Привет, Хабр!  Меня зовут Сергей Филатов и я работают в R-Style Softlab. Сегодня расскажу о разработке с помощью Jmix удобного коннектора для HR-подразделений компаний, который поможет менеджерам работать с наймом сотрудников. 

Мы проанализировали типовой процесс найма сотрудников, который происходит в управлениях по работе с персоналом в различных компаниях и предложили свое решение для автоматизации для Клиентов:  простой внутренний инструмент для распознавания и заполнения карточек в “1С. Зарплата и Управление персоналом” и дальнейшей работы с этими сведениями. 

Модуль умеет распознавать массив скан-документов от группы соискателей, подгружать их в 1С, автоматически заполнять карточки соискателей и предоставлять возможность проверки заполненных сведений сотруднику Службы безопасности. Звучит просто, но это помогает экономить множество часов рабочего времени сотрудников HR и сотрудников СБ, которые заняты проверкой кандидатов, убирает рутину и позволяет вести подбор кандидатов быстрее (и эффективнее!).  

Еще несколько преимуществ: 

• минимизация ошибок при вводе данных;

• гибкость и возможность адаптации под разные бизнес-системы.

В компаниях с массовым наймом, где ежемесячно оформляют сотни и тысячи сотрудников и в компаниям с небольшим наймом важна точность, скорость и соблюдение законодательства. 

Ручной процесс заполнения карточки соискателя (без коннектора) выглядит так:    

1.  Менеджер должен получить сканы документов от кандидата (паспорт, дипломы, свидетельства и т.д.).

2. Передать документы в службу безопасности для проверки 

3. Дождаться ответа СБ, зафиксировать результат.

4. Удалить все сканы документов 

5. Передать информацию в Отдел кадров для для дальнейшего оформления сотрудника.

6. Сотрудник отдела кадров должен проверить полноту пакета документов и вручную заполнить карточку сотрудника в 1С:ЗУП.

В среднем на внесение данных  одного сотрудника в кадровую систему уходит 20–30 минут.  При этом не учитываются отвлечения, задержки и риск ошибок, которые увеличивают время и требуют повторных проверок. При 50 сотрудниках в месяц понадобится  1000–1500 минут (~17–25 часов) на ввод данных.

Была предложена следующая автоматизация процесса:

1. Рекрутер загружает сканы документов кандидата в веб-интерфейс коннектора (1 действие).

2. Коннектор с ИИ распознаёт данные документов.

3. Система автоматически уведомляет службу безопасности о готовности документов.

4. Cпециалист СБ в веб-интерфейсе  одобряет, либо отклоняет документы соискателя.

5. Когда HR готов начать обрабатывать заявки, он нажимает в 1С кнопку “Получить одобренных соискателей”, после чего их карточки создаются автоматически. 

6. HR проверяет предзаполненную карточку  и подтверждает корректность сведений.

7. После завершения процесса сканы автоматически удаляются из системы.

Среднее время операции составляет: 1–2 минуты на одного сотрудника.
При 50 сотрудниках в месяц — 50–100 минут (~1–1,5 часа) вместо 16,5 часов.

Автоматизация сокращает время оформления сотрудника с 20–30 минут до 1–2 минут. Процесс становится быстрее в 15–20 раз. 

Архитектура решения 

Модульпостроен на партнерском решении компании Dbrain, которое позволяет провести автоматическое распознавание скан‑текстов (OCR), классифицировать кадровые документы (паспорта, СНИЛС, ИНН, дипломы), перевести их в машиночитаемый формат и автоматически заполнить карточку в коннекторе. В результате загрузки данных в 1С данные становятся структурированными и готовыми к использованию.

Пользовательский интерфейс собран в Jmix. Мне нравится этот фреймворк потому что в нем есть весь функционал Java Spring, совмещенный с готовыми решениями для быстрого создания интерфейсов. Кроме того он включает решения для ролевой системы, управления БД (включая автоматическую генерацию ченджлогов Liquibase) и даже интегрированную студию для IntelliJ Idea. Основная идея Jmix — это быстрое создание приложений для внутреннего пользования. В нашем коннекторе мы создали разные роли для рекрутера и для сотрудника службы СБ и разделили их обязанности — рекрутер отвечает за корректность данных, а задача сотрудника СБ — только проверить данные и сканы документов, чтобы вынести окончательное решение.

С точки зрения пользователя процесс автоматизирован следующим образом: после выбора действия «Распознать», коннектор загружает массив файлов группы кандидатов (отсканированные документы) и автоматически заполняет данные в БД. Далее в системе файлы проходят проверку сотрудника службы СБ, который одобряет или отклоняет соискателя. В случае отклонения файлы удаляются немедленно, если же кандидат одобрен — сохраняются, пока в 1С не будут готовы принять новые данные и автоматически сформировать карточки. После передачи в 1С мы также удаляем файлы, дабы не создавать ненужных рисков.

При необходимости, модуль Dbrain может также проверить документ на признаки цифрового вмешательства, детектор печатей и подписей, а также может улучшить качество документа.

Внедрение коннектора проходит быстро: базовая установка и интеграция с кадровой системой 1С (а также другими HR-системами) занимают от нескольких дней до одной недели, включая настройку процессов и обучение сотрудников.

Предполагается два варианта внедрения коннектора:

• облачный сервис — данные обрабатываются через защищенное облако Dbrain.

• Локализация в контуре компании, когда все персональные данные хранятся и обрабатываются только на внутренних серверах заказчика. Это решение требует наличия ИИ-инфраструктуры у самого заказчика, но обеспечивает полную конфиденциальность. Сервис Dbrain для локального размещения предоставляется и поддерживается компанией.

В итоге  HR получат простой, но удобный инструмент, который поможет справиться с обработкой большого объема входящей документации и превращает кадровый документооборот в быстрый и точный процесс.