Привет, Хабр! Меня зовут Константин Архипов, я scrum-мастер продукта «Среда ЭДО» в МТС. Последние несколько лет я занимаюсь электронным документооборотом и вижу, насколько это сложный процесс и как его недооценивают.

Малый бизнес может взять коробочное решение и подключиться к ЭДО через оператора. Крупный уже давно и основательно занимается in-house-разработкой — с такими объемами не остается другого выхода. Например, в экосистеме МТС существует несколько инстансов биллингов, где рассчитываются счета и формируются закрывающие документы. Интегрировать каждый биллинг со своим оператором ЭДО нерационально, поэтому мы объединяем потоки данных в нашем продукте «Среда ЭДО» и в начале месяца обрабатываем и маршрутизируем в день до 350 тысяч документов из разных источников.

Средний бизнес находится в подвешенном состоянии: коробочные решения им не подходят, а на что-то свое не хватает ресурсов. Пока еще многим выполнять ручные операции гораздо проще, чем строить сложную систему. Например, я лично встречался с ситуацией, когда в нескольких компаниях хотели внедрить ЭДО, назначали ответственных… но те меняли направления, так как ЭДО было слишком сложным и непонятным.

Мы в МТС вместе с коллегами из других компаний суммировали свой опыт и подготовили карту внедрения ЭДО — она должна помочь с первыми шагами. В этом материале я расскажу, зачем нужна карта, с чего надо подступиться к ЭДО и чем опасна ситуация, когда все действуют по принципу «гром не грянет — мужик не перекрестится».

Почему с ЭДО столкнутся все

Пока еще большинство компаний сталкивается с ЭДО только при взаимодействии с госорганами, где уже сейчас многие документы и отчеты нельзя подать на бумаге. Доходит до смешного: может быть компания с ящиком у оператора ЭДО, но по какой-то причине они отказываются принимать приглашение о взаимодействии, и работать с ними по ЭДО не получится. У таких компаний внутренние процессы не готовы к ЭДО, ответственный за него игнорирует запросы и действует по принципу «лишь бы в налоговую отчеты сдать». При этом в России полный переход на ЭДО планируется к 2030 году. Так, с 1 октября следующего года без электронных путевых листов по стране ни один груз не двинется.

Из-за такого резкого перехода могут возникнуть разные юридические коллизии. Я покупал квартиру в ипотеку и оформлял электронную регистрацию сделки. Через год я обнаружил, что мой договор невозможно проверить на корректность подписания. В процессе оформления я получал сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), которым подписывал документы. Электронный сертификат действует один год, а ипотечный договор — 20 лет. Банк должен был вместе с сертификатом добавить метку времени, что я подписал договор в дату, когда сертификат КЭП был активен. Без этой метки при проверке КЭП получается, что сертификат недействителен, а вместе с ним и договор.

В моем случае каких-то критичных и неприятных последствий не было, но эта ситуация хорошо иллюстрирует потенциальные риски. ЭДО внедряется массово, поэтому ошибки могут затрагивать очень много людей и приводить к проблемам с пользователями, поставщиками и так далее.

На рынке все ждут, пока что-то случится, желательно с кем-то другим. Кому-то где-то прилетает, все резко перестраиваются и снова продолжают ждать. И в таком режиме двигаются к 2030 году, когда ЭДО станет обязательным для всех. В итоге получится, что в какой-то момент многие окажутся в неприятной ситуации: времени осталось совсем немного, а работы еще непочатый край.

Карта с готовыми сценариями перехода на ЭДО

ЭДО уже внедрен во многих отраслях: медицине, банковском секторе, логистике, взаимодействии с государством. Даже когда пользователь ставит галочку согласия с правилами на сайте, это уже подписанная оферта с простой электронной подписью (ПЭП). Эту оферту можно запросить на просмотр или отозвать.

Даже те, кто уже формально перешел на ЭДО, часто не до конца понимают, как он устроен: какие типы подписей допустимы, где можно использовать ПЭП, а где требуются неквалифицированная электронная подпись (НЭП) или КЭП.

Чтобы эффективно внедрять ЭДО, нужно пересмотреть внутренние процессы и собрать информацию:

• какие документы циркулируют внутри компании;

• как выстроены маршруты согласования;

• кто подписывает и каким способом;

• как организовано хранение и архивирование;

• где потенциальные риски при проверках и спорах.

Типовых решений нет — на практике все сильно зависит от отрасли, юрисдикции, структуры бизнеса и специфики документооборота. Накоплением и систематизацией опыта в этой сфере занимается Ассоциация «РОСЭУ».

Сейчас информация по ЭДО сильно фрагментирована. Документацию надо искать в разных местах, рекомендации различаются в зависимости от источника, а универсальных методичек просто нет. Мы попытались это изменить — предложили шаблон карты бизнес-процессов. Это не инструкция, а ориентиры, которые помогут избежать основных ошибок. Его основа — наш опыт и ключевые этапы жизненного цикла документа: создание, маршрутизация, подписание, архивирование. В рамках МТС мы видим себя как инициатора. Все остальное — вопрос интереса, мотивации и распределения усилий в отрасли.

Идея карты — выделение основных процессов, которые можно автоматизировать:

Шаблон задает структуру — базовые «ячейки», которые в будущем можно наполнять под разные отрасли. Да, через 2–3 года часть данных устареет. Но сами этапы универсальны и вряд ли радикально изменятся. По ним можно подготовить грамотное ТЗ подрядчику, структурировать внутреннюю работу, запустить внедрение ЭДО.

Мы обозначили пять ключевых направлений, важных при планировании перехода на ЭДО.

Для начала работы с картой аналитикам и архитекторам ЭДО нужно:

1. Описать собственные бизнес-процессы, например, в BPMN-нотации.

2. Наложить их на карту и выявить релевантные для себя.

3. Получить рекомендации по их реализации из репозитория знаний Ассоциации «РОСЭУ».

Базовая сущность карты — главный бизнес-процесс (ГБП) электронного документооборота:

С ГБП могут быть связаны нормативные документы, примеры бизнес-кейсов, предложения операторов ЭДО, интеграторов и так далее. Каждый ГБП располагается на пересечении домена по горизонтальной линии и процесса по вертикали. Домены разделены на блоки: 

• артефакты ЭДО — основополагающие объекты, без которых невозможен сам ЭДО;

• исходящие документы по отраслям;

• входящие документы.

Операционные процессы включают все шаги работы от настройки и создания до хранения. Отдельно выделена эксплуатация: обеспечение безопасности, предоставление отчетности и применение ИИ в ЭДО с целью минимизации рисков.

Пять важных моментов, на которые нужно обратить внимание при внедрении ЭДО

Подберите тип подписи под ваши документы

Сначала составьте перечень всех типов документов, переводимых в ЭДО. Это могут быть оферты, закрывающие документы (УПД), договоры, счета-фактуры, ТОРГ-12, формы М-8, М-12 и т. п. Затем согласуйте с юридическим отделом, каким видом цифровой подписи можно подписывать каждый тип документа: 

• Простая электронная подпись не требует дополнительной идентификации. Это может быть галочка на сайте, подпись пальцем или стилусом на экране.

• Неквалифицированная электронная подпись позволяет идентифицировать подписанта и может применяться, например, в кадровом документообороте.

• Квалифицированная электронная подпись — единственный аналог собственноручной подписи. Представляет собой сертификат, выпущенный удостоверяющим центром на токене или хранящийся в облаке. 

Приложение Госключ интегрировано с Госуслугами. Любое физлицо может выпустить в нем усиленную НЭП, а при наличии загранпаспорта с биометрическим чипом — усиленную КЭП. Подписи будут храниться в Госключе и ими можно подписывать документы, отправленные из Госуслуг. Это могут быть документы самого сервиса или внешних интегрированных систем.

Чем слабее подпись, тем проще реализовать с ней бизнес-процесс. Для ПЭП достаточно сохранить данные о произведенных действиях, поэтому ее часто используют внутри компаний без привлечения операторов ЭДО и прочих лицензированных центров.

Определитесь с обработкой входящих документов по ЭДО

Их может приходить очень много — и для каждого нужно понять его релевантность и адресата внутри компании. Это требует либо выделения отдельного человека, либо применения средства автоматической маршрутизации.

Мы в МТС используем второй вариант и понимаем, что его не хватает. Во входящих документах — настоящий зоопарк. Судебные иски, жалобы, запросы на подключения. Для анализа и работы с этим потоком уже требуются инструменты на основе ИИ.

Определитесь с неформализованными документами

Важно понимать, могут ли сотрудники или подрядчики отправлять и получать документы с произвольным текстом. Работа с ними требует гораздо больше времени и сил. Как минимум нужно проверить наличие всех необходимых артефактов: ключевых слов (договор, счет, приложение), товарных позиций, итоговой суммы, корректных ФИО и подписи, штампов и так далее. Это можно делать либо вручную, либо использовать автоматическое распознавание и анализ.

Оцените объемы отправок

Так вы сможете лучше описать архитектуру будущей системы. Чем больше документов будет обрабатываться, тем более сложная будет система, потребуются дополнительные функции. 

Как я говорил выше, в МТС в первые числа месяца рассылаются счета — это до 350 тыс. писем в пике, а всего в месяц обрабатывается до 700 тыс. документов Обработать вручную такой объем невозможно, поэтому мы при проектировании нашей системы решали вопросы о подписании, дополнительных ресурсах и резервах при максимальной нагрузке. Для нас вопрос об автоматизации подписания — жизненная необходимость. 

Присмотритесь к инструментам на основе технологий ИИ

Эта сфера только начала проникать в ЭДО. Применение ИИ решает две задачи: работу с содержанием и маршрутизацию документов. На их базе можно автоматизировать следующие сценарии:

1. Проверку исходящих документов на корректность (наличие артефактов).

2. Саммаризацию текстов документов.

3. Категоризацию и маршрутизацию входящих документов.

4. Выделение и проверку основных артефактов входящего документа.

5. Принятие решений по обработке входящего документа по его артефактам и категориям.

6. Генерацию документов.

Важно понять, что автоматизация без процессов — путь в никуда

Одна из ключевых ошибок при внедрении ЭДО — попытка автоматизировать хаос. Компании подключают операторов ЭДО, разворачивают решения, но при этом не пересматривают сами бизнес-процессы. В результате все начинает «буксовать» не по техническим причинам, а из-за отсутствия внутренней логики, устаревших или импортных legacy-систем, техдолга и исторически сложившихся ошибок. Электронный документооборот работает с формализованными структурами — по сути это XML-файлы, где критична точность на уровне кодов, реквизитов, порядка полей. Здесь нет места интерпретации или допущениям. Сложности возникают не только при обработке договоров и прочих неформализованных документов — даже рутинные цифровые операции «сыплются», если внутренняя логика автоматизации нестабильна.

ЭДО — это не просто канал передачи документов, а индикатор зрелости процессов. Если они не стандартизированы и не описаны, перевести их в электронный вид невозможно.