Я Ольга, проектирую интерфейсы для «Экзон» — системы управления строительными процессами. В статье я расскажу, как я разработала новую функцию для этой системы, с какими трудностями столкнулась и как их преодолела. Мне поставили задачу: упростить процесс создания карточек документов. Раньше пользователи работали с Excel-шаблонами для создания карточек документов, теперь всё заполняют в удобном интерфейсе «Экзон» — быстро и без лишних шагов.

Мой опыт будет полезен тем, кто разрабатывает сложные интерфейсы и не боится строительных терминов.

Как устроена работа с документами в модуле Проектно-изыскательских работ

Проектно-изыскательские работы (ПИР) — это комплекс работ по подготовке документации для начала строительства. Поясню, как ведётся работа в модуле ПИР в Экзон. На старте проекта в Экзон на вкладках рабочей и проектной документации модуля ПИР создаётся структура разделов, в разделах создаются карточки документов, в них добавляются файлы, проставляется QR-код. После этого документация отправляется на согласование. Процесс разделяют на этапы для эффективной работы. Этапы поддерживают массовые операции.

В задаче переработано решение этапа массового создания «карточек» документов. «Карточки» представляют собой табличные записи, содержащие базовую информацию о документе, но без файлов. Файлы в карточки загружаются на следующем этапе. На скрине интерфейса Экзон есть карточка с шифром 000-ЖД-П-АР3.2, в которую позже будет загружен файл документа. До внесения изменений процесс массового создания таких заготовок осуществлялся с помощью Excel-шаблонов. Пользователи сталкивались с трудностями: заполнение больших файлов приводило к частым ошибкам и техническим проблемам при импорте шаблона. Задачей было упростить процесс, чтобы сделать работу пользователей комфортной и надёжной.

Как работали раньше

Сначала пользователь скачивал Excel-шаблон из Экзона. Затем вручную заполнял его по правилам: разделы, даты, шифры и другую информацию. После этого загружал файл обратно в Экзон, и на основе информации из шаблона в интерфейсе автоматически создавались карточки.

Проблемы с Excel-шаблонами доставляли пользователям массу неудобств:

1. Трудоёмкий процесс заполнения
   Шаблон содержал до сотни строк. Количество правил заполнения со временем увеличивалось и сами правила усложнялись. Пользователям приходилось тратить часы на ручной ввод данных, требующий предельной внимательности

2. Ошибки переноса данных
   При копировании структуры разделов и дат из Экзон в Excel информация часто «съезжала» — даты попадали не в те ячейки, разделы отображались некорректно, что приводило к ошибкам

3. Проблемы с актуальностью данных
   Пока один пользователь заполнял шаблон, другой мог в это же время изменять структуру разделов в Экзон. Информация об изменениях никак не переносилась в шаблон, появлялись расхождения

4. Ограничения по типам файлов
   Массовая загрузка через шаблон была реализована только для PDF-документов. Часть проектной документации должна загружаться в новом формате XML, для которого была недоступна массовая загрузка

5. Неочевидные причины ошибок
   При загрузке данных в Экзон из Excel-файла возникали сбои, если пользователи допускали ошибки при заполнении шаблона. Причины сбоев были неочевидны. Пользователи тратили время, чтобы догадаться, где были проблемы, снова и снова пытались загрузить файл, обращались в техническую поддержку

Эти сложности замедляли работу, вызывали закономерное раздражение пользователей. Новое решение должно было значительно упростить процесс.

Как выглядит новый процесс

В новом интерфейсе пользователи массово создают и распределяют карточки комплектов, не покидая Экзон. Я перенесла привычную логику работы с электронными таблицами в наш интерфейс, добавила новые возможности. Например, при дублировании карточек часть полей заполняется автоматически.

Новое решение устраняет большинство проблем

1. Исключает ошибки при заполнении, редактировании и импорте шаблона

2. Ускоряет редактирование внесённых данных

3. Гарантирует создание карточки документа в актуальном разделе

4. Позволяет массово создавать карточки для документов XML-формата

Трудности проектирования

Я проанализировала работу пользователей и проблемы на каждом этапе создания карточек. Выявила различия между карточками рабочей и проектной документации.

С учётом бизнес-требований определила необходимую функциональность.

1. Уникальность шифров документов, чтобы исключить дублирование

2. Правильность дат для контроля формата и логики

3. Обязательность полей для заполнения ключевых данных

4. Изменения в структуре разделов и настройках, внесённые другими пользователями, пока модальное окно было открыто

Я сделала подробную блок-схему проверок и действий, чтобы описать каждый сценарий ошибок во время работы с карточками в модальном окне, сохранении черновика и добавлении карточек.

Схема стала основой для создания макетов. Без неё я могла бы упустить комбинацию ошибок и не продумать их отображение в макете. Я уделила много внимания типам и текстам предупреждений. Необходимо было найти баланс между понятностью и эффективностью, чтобы учесть многообразие ошибок, при этом оптимизировать их представление в интерфейсе, а не создавать десятки уникальных сообщений, которые усложнили бы код.

Пользователи получают ясное описание ошибки и способы её исправления. Разработчикам не нужно создавать и поддерживать десятки отдельных сообщений, тестировщики смогут эффективнее контролировать процесс.

Что в итоге

От сложной схемы работы с заполнением шаблона в Excel перешли к простой и надёжной схеме работы в интерфейсе Экзон. Пользовательский путь стал проще.

Пользователи будут работать быстрее в новом интерфейсе без необходимости переключения между приложениями, сэкономят время и не сделают массу неочевидных для них ошибок. Снизится нагрузка на техподдержку: пользователи сами понимают, где проблема и как её решить. Оптимизированные сообщения об ошибках позволят быстрее разработать и легче поддерживать новую функцию. Разработка и дальнейшая поддержка потребуют меньше затрат.