Навести порядок в управлении - значит создать определенную систему, стандартизировать ее и поддерживать этот порядок в процессе выполнения работ. 5С никто не отменял в абстрактных формах) Чек-лист, который имейте перед собой каждый день.

1️⃣ Управление содержанием работ

✅ Чётко задокументировать устав проекта и цели
✅ Разработать WBS (Work Breakdown Structure) — иерархическую структуру работ
✅ Утвердить границы проекта (что входит, а что — нет), согласовать это и получить подпись кровью
✅ Использовать матрицу требований - стейкхолдер / требование

Регулярно проверяйте соответствие работ утверждённому содержанию.
Вовлекайте команду и стейкхолдеров в уточнение требований.

2️⃣ Управление расписанием

✅ Создать диаграмму Ганта или план в Excel
✅ Определить критический путь и буферы
✅ Учесть зависимости задач (FS, SS, FF, SF)
✅ Проводить оценку длительности (PERT, метод аналогий, Дельфи)

Регулярно обновляйте/актуализируйте/мониторьте график работ (минимум раз в неделю).
Используйте гибкие фреймворки или отдельные принципы, если требования нестабильны
Закладывайте резервы времени на непредвиденное ❤️

3️⃣ Управление командой

✅ Провести ролевое распределение ответственности (RACI-матрица)
✅ Настроить регулярные митинги (daily stand-ups, ретроспективы)
✅ Использовать инструменты коммуникаций, которые удобны всем
✅ Оценивать нагрузку и выгорание сотрудников. Регулярно

Разрешайте конфликты на ранней стадии.
Инвестируйте в обучение. Вот сейчас отправьте на программу по управлению проектами).

4️⃣ Управление стейкхолдерами

✅ Составить матрицу стейкхолдеров (власть/интерес-отношение)
✅ Определить стратегию коммуникации (когда, как, кому докладывать, о чем)
✅ Проводить регулярные встречи с ключевыми лицами - не дайте им забыть о вас.

Выявляйте скрытых стейкхолдеров (те, кто влияет неочевидно) - для этого будьте в народе и слушайте. Много слушайте.

Адаптируйте стиль общения под аудиторию (технические детали — для экспертов, про деньги — для топ-менеджмента).

Держите негативно настроенных стейкхолдеров близко.

5️⃣ Управление качеством

✅ Определить стандарты качества (ISO, внутренние нормы)
✅ Проводить аудит и тестирование на ключевых этапах
✅ Использовать диаграммы для анализа несоответствий (Диаграмма Спагетти, Исикавы, 5 почему, любое дерево проблем)

Внедряйте непрерывное улучшение (цикл Деминга PDCA, 6 SIGMA).
Фиксируйте дефекты и анализируйте их причины, ликвидируйте ограничения системы (ТОС).

6️⃣ Управление рисками

✅ Составить матрицу рисков (вероятность × влияние = коэффициент)
✅ Определить стратегии реагирования (избегание, снижение, принятие, передача)
✅ Назначить владельцев рисков

Проводите регулярные риск-ревью (раз в 2 недели/месяц).
Закладывайте резервы бюджета и времени на ключевые риски.
Используйте превентивные меры для высокоприоритетных угроз. Не ждите чуда :-)

7️⃣ Управление изменениями

✅ Внедрить формальный процесс изменений (запрос / оценка / утверждение)
✅ Использовать журнал изменений (протокол)
✅ Оценивать влияние изменений на сроки, бюджет, качество. И показывать это заказчику и самым умным

Избегайте неконтролируемых изменений (все запросы — только письменно).
Коммуницируйте изменения всей команде и другим (кому там интересно по матрице RACI).
Учитывайте эффект бабочки — даже мелкие правки могут повлиять на проект.

Вот и все, что нужно знать, чтобы всегда был порядок в проектах. И не страшны вам будут ни программы, ни портфели.