Что меняет переход на дистанционную работ и как бизнесу застраховаться от неприятностей

Вчера половина моих сотрудников согласились работать удаленно, пока ситуация с коронавирусом COVID19 перестанет представлять опасность, и страна вернется к своей обычной деловой жизни. Остальные 50% отказались. Обсуждения с коллективом нюансов, связанных с удаленной работой, подтолкнули к написанию этого материала. Я хорошо знаю и о положительных моментах, и о рисках удаленного формата.

Почему не все могут работать дома

Как минимум потому, что производить какую-либо продукцию для массового потребления или предоставлять, к примеру, услуги по авторемонту в домашних условиях просто невозможно. С другой стороны, существует немало компаний, для которых удаленная работа вполне допустима. К ним относятся и IT-сфера.

Скажу сразу, что меня абсолютно не смущает половина моего коллектива в удаленном формате. У нас изначально все процессы выстроены соответствующим образом, потому в работе компании практически ничего не поменялось.

Собственно, к чему я веду? Попадая в ситуацию «мой офис теперь на дому», сотрудник непросто меняет офисный стол на домашний, а сталкивается с другим способом коммуникации с коллегами и руководителем. Впрочем, как и сам руководитель. И чтобы эффективность выполнения поставленных задач не снижалась, удаленную работу нужно правильно выстраивать.

Если вы никогда ранее этого не делали, советую пересмотреть дедлайны по заказам, оговорить с клиентами возможное увеличение сроков и уделить время организационным моментам, ведь халатность в данном случае может вам обойтись в немалую копеечку. Почему? Прежде всего, по причине того, что далеко не все сотрудники способны также хорошо работать дома, как они делают это в офисе.

Домашние условия меняют все. Здесь нет привычного оборудованного рабочего места (оно ведь не было нужно до сегодняшнего дня), стоящего над душой руководителя и коллег, которые помогут. Зато есть множество отвлекающих факторов, особенно, когда детвора тоже сейчас находится дома. А еще, все мы, офисные работники, воспринимаем дом, в первую очередь, как место отдыха от работы.

Вот потому я говорю о четкой организации удаленного рабочего процесса и правильной коммуникации между сотрудниками.

«Я никогда не говорю: Мне нужно, чтобы вы это сделали. Я говорю: Мне интересно, сумеете ли вы это сделать», — Генри Форд — американский промышленник, владелец заводов по производству автомобилей по всему миру, изобретатель, автор 161 патента США.

Расстояние — не повод нарушать сроки

Работа на дому, когда для ее выполнения требуется только компьютер, технически ничего не меняет. Однако, если сотрудник не находится в одном помещении с руководителем, проконтролировать его занятость — вполне закономерное желание.

На самом деле, с такой задачей справиться довольно несложно. Ваша CRM-система существует в том числе и для этого. Ее в компании еще не внедрили? Тогда самое время начать выбирать.

А пока воспользуйтесь одной из программ, которые позволяют в конце дня получать полный отчет о действиях работника, вплоть до того, какими ресурсами и когда он пользовался. Для этого достаточно выбрать и установить (даже удаленно) соответствующее ПО на его рабочий компьютер.
Советую пересмотреть дедлайны по заказам, оговорить с клиентами возможное увеличение сроков и уделить время организационным моментам


Если же вы доверяете коллегам, можно контролировать не время занятости, а именно выполнение поставленных задач. В данном варианте воспользуйтесь задачниками, где, добавив себя в наблюдатели и/или контролеры, вы будете видеть весь ход выполнения каждого задания. Подобные программы доступны в онлайн-режиме, что довольно удобно. По функционалу они, конечно, не заменят CRM, но позволят временно

И помните, спрашивать вы можете, когда четко объяснили, чего ждете от сотрудника, а тот, в свою очередь, все правильно понял. В удаленном варианте для таких целей можно использовать конференц-связь, например, через ту же CRM или Skype: проводите «летучки», объясняйте сложные моменты в работе, консультируйте и при необходимости сопровождайте своих подчиненных «на удаленке».

Чтобы повысить общую эффективность:

• пользуйтесь одним сервисом;
• правильно выставляйте точки контроля;
• делегируйте задачи;
• глобальные проекты обязательно разделяйте на подзадачи;
• планируйте и оценивайте рабочий день каждого в вашей команде.

«Менеджмент — это искусство достижения целей в условиях ограниченности ресурсов», — Терри Гибсон — консультант, автор книг и статей по менеджменту, малому бизнесу.

Воспользуйтесь новым опытом

Время, которое команда будет работать в удаленном режиме, вы можете использовать как своего рода аудит. К примеру, посмотрите:

• какие процессы подходят, чтобы передать их подрядчикам на удаленную работу;
• в чем стоит усовершенствовать организационную структуру компании;
• насколько целесообразно и в дальнейшем использовать ПО для постановки, контроля задач, если ранее вы это не практиковали;
• как сотрудники ведут и проявляют себя в нестандартных условиях работы;
• где нужно усилить коммуникации и дополнительно проконтролировать ход выполнения задач.

Как видите, ограничительные меры в стране могут быть полезны не только для здоровья граждан. Воспользуйтесь ситуацией правильно.

«Чтобы создать результативную организацию, нужно заменить власть ответственностью», — Питер Друкер — американский ученый, экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента.