о том, что вся индустрия проектного управления постепенно разворачивается к ценности людей, а не цифр и результатов.

«В управлении компаний мы придерживаемся такого подхода: сначала люди, потом продукт, и дальше — все остальное, деньги, клиенты и пр. Если бизнес правильно выстраивает команду, он может преодолеть любой кризис. Для этого важно объединить сотрудников общим культурным кодом и выстроить доверие между коллегами. Все уже устали от корпоративной культуры, люди изголодались по искренности и открытому диалогу».

Давид Асатрян, Private Digital Architect

Data-driven вместо интуиции 

Data-driven — это способ управления проектами на основе аналитики и четких цифр. Да, Стив Джобс создал iPhone на основе интуиции и рвения, а не аналитики потребностей ЦА — она говорила, что подобные гаджеты провалятся в продаже. Но это исключение, которое подтверждает правило и подходит только начинающим стартапам — давние игроки рынка стремятся строить стратегии основе данных. 

В патенте Amazon также есть информация о том, что платформа корректирует цены товаров на основе собранных данных о поведении клиентов, а не интуиции. 87% организации следуют примеру Amazon и используют аналитику данных для принятия стратегически важных решений. 

Инструменты Data-driven подхода, которые компании планируют внедрять в ближайшие годы:

• дашборды. Это доски, которые «подтягивают» ключевые показатели работы и KPI в режиме реального времени. С помощью них топ-менеджеры могут быстро реагировать на изменения в цифрах и снижать дальнейшие риски неэффективной траты ресурсов компании;

• визуализация отчетов и цифровые доски. Дашборды — это отражение результатов работы, Kanban-доски и текущие отчеты — отражение процесса. Благодаря визуализации процессов руководитель видит, на каком этапе находится каждая задача, чем занят сотрудник в данный момент, кто ответственен за определенное поручение, когда можно спросить результат.

  

• предиктивная аналитика. Сбор статистики с привлечением машинного обучения и ИИ. Анализирует данные за прошлый период работы компании и на основе них прогнозирует дальнейшее развитие процессов и риски для организации. Предиктивная аналитика снижает долю неопределенности, но не может полностью заменить разработку стратегии человеком.  

«Data-driven подходит для больших корпораций, кто двигается постепенно и размеренно. Но это не касается стартапа — на старте проект можно запустить действительно на основе интуиции, не аналитики. Тем более, сейчас ИИ снижает стоимость разработки MVP, а значит — риски потерять бюджет тоже падают. Практика показывает, что стартапы, выстроенные на основе интуиции, приносят больше денег, чем на основе аналитики».

Давид Асатрян, Private Digital Architect

Вывод: что же будет дальше

На основе этих трендов можно сделать выводы, что в ближайшее время сфера управления проектами сфокусируется на:

• внедрении ИИ и автоматизации процессов. ИИ и автоматизация станут в ближайшее время лучшими друзьями проектных менеджеров, что позволит тем сфокусироваться на стратегии развития проектов, а не рутинных задачах;

• облачных решениях. Организации стремятся ускорить взаимодействие между отделами и сотрудниками, что возможно, когда у всех есть оперативный доступ к рабочему пространству;

• внедрении гибких методологий. Все меньше компании использует каскадную модель. Даже такие консервативные сферы бизнеса, как строительства и производства будут переходить на более гибкие и гибридные методологии;

• человеческом ресурсе. Уже сейчас рынок наблюдает смещение фокуса с сертификатов и диплом на реальный опыт и soft-skills, которых нет у искусственного интеллекта. 

• глубокой аналитике. Компаниям недостаточно анализировать «план/факт» — им нужно постоянно наблюдать за текущими процессами работы команды, чтобы вовремя реагировать на возможные риски.

Все эти тренды говорят об одном: организации стремятся к устойчивому стратегическому развитию, а не моментальной выгоде. Они снимают рутинные обязательства с людей и передают их машинам, а живым сотрудникам передают задачи, связанные с решениями и долгосрочным планированием.