Международный стандарт деловой коммуникации (International Business Communication Standard, IBCS) является одним из основных стандартов для разработки правил отчётности. Эта тема имеет значение, независимо от того, какой инструмент вы используете для создания отчётности. Можно ли использовать стандартные функции Power BI для соблюдения правил IBCS?
При создании отчётов в Power BI или любом другом инструменте важно придерживаться определённых рекомендаций. IBCS предлагает ценный набор правил, который помогает в этом.
Хотя некоторые правила легко реализовать с помощью стандартных функций Power BI, другие требуют дополнительных усилий. Существуют некоторые кастомные визуализации, такие как Zebra BI, которые обеспечивают соблюдение всех правил IBCS при визуализации данных.
Некоторые из них можно реализовать с помощью стандартных функций Power BI. Но для соблюдения правил IBCS стандартные функции Power BI нужно использовать в определённом ключе.
Но прежде давайте разберёмся, что представляет собой набор правил IBCS.
Правила IBCS
Правила IBCS включают семь основных принципов:
S (Say) — Каково ваше сообщение?
U (Unify) — Используйте единообразную нотацию.
C (Condense) — Повышайте плотность информации.
C (Check) — Убедитесь, что визуализации соответствуют общим правилам (целостность).
E (Express) — Не используйте сложные визуальные элементы — используйте простые.
S (Simplify) — Удаляйте ненужные элементы.
S (Structure) — Следуйте логической структуре.
Короче говоря: SUCCESS.
Я уже писал статью по этой теме.
Ознакомиться с официальной страницей IBCS можно здесь.
К сожалению, это коммерческая организация, и для получения полного набора правил вместе с сопроводительной документацией необходимо заплатить. Я постараюсь помочь вам понять и применить эти правила, не углубляясь в их полное содержание.
Теперь давайте разберёмся в отдельных аспектах этих правил.
1. Содержание заголовков
Заголовки должны ясно отражать содержание отчёта, чтобы пользователи могли сразу понять, что перед ними.
Таким образом, заголовок(и) должны содержать следующую информацию:
Основная тема отчёта.
Бизнес-единица: к какой части бизнеса относятся эти данные?
Единица измерения и шкала. Например, EUR, USD, количество единиц и т.д., или шкала, например tEUR (если данные в тысячах евро).
Период времени и сценарий сравнения, например, 2024 год и PY (прошлый год) или 2025 год и FC (прогноз).
Поскольку контент на странице изменяется в зависимости от выбора пользователя в слайсерах, необходимо использовать динамические заголовки.
Предлагаю использовать основной заголовок для темы и бизнес-единицы, а подзаголовок — для единицы измерения, шкалы и периода времени.
Я не добавил шкалу в подзаголовок, потому что слайсер для её выбора находится прямо под ним. Это обычный приём, чтобы избежать длинных заголовков.
Как видно, я добавил светло-серый фон на странице, чтобы выделить визуальные элементы и слайсеры.
Этот приём можно расширить, добавив слайсеры для года и месяца в верхнюю часть отчёта, чтобы уменьшить длину заголовка. Таким образом, выбранный период будет отображаться вместе с заголовком, и мы сможем избежать лишней сложности и повторений.
1.1. Динамические заголовки
Как уже упоминалось, важно, чтобы пользователи могли понять, что они смотрят, из заголовка или подзаголовка.
Для этого нужно использовать выражения DAX, чтобы динамически отображать выбор пользователя из слайсеров в заголовке или подзаголовке.
Я уже писал статью на эту тему, где подробно описал, как работать с различными сценариями, включая создание динамических заголовков из иерархий.
2. Избежание избыточности
Как правило, избыточность только мешает. Зачем повторять то, что уже есть? Единственная причина для дублирования — это безопасность или операционные требования. Хорошей практикой является хранение данных в резервных хранилищах. Это гарантирует, что, если данные повреждены в одном месте, они останутся доступными в другом.
Однако в отчётности избыточность — это всегда плохая идея. Приведу несколько примеров:
Если в заголовке отчёта указано «Отчёт о продажах», зачем добавлять «Продажи по времени» в заголовок визуализации на той же странице?
Если на графике по оси X уже указаны месяца, зачем повторять «по времени» или «по месяцам» в заголовке?
Зачем оставлять заголовок оси, если содержание и так понятно без него?
Если показываете продажи по локациям, уберите лишние упоминания локаций в заголовках и визуализациях.
Это лишь несколько примеров того, что может привести к избыточности на странице отчета.
Мой совет: После завершения разработки отчёта проверьте его на избыточность. Попросите пользователей понять, что вы показываете, после того как уберёте лишние элементы.
Помните: пользователи — умные, они и без длинных описаний всё поймут.
Вот плохой пример:
Вы заметите, что «Продажи» повторяются трижды:
В главном заголовке
В заголовке визуализации
В заголовке оси X
То же касается метки страны.
Вот как отчёт выглядит после удаления избыточностей:
Теперь вы видите, как выглядит отчёт без лишних элементов. Обратите внимание, я добавил «Сумма» в заголовок, чтобы пользователь понял, что речь идёт о деньгах. При необходимости добавьте валюту. Я бы добавил «Количество», если речь о проданных товарах.
Может быть, вы заметили, что в отчёте не хватает одного элемента. Что именно?
Я не включил заголовок и подзаголовок, как было описано в первой главе. Это было сделано из-за ограничений по времени. Извините за это.
3. Каково сообщение?
Сообщение должно быть в центре каждого отчёта (страницы).
Что может быть этим сообщением?
Разница в объёме продаж по сравнению с прошлым годом.
Или сравнение с плановыми значениями, например, с прогнозом или другими целями.
Конверсия по регионам, сравнение с общекорпоративными показателями.
В конечном счёте, всё сводится к сравнению значения с опорным значением, чтобы придать смысл числу.
Один из моих клиентов хотел сравнить уровень текучести сотрудников по отделам с таким же показателем по всей компании. Менеджеры могли быстро увидеть, как их результаты соотносятся с результатами компании в целом.
Для этого Power BI предлагает два типа визуализаций:
Визуал KPI
Новый визуал «Карта» (на момент написания статьи — в предварительном просмотре)
Давайте посмотрим, как использовать новый визуал карты:
Я выделил два значения: справочное и детализированное, для сравнения с прошлым годом по группе продуктов «Цифровые камеры».
Разместив этот элемент вверху страницы, пользователь сразу увидит, как работают два канала продаж, не углубляясь в детали линейного графика.
Иногда этой информации достаточно для директора по продажам или другого менеджера.
Более детализированные графики или таблицы можно разместить ниже. Пользователь сам решит, интересна ли ему информация на графике.
Документация от Microsoft не обновляется, хотя этот визуал доступен уже почти два года и всё ещё в предварительном просмотре.
Посмотрите это видео для подробного описания нового визуала карты:
И это видео для ознакомления с последними обновлениями функций:
Для этой задачи подойдёт и классический визуал KPI.
Главное — не показать, как использовать новый визуал карты. Основной момент — это выделить наиболее важные для вашей аудитории числа в ясном и удобочитаемом формате.
Вспомните, как вы читаете новости.
Сначала вы смотрите заголовки. Если они вас заинтересовали — читаете дальше. Если нет — переходите к следующей статье. Это типичное поведение человека, и нам важно учитывать его при проектировании отчётов.
4. Окраска столбцов и полос
Итак, давайте поговорим о цветах.
В соответствии с IBCS, столбцы и полосы должны быть окрашены по следующим правилам:
Тёмно-серый — для текущих данных (данные текущего года или периода).
Светло-серый — для данных прошлого года или прошлого периода.
Диагональная штриховка для прогнозных данных.
Белый с чёрной окантовкой — для данных плана или бюджета.
Остальные цвета используются так:
Чёрный — для текста, осей и линий.
Зелёный — для положительного отклонения.
Голубовато-зелёный — для положительного отклонения, предназначенного для пользователей с нарушениями зрения или страдающих дальтонизмом.
Красный — для отрицательного отклонения.
Средний серый — для нейтрального отклонения (когда отклонение не является ни положительным, ни отрицательным) — например, когда отклонение находится в пределах от -3% до 3%.
Голубой — для выделения чего-то.
Большинство этих правил логичны, но не всегда подходят.
Какой цвет использовать при сравнении двух категорий? Например, при сравнении текущих данных по разным континентам:
Хотя это соответствует стандартам IBCS, вы не можете отличить три континента.
Вот другой вариант:
Этот вариант лучше, так как чётко различает континенты и избегает ярких цветов.
Теперь посмотрите на тот же визуал, но в оттенках серого:
Его читать уже сложнее, но всё ещё возможно.
Это может быть похоже на то, как видит человек с нарушениями зрения.
Это важный тест, чтобы убедиться, что все участники аудитории могут читать и понимать данные.
Сравнивать несколько категорий будет ещё сложнее.
Одна проблема остаётся: как отображать штрихованные столбцы или полосы? На сегодняшний день это невозможно сделать в Power BI, и у меня нет готового решения. Обсудите с заинтересованными сторонами, чтобы определить возможное решение.
Я использовал бы серый оттенок для отображения прогнозных данных. Это не стандарт, но это способ привлечь к ним внимание.
Однако данные бюджета можно отобразить правильно:
Как видите, это очень легко сделать.
Один клиент использует тёмно-синий как основной цвет компании. Мы использовали этот цвет вместо чёрного для данных текущего года.
Неясно, как поступить с цветом, когда пользователь выбирает предыдущий год.
Данные больше не будут отображать результаты текущего года, а вместо этого покажут результаты выбранного предыдущего года.
Во всех случаях мы не делали различия между этими случаями. Текущий год всегда выбран. Это имеет смысл, так как IBCS не определяет, какой цвет должен быть у года, предшествующего текущему году.
Ещё одна проблема: правила окраски приводят к относительно тусклому виду отчёта. Я сталкивался с этим несколько раз при реализации этих правил.
Чаще всего мы немного отклоняемся от этих правил, избегая использования слишком ярких цветов. Это тонкая грань между тем, чтобы сделать всё «правильно», и тем, чтобы переборщить с цветами.
Главное — определить стандарт цветов и придерживаться его. Убедитесь, что цвета используются одинаково для одних и тех же сценариев и ситуаций.
Заключение
IBCS — это интересный и полезный набор правил. Он может облегчить жизнь, обеспечивая нас руководством по тому, как проектировать отчёты и обеспечивать хорошую удобопонимаемость. Однако Power BI не имеет всех функций, необходимых для полной реализации этих правил.
Я опустил некоторые другие детали, которые сделали бы задачу ещё сложнее.
Существуют кастомные визуализации, соответствующие IBCS, которые чрезвычайно полезны, так как они предоставляют простой способ отображения отклонений без необходимости создавать для них меры.
Два ведущих поставщика — Zebra BI и xViz с их визуализациями Inforiver. Есть и другие кастомные визуализации, такие как от 3AG, которые обеспечивают частичное покрытие стандарта.
Если вы хотите начать путь к полной совместимости с IBCS, вы можете посетить их веб-сайт, чтобы узнать больше. Моя цель здесь — показать, чего можно достичь с помощью стандартных функций Power BI.
Надеюсь, что вы узнали что-то новое из этой статьи.
Как и в предыдущих статьях, я использую примерный набор данных Contoso. ContosoRetailDW Dataset можно скачать бесплатно с сайта Microsoft. Данные Contoso можно свободно использовать по лицензии MIT, как указано в этом документе. Я изменил набор данных, чтобы сдвигать данные на современные даты.
Если вам нужно эффективно визуализировать большие объемы данных или вы хотите освоить основы Data Science, эти открытые уроки помогут вам сделать первые шаги и применить полученные знания в реальных проектах:
15 июля, 20:00
Как строить визуализацию на больших данных: Superset + ClickHouse24 июля, 18:00
Data Science — это проще, чем кажется!
Тем, кто стремится оптимизировать процессы принятия решений и работать с данными на высшем уровне, рекомендуем курсы «Бизнес‑аналитик в IT» и «Data Warehouse Analyst» для углубленного освоения аналитики и построения эффективных отчетов.
Больше обучающих программ по анализу и аналитике, которые помогут выйти на новый уровень, смотрите в каталоге курсов.