С одной стороны, работник, который не хочет идти в отпуск, а решает полностью посвятить себя работе, — настоящий подарок. Такому можно доверить срочные задачи и важных клиентов и не переживать, что в какой-то момент придётся что-либо доделывать. Однако у «подарка» есть и другая сторона — переработки, выгорание и серьёзные юридические последствия для работодателя.

Мы в редакции «Конверта» (журнал Unisender, платформы автоматизации маркетинга) решили разобраться в основных причинах, по которым сотрудники отказываются идти в отпуск, и объясняем, что с этим делать и как мотивировать команду чаще отдыхать.

В ст. 115 Трудового кодекса РФ прописано: каждому работнику полагается минимум 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни отдыха можно разделить на любое количество частей, но одна из них обязательно должна быть не меньше 14 календарных суток.

График отпусков — не просто формальность. Это важное обязательство как для работодателя, так и для сотрудника. Не уходить в отпуск и не отпускать сотрудников на отдых — нельзя. Если отпуск запланирован, его нужно использовать, об этом прямо сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Для предоставляемого отпуска работодателю необходимо согласовать даты с подчиненным и уведомить работника о начале отпуска минимум за 14 дней. Причём делать это нужно не на словах, а письменно. Если сотрудник не согласен идти в отпуск по графику, необходимо взять с него письменное заявление об отказе и выбрать другие даты.

Отказаться от запланированного и согласованного отпуска сотрудник вправе только в двух случаях:

1. Работодатель не предупредил сотрудника за две недели о начале отпуска, например, сообщил за 5 дней.

2. Отпускные не пришли вовремя, по закону деньги должны выплатить за 3 дня до начала отпуска.

Кроме того, есть категории сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное для себя время:

• мужчины, у которых жена находится в официально оформленном отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ);

• многодетные работники, с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему еще не исполнилось 14 лет (статья 262.2 ТК РФ).

За тем, чтобы сотрудники разных компаний точно уходили в отпуск вовремя и не пропускали дни отдыха, следит Государственная инспекция труда, которая проводит как плановые, так и внеплановые проверки. Представители инспекции проверяют графики отпусков, приказы и табели учёта рабочего времени. Если выявят нарушение, то работодатель не избежит штрафов или более серьёзных наказаний.

Юрий Митин

Юрист с опытом 1000+ судебных процессов за спиной, автор Telegram-канала «Юрист в карман

Если на протяжении двух лет подряд работодатель не предоставляет оплачиваемый отпуск своим сотрудникам, то это нарушение трудового законодательства, статьи 124 ТК РФ.

За это могут привлечь к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ и заставить выплатить штрафы:

• для юридических лиц от 30 000 до 50 000 ₽;

• для должностных лиц от 1000 до 5000 ₽, а при повторных нарушениях — до дисквалификации с должности.

Помимо штрафов и предписаний от инспекции труда, у работодателя могут быть и другие проблемы, если его сотрудники систематически не уходят в отпуска.

Вот чего стоит опасаться:

• финансовые потери — если у работника остались неиспользованные дни отпуска на момент увольнения, то работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни. А это крупная сумма в случае, если сотрудник проработал много лет без отдыха.

• судебные иски — работник может обратиться в суд с иском о нарушении трудовых прав, даже если сам отказывался уходить в отпуск. Поэтому важно собирать с сотрудников письменные объяснительные, в которых указана причина отказа.

• производственные риски — уставшие сотрудники совершают больше ошибок, чаще демотивируют коллектив и получают больше негативных отзывов от клиентов. Так, по данным исследования компании Tessian, 43% респондентов в качестве основной причины неверно отправленных электронных писем назвали усталость.

Если сотрудник отказывается уходить в отпуск, по закону его можно привлечь к дисциплинарной ответственности: сделать замечание или выговор. Но это крайние меры, для начала нужно разобраться в причинах.

Возможные причины отказа от отпуска и варианты решения проблемы

Собрали наиболее популярные и веские доводы, которые используют сотрудники, отказываясь от отдыха.

Причина №1. Уходить в отпуск невыгодно и неудобно

Часто отпускные оказываются меньше зарплаты, и это расстраивает многих сотрудников. К тому же работникам приходится учитывать, что и следующая зарплата, которая должна прийти после отпуска, тоже будет меньше. Поэтому многим необходимо заранее отложить средства на будущий месяц, чтобы закрыть все обязательные платежи.

Вины работодателя в этом нет, ведь есть определённые правила, прописанные в статье 139 ТК РФ о том, как должны начисляться отпускные. Эта выплата рассчитывается, исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев до начала отпуска.

Например, если сотрудник уходит в отпуск в июле 2025 года, то бухгалтерия будет смотреть на зарплаты с июля 2024 по июнь 2025. Также есть Постановление Правительства РФ, в котором прописано, как эту среднюю зарплату вычислять, что можно учитывать, а что нет. Зачастую в расчет среднего заработка не идут надбавки и компенсации, которые организация выплачивает сотрудникам ежемесячно.

Несмотря на то, что такие правила придумал не руководитель, легче от этого сотрудникам не становится. Но есть несколько способов, как снизить у подчиненных уровень тревоги касательно финансовых вопросов.

• Прозрачная система начисления отпускных — многие сотрудники не понимают, каким образом определяется сумма отпускных и какой будет первая зарплата после возвращения с отдыха, поэтому им сложно спланировать бюджет. Можно провести короткое обучение или создать простую инструкцию и разослать сотрудникам, чтобы все понимали, как считаются отпускные, от чего зависит сумма и как можно повлиять на размер выплат.

• Отпускной бонус — фиксированная сумма или процент от зарплаты, который выплачивается дополнительно к отпускным. Такая выплата станет своеобразной премией за отдых и поможет компенсировать возможную разницу между отпускными и основной зарплатой.

• Корпоративные скидки на отдых и путешествия — можно договориться с туристическими агентствами, отелями, авиакомпаниями или санаториями о скидках для сотрудников. Это снизит их стоимость отпуска и сделает его более доступным.

• Кредит на отпуск — работодатель может предложить сотрудникам беспроцентный займ на время отпуска, например, 20–30% от средней зарплаты. Это не заменяет отпускные, а дополняет их. Деньги можно вернуть в течение следующих 3–4 месяцев из зарплаты.

• Отпускной кешбэк — после отпуска сотруднику возвращается часть отпускных. Например, в виде премии, подарочной карты или внутреннего бонуса, если есть корпоративная система мотивации.

• Отпускная копилка — можно внедрить корпоративную систему накоплений, чтобы каждый месяц компания откладывала небольшую сумму на персональный «отпускной счет» сотрудника. Например, ежемесячно перечислять сотруднику 1 000 ₽ рублей на отдельный счет, за год накопится 12 000 ₽ — приятный бонус к отпуску.

  

  Роман Бонч-Бруевич

  Корпоративный психолог, помогает компаниям проводить аудит сотрудников и ведёт блог для работодателей и тимлидов

Важно, чтобы работодатель не обесценивал чувства и опасения своих сотрудников. Если деньги — основная причина отказа от отпуска, то стоит понимать, что, даже согласившись на отпуск, работник будет переживать из-за финансовой нестабильности.

Сотрудник физически отдыхает, но ментально постоянно в стрессе из-за денег, что сводит на нет пользу отпуска. В итоге мы получим работника, более тревожного, чем перед отпуском.

Это фундаментальная ошибка системы мотивации. Если у компании нет возможности выплатить сотруднику отпускные, равные полноценной зарплате, то можно ввести отпускной бонус для сотрудников, достигших высоких показателей. Тогда появится мотивация: «Хорошо работаешь — хорошо отдыхаешь».

Причина №2. Жду повышения зарплаты или годовую премию

Некоторые сотрудники считают, что отпускные будут выше, если уходить в отпуск после того, как будет перечислена годовая премия или произойдет повышение зарплаты. Но это заблуждение.

При расчете отпускных можно учесть годовую премию только за прошлый календарный год. И неважно, когда она была начислена — в прошлом году или уже в этом.

Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать и доплатить. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости. Премия за любой другой год, начисленная в расчетном периоде, при выплате отпускных не учитывается. Поэтому работнику не обязательно ждать, когда будет начислена годовая премия за прошлый календарный год, отпускные будут пересчитаны и доплачены с учетом этой премии.

То же самое касается и повышения зарплаты. Отпускные рассчитываются на основании среднего дневного заработка конкретного работника, уходящего в отпуск. Если работник дождется повышения и уйдёт отдыхать, сумма отпускных не сильно изменится, хоть при расчете и будет учитываться коэффициент повышения. Рост зарплаты отразится на отпускных только в будущем году.

Поэтому очень важно, чтобы сотрудники понимали, как именно рассчитываются отпускные и что влияет на эту выплату.

Причина №3. Хочу накопить отпускные дни

Возможно, сотрудник планирует длительное путешествие, переезд или ремонт, поэтому хочет накопить отпускные дни.Трудовое законодательство РФ разрешает перенос ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год.

Юрий Митин

Юрист с опытом 1000+ судебных процессов за спиной, автор Telegram-канала «Юрист в карман

Однако такие ситуации допускаются только в исключительных случаях и при соблюдении определённых условий. Например, если уход работника в отпуск может неблагоприятно отразиться на работе компании. При этом необходимо получить согласие сотрудника на перенос отпуска.

В этом случае сотрудник должен уйти в отпуск не позднее чем, через 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

В некоторых компаниях работодатели лояльно относятся к длительным отпускам своих сотрудников и согласуют перенос дат на будущий год, даже если у компании нет в этом острой необходимости. Если для вас как работодателя это неприемлемо, стоит предупредить подчинённых, а также прописывать данный факт в уставе или правилах компании.

Причина №4. Страшно оставлять рабочие задачи 

Бывает и так, что сотрудники боятся упустить клиентов, потерять выгодную сделку или знают, что после отпуска придётся долго работать без выходных, чтобы разобрать все накопившиеся дела.

Роман Бонч-Бруевич

Корпоративный психолог, помогает компаниям проводить аудит сотрудников и ведёт блог для работодателей и тимлидов

Как правило, подобные тревоги сотрудника указывают на то, что у человека есть проблемы в коммуникации с другими людьми.

Возможно, работнику сложно делегировать задачи коллегам или выстроить долгосрочные отношения с клиентами, чтобы точно знать об их планах и потребностях на ближайшие месяцы.

Если проблема кроется в этом, то, прежде чем отправлять в отпуск такого сотрудника, следует попросить его сделать чек-ап по всем клиентам и задачам: провести встречи или созвоны, чтобы синхронизировать планы и календари, выставить статус приоритета в рабочих делах и согласовать подменяющих с руководителем.

Также можно провести для сотрудников тренинг по делегированию, где рассказать про основные этапы и алгоритмы передачи дел.

Однако бывает и так, что проблемы не только в сотрудниках. Если в организации хаос и нет налаженных процессов, то работникам сложнее оставлять дела и уходить в отпуск. Поэтому задача работодателя — создать такую рабочую среду, когда человек может спокойно написать заявление на отпуск, зная, что всё будет под контролем.

Помимо использования систем для управления проектами и задачами, такими как Trello, Asana, Bitrix24, Notion или Jira, можно внедрить в работу вот эти идеи:

• шаблон передачи дел — разошлите всем сотрудникам инструкцию, что нужно сделать перед отпуском, какие задачи передать, какие статусы проставить и кого оповестить;

• отпускной бэкап — разделите сотрудников на пары, чтобы у каждого был свой «отпускной напарник», которому можно передать дела на время отдыха;

• репетиции отпусков — для ключевых сотрудников устройте короткие отпуска на 2-3 дня, чтобы протестировать, как работает система без них. Это снизит уровень тревожности и поможет выявить слабые места;

• мягкое возвращение — установите правило в компании, что у тех, кто выходит из отпуска, в первый рабочий день нет важных встреч и срочных задач. Сотрудники тратят время на «раскачку», разбор почты и спокойное погружение в дела.

Также очень важно создать корпоративную культуру, в которой отдых не осуждается, а считается важной составляющей продуктивности.

Причина №5. В отпуске всё равно достанут

Часто работник не видит смысла в отпуске, поскольку знает, что будут тревожить, т.е. звонить по рабочим вопросам. В этом случае важно работодателю установить в компании «тихий режим» для всех, кто ушёл в отпуск.

Роман Бонч-Бруевич

Корпоративный психолог, помогает компаниям проводить аудит сотрудников и ведёт блог для работодателей и тимлидов

К сожалению, такое происходит во многих компаниях. Даже в отпуске людей беспокоят рабочими звонками и письмами. И сколько ни договаривайся с коллегами заранее о «цифровом детоксе» — всегда найдется уважительная причина.

В этом случае работодатель может предложить своему подчиненному такую схему: 30 минут в день вы на связи только для одного человека — своего руководителя или замещающего коллеги.

Все запросы к отдыхающему только через это лицо. Напрямую никто не может ни писать, ни звонить тому, кто в отпуске. А отдыхающий имеет полное право не отвечать.

Причина №6. Планирую уволиться и хочу получить деньги за неотгулянный отпуск

Если сотрудник подал заявление на увольнение, при этом имея неотгулянный отпуск, то работодатель обязан выплатить такому работнику компенсацию. Об этом сказано в статье 127 ТК РФ.

Чтобы такого не происходило, важно следить за состоянием своих сотрудников. Если человек не берет отпуск — это повод для диалога. Возможно, сотрудник выгорает, дистанцируется от работы, думает об уходе, не чувствует собственной ценности, пользы в деятельности. Важно вовремя поговорить с таким человеком, обсудить с ним не только рабочие задачи, но и понять, что тот чувствует и о чем тревожится. Во многих компаниях руководители регулярно проводят ван-ту-ваны с работниками, чтобы оценивать настрой своих подчинённых и вовремя принимать меры.

Что в итоге: как отправлять сотрудников в отпуска

Чтобы сотрудники не игнорировали дни отдыха, в компании должно быть сформировано правильное отношение к отпускам. Регулярно отдыхать и отвлекаться от рабочих задач — необходимо. Только так можно продуктивно работать и добиваться более высоких результатов.

Сотрудники должно четко знать, когда и как можно брать выходные, с кем нужно согласовывать график отпусков, как именно начисляются отпускные и что влияет на их размер. Важно создать такую рабочую среду, где человек может спокойно уйти в отпуск, зная, что кто-то подхватит срочные задачи и важных клиентов. Если ввести в компании правила «тихого режима» и «мягкого возвращения», то сотрудники не будут отвлекаться в отпуске на рабочие звонки и смогут спокойно влиться в работу после своего отдыха. Причина нежелания отдыхать в финансах — можно попробовать такие инструменты как отпускные бонусы, корпоративные скидки на отдых, система накоплений на отпуск или отпускной кэшбэк.

Если сотрудник отказывается уходить в отпуск, необходимо сразу разбираться в причинах и искать способы решения проблемы. Экстренных мер будет меньше, если регулярно отслеживать состояние и настрой команды: проводить анонимное анкетирование, ван-ту-ваны и общие планёрки с обсуждением не только рабочих задач, но и личных целей и планов.

По закону того, кто отказывается от отпуска, можно привлечь к дисциплинарной ответственности: сделать замечание или выговор. Но это крайние меры, для начала нужно разобраться в причинах.

А как вы относитесь к отпускному саботажу?