Я Ольга, проектирую интерфейсы для Экзон — системы управления строительными процессами. Я уже рассказывала, как упростила массовое создание карточек документов, теперь пользователи заполняют карточки в интерфейсе Экзон и без лишних шагов. В этой статье расскажу, как я проектировала ещё одну функцию по работе с документами: массовую загрузку файлов в уже созданные карточки. Статья будет интересна дизайнерам и аналитикам, которые разрабатывают сложные интерфейсы.
Как устроена работа с документами в модуле Проектно-изыскательских работ
Проектно-изыскательские работы (ПИР) представляют собой обязательный подготовительный этап строительного процесса. Работа в модуле ПИР в Экзон проходит следующим образом: сначала формируется структура разделов на вкладках рабочей и проектной документации, затем в этих разделах создаются карточки документов. Карточки — это записи в таблице с основными сведениями о документе, но без самих файлов. В карточки загружаются файлы, проставляются QR-коды, документы отправляются на согласование. Для повышения эффективности процесс разбивают на этапы. Эти этапы обеспечивают возможность выполнения массовых операций.
Я уже работала над улучшением процесса массового создания карточек документов. В рамках этой задачи я занималась разработкой следующего этапа — массовой загрузки файлов. До изменений пользователи загружали файлы в карточки по одному или архивом для массовой загрузки. Архив требовал предварительной подготовки, что усложняло процесс. Перед дизайнерами стояла задача сделать массовую загрузку файлов проще и удобнее.
Как работали раньше
Пользователи подготавливали архивы с файлами так, чтобы имя каждого файла совпадало с шифром документа в реестре. После загрузки система пыталась распознать PDF-файлы по именам и автоматически привязать их к нужным карточкам. Однако каждая ошибка в названии файла или иерархии папок приводила к сбоям, часть файлов не загружалась. Это заставляло пользователей проверять каждое имя файла вручную, исправлять архивы и снова перезагружать файлы.
Дополнительные файлы приходилось загружать на следующем шаге в каждой карточке документа.
Проблемы пользователей:
Трудности с подготовкой файлов для загрузки. Пользователям приходилось внимательно проверять имена нескольких десятков файлов
Ограничения на использование специальных символов в именах файлов
Проблема с загрузкой файлов из папок внутри архива, файлы не распознавались
Отсутствие массовой загрузки дополнительной и сопроводительной документации. Файлы редактируемых форматов и приложений приходилось загружать отдельно для каждой карточки
Как выглядит новый процесс
В новом интерфейсе пользователи загружают файлы массово через модальное окно. Загружаемые файлы анализируются и сопоставляются с карточками документов по шифрам. В случаях, когда автоматическое распознавание невозможно, пользователь может вручную выбрать подходящий шифр из доступного списка прямо в процессе загрузки. Особенностью решения стала поддержка всех форматов проектной документации для массовой загрузки — пользователи могут загружать как основные PDF и XML файлы, так и дополнительные материалы к основному файлу.
Преимущества нового решения:
Не тратится время на подготовку архива, проверку шифров и переименование файлов
Шифр выбирают вручную, если он не определён автоматически. При загрузке файлы не будут случайно пропущены
Файлы дозагружают прямо во время работы в модальном окне
Дополнительные файлы загружают одновременно с основными
Если возникла ошибка, появляются подсказки, которые объясняют проблему и предлагают её решение.
Ход проектирования
Я изучила, как пользователи добавляют файлы в рабочую и проектную документацию, определила, что требуется изменить. Установила функциональные требования. При проектировании вместе с аналитиками прорабатывали идею распознавать частичное совпадение шифра, предупреждать пользователя и просить его подтвердить предполагаемый шифр. Для облегчения разработки перешли к упрощённой схеме. Отказались от проверки файла на частичное совпадение шифра. Упрощение проверок позволит сократить сроки реализации новой функции и упростить тестирование.
Решение отказаться от сложной схемы проверок связано и с будущим развитием модуля. Алгоритмы искусственного интеллекта будут использоваться для автоматического определения шифров, включая частичные совпадения.
Пока один пользователь добавляет файлы, другой может в это же время отредактировать шифр карточки документа в реестре. Поэтому при загрузке проходит проверка на изменения шифра. Если изменения произошли, пользователь получает сообщение. Массовое удаление файлов без шифров из таблицы позволяет быстро загрузить файлы с уже выбранными шифрами.
Загрузка длится несколько минут, и пользователю нужно ждать. Я добавила уведомления о ходе загрузки и результатах.
Итоги
Пользовательский путь упрощён. Новый интерфейс позволяет загружать файлы напрямую в карточки документов, исключая необходимость подготовки и загрузки архивов.
Решение упростило процесс массового добавления файлов — пользователи могут быстрее и эффективнее заполнять карточки документами. Работа с файлами и карточками происходит в едином интерфейсе, что исключает необходимость переключаться между экранами или загружать файлы заново. Система обеспечивает интуитивно понятную работу: встроенные подсказки помогают избежать ошибок. Это особенно полезно при работе с большим объёмом файлов и карточек, когда в карточки важно быстро загрузить десятки файлов, не тратя время на их ручную проверку и переименование.