Всем привет! Меня зовут Олег Джулаев, я автор Projecto.

На рынке ПО для управления проектами сейчас отчетливо прослеживается курс объединения всего и сразу: CRM, видеозвонки, складской и финансовый учет, навороченные таск-трекеры, ЭДО, мессенджеры, облачные хранилища, онлайн-редактирование документов (встроенные офисные пакеты) и т.д. Но не всем компаниям и командам нужны мегакомбайны: кто-то предпочитает использовать разные профильные инструменты, чтобы разделять зоны работы, а кому-то большой выбор функций просто не нужен – как минимум в целях экономии бюджета. Не менее важна обратная сторона таких комплексных решений – сложное внедрение и обучение, а также не самый удобный интерфейс.

Собрал топ профильных сервисов для совместной работы, которые выстроены вокруг функционала управления задачами.

Projecto – удобный сервис для управления проектами и рабочими процессами

Projecto – рабочий инструмент для эффективного взаимодействия команд, а также для контроля сроков, согласования документов, задач, обмена файлами, ведения карточек сотрудников и коммуникаций. Имеет встроенный конструктор оргструктуры и все для управления портфелями проектов. Этот сервис позволяет эффективно организовывать рабочее пространство и подходит для команд любого размера.

Наиболее интересные технические фичи:

• Детальный контроль выполнения задач – подробные карточки, описания, чек-листы, приоритеты, дедлайны, статусы, места, связи и прочее.

• Визуальное отображение связей конкретной задачи при ее делегировании с изменением названия и описания.

• Инструменты управления процессами – с настройкой участников и прав доступа.

• Настраиваемые карточки документов и внутренних писем – с конструктором на основе произвольных полей. Документы легко фильтруются по отделам и контрагентам.

• Все для управления проектами – категории, портфели, канбан-доски, диаграммы Ганта с поиском критического пути, календарные графики, сводки, цели, вехи или этапы, кастомные поля, гибкие даты, проектные комитеты и прочее.

• Очень подробные и информативные карточки сотрудников – история перемещения по должностям, контакты, данные важных документов, графики, отпуска, отгулы, командировки, статистика.

• Сопоставление календарей для планирования встреч.

• Распределение незакрытых задач при увольнении.

• Мотивированный отказ от задач.

• Удобные заметки – личные и общие, аудиозаметки на мобилках. Подходят для ведения корпоративной базы знаний.

• Встроенный корпоративный мессенджер и обсуждения по задачам, проектам, событиям, документам и пр. Есть обмен файлами и сквозные объявления.

• Гибкие уведомления – email, в браузере, нативные push в мобильных приложениях.

• Настраиваемые виджеты на главной.

• Система импорта и экспорта.

Тарифы и цены

Без фримиума. Для тестирования есть триал – на 14 дней. Деления по функциям и лимитам нет. Стоимость зависит от количества участников (рабочих мест) и периода предоплаты – от 344 до 480 руб. в месяц за каждого.

Singularity – программа для планирования и повышения продуктивности

SingularityApp хорошо помогает в организации индивидуальных проектов – это программное обеспечение может работать без постоянного подключения к сети (с локальным хранилищем). Но оно же поддерживает и совместное использование – если участников команды не более 10. Главное, чтобы у каждого была своя оплаченная лицензия.

Наиболее интересные технические фичи:

•  Офлайн-работа и возможность создания ручных бэкапов.

• Добавление задач голосом через Алису, а также через ботов в мессенджерах, из email, с помощью виджетов на рабочем столе (Android/iOS).

• Напоминания о задачах на основе географического положения пользователя и классика – по времени.

• Встроенные инструменты продуктивности – трекер привычек, Pomodoro-таймер, трекер времени выполнения задач.

• Все самые востребованные форматы отображения проектов – канбан, диаграммы Ганта, календарный вид, списки.

• Интеграция с внешними календарями и API.

• Встроенный ИИ-ассистент, которого можно заменить на свою нейросеть.

• Возможность хранения файлов во внешних S3-хранилищах + оригинальное облако.

Тарифы и цены

Есть бесплатное использование – только для личных задач, без облачной синхронизации. Тарифы для небольших команд, до 5 человек – по 209-249 руб. в месяц за каждого. Максимум возможностей совместной работы в команде (до 10 человек на проект) – 250-299 руб. за каждого.

Teamly – российская платформа для управления знаниями и совместной работы с документами

Оригинальная система для совместной работы – имеет встроенный трекер задач, канбан-доски и особые инструменты для Agile-команд. Но основную ставку делает на совместное редактирование документов и баз знаний. Специально для того, чтобы информация отображалась в динамике, предусмотрены механизмы умных таблиц и расчета по формулам. Есть также связи, сводки, ссылки, реестры и разные варианты представления.

Наиболее интересные технические фичи:

• Визуальный редактор документов, который работает по аналогии с Google Docs. В нем есть система распределения прав доступа, версионирование, встроенный конструктор диаграмм (Draw.io), система примечаний, импорт/экспорт в формате .docx.

• Динамические таблицы с расчетом по формулам и автоматизациями. Можно использовать как замену ушедшему из РФ Notion.

• Конструктор опросов и тестов для проверки знаний сотрудников или учащихся.

• Интерактивные доски – для проведения онлайн-презентаций.

• Конструктор сценариев диалога.

• Модуль согласований.

• Гостевой доступ и гибкая настройка прав для сотрудников

• Публикация страниц в Интернете.

• Чат, комментарии и обсуждения задач / документов.

• Модуль для Scrum-команд.

• Облачное хранилище с поддержкой WebDAV.

• ИИ-ассистент.

Тарифы и цены

Есть бесплатный тариф для небольших команд – до 5 человек. Сильно ограничен по возможностям и диску. Платные подписки для команд не более 20 человек – от 299 руб. в месяц. Для большого бизнеса – от 399 руб. в месяц за каждое рабочее место редактора.

Токены для ИИ, а также дополнительное место на диске, API-запросы и пакеты читателей нужно покупать отдельно.

Weeek – сервис для работы и коммуникаций

Это онлайн-инструмент для командной работы. Включает в себя функционал CRM, базы знаний, таск-трекера и корпоративного чата. Неплохо адаптирован для Agile-команд, так как имеет специфические отчеты, метрики и особые варианты рабочих пространств.

Наиболее интересные технические фичи:

• Шаблоны для проектов и досок. Внутри задач можно выделять этапы реализации.

• Вложенная иерархия с подзадачами, а также плоские связи.

• Сравнение план/факт, соответственно несколько вариантов назначения (указания) сроков – плановые, фактические, дедлайны.

• Тайм-трекинг.

• Гант, канбан, календарь и другие форматы отображения.

• Система произвольных полей для задач.

• Подпись документов и ознакомление.

• Подробная аналитика и экспорт отчетов.

• Простейшая система автоматизации.

• Встроенный каталог приложений. Это как аналог плагинов. В частности, есть интеграции с Google Документами, досками Miro, макетами Figma и пр. Если чего-то нет, можно использовать вставку кода в iframe.

• Модуль корпоративной базы знаний и блочным редактором и набором готовых шаблонов.

• Модуль CRM, где сделки можно связывать с задачами.

• Уведомления на почту, в мобильных приложениях, браузере, а также в мессенджерах.

• Pomodoro-таймер и виджеты медитаций.

Тарифы и цены

Бесплатный тариф – до 5 пользователей. Есть ограничения по количеству проектов, количеству документов, размеру диска и пр. Тариф для небольших команд, до 10 человек – от 199 руб. в месяц за рабочее место. Тарифы для больших команд – от 399 руб. Но «от» здесь очень абстрактное понятие, так как тарифы формируются на основе набора модулей и их опций. В итоге общая стоимость может достигать 1000 руб. за пользователя в месяц и выше.

ЛидерТаск – приложение для управления задачами

Редкий представитель stand-alone софта, который вырос из персонального менеджера задач (PIM). Сейчас имеет web-версию сервиса для командной работы, но продолжает поддерживать программные клиенты для всех популярных операционных систем.

Наиболее интересные технические фичи:

• Задачи можно ставить голосом (в мобильных приложениях), а также по email, через ботов в мессенджерах или вручную.

• Синхронизация с облаком по требованию и полноценная оффлайн-работа.

• Все самые необходимые атрибуты задач – теги, сроки, повторяющиеся напоминания, цвета, описания, вложения (для прикрепления файлов) и пр.

• Подзадачи и наглядное дерево связей.

• Канбан-доски и Гант.

• Совместная работа над проектами и задачами с распределением прав доступа.

• Чаты для обсуждения задач.

• Гостевой доступ и публичные доски.

• Готовые интеграции с онлайн-календарями.

• Импорт из Trello и Notion.

Тарифы и цены

Бесплатное использование подходит только для личных задач, без облака. Тариф для командной работы, не более 10 участников – от 2700 руб. в месяц сразу за всех.

YouGile – бесплатный планировщик задач для небольших команд

Изначально сервис был рассчитан на команды разработчиков, использующих принципы Agile, отсюда и схожесть названия. Но со временем он оброс массой вспомогательных инструментов и модулей. Конечно, ядром остаются канбан-доски и специфические отчеты о продуктивности команды, но появились встроенные чаты, мини-CRM, тайм-трекинг, автоматизации и многое другое.

Наиболее интересные технические фичи:

• Здесь самые функциональные канбан-доски – есть закрепление колонок за отдельными исполнителями, WIP-лимиты, согласование задач в колонке, уведомления при перемещении карточек, настраиваемые фильтры и прочее.

• Встроенный редактор кода (конфигуратор) – его можно использовать для написания собственной логики работы трекера. Используется синтаксис JavaScript.

• Диаграммы Ганта и календарный вид.

• Информативные и яркие карточки задач – к ним можно добавлять стикеры, таймеры, обложки, видеосообщения, менять цвета.

• Простейшая CRM-система, где карточки задач заменены на карточки клиентов.

• Прием задач с почты и из форм.

• Импорт из Trello и из CSV-файлов.

• Настройка нескольких компаний, их отделов и служб. Каждая компания может запускать любое количество проектов.

• Голосовые сообщения с автоматической расшифровкой.

• Чаты по задачам со встроенными опросами и реакциями.

Тарифы и цены

Первые 10 пользователей всегда остаются бесплатными, даже если вам нужно больше рабочих мест. Бесплатный тариф без каких-либо лимитов или ограничений. Дальше – от 495 руб. в месяц за каждого участника. Деления по тарифам нет, но чем больше предоплата, тем выше скидка.

Dtrack – простейший таск-трекер для организации работы

Просто трекер задач, в котором есть все необходимое для совместной работы над проектами – задачи, приоритеты, обсуждения, чек-листы, уведомления.

Наиболее интересные технические фичи:

• Ничего лишнего, только инструменты управления проектами и задачами.

• Встроенная диаграмма Ганта с готовыми обозначениями превышений запланированных сроков.

• Гибкие права участников – в соответствии с ролями, комнатами и проектами.

• Настраиваемые статусы задач – они же будут использоваться как колонки в канбан-досках.

• Система дополнительных полей и синтаксис для описания логики их расчета.

• Механизм автоматического расчета трудозатрат – на основе фиксированных ставок для каждого участника.

• Чат для общения по задачам.

• Прикрепление файлов.

Тарифы и цены

Бесплатный тариф – не более 2 пользователей, каждому до 500 Мб на диске, без ограничений по функциям. Платный – по 50 руб./месяц за каждого пользователя. На одного человека выделяется по 5 Гб на диске.

Strive – онлайн канбан-доски, документы, календарь и регламенты

В данном сервисе вся работа выстраивается вокруг канбан-досок. Но, чтобы обеспечить плодотворную совместную работу, внутри есть встроенный модуль для ведения документации, а также отдельная сущность– регламенты. Это рабочие инструкции и карты действий, обязательные к изучению. После их прочтения пользователю предлагается пройти тестирование, чтобы убедиться в том, что знания усвоены на достаточном уровне.

Наиболее интересные технические фичи:

• Несколько режимов отображения задач – доски, календарь, таймлайн (как аналог диаграмм Ганта) и классические списки.

• WIP-лимиты и совместимость с методологией Scrum (бэклог, задачи на спринт и т.п.).

• Оригинальное копирование задач – при создании дубликата можно выбрать что именно нужно скопировать: исполнителей, сроки, описания, участников, ярлыки, статус и т.п.

• Чат по задачам и обмен файлами.

• Шаблоны проектов, импорт и экспорт в формате CSV.

• Чек-листы и подзадачи, связи между задачами.

• Пространства – для разделения разных команд, отделов и служб.

• Корпоративная база знаний и регламенты, видеоинструкции.

• Пользовательские вкладки, в которые можно встраивать внешние сервисы, например, Документы Google и т.п.

• Архив задач, проектов и детальная история изменений.

• Тайм-трекинг.

• API и интеграции.

• Уведомления в браузере, мобильных приложениях и в Telegram.

Тарифы и цены

Бесплатный тариф – до 10 человек и с рядом существенных ограничений по функциям, а также по количеству документов, регламентов, пространств. Тариф для микрокоманд, на 2 участников – по 1000 руб. в месяц. Тариф для команд до 15 человек – 3375 руб. в месяц (за всех). Свыше 15 человек – по 250 руб. в месяц за пользователя.

Как выбрать сервис для совместной работы

Управление командой – это всегда организационная работа: выдать задачу, обозначить сроки, обеспечить всем необходимым, проконтролировать прогресс и качество, принять итоговый результат, проанализировать что получилось хорошо, а что не очень.

Но когда задач по проекту становится слишком много, без удобных таск-трекеров никуда. Именно они обслуживают большую часть рутины: рассылают уведомления, отображают статусы, подготавливают отчеты, хранят данные по задачам, обеспечивают прозрачность, коммуникацию и согласования.

С одной стороны, совместная работа над проектом не заканчивается одним только трекингом задач. Для работы команд могут потребоваться и другие инструменты: хранилища документов и контактов, базы знаний со сквозным поиском, редакторы офисных документов, удобный корпоративный мессенджер, CRM-система, инструменты для тестирования знаний сотрудников, корпоративная почта и много чего еще.

Но есть ли смысл собирать это все в одном сервисе? На мой взгляд, идея не самая удачная. Точнее – имеет смысл объединять только то, что действительно имеет непосредственное значение для хранения данных по работе. Практика показывает, что разделение профильных функций срабатывает гораздо лучше. Вот каким приложением вы пользуетесь для ежедневного общения? Только не говорите, что Telegram… ?

Советы по выбору примерно такие:

1.   Определитесь с задачами, которые должен решать сервис. Не стоит вестись на поводу большинства. Сервисы, которые используют «все», могут вам не подойти. Рассуждал об этом в этой статье.

2.   Не стоит гнаться за максимальным количеством функций. Чем больше умеет платформа, тем сложнее ее внедрить и тем больше вы будете переплачивать за ненужный/неиспользуемый функционал.

3.   Интерфейс сервиса должен быть удобным и интуитивно понятным. Вот прям с ходу: «Да – да. Нет – нет». Если для запуска нужно детально погружаться в настройки, то вы скорее всего потратите много времени и сил, но «идеала» так и не получите, так как понятие лучшего у каждого свое.

4.   Трекер на 100% должен быть совместим с вашими сценариями работы. Поэтому нужно составить подробный список требований и каждого претендента проверять по нему.

5.   Чем меньше действий выполняется «в обход» сервиса, тем лучше. Это лучший критерий отбора – сразу становится понятно, что это «ваш» инструмент и другие вам не нужны. А чтобы понять, «ваш» он или не «ваш», нужно детально протестировать инструмент в работе. Сейчас почти у всех платформ есть или бесплатный триал или специальный стартовый тариф.

6.   Ну и цены. Бюджет у всех разный, как и стоимость подписок профильных сервисов. Не стоит ожидать, что супердорогой сервис будет самым удобным. Цена слабо коррелирует с набором возможностей. Это скорее отражение вложений труда и амбиций разработчиков. Либо ориентируйтесь на среднюю температуру по больнице, либо детально считайте обоснованность – если сервис существенно дороже конкурентов.

На всякий случай изучите историю продукта и оцените его перспективы. Самое неприятное – это когда разработчики что-то не вывезли, неправильно оценили рынок и решили закрыть свой трекер. Экстренный переезд хуже пожара.

Вместо концовки

Идеального инструмента для обслуживания совместной работы не существует. Все дело в потребностях команд и в их предпочтениях. Максимально функциональные, гибкие и комплексные сервисы – это всегда сложное внедрение и настройка, а также определенный период привыкания. Готовые платформы с минимальной настройкой внедряются быстро, но не дают потенциала точечной адаптации под команду. Они часто поставляются «как есть».

Выше мы показали только такие платформы, которые не стремятся охватить все и вся. Они выглядят более перспективно для ситуаций, когда нужен «просто трекер задач».

А какой софт используете вы?