Частая ошибка начинающих бизнесменов — они не уделяют должного внимания сбору и анализу данных, оптимизации рабочих процессов и контролю ключевых показателей. Это приводит к уменьшению производительности и неоптимальной трате времени и ресурсов. При плохих процессах приходится по несколько раз исправлять одни и те же ошибки. С ростом числа клиентов ухудшается сервис, и без анализа данных нет чёткого понимания, что нужно улучшить. В итоге решения принимаются по наитию.

Чтобы быть конкурентоспособным, современному бизнесу, помимо качественных продуктов и услуг, необходимо иметь прозрачные процессы и собирать аналитические данные. Без этого сложно понимать реальное состояние дел в бизнесе и принимать правильные решения. Поэтому важно иметь у себя в арсенале необходимые инструменты, которыми не только удобно пользоваться, но и которые позволяют упростить работу и создать максимально прозрачные процессы.

Сегодня существует огромное количество инструментов и решений. Но большинство предпринимателей не пользуются ими, потому что либо не видят в них ценности, либо не понимают, как ими пользоваться, либо дорого, либо сложно и ещё 100500 либо. Но те, кто разобрался, нашёл или создал себе такие инструменты, уже в среднесрочной перспективе имеют преимущество.

Я уже более 10 лет создаю IT-продукты и решения, которые помогают бизнесу увеличивать прибыль за счёт автоматизации и цифровой трансформации процессов. Я участвовал в создании дюжины стартапов и создал десятки онлайн-инструментов, которыми пользуются сотни тысяч людей по всему миру.

Вот один из хороших примеров в моей практики, показывающий преимущества цифровой трансформации. Для одной небольшой американской юридической компании я и моя команда создали инструмент для генерации юридических документов, он позволял юристам быстрее формировать документы. А позже, расширив функционал этого инструмента, мы создали онлайн-сервис и полностью трансформировали компанию. Теперь они обслуживают клиентов не только своего города, но и всей страны. За три года капитализация компании выросла в несколько раз.

В статье поделюсь с вами реальным опытом создания прозрачной системы контроля основных бизнес показателей. Постараюсь привить ценность использования цифровых решений, покажу, что это не сложно и не всегда дорого. Итак, поехали!

С чего все началось

Если вы хотите иметь то, что никогда не имели, вам придётся делать то, что никогда не делали.
Коко Шанель

Жена устала сидеть в декретном отпуске, и мы решились на открытие небольшого бизнеса — детской игровой комнаты. Так как у меня свой бизнес, то игровой комнатой полностью занимается супруга, а я помогаю в стратегических вопросах и развитии.

Детали открытия бизнеса это уже совсем другая история, но на этапе сбора данных и анализа конкурентов, помимо выделения специфических проблем данного бизнеса, мы обращали внимание на проблемы внутренних процессов, с которыми большинство конкурентов никак не боролась.

На моё удивление, в XXI веке практически никто не вёл CRM хоть в каком-то виде, многие вели записи письменно, в тетрадях. При этом сами владельцы жаловались, что работники воруют, ошибаются при подсчётах и им приходится тратить много времени, чтобы пересчитать и сверить с записями в книге учёта, теряются данные о бронях, задатках, клиенты уходят по непонятным им причинам.

Анализируя собранные данные, мы поняли, что не хотим повторять их ошибки и нам нужна прозрачная система, которая позволит свести эти риски к минимуму. Первым делом начали искать готовые решения, но полностью удовлетворяющие нашим требованиям мы найти не смогли. И тогда я решил сделать свою систему, пусть не идеальную, но рабочую и недорогую (почти бесплатную).

При выборе инструмента я учитывал следующие критерии: он должен быть недорогим, должен обладать гибкостью и доступностью, быть простым в использовании. Я мог написать полноценную, мощную и дорогую систему для данного бизнеса, но у нас было мало времени и небольшой бюджет, плюс мы не понимали до конца, выстрелит ли наш проект, и было бы неразумным тратить много ресурсов на эту систему. Поэтому на момент проверки гипотезы я решил начать с MVP (Minimum Viable Product — минимально жизнеспособный продукт) и в кратчайшие сроки с минимальными вложениями сделать рабочую версию, а со временем её доделывать или переделывать.

В итоге мой выбор пал на сервисы Google (Drive, Sheets, Calendar). Основным источником ввода-вывода информации является Google Sheets, так как у моей жены есть опыт работы с электронными таблицами, то при необходимости она самостоятельно может вносить изменения. Также я принял во внимание тот факт, что инструментом будут пользоваться и сотрудники, которые, возможно, не очень хорошо умеют обращаться с компьютером, и научить их заносить данные в таблицу будет намного проще, чем обучать работе с какой-то специализированной программой типа 1C.

Данные, вносимые в таблицы, изменяются в режиме реального времени, то есть в любой момент времени можно посмотреть ситуацию дел компании, встроена безопасность, можно ограничивать доступ определённым лицам.

Проработка архитектуры и структуры данных

Детская игровая комната предоставляет несколько основных услуг.

• Стандартное посещение — когда клиент покупает время, проведённое в игровой комнате своих детей.
• Посещение с присмотром — когда клиент покупает время, проведённое в игровой комнате своих детей, и доплачивает за присмотр. То есть клиент может оставить ребёнка и уйти по своим делам, а работник комнаты будет смотреть и играть с ребёнком во время отсутствия родителя.
• Открытый день рождения — клиент арендует отдельный стол для еды и размещения гостей и платит за стандартное посещение игровой, при этом комната работает в штатном режиме.
• Закрытый день рождения — клиент арендует помещение целиком, на время аренды комната не принимает других клиентов.

Владельцу важно знать, сколько людей посещало комнату, какого возраста, сколько времени они провели, сколько денег заработали, сколько было расходов (часто бывает, что администратору необходимо что-то купить или за что-то заплатить, например, за доставку или воду), сколько было дней рождений.

Как и любой ИТ-проект, я начал с продумывания архитектуры будущей системы и проработки структуры данных. Так как бизнесом занимается супруга, то она знает всё, что ей необходимо видеть, контролировать и править, поэтому она выступала в роли заказчика. Совместно мы провели брейншторм и составили требования к системе, на базе которых я продумал функционал системы и сформировал вот такую структура файлов и папок в Google Drive:



В документе «Сводная» содержится общая информация по компании: доходы, расходы, аналитика



В документе «Расходы» содержится информация по ежемесячным расходам компании. Для большей прозрачности разбитая по категориям: расходы на офис, налоги, расходы на персонал, расходы на рекламу, прочие расходы.


Месячные расходы


Сводная таблица расходов за год

В папке «Доходы» находятся 12 Google Sheets файлов, по одному на каждый месяц. Это основные рабочие документы, которые ежедневно заполняют работники. Они содержат в себе обязательную вкладку dashboard и вкладки по каждому рабочему дню. Во вкладке dashboard отображается вся необходимая информация по текущему месяцу для быстрого понимания дел, а также есть возможность устанавливать цены и добавлять услуги.


Вкладка dashboard


Ежедневная вкладка

В процессе развития бизнеса начали появляться дополнительные потребности в виде скидок, абонементов, дополнительных услуг, событий. Всё это мы тоже со временем внедрили, но в этом примере показан базисный вариант системы.

Создание функционала

После того как выяснил основные показатели, проработал архитектуру и обмен данными между сущностями, я приступил к реализации. Первым делом в папке «Доходы» я создал Google Sheet документ. В нём создал две вкладки: dashboard и первое число месяца, в которую добавил следующую таблицу.


Основная рабочая таблица

Это основная рабочая таблица, с которой будет работать Администратор. Ему нужно просто заполнять обязательные поля (помеченные красным), а система самостоятельно будет считать все необходимые показатели.

Для уменьшения ошибок ввода и удобства, поле «Тип посещения» реализовал выпадающим списком из предоставляемых услуг, которые мы можем редактировать на странице dashboard. Для этого на эти ячейки добавляем проверку данных и указываем диапазон, откуда брать данные.



Чтобы уменьшить человеческую ошибку в вычислениях, я добавил автоматический подсчёт часов, проведённых клиентом в комнате, и подсчёт суммы денег к уплате.

Для этого Администратор должен просто отмечать время прихода клиента (колонка E) и время ухода (колонка F) в формате ЧЧ: ММ. Чтобы посчитать общее время нахождения клиента в игровой комнате, я использовать вот такую формулу:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

Для автоматического подсчёта суммы денег за пользования услугами пришлось использовать более сложную формулу, так как цена часа может меняться в зависимости от вида услуги. Поэтому пришлось связывать данные с таблицей услуг на странице dashboard, используя функцию QUERY:

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

Помимо основных действий я добавил дополнительные функции для исключения нежелательных ошибок IFERROR или ISBLANK, а также функцию ROUNDDOWN — чтобы не возиться с мелочью, я округлил финальную сумму в меньшую сторону, в сторону клиента.

Помимо основного дохода (аренда времени), в детской игровой есть дополнительный доход в виде услуг или продажи игрушек, а сотрудники производят какие-то мелкие траты, например, оплачивают питьевую воду или покупают конфеты для комплиментов, всё это тоже надо учитывать.

Поэтому я добавил ещё две таблички, в которых и будем фиксировать эти данные:



Чтобы было проще работать с табличками, я их раскрасил и добавил условное форматирование ячеек.

Основные таблицы готовы, теперь нужно основные показатели свести в отдельную таблицу, чтобы наглядно было видно, сколько всего заработали за день и какая часть из этих денег находится в кассе, а какая на карте.



Для суммарного подсчёта денег по типу оплаты я снова использовал функцию QUERY:

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

В конце рабочего дня администратору нужно лишь перепроверить выручку и не заниматься пересчётом вручную. Мы не заставляем делать человека дополнительную работу, а владелец в любой момент может посмотреть и проконтролировать ситуацию.

Все необходимые таблицы готовы, теперь просто продублируем вкладку на каждый день, пронумеруем и получим следующее.



Отлично! Почти всё готово, осталось вывести все основные показатели за месяц на вкладку dashboard.

Чтобы получить общую сумму дохода за месяц, можно написать следующую формулу

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

где D1 — это ячейка с дневной выручкой, а ‘1’, ‘2’ и так далее — это название вкладки. Точно таким же образом я получаю данные по дополнительным доходам и расходам.

Для наглядности решил вывести суммарную доходность по категориям. Для этого пришлось сделать сложную выборку и группировку из всех вкладок, а затем отфильтровать и убрать пустые и ненужные строчки.


Доходность по категориям

Основной инструмент учёта доходов готов, теперь просто продублируем файл для каждого месяца года.

После того как создал инструмент учёта и контроля доходов, я принялся за создание таблицы расходов, в которой будем учитывать все ежемесячные траты: аренда, фонд оплаты труда, налоги, закупка товаров и прочие расходы.

В папке текущего года создал Google Sheet документ и добавил в него 13 вкладок, dashboard и двенадцать месяцев.


Вкладка dashboard

Для наглядности во вкладке dashboard свёл всю необходимую информацию по финансовым тратам за год.

А в каждой вкладке месяца создал таблицу, в которой будем вести все расходы денежных средств компании по категориям.


Вкладка месяца

Получилось очень удобно, теперь можно видеть и контролировать все траты компании, а при необходимости посмотреть историю и даже сделать аналитику.

Так как информация по доходам и расходам находится в разных файлах и её не очень удобно мониторить, я решил создать один файл, в котором свёл всю актуальную информацию, необходимую владельцу для контроля и управления компанией. Назвал я этот файл «Сводная».


Сводная таблица

В этом файле создал таблицу, которая получает ежемесячные данные из таблиц, для этого использовал стандартную функцию:

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

где первым аргументом передаю ID документа, а вторым параметром импортируемый диапазон.

Затем свёл годовой баланс: сколько было заработано, сколько потрачено, какая прибыль, рентабельность. Визуализировал необходимые данные.

А для удобства, чтобы владелец бизнеса мог видеть все данные в одном месте и не бегал по файлам, я интегрировал возможность выбирать любой месяц года и отображать основные показатели в режиме реального времени.

Для этого я создал связку месяца и ID документа



Затем создал выпадающий список при помощи «Данные -> Проверка данных», указал диапазон связки и настроил импорт с динамической ссылкой на документ

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

Заключение

Как видите, улучшить процессы в своём бизнесе не так сложно, как может казаться, и для этого не нужно обладать какими-то сверхнавыками. Конечно, данная система обладает большим количеством недостатков, и с ростом бизнеса пользоваться ею будет невозможно, но для небольшого бизнеса или на старте при проверки гипотезы — это отличное решение.

Данная игровая комната работает на этом решении третий год, и вот только в этом году, когда мы уже чётко понимаем все процессы, знаем своего клиента и рынок. Мы решили создать полноценный онлайн-инструмент управления бизнесом. Демо приложение в Google Drive

P.S.

Для мониторинга бизнеса использовать Google таблицы не очень удобно, особенно с телефона. Поэтому я сделал PWA-приложение, которое отображает в режиме реального времени все основные бизнес-показатели в удобном формате