В каждой компании независимо от ее размера и вида деятельности проводятся совещания. Многие сотрудники, да и руководители разных уровней считают, что совещания отнимают много времени и зачастую зримого результата от них не наблюдается. Тем не менее они регулярно проводятся. Проведение совещания – это прихоть руководителя компании или что-то другое, что необходимо для деятельности компании?
Прежде всего давайте посмотрим, для чего и с какой целью проводятся совещания. Это же не просто прихоть руководителя любого уровня, который хочет показать свою значимость перед подчиненными?
Необходимо отметить, что вопрос работы руководителей, находящихся на разных уровнях управления, с точки зрения функционирования механизма управления практически нигде не изучается и не рассматривается по очевидной причине – отсутствие точного и ясного понимания, что такое процесс управления и как функционирует система управления. Существующие исследования, которые имеются и затрагивают этот аспект деятельности руководителей (процесс управления), с одной стороны, отрывочные и не системные, а с другой стороны не ясен вопрос, а что здесь изучать.
Обычно авторы рассматривают человеческие аспекты деятельности руководителей в компании и оценка общих результатов их работы на основе числовых показателей деятельности компании. Это тоже важно и нужно, но без ясного понимания, каким образом руководитель осуществляет свою функцию управления - целенаправленное воздействие на сотрудников, нельзя понять, насколько эффективно его управление, как он это реализует и как это может отразится на результатах деятельности компании.
Результаты изучения распределения рабочего времени некоторых руководителей среднего уровня управления (в средней компании), участвующих в основной и вспомогательной деятельности компании, путем фотографирования их рабочего дня показывает, что от 50% до 70% рабочего времени у них приходится на различного рода совещания:
- участие в совещаниях с руководителем компании;
- проведение совещаний с заместителями руководителя компании или с руководителями других подразделений;
- проведение совещаний с сотрудниками своих подразделения.
Здесь не рассматриваются совещания (переговоры) с контрагентами, так как нам интересен именно механизм управления и все с ним связанное (взаимодействие сотрудников), который функционирует в рамках компании.
Руководители верхнего уровня без энтузиазма относятся к тому, чтобы проводили фотографию их рабочего дня, поэтому по ним таких данных, к сожалению, нет. Однако высока вероятность того, что доля времени у них на проведение совещаний может быть не ниже, а то и еще выше, чем у руководителей среднего уровня:
- совещание со своими заместителями;
- совещания с руководителями среднего уровня;
- совещания с владельцем компании.
Таким образом, как бы мы не относились к совещаниям, но их роль в деятельности компании весьма велика, так как на них рассматриваются и вырабатываются решения, от которых зависит какие задачи и как должны быть выполнены сотрудниками и какие результаты деятельности подразделений и всей компании предполагается получить.
Так что же это такое «совещание», для чего они нужны и можно ли повысить их эффективность?
Совещание – это один из основных рабочих инструментов руководителя, где обсуждаются различные важные для деятельности компании вопросы и руководителем компании на основании общения со своими заместителями, руководителями подразделений и приглашенными специалистами вырабатываются и принимаются решения, определяющие их деятельность на рассматриваемый период.
Если это весьма значимый инструмент руководителя, позволяющий ему осуществлять управление компанией, т.е. осуществлять целенаправленное воздействие на других руководителей (его заместителей и руководителей подразделений) и через них на остальных сотрудников компании, то от его совершенства зависит продуктивность работы как самого руководителя, так и других участников. Сам процесс управления «Провести оперативное и периодическое совещание в компании» (как есть и как может быть), описанный в указанной выше статье, разбираться не будет, так как в нем практически изменений нет. Рассмотрим более детально за счет чего и как можно повысить его эффективность, если применить современные информационные технологии, т.е. использовать более эффективные ресурсы процесса управления.
Необходимо иметь в виду, что совещания бывают разными и зависят как от размеров компании, так и от обсуждаемых вопросов. В компаниях могут проводится:
1) оперативные совещания руководителями подразделений для обсуждения с сотрудниками подразделений и решения текущих рабочих вопросов;
2) тематические совещания, которые организуются обычно руководителем профильного подразделения, заместителем руководителя по теме совещания или руководителем компании, где участвуют руководители и/или специалисты профильных подразделений;
3) периодические совещания (так называемые планерки), которые проводятся под руководством руководителя компании или его заместителя с целью освещения сложившейся ситуации в деятельности компании и для выработки корректирующих решений, если необходимо;
4) чрезвычайные совещания, которые организуются руководителем компании при внезапном изменении внешней или внутренней ситуации, которая может повлиять на деятельность компании;
5) рабочие совещания руководителей среднего уровня управления;
6) совещания с владельцем компании.
1. Рассмотрим в качестве примера оперативное совещание, проводимое с участием руководителя компании «как есть».
Описание процесса управления при выполнении задачи «Провести оперативное совещание в компании «как есть» указано на Рис. 1.
На Рис. 1 отображены участники этого процесса управления и их воздействие и взаимодействие друг на друга. На схеме видно, что на руководителя компании в этом процессе приходится больше всего задач. При выполнении задач участники руководствуются имеющимися в компании инструментами управления и используют имеющиеся ресурсы управления. Посмотрим, какая информация и данные используются в этом процессе управления, который непосредственно связан с операционным процессом «Подготовка и проведение оперативного совещания в компании» и который связан с работой с документами и данными.
Для оперативного совещания с участием руководителя компании характерны следующие особенности:
- определение темы совещания;
- определение дня, времени и места проведения совещания;
- формирование регламента совещания;
- определение участников совещания:
· кто ведет совещание;
· кто выступает на совещании;
· кто присутствует на совещании;
· кто секретарь совещания.
- подготовка материала к совещанию для участников;
- подготовка материала к выступлению участниками, если требуется;
- ведение протокола совещания секретарем;
- рассылка секретарем участникам протокола совещания для согласования;
- согласование протокола совещания участниками, направление участниками секретарю замечаний, если имеются;
- ознакомление секретарем руководителя компании с поступившими от участников замечаниями, если имеются, и принятие по ним решения;
- доведение руководителем решения по замечаниям до секретаря;
- подготовка секретарем и подписание руководителем распоряжения/приказа по результатам совещания;
- направление секретарем приказа участникам совещания.
При подготовке и проведении совещания обычно используется следующая информация и документы:
- регламент совещания (тема совещания, день время и место проведения, кто участвует, темы выступлений, время и очередность выступлений участников – если необходимо, время на обсуждение);
- материал к совещанию для участников;
- информация (доклад) для обсуждения (отчеты, аналитика);
- информация (выступления) участников (отчеты, аналитика);
- обсуждаемые вопросы (из доклада и выступлений);
- высказанные участниками предложения, отмеченные секретарем в протоколе;
- принятые руководителем компании по ходу совещания решения (указания), отмеченные секретарем в протоколе;
- замечания участников по протоколу совещания;
- шаблон протокола совещания;
- шаблон приказа.
Из представленного материала видно, что процесс управления при выполнении задачи «Провести оперативное совещание в компании «как есть», также как и операционный процесс, в рамках которого реализуются поставленные задачи — это работа с данными и с документами. Работа с информацией при подготовке и проведении оперативного совещания «как есть» указана на Рис. 2. При выполнении этого процесса управления для работы с информацией используются следующие ресурсы процесса управления: электронная почта, персональные компьютеры у каждого сотрудника и установлена программа MS Office, объединенные в единую сеть.
На Рис. 2 видно, что при подготовке и проведении совещания можно выделить три этапа, где выполняются соответствующая работа с данными и документами. Эта работа может проводиться с документами как в бумажной, так и в электронной форме.
Рассмотрим каждый этап выполнения задачи «Провести оперативное совещание в компании «как есть».
В рамках Этапа 1 выполняются следующие операции с данными и документами:
1) Руководитель компании определяет регламент оперативного совещания.
2) Руководитель компании готовит доклад на основании имеющейся у него информации и/или по данным, полученным от руководителя(ей) структурного подразделения(й).
3) Секретарь совещания осуществляет рассылку регламента совещания участникам, а также получение от участников материала, если это требуется, и пересылку его руководителю компании для подготовки доклада.
4) Секретарь совещания осуществляет подготовку помещения для проведения совещания, в том числе определяет необходимость в материалах для совещания и проверяет работу оборудования для показа информации на экране для ее визуализации и обсуждения участниками.
5) Участники совещания готовят материал для выступления, используя информацию, отражающую деятельность их подразделений или, например, анализ деятельности конкурентов или др., если необходимо, в бумажном или электронном виде.
В рамках Этапа 2 выполняются следующие операции с данными и документами:
1) Руководитель выступает с докладом/сообщением.
2) Участники совещания выступают со своими докладами/сообщениями, если требуется.
3) Участники обсуждают озвученный руководителем и другими участниками материал и дают свои предложения и замечания по обсуждаемой теме.
4) Секретарь составляет проект протокола по результатам прозвучавших от участников предложений и замечаний, а также по принятым руководителем на совещании решениям.
В рамках Этапа 3 выполняются следующие операции с данными и документами:
1) Секретарь формирует окончательны вариант протокола совещания и направляет его участникам на согласование.
2) Участники совещания принимают протокол и/или дают замечания к нему и направляют их, если имеются, секретарю совещания.
3) Руководитель согласовывает протокол или вносит в него при необходимости изменения и передает секретарю для оформления.
4) Секретарь готовит приказ на основании принятых руководителям решений и согласует его с ним.
5) После подписания приказа руководителем секретарь направляет его участникам для выполнения.
Примечание: в приказе указываются ответственные за поставленные руководителем задачи лица, срок их выполнения и используемые ресурсы, если это требуется.
С отслеживанием выполнения ответственными лицами поставленных руководителем задач в разных компаниях ситуация складывается по-разному. Где-то осуществляется плотный контроль их выполнения, а где-то о них забывают и вспоминают, когда что-то происходит.
2. Рассмотрим пример оперативного совещания, проводимого с участием руководителя компании «как может быть», где используется специальная программа и ИИ.
Описание процесса управления при выполнении задачи «Провести оперативное совещание в компании «как может быть» указано на Рис. 3.
На Рис. 3 видно, что сам процесс управления при выполнении задачи «Провести оперативное совещание в компании «как может быть» не изменился. Изменился состав участников – функции секретаря переданы программе «Совещание». Но это не обязательно, так как в каких-то компаниях секретарь может и понадобиться. Основным отличием от процесса управления «как есть», указанного на Рис. 1 – это использование более совершенных ресурсов управления (средств связи и средств обработки информации).
В качестве ресурсов управления используются: программный продукт с функциями ИИ, который непосредственно связан с различными базами данных и с которым могут взаимодействовать через персональные компьютеры все участники. Также с ИИ возможна связь не только при помощи ПК, но и при голосовом обращении, если это требуется.
Посмотрим, как может осуществляться работа с информацией и документами с использованием более совершенных ресурсов управления (см. Рис. 4).
Рассмотрим каждый этап выполнения задачи «Провести оперативное совещание в компании «как может быть».
В рамках Этапа 1 выполняются следующие операции с данными и документами:
1) Руководитель компании выбирает регламент оперативного совещания из созданных шаблонов, где имеются все данные по этому типу совещаний. При этом можно внести изменения в шаблон (как с клавиатуры, так и голосом):
- внести дату, время и место проведения, если есть изменения,
- изменить состав участников;
- изменить тему совещания;
- указать выступающих и др.
2) Руководитель компании готовит доклад на основании данных (отчетов), полученных из БД и, возможно, на основании аналитических данных, подготовленных ИИ.
При этом можно дать указание ИИ (как с клавиатуры, так и голосом):
- провести сравнение текущих показателей с предыдущими периодами;
- предоставить прогноз развития с учетом основных внешних факторов;
- сравнить результаты работы разных подразделений, с конкурентами и др.
3) Руководитель компании дает указание ИИ осуществить рассылку регламента совещания участникам.
4) Помещение для проведения совещания на указанную дату и время закрепляется за руководителем компании с помощью ИИ и он также тестирует работу оборудования для показа информации на экране для ее визуализации и обсуждения участниками.
5) Участники совещания готовят материал для выступления, используя информацию, отражающую деятельность их подразделений, предоставленную ИИ, в нужном им виде и форме, а также, например, анализ деятельности конкурентов или др., если необходимо.
В рамках Этапа 2 выполняются следующие операции с данными и документами:
1) Руководитель выступает с докладом, демонстрируя необходимую информацию на экране (как с клавиатуры, так и голосом).
2) Участники совещания выступают со своими докладами и демонстрируют необходимую информацию на экране, если требуется.
3) Участники обсуждают озвученный руководителем и другими участниками материал и дают свои предложения и замечания. Если в регламенте указано время на выступления участников, то ИИ предупреждает выступающего о его истечении.
4) ИИ преобразует голосовые выступления участников в текст, выделяет предложения участников и решения руководителя и составляет проект протокола, который предоставляет руководителю компании на согласование.
В рамках Этапа 3 выполняются следующие операции с данными и документами:
1) Получив от руководителя компании окончательный вариант протокола совещания ИИ направляет его участникам на согласование.
2) Участники совещания принимают протокол и/или дают замечания к нему и направляют их, если имеются, через ИИ руководителю компании. ИИ проводит анализ замечаний и предложений, структурирует их и доводит эту информацию руководителю компании для согласования.
3) Руководитель согласовывает протокол или вносит в него при необходимости изменения и передает ИИ для подготовки финального протокола.
4) На основании полученных от руководителя компании распоряжений (как с клавиатуры, так и голосом) ИИ готовит приказ и предоставляет его руководителю на согласование.
5) После подписания приказа руководителем электронной подписью ИИ направляет его участникам для выполнения. В приказе указываются ответственные за поставленные руководителем задачи лица, срок их выполнения и используемые ресурсы, если это требуется, и др.
6) ИИ может контролировать выполнение приказа ответственными лицами, указанными в нем, или их заместителями и предоставлять информацию руководителю компании об этом в указанные в приказе или руководителем сроки с результатами их работы.
7) На основании высказанных участниками совещания замечаний и предложений, а также по результатам их работы ИИ может составлять для руководителя компании портрет участников (руководителей подразделений), где могут отражаться их способности к анализу ситуации, выводам и предложениям, в том числе и по конкретным выполнениям поставленных задач.
Возникает вопрос, а стоит ли руководителю компании нести трудовые, временные и финансовые затраты, которые могут быть весьма значительными, чтобы автоматизировать процесс управления при решении задачи по подготовке и проведению совещаний?
Пожалуй, небольшие компании вряд ли смогут все это осуществить самостоятельно, если только приобрести уже готовый программный продукт, если такой имеется на рынке. Но для средней и крупной компании, а также для компаний холдингового типа, имеющих в своей структуре не одно предприятие, автоматизация процессов управления (не только по приведенной задаче, но и по другим) может позволить им перейти на новый качественный уровень управления.
Почему автоматизация совещания будет полезна компаниям?
Главный ресурс, который используется всеми – это не сырье и материалы, а время. Все привыкли оперировать количественными и качественными показателями, которые отражают деятельность компании. Но указанные показатели операционных процессов отражают деятельность компании за определенное время (период). Вопрос времени доведения и работы с информацией также важен и для процессов управления, которые осуществляются в компании при выполнении сотрудниками тех или иных задач.
Чем меньше времени будут затрачивать руководители и сотрудники на выполнение процессов управления при выполнении различных задач, тем более эффективным будет механизм управления, так как это позволяет высвободившееся у сотрудников время использовать для решения других задач или выполнять больший объем работы. А для руководителей это позволит уделять больше времени на проработку возникающих вопросов, требующих от них интеллектуальных способностей, убрав или значительно снизив время на выполнение ими рутинных операций.
Также это позволяет снизить число сотрудников при выполнении большинства задач. Особенно это касается офисных сотрудников, работающих с информацией, за счет передачи части или всех выполняемых ими функций программе и ИИ. Использование ИИ предпочтительно в тех случаях, когда речь идет об оперативном получении, обработке, анализе и формировании информации в требуемом для руководителей форме и виде, что позволит всем сотрудникам более оперативно работать с информацией и использовать ее при решении стоящими перед ними задачам.
Комментарии:
1. В данной статье приведен пример автоматизация только одного процесса управления при выполнении задачи «Провести совещание». Для получения компанией максимального эффекта от автоматизации процессов управления требуется описать и автоматизировать как можно большее их количество для того, чтобы охватить всю систему передачи и обработки данных и документов, сложившуюся в компании. Возможно также предусмотреть в программе «Управление» (которая пока в перспективе разработки) взаимодействие компании с ее контрагентами в части обмена данными и документами.
2. Попытки повысить эффективность деятельности всей компании только за счет совершенствования и оптимизации бизнес-процессов (операционных процессов) явно недостаточно и не дадут максимального результата, если не учитывать воздействие на их выполнение процессов управления, так как имеющиеся в компании процессы управления и сложившаяся в ней структура и система управления могут тормозить их реализацию и, соответственно, ее развитие.
3. Использование нового подхода к управлению и методология процесса управления, предназначенная для практической реализации в компаниях, позволяет им получить значительные конкурентные преимущества, так как это новация, которая еще нигде и никем не применяется.
Вы можете принять участие в обсуждении различных вопросов, касающихся управления в организации, на моем ТГ-канале Управление – Новый подход: https://t.me/upravlenie_novyj_podhod/5.